秘书工作在领导决策中的地位和作用

1、秘书工作作在领导导决策中中的地位位和作用用摘要：随随着时代代的发展，现现代社会会对秘书书工作已已经提出了更严、更高的的要求。秘书工工作越来来越多地地参与到到了领导导决策当当中，他们们扮演着着越来越越重要的的角色。在此环环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。关键词：秘书工工作、领导决决策、参谋作用用、助手作作用Absttracct:WWithh thhe ddeveeloppmennt oof tthe perriodd, currrentt soocieety alrreaddy ssetss a higgherr annd sstriict

2、eer ddemaand forr thhe ssecrretaariaal wworkk. Thhe ssecrretaariaal wworkk iss pllayiingmmoree annd mmoree immporrtannt rrolee inn thhehiigh levvel deccisiion-makkingg prroceess. Unnderr thhis sittuattionn, ppeopple aree ussuallly tallkinng ffocuus oon hhow to impprovve tthe secrretaariaal wworkks q

3、uaalitty aand vallidiityffromm coonsuultaant, asssisstannt aand serrvicce aaspeectss。Key worrds:seccrettaryy woork, hiigh levvel deccisiion-makkingg, coonsuultaant, asssisstannt秘书，亦亦称秘书书人员，是是指那些些直接辅辅助领导导决策、掌握文文书、展展开业务务活动并并全面处处理日常常事务的的工作人员；秘书书工作，即是秘秘书人员员在日常常工作中中要完成成的具体体工作。随着时代代的发展展，现代代社会对对秘书工工作已经经提出了

4、更严、更高的的要求。过去的的秘书工工作往往往只局限限于传统统的秘书书工作本本身，因因而企业业招聘秘秘书一般般也只要要求“有一定定的写作作能力”或“良好的的文档管管理经验验”这类的的基本技技能。现在的的企业，尤尤其是一一些高新新技术企企业，招招聘秘书书的要求求则非常高高。他们除了了要求秘秘书工作作所应具具备的基基本技能能和基本本素质外外，还要要求秘书书有相当当的行业业背景和和经验，有的甚甚至还要要求会一一定的财财务知识识、敏锐锐的市场场洞察力力、懂得得市场营营销与管管理、懂懂得数据据库原理理、英语语六级以以上等等等。理由由很简单单，因为为秘书工工作越来来越多地地参与到到了领导导决策当当中，她她们

5、扮演演着越来来越重要要的角色色，秘书书工作的的好坏直直接影响响到一个个领导决决策的效效率甚而而是质量量。由于秘书书工作的的重要性性日益突突出，在在此环境境下，如如何更好好、更有有效地发发挥秘书书工作的的参谋作用用、助手手作用和和服务作作用已成成为人们们讨论的的焦点。本文将从领领导决策策的各个个阶段来来阐述秘秘书工作作在领导导决策中中的地位位和作用用。之后后，本文文将阐述述秘书人人员要做做好这些些工作所所应该具具备的基基本素质质和秘书书人员在在辅助领领导决策策中的一一些注意意事项。领导决策策前，做做好相关关的准备备工作凡事预则则立，不不预则废废。做任任何事情情之前都要要做很多多的准备备工作，领领

6、导决策策也不例例外。准准备工作作做得充充不充分分，直接接影响到到后期领领导决策策的难度度、效率率以及质量量。在此此阶段，秘秘书的主主要工作作包括：营造舒舒适的办办公环境境、收集集和整理对领领导决策策有用的的信息、合合理地管管理领导导时间并并适时地地提醒上上司、为为上司排排忧解愁愁等。营造舒适适的办公公环境实践证明明，人在在一个舒舒适的环环境中工工作，心心情会比比较舒畅畅，注意意力也比较集集中，从从而做事事的效率率会比较高高且出错的的概率比比较低。由于领领导的决决策直接接决定着着公司未未来一段段时间的的大致方方针、政政策，因因而，其其工作至至关重要要。由于于领导工工作的这这种特殊殊性，一一般公司

7、司对领导导所处的的办公环环境也相相对比较较进究。因此，在在一般情情况下，领导秘书应该至少要比上司提前15分钟到达办公室，用以对上司和自己的办公室进行整理。这些整理工作主要包括：a) 打打开空调调并调节节到适当当的温度度；b) 擦擦拭写字字台、衣衣帽等家家具上面面的灰尘尘；c) 给给上司削削好铅笔笔，补充充好办公公用品，如如别针、夹子等等，以提提高工作作效率；d) 定定期给办办公室里里的花卉卉浇水；e) 根根据上司司的习惯惯或爱好好，给上上司沏茶茶或泡咖咖啡；f) 把把当天早早晨收到到的报纸纸杂志和和自己悼悼念打印印的要闻闻送给上上司，如如果上面面有与本本公司或或本行业业有关的的重要信信息，应应

8、用红笔笔在标题题下画上上波浪线线，以便便提请上上司注意意；g) 确确认纸篓篓里没有有剩余的的垃圾；h) 确确认钟表表和日历历指示正正确收集和整整理对领领导决策策有用的的信息由于秘书书部门处处于领导导与职能能部门、下级单单位之间间的枢纽纽位置，因因而其起起着下情情上达、上情下下达、沟沟通左右右、联系系内外的的桥梁作作用。无无论内部部员工向向领导反反映情况况或请示示裁决，还还是外单单位来宾宾找领导导联系工工作上的的事务，一一般都会会先经由由秘书部部门来安安排。而而秘书的工工作则是是在向上级级请示之之前应该该要尽可可能地多多收集并并整理相相关有用用的信息息以供领领导决策策。举个例例子：某某公司总总裁

9、正在在召集各各分公司司负责人人开营销销大会时时，该公司财财务总监监给总裁裁秘书打打来电话话称：“某证券券公司的的罗总想要拜拜访该公公司总裁裁，希望望能和总总裁一起起吃个饭饭”。散会后后,该秘书将将财务总总监的话话转达给给了总裁裁，总裁裁想了一一会后只只好反问问总裁秘秘书：“你看我我有必要要见这个个罗总吗吗？”由于该该秘书在此此之前根根本没有有想过这这个问题题，因而而她愣住住了。总裁对对此也表表示出了了失望和和无助。事实上，该该总裁秘秘书应该该知道：该证券券公司的的罗总是是财务总总监介绍绍过来的的，因而而其领导导（即总总裁）对对这个罗罗总并不不熟悉。进而可可以想到到，其领领导在作作“见不见见这个

10、罗罗总”的决策策之前必必然会缺缺乏相应应的依据据。所以以，她在在汇报之之前有必必要去收收集该证证券公司司以及该该罗总的的相关信信息，例例如，在在接财务务总监电电话时问问清该证证券公司司的背景景和来访访意图，或或上网去去找该证证券公司司的相关关有用的的资料，然然后在向向其领导导请示时时将这些些资料提提供给该该领导。其领导导有了这这些信息息，自然然就能及及时地做做出决策策了。合理地管管理领导导时间并并适时地地提醒上上司现代企业业领导人人一个最最大特点点就是“工作忙忙”。从内内部的人人事安排排到市场场、研发发、生产产等，几几乎无所所不包，可以说说是千头头万绪。在这种种情况下下，领导导的工作作则更多多

11、地强调调要抓住住重点和和提高效效率来进进行决策策。因而，作作为领导导助手的的秘书，就就必须为为上司管管理好他他最珍贵贵的时间间，以达达到有限限资源的的最优配配置。否否则，领领导在这这么多繁繁杂的事事务中则则很可能能会出现现工作紊紊乱、顾顾此失彼彼、因小小失大等等不良后后果。此外，由由于工作作繁忙，很很多领导导可能很很容易地地就忘了了一些具具体的时时间安排排，而使使自己的的工作比比较被动动。所以以，作为领导导助手的的秘书，在管理理好领导导时间的的同时，还应当当适时地地提醒领领导做他他该做的的事。例例如，领领导与客客户约好好了中午见见面，则则秘书就就应该在在上午以以询问的的口吻提提醒上司司说：“今

12、天您您要出去去吧？” 如果果这天有有会，则则秘书就就要提醒醒下：“今天您您要开会会吧？”等等。这样即即使领导导没有忘忘，被人人提醒一一下，也也可以起起到加深深印象的的作用，从从而能够够提前做做好准备备。为上司排排忧解愁愁，改善善工作氛氛围有时，由由于某些些特殊原原因导致致领导的的心情很很差。此此时，大大多数领领导很可可能都无无法全心心投入到到工作中中去，而而领导若若以这种种精神状状态做决决策，势势必会产产生许多多意想不不到的负负面影响响。此时，作作为一个个好的秘秘书，则则应该要要学会如如何为上上司排忧忧解愁，以达到改善工作氛围的目的。下面这个个例子很很好地说说明了这这个问题题：某天早晨晨快十点

13、点了，某某公司的的总经理理才姗姗姗而来。总经理秘秘书小赵赵像往常常一样向向总经理理打招呼呼，可总总经理并并没有像像往常一一样笑容容可掬地地回应小小赵，而而是沉着着脸匆匆匆进了自自己的办办公室。小赵心心里明白白一定是是昨天总总经理在在外面请请客借钱钱、筹措措资金又又失败了了。而此此时，小小赵还有有个非常常紧急的的“坏消息息”必须立立即向总总经理请请示，怎怎么办？小赵迟迟疑了一一会后，夹夹起相关关的文件件夹来到到总经理理办公室室，他没没有像往往常那样样给总经经理冲速速溶咖啡啡，而是是打开书书柜，找找出准备备执行某某银行行行长的碧碧螺春，沏沏了一杯杯递给总总经理，然然后开玩玩笑似地地问总经经理：“老

14、板，你你来得这这么晚，是是不是昨昨晚在家家看超女看得太太晚了？”总经理理苦笑着着告诉她她：“我现在在哪还有有心情看看超女？现在在跳楼的的心都有有了！”接着他他又问：“小赵，超女到底是是什么玩玩意儿，怎怎么有那那么多人人喜欢看看？”小赵见见总经理理的脸色色已是阴阴转多云云，于是是娓娓而而谈，说说着超女如何如如何精彩彩，自己己如何成成为玉米。总经经理听着着听着，说自己己晚上回回家也要要看超女。十几几分钟就就这么过过去了，总总经理的的脸色又又开始艳艳阳高照照。此时时，总经经理才看到了了小赵手手中的文文件夹，问问小赵有有没什么么事。小小赵将文文件夹递递给了总总经理，总总理一看看就笑着着夸奖小小赵：“你

15、还真真机灵！”上例下，试试想当时时小赵一一见经理理就开始始汇报那那条“坏消息息”，则很很可能会会使总经经理的情情绪更加加恶劣，从而不但不能冷静下来面对现实的问题、做出正确的决策，而且还很可能会把小赵骂个狗血淋头。文中的小赵先找了个轻松的话题，改变了总经理的心情再进行汇报的作法是非常聪明的。因为她既达到了成功汇报的目的，同时还成功地改善了总经理的工作心情。领导决策策时，做好相关关的辅助助工作领导的时时间是宝宝贵的，作为领导的秘书，应该致力于如何提高领导的工作效率和减少花在某些细节上面的时间。此外，是人都可能会犯错误，领导也不例外。一个好的秘书，应该要有敏锐的洞察力，在发觉领导决策错误时要及时地进

16、行纠正。而在有些时候，秘书并不适宜马上对领导的错误进行纠正，此时，秘书要适时地给领导创造再决策的机会。提高领导导效率，多让领领导做选选择题，少少让领导导做问答答题领导的工工作繁忙忙，工作作量巨大大。如果果秘书能能够在辅辅助领导导决策时时尽量让让领导做做选择题题，少让让领导做做问答题题，则可可以大大大地提高领领导的决决策效率率。举个简单单的例子子：某公司总总裁按照照日程安安排，他他今天应该该在九点点到十点点一刻约约见公司司A的刘刘总会谈谈，确定定联合开开发新产产品的一一些原则则问题；之后，从从十点半半到十一一点半跟跟公司BB的李总总见面，解解决产品品代销过过程中的的一些问问题。到到了十点点一刻的

17、的时候，公公司B的的李总准准时来到到公司，此此时总裁裁仍在与与公司AA的李总总会谈。于是，该该公司总总裁秘书书小柔在在做了必必要的接接待安排排后，借为客人人加水的的名义来来到老总总办公室室并向总总裁暗示示李总已已到。可可总裁对对小柔的的暗示一一点反应应都没有有，还是是继续与与刘总穷穷侃。到到了十点点四十分分，她见见李总等等得有点点不耐烦烦了，于于是只好好又一次次来到老老总办公公室，这这次她递递给了总总裁一张张纸条。纸条上上写着：“老总，李李总已到到。他有有些不耐耐烦了。现在该该怎么办办？”老总看看了小柔柔的字条条后皱了了一下眉眉头，之之后仍继继续与刘刘总谈笑笑风生。小柔只只好悻悻悻地退出出总裁

18、办办公室，对此她很是不解。事实上，上上例中，不不是老总总不愿回回答小柔柔的问题题，而是是小柔的的这个关关于“怎么办办”的问题题确实让让老总很很为难。老总在在谈兴正正浓的时时候，他他很难在在小柔的的纸条上上做什么么暗示，也也更不方方便中断断来回答答这个问问题。如如果小柔柔把字条条的内容容改成：“还要让让李总等等多久？5分钟钟？100分钟？20分分钟？330分钟钟？”则总裁裁就能够够很轻易易且简便便地进行决决策并给给小柔暗暗示。及时地进进行纠正正领导决决策错误误，并适时时地给领领导创造造再决策策的机会会当秘书人人员在确确知领导导做了一一个错误误的决策策时，其其有义务务委婉地指指出领导导工作中中的错

19、误误以免这这个错误误的决策策给企业业造成无无法挽回回的负面面影响。如果当前前时机不不合适立立即指出出的话，则则秘书人人员需要要努力为为其领导导创造再再决策的的机会。下面这这个例子子深刻说说明了这这点的重重要性：某天，某某公司的的总经理理气冲冲冲地给了了秘书小小温一封封信，让让她马上上打印出出来并立立即传真真出去给给深圳的的一家合合作公司司的钱总总。信的内内容大致致是这样样的：“钱总，你你我两家家公司打打了这么么多年的的交道了了，你怎怎能做出出这种背背信弃义义的事来来呢，我我决定断断绝我们们两家公公司的一一切往来来！”小温看看后觉得得有些不不妥，因因为这件件事还不不至于到到要大动动干戈的的地步。

20、于是，她她对老总总说：“老板，您您这么做做是不是是意气用用事？”没想老老总一听听更火了了：“你怎么么知道我我是意气气用事？我就是是意气用用事怎么么了？”真是狗狗咬吕洞洞宾，不不识好人人心！小小温回办办公室后后就按老老总说的的把信打打印出来来并传真真了过去去。当下下班后老老总得知知该信已经经打印并并传真出出去后，眼眼里露出出了明显显的悔意意，因为为他知道道他自己己已经做做了一个个无法挽挽回的错错误决策策。上例中的的小温在在得知领领导正做做一个错错误的决决策时能能够及时时地纠正正，这点点是正确确的，是是一种忠忠诚的表表现，只只是她用用错了说说话的口口气。如如果小温温委婉点点对老总总说：“老板，容我

21、我说句话话您别生生气，我我也觉得这这件事是是某某公公司钱总总不对，他不应该。不过，如果因此而与之断绝一切往来的话，好像就显得我们不够大度了，您要不要再考虑下呢？”一般老总在听到这一席话后，应该会冷静下来想一想后果而很可能会打消这个念头。即便是老总仍坚持要发这封信，小温也没必要急着把这封信发出去。她应该要在快下班的时候再请示下心平气和的老总，看是否真要把这封信发出去。这是一个秘书的职责，因而老总只会看到小温做事比较谨慎，不会怪她在自己不冷静的时候也跟着自己不冷静。为领导过过滤掉一一些不必要要的干扰扰领导的工工作忙之之又忙，工工作是重重之又重重。为了了让领导导集中精精力工作作，秘书书工作应应尽可能

22、能地为领领导工作作屏蔽掉一切不不必要的的干扰。例如，某某些来访访的客人人是领导导不想见见的（例例如一些些既非公公务的也也非老总总认识的的人来访访），亦亦或某些些电话是是与领导导工作无无关的（包括一一些广告告电话、推销电电话）等等等，秘书书应该尽尽量地把把这些事事情自行行解决掉掉而无需需向领导导汇报为领导决决策做好相关关的保密密工作。社会的竞竞争是残残酷的，很多时时候往往往会因为为某些知知情人士士的一句句话而导导致公司司机密泄泄露，其其必然会会影响本本公司的的整体部部署、工作安安排以及及未来发发展战略略，严重的的甚而会给企业业带来巨巨大的名名誉损失失和经济济损失。由于秘秘书直接接辅助于于领导工工

23、作的特特性，其必然然会听到到很多公公司相关关的机密密，包括括公司发发展的方方针政策策、公司司与其他他公司的的合作、公司的的人事调调动，公公司的财财政状况况等等。因而，为为领导的的决策做好相关关的保密密工作尤尤为重要要。在很很多时候候，秘书书也没有有必要向向任何人人汇报其其上司在在哪、做做什么、约见一一些什么么人等问问题，除除非这个个人是她她领导的的领导。正确地执执行领导决策策并认真真跟进再好的决决策制定定出来，如如果没有有正确地地去执行行，那么么也只能能是一纸纸空文。秘书的的工作除除了要认认真辅助助领导决决策外，还还应当保保证领导导做出的的决策到到按预定定目的正正确地执执行。执行领导导决策前前

24、，要弄弄懂领导导的真正正意图，以避免错错误地执行决决策。领导在下下达一个个决策时时，秘书书人员要要集中注注意力，努力弄懂领导的真正意图，这样才能更好、更准地执行领导的决策。否则，领导的决策可能会起不到预想中的结果。我们来看下面这个例子：秘书小蔓蔓的公司司是家电电子仪器器公司。由于当当年公司司业绩不不错，产产品卖得得特别好好，广告告策划部部在这里里面做了了很多的的贡献，总总经理打打算请广广告策划划部的人人一起吃吃顿饭，让小蔓安排一下。在所有的事情都安排好之后，老总让其通知广告部。可当小蔓回到自己办公室时，办公室主任就打来电话，让她尽快把老总在公司年终大会上的讲话稿写出来。小蔓原本想亲自去一趟二楼

25、的广告部，当面通知他们，但一看自己手头还有一大摊子事要做，于是就用电话通知了广告部经理相关的请客安排。快下班的时候，小蔓打电话给销售部经理，让他赶快把年终总结交上来以便汇总，没想到销售部经理说工作都是广告部的人做的，你找他们要吧。原来，小蔓给广告部经理打电话时，销售部经理正在旁边与他商量工作，自然也得知了老总请客的事情。而且更糟的是，下班之前不仅销售部的人知道了，整个公司的人都知道了。对此，老总对小蔓的表现感到非常地失望。事实上，小小蔓在这这件事中犯犯一个错错误，即即她没有有认真领领会到老老总的真真正意图图。老总总请客，犒犒劳广告告部的全全体员工工，并不不是单纯纯为了一一起吃一一顿饭，而而是营

26、造造一种气气氛，让让大家高高兴高兴兴，从而而达到精精神鼓励励的目的的。我们们估且不不论销售售部经理理有没听听到，单单就请客客这件事事，小蔓蔓用电话话通知广广告部经经理，给给人一种种公事公公办的感感觉，因因而气氛氛出不来来，老总总请客的的效果首首先就被打了一一个折扣扣。而如如果小蔓蔓在接到到老总的的指示后后，能充充分体会会到老总总的真正正意图，则她一定会抽时间去一趟广告部，当面告诉大家老总请客的事。而大伙听到老总要请客的消息后，一定会非常高兴，大家说说笑笑，气氛也就出来了。这样，老总的饭还没吃，老总请客的真正意图已然实现。执行领导导决策时时，事必必躬亲日常工作作中，领领导特别别交待的的事，通通常

27、都是是比较重重要的。为保万无无一失，秘秘书在工工作中就就有责任任尽可能能地亲自自去执行行。否则则，若秘秘书交待待第三方方去执行行相应的的决策，则则难保第第三方会会不会由由于误解解了该决决策相关关的动机机、不够够专业或或过于繁繁忙而忘忘记了该该做好的的事等原因而造造成的不不必要的的麻烦。举个例例子：早晨，某某公司老老总的几个当当年一起起下乡的的朋友约约好下午午两点来来公司拜拜访老总总，老总交交待秘书书小娜去去行政部部通知相相关负责责人用上上好的龙龙井茶接接待。可可是小娜娜去行政政部时那那里没有有一个人人，于是是她便在在负责接接待的人人的座位位上留了了一张纸纸条。而而事实上上，该行行政部负负责人由

28、由于某些些原因没没有看到那张张纸条而而只给客客人喝普普通的纸纸袋茶。会后，小小娜因此此挨了一一顿批。她感到到很委屈屈。上例中，该领导的决策（用龙井茶接待）没有被执行，最根本的原因是小娜没有亲自切实地把相关的信息通知到行政部相关的负责人。实际上，因为小娜没找着相关接待的负责人，小娜应该在客人到来之前亲自准备好接待用的乌龙茶。这样，就可以保证该领导的决策（用龙井茶接待）能够顺利地执行。领导决策策执行后后，做好好跟进工工作并适适时汇报报情况领导决策策执行后后，需要要有人对对该决策策执行的的情况进进行必要要的观察察和跟进进，以确确保其按按着正确确的目标标健康地地进行。如果没没有必要要的跟进进，则很很可

29、能会会使决策策执行偏偏离甚至至背离了初初衷。例如：某公司计划划用半年年的时间间3000万元的的经费来来开发一一个系统统。可是过过了四个个月后，相相关负责责人向负负责跟进进的秘书书汇报说说进度有有很可能能不及，需需要增派派人手才才能完成成。此时时，秘书书就要对对当前该该决策执执行的实实际情况况向上级级汇报。领导收收到这些些消息后后，就可可以及时时地对当当前出现现的情况况进行进进一步的的决策，要么删删除些暂暂时可以以不做的的功能，要要么增派派人手，以保证该项目能够在即定的时期内完工。秘书人员员要做好好辅助领领导决策策需要具具备的素素质要通晓秘秘书专业业知识秘书只有有具备了了扎实的的专业知知识，才才

30、能在领领导决策策的过程程中做事事处事得得当、游游刃有余余。秘书书的专业业技能包括括收集信信息、办办公管理理、接打打电话、起草文文书、安安排日程程、会务务工作、接待客客人、资资料管理理、出差差准备等等等。做知识的的“杂家”由于秘书书工作的的过程中中每天都都要和各各种各样样的人打打交道，所所以，秘秘书除了了要通晓晓秘书专专业知识识外，还还应当具具备各种种各样的的知识，如如：公司司概况、公司产产品知识识、公司司服务知知识、时时政知识识、经济济学知识识、风土土民俗、餐饮常常识、财财会知识识等等。这些知知识不求求精深，但但求广博博。遵纪守法法，做合合格的公公民领导的任任何决策策都应该该建立在在遵纪守守法的基基础之上上。作为为领导的的直接助助手的秘秘书，则则更应该该要在辅辅助领导导决策时时做到守守法、守守纪。认真负责责，实事事求是由于秘书书工作直直接服务务于领导导的决策策，因而而秘书的的工作要要格外认认真，实实事求是是。否则则，秘书书一不小小提供了了错误或或虚假的的信息就就很可能能让领导导做出错错误的决决策。敏锐的洞洞察力，能能够与上上级在工工作中达达成一种种默契的的能力领导人在在做决策策时往往往站得高高，看得得远。但但