档案管理规定2

1、PAGE PAGE 23档案管理理规定第一章 总则则第一条 为加强强集团公公司（以以下简称称集团）档案管理工作,提高档案管理水平和工作效率,确保完整、准确的保存集团发展历史的真实面貌，为集团领导决策及各项工作的开展提供信息和依据，特制定本规定。第二条 集团档档案是指指集团在在项目前前期、基基建、生生产、经经营、管管理以及及对外合合作交流流活动中中形成的的，具有有保存利利用价值值的各种种文字、图表、声像、电子、实物等等不同形形式和载载体的历历史记录录。它分分为行政政管理、经营管管理、技技术管理理的文书书档案，产品、科研、基建、设备仪仪器的科科技档案案以及实实物、声声像、电电子档案案。第三条 本规

2、定定适用于于集团各各职能部部门（以以下简称称各部门门）及所所属各项目公公司（以以下简称称各项目目公司）。第二章 档案机机构及职职责任务务第四条 集团及及各部门门、各项项目公司司档案实实行二级级分工管管理制：即集团为为“一级管管理”（由办公公室下辖辖档案室室负责）；各项项目公司司、集团团各部门门为“二级管管理”。第五条集集团办公公室是集集团档案案管理工作作的主管管部门，责责成档案案室对集集团各类类档案（财财务档案案、人事事档案除除外）收收集、整整理、保保管、统统计和提提供利用用，并对对集团各各部门及及各项目公公司档案案管理工工作进行行监督指指导。第六条 集团档档案室应应配备相相应的设设施和具具备

3、一定定专业知知识、取取得相应应岗位资资质、适适应档案案工作需需要的专专职管理理人员，负负责集团团档案管管理工作作。第七条 集团各各部门、各项目目公司应应设立专（兼兼）职档档案管理理员，负负责本部部门、本本项目公公司文件件资料的的日常收收集、编编号、登登记工作作，并将将已办理理完毕的的各类档档案，按按照集团团档案管管理规定定的归档档范围、时间、自行整整理，经经自检合合格后，移交集团公司档案室。第八条集集团办公公室有权权根据集集团发展展的需要要调整归归档范围围，档案案室有权权随时征征集重要要文书档档案、工工程档案案、声像像档案、电电子档案案等；各部部门和各各项目公公司有责责任和义义务予以以配合。第

4、三章 文件材材料的形形成和归归档第九条 根据国国家法律律法规及及有关规规定，制制订并执执行公司司文件材材料的形成、积累、整理和和归档的的制度，确确保集团团各项经经营管理理工作均均有完整整、准确确、系统统的文件件材料。第十条 在公务务活动中中形成的的集团层层面的文件材材料，主主办部门门必须及及时整理理移交集集团档案案室集中中归档管管理。第十一条条 凡属属应归档档的文件件材料是是维护集集团合法法权益和和历史真真实面貌貌的重要要依据，任任何部门门和个人人不得将将公务活活动中形形成的档档案材料料据为己己有或拒拒绝归档档，不得得伪造和和擅自销销毁档案案。第十二条条员工调离工工作岗位位时，须须将应归归档的

5、文文件资料料等移交交给原部部门负责责人后，方方可离开开岗位，不不得自行行带走或或销毁。第十三条条 文件件材料的的归档范范围：文书类档档案集团层面面的文书书类档案案由董事事长办公公室、集集团办公公室负责责整理和和归档。集团历次次股东会会、董事事会、监监事会决决议、纪纪要及相相关文件件材料；集团历历次董事事长、总总经理、副总经经理办公公会、工工作例会会等会议议记录、纪要及及相关汇汇报材料料；集团历次次年度、年终工作会会议、各各类专题题会议等等重要会会议形成成的文件件材料；上级行政政主管部部门及有有关单位位制发的的需要集集团贯彻彻执行或或涉及集集团业务务的来文文、来函函；以集团名名义制发发的正式式电

6、文的的签发稿稿、印制制稿；以集团名名义制定定的工作作条例、章程、制度、办法等等文件材材料的定定稿和印印本；以集团名名义向上上级领导导、各级级政府及及部门的的请示、批复、工作汇汇报等重重要材料料；集团与政政府及有有关单位位或对外外开展的的经济活活动及协协作所签签订的合合同、协协议书、会谈纪纪要及在在谈判过过程中形形成的文文件材料料、往来来传真等等；反映集团团重要公公务活动动中形成成的领导导讲话、致辞等等文件材材料；反映集团团经营管管理活动动的史志志、年报报、大事事记、重重要工作作简报等等；集团外事事外访、业务考考察活动动中形成成的会议议纪要、考察报报告、情情况汇报报、任务务批件等等；集团重大大项

7、目从从考察论论证至签签定协议议所形成成的文件件材料；经审定的的集团中中长期发发展战略略、规划划、经营营、投资资计划及及重大改改革调整整方案等等；集团与各各项目公公司签订订的年度度经营承承包责任任书及年年度考核核奖惩等等文件材材料；参加全国国性、地地区性行行业会议议和上级级部门召召开会议议形成的的文件材材料；各种宣传传画册及及在报刊刊上刊登登人事招招聘、企企业宣传传等资料料；集团组织织参加的的大型活活动海报报、广告告；集团及各各部门、各项目目公司需需要移交交集团档档案室归归档的文文件材料料由各部部门、各各项目公公司专（兼）职档案案员负责责整理和和归档，包包括计划划、总结结、报告告、请示示、批复复

8、等。2.审计计类档案案由审计部部门负责责整理和和归档。各项审计计的通知知、报告告、结论论、决定定、证明明材料；各项审计计中的审审计方案案、记录录，被审审计部门门的的基基本情况况等材料料；各项审计计报告、审计整整改方案案及有关关材料；审计部门门配合其其它部门门进行的的专案检检查的有有关材料料。3.科技技档案主要包括括基建档档案、产产品档案案、设备备档案。由战略略发展部部、综合合部、成成本控制制中心、法务部部、总工工办、项项目公司司等按分分级管理理的原则则，负责责整理归归档并向向集团档档案室移移交。集集团公司司重大活活动、重重大事件件、各类类重要会会议的摄摄像、录录音、照照片、底底片、光光盘等。

9、投资资建设的的各类项项目前期期综合文文件、工工程设计计文件（包包括初步步设计）、施工文文件、监监理文件件、工程程竣工文文件（包包括预决决算、商商品房销销售许可可、合同同）、竣竣工图（包包括工程程图纸、底图、光盘）、电子档档案、声声像档案案。 工程程、物资资设备、服务等等招投标标工作形形成的全全部文件件资料。4.以特特殊载体体形式存存在的照照片档案案、声像像档案、实物档档案，由由其形成成部门、项目公公司、或或集团办办公室负负责整理理和归档档。包括括：集团重大大活动、重大事事件、各各类重要要会议的的摄像、录音、照片、底片等等；对外宣传传的录像像、录音音、照片片、底片片、光盘盘；集团在各各项工作作中

10、获得得的荣誉誉奖状、奖杯、奖牌、奖旗及及各类奖奖励证书书等，对对外友好好往来单单位赠予予集团的的具有纪纪念意义义的物品品；集团生产产、经营营、管理理等方面面取得的的资质证证书、营营业执照照等各类类具有法法律效力力的证件件；人事档案案、财务务档案暂暂不在档档案室归归档范围围内。第十四条条 归档档时间各项管理理工作中中形成的的文书档档案由各各部门、各项目目公司经经审定、编号、登记、组卷后后，每季季度向集集团档案案室移交交一次；最迟要要在次年年一季度度整理组组卷后向向集团档档案室办办理移交交。大连地区区科技档档案的归归档要求求：工程技技术档案案应按照工工程项目目要求，由各项目公司每月将与工程形象进度

11、同步的施工档案、监理档案一式三份收集整理、保存项目公司，待工程竣工时，会同施工档案、监理档案编制人共同组卷、归档、移交。档案编制要求、责任、归档份数、归档时间等均应在施工承包合同中明确约定。确因工程需要不能随时归档的，经主管副总批准后，可在工程项目竣工验收后一次性立卷归档。凡集团团新进各种设设备，必必须在设设备到货货开箱后后，立即即将随机机资料向向集团档档案室归归档。在安装装、调试试中形成成的文件件材料，应应在每一一阶段工工作结束束后，将将有关资资料及时时收集归归档。实物档档案要随随时移交交归档。声像档档案、电电子档案案短期项项目要在在完成后后一周内内归档；长期项项目应分分期、分分批归档档（每

12、半半年一期期）。各部门门、各项项目公司司在工作作中形成成的科技技类文件件材料，由由各部门门部长审审定后按按附录内内容要求求及时归归档（包包括附录录内容形形成的相相关腹稿稿、定稿稿、批文文、报件件、申报报资料等等）。改建、扩建和和维修工工程，应应在工程程结束后后立即送送集团档档案室归归档。3.外地地项目公公司档案案归档要要求：外地项目目公司文文书档案案的归档档时间可可在每年年底向集集团档案案室移交交一次；工程档档案可在在项目竣工工验收后后三个月月内向集集团档案案室移交交归档。第四章 档案管管理第十五条条 档案案密级档案密级级划分为为秘密、机密、绝密三三种。1. 绝绝密档案案，指建建设项目目准备阶

13、阶段文件件，如：工程开开工以前前，在立立项、审审批、征征地、勘勘察、设设计、招招投标准准备阶段段形成的的文件材材料，竣竣工验收收文件、竣工图图、监理理档案、施施工档案案等。2.机密密档案，指指建设项项目活动动中形成成的施工工文件、监理文文件等。3.秘密密档案，指指集团在在行政管管理、经经营管理理、生产产技术管管理工作作中形成成的各类类文件资资料等。第十六条条 保管管期限保管期限限按各类类别的内内容划定定，分为为永久（550年以以上），长长期（115年至至50年年），短短期（115年以以下）三三种。凡是反映映集团主主要职能能活动和和基本历历史面貌貌的，对对集团的的历史具具有长远远利用价价值的档档

14、案为永永久保存存（如项目档档案）。凡是反映映集团一一般活动动的，在在较长时时间内，对对集团工作作有考查查价值的的档案为为长期档档案。凡是反映映生产、经营和和管理活活动的、除永久久和长期保保管的档档案，在在较短的的时间内内有参考考价值的的档案为为短期保保管。保管期限限介于两两种保管管期限之之间的档档案，一一律从长长。工程类档档案的详详细分类类、保管管期限、编目等等要求均均应依据据辽宁省省建筑工工程归档档规程执执行。第十七条条 归档档案卷质质量归档的文文件材料料应为原件，并并真实地地反映各各部门、各项目目公司生生产经营营和管理理活动的的历史过过程，案案卷做到到完整、准确、系统。允许采采用复印印件的

15、应应标明原原件存放放处、经办人人及时间间并加盖盖单位公公章。归档的文文件材料料必须经经部门部部长或项项目经理理及档案案员审核核后，签签字并向向集团档档案室办办理移交交。归档的文文件材料料应采用用耐久性性强的书书写材料料，如碳碳素墨水水、蓝黑黑墨水，不不得使用用易褪色色的书写写材料，如如红色墨墨水、圆圆珠笔、铅笔等等。归档的文文件材料料应字迹迹清楚、纸张及及文件格格式符合合规定要要求，图图表清晰晰、整洁洁、签字字盖章手手续完整整。工程文件件的纸张张应采用用能够长长期保存存的韧力力大、耐耐久性强强的纸张张，图纸纸一般采采用蓝图图，计算算机出图图必须清清晰，不不得使用用计算机机出图的的复印件件。录音

16、、录录像文件件应保证证载体的的有效性性，长期期储存的的电子文文件应使使用不可可擦除型型光盘。归档的文文件材料料幅面尺尺寸规格格宜为AA4幅面（22972100）。归档的文文件材料料必须附附有完整整的卷内内文件目目录，并并且内容容填写齐齐全规范范。案卷归档档时，要要及时办办理归档档手续，由由归档移移交人填填写档案案移交目目录一式式两份，移移交双方方核对无无误后，在在移交目目录上签签字确认认各保存存一份备备查。第十八条条 保密密制度档案管理理人员必必须树立立保密观观念，严严格遵守守职业道道德、遵遵纪守法法，严守守集团机密密。按相关规规定适当当区分文文件的密密级并划划分范围围，采取取保密措措施，对对

17、不同密密级范围围的档案案采取相相应的保保密措施施和借阅阅制度。未经批准准，任何何人（包包括档案案管理人人员）不不得私自自将秘密密文件、档案资资料带出出档案室室；未经经批准，任任何人不不得查阅阅秘密档档案、资资料。调调换工作作时，对对所保管管的档案案资料应应办理交交接手续续，离职职后对所所了解的的机密情情况不得得泄露。有关部门门查阅机机密以上上档案须须经主管管副总批批准。任何档案案未经批批准不得得随意抄抄录、拍拍照、复复制；任任何人不不得涂改改、撕毁毁、损坏坏、伪造造档案。档案管理理人员应应将涉密密文件妥妥善保管管，一旦旦发现档档案材料料丢失泄泄密等情情况，应应及时报报告并采采取积极极的挽救救措

18、施。第十八条条 档案案分类编编码档案类目目划分文书档案案A 党党群工作作类B 行行政管理理类C 经经营管理理类D 生生产技术术类科技类档档案E 产产品类F 科科学技术术研究类类G基本建建设类H 设设备仪器器类I 会计计档案类类J 干干部职工工档案类类K 实实物档案案M 声声像档案案L 电电子档案案集团档案案室档案案共分为为五类：文书类类档案.见表一一科技类类档案.见表二二实物类类档案.见表三三声像档档案.见表四四电子类类档案.见表五五欧美亚集集团公司司档案室室文书档案案分类表一一级类目目（按机机构划分分）二级类目目（按不同同类目设设置划分分）三级类目目（按年度度划分）01大连欧美美亚集团团公司

19、A01AA2000022007702大连海岸岸东方置置地有限限公司（金金州）A02AA2000622007703待定（金金州银河河湾项目目）A03AA2000704大连海基基置地有有限公司司（金州州）A04AA2000705辽宁东方方创展置置业有限限公司（沈沈阳）A05AA2000706哈尔滨世世界阳光光建设开开发有限限公司A06AA20004220077欧美亚集集团公司司档案室室科技档档案分类类表二一级类目目（按机机构名称称划分）二级类目目（按不同同类目划划分）三级类目目（按产品品名称划划分）01欧美亚房房地产公公司E01中华名城城02蓝色海岸岸03名城国际际02大连海岸岸东方置置地有限限公

20、司E01金州总部部基地02海岸东方方03待定E01金州银河河湾04大连海基基置地有有限公司司E01大连天谰谰湖纪念念公园05辽宁东方方创展置置业有限限公司E01沈阳总部部基地02沈阳水晶晶蓝湾06哈尔滨世世界阳光光开发建建设有限限公司E01哈尔滨世世界阳光光公园02哈尔滨会会展中心心07联华物业业E01中华名城城02蓝色海岸岸档案分类类类目示示意图XX EE X XX 00001案卷顺序序号（指指产品下下排列后后的流水水号）三级目录录（按机构构下产生生的产品品名称分分类）二级目录录（按不不同档案案类目划划分）一级目录录（按全宗宗号划分分（指机机构）集团公司司档案室室实物档档案分类类表三一级类目

21、目（按机机构划分分）二级类目目（按不同同类目划划分）按性质划划分三级类目目（按年年度划分分）序号01欧美亚集集团公司司K01公司荣誉誉20000102董事长个人荣誉誉20000103员工荣誉誉20000104赠品20022102海岸东方方置地有有限公司司K01公司荣誉誉20066103待定K01公司荣誉誉20077104海基置地地有限公公司K01公司荣誉誉20077105东方创展展置业有有限公司司K01公司荣誉誉20077106世界阳光光开发有有限公司司K01公司荣誉誉20044107联华物业业K01公司荣誉誉20022108名城国际际K01公司荣誉誉200221集团公司司档案室室声像档档案表

22、四一级类目目（按机机构划分分）二级类目目（按不同同类目划划分）按性质划划分三级类目目（按年度度划分）序号01欧美亚集集团公司司M01声像档案案20000102照片档案案20000102海岸东方方置地有有限公司司M01声像档案案20066102照片档案案20066103待定M01声像档案案20077102照片档案案20077104海基置地地有限公公司M01声像档案案20077102照片档案案20077105东方创展展置业有有限公司司M01声像档案案20077102照片档案案20077106世界阳光光开发有有限公司司M01声像档案案20044102照片档案案20044107联华物业业M01声像档案

23、案20022102照片档案案20022108名城国际际M 01声像档案案20022102照片档案案200221集团公司司档案室室电子档档案分类类表五一级类目目（按机机构划分分）二级类目目（按不同同类目划划分）按性质划划分三级类目目（按年年度划分分）序号01欧美亚集集团公司司L01电子档案案20000102海岸东方方置地有有限公司司L01电子档案案20066103待定L01电子档案案20077104海基置地地有限公公司L01电子档案案20077105东方创展展置业有有限公司司L01电子档案案20077106世界阳光光开发有有限公司司L01电子档案案20044107联华物业业L01电子档案案200

24、22108名城国际际L01电子档案案2002213.各部部门、各各公司产产生的的的档案分分类：（见表六六、表七七、表八八、表九九、表十十、表十十一）各部门、各项目目公司要要对本部部门接受受的各类类文件资资料当日日内进行行编号、登记、存档；各部门门、各项项目公司司的档案案的形成成、归档档、管理理等均按按照集团团公司档档案管理理规定执执行。.各部部门、各各项目公公司应编编写“案卷目目录”（见表表十三），规范填写，便于集团掌握了解各部门产生档案情况。“案卷卷目录”由序号、柜号、案案卷号、题名、年度、页数、密级、期限、八部分组成：.柜号号即部门门档案放放置的柜柜号.案卷卷号即部门门档案盒盒的编号号，按

25、集集团给出出的各部部门编号号编制.题名名每个档档案盒的的名称或或关键词词.年度度即档案案为哪一一年产生生的.页数数即档案案盒中每每一件档档案加起起来多少少页.密级级即档案案为绝密密、机密密、秘密密.期限限即部门门档案保保管期限限是短期期、长期期还是永永久.卷内内文件目目录（见见表十二二）由顺顺序号、文号、责任者者、题名名、文件件日期、页号、备注共共七个部部门组成成：顺序号卷内内文件的的次序号号。以文文件为单单位，一一份文件件编一个个顺序号号。如卷卷内有110份文文件，则则顺序号号就是从从1到110，最最后一个个号码表表示是卷卷内文件件的份数数。.文号填写每每份文件件上的原原编发文文字号。如大欧

26、欧集字【220077】0011；原文文没有编编发文字字号的不不填写。.责任者者即文件件的署名名（签章章）者，通通常称作作者，填填写制发发文件的的机关，部部门或个个人，不不得填写写拟稿人人。以个个人名义义写的报报告、信信件等可可填写个个人姓名名。例例如，责责任者一一般应写写全称，全全称过长长的可写写通用的的简称、但一定定要确定定两个和和两个以以上责任任者联合合形成的的文件，一一般应标标出所有有责任者者，但责责任者过过多的也也可标出出本部门门或重要要的部门门，其余余的责任任者过多多的也可可标出用用“等”字省略略。.题名文件的的标题，是是卷内文文件目录录的主要要组成部部分。一一般就是是直接抄抄写文件

27、件上的原原标题。如无标标题，应应根据文文件内容容自拟标标题，外外加上“”号，以以表示与与原有的的标题区区别。注注意，自自拟标题题不能填填写在原原文件上上。.日期期即填写写文件的的制发日日期.页号号即填写写文件的的页号，如如第一份份文件共共8页，即填写“8”；第二份文件共15页，即填写“15”.备注注填写必必要说明明的问题题.案卷卷脊背，应应填写案案卷号、案卷题题名、年年度、保保管期限限。表六集团公司司档案归归档范围围及统一一编号一级类目目二级类目目名称部门产生生档案编号号基 本 范 围围保管期限限密级EAAJT01行政管理理办公室车辆管理理、办公公类资产产购置、会议纪纪要、安安保工作作、职工工

28、福利、文体活活动、食食堂管理理、周计计划、月月计划、半年计计划、年年度计划划总结、防火防防盗工作作、环境境管理等等重要的为为永久；一般的为为长期机密02法律事务务法务部公证、诉诉讼、仲仲裁、案案件审理理、合同同协议等等法律文文件重要的为为永久；一般的为为长期绝密03招投标管管理成本控制制中心物资采购购、采购购信息等等材料、招投标标书、合合同、协协议等重要的为为永久；一般的为为长期绝密04广告宣传传策划部软文、硬硬广、活活动方案案、广告告发布、宣传片片、其它它重要的为为长期；一般的为为短期绝密05招商管理理招商部客户资料料、招商商信息、计划、规划、合约、储备商商资料、管理制制度、培培训、考考核等

29、资资料重要的为为永久；一般的为为长期秘密06预算管理理成本控制制中心概预决算算、审计计、招标标、工程程材料、设备、数据库库资料等等重要的为为永久；一般的为为长期绝密07技术管理理、科技管理理总工办图纸、底底图、规规划、定定位、成成本指标标；新产品开开发、技技术引进进、技术术革新、采用新新技术、合理化化建议、内部技技术规范范、规程程等重要的为为永久；一般的为为长期绝密08档案科技技管理办公室档案信息息资料、集团图图书管理理、其它它重要的为为永久；一般的为为长期绝密集团公司司档案归归档范围围及统一一编号一级类目目二级类目目名称部门产生生档案编号号基 本 范 围围保管期限限密级EAAJT09投融资管

30、管理投融资部部融资方案案、协议议、手续续、计划划；项目目投资意意向书、投资报报告及法法规、制制度等重要的为为永久；一般的为为长期绝密10战略规划划研究战略发展展部战略规划划、可行行性研究究、年度度开发计计划及分分期开发发计划；地产项项目前期期定位、规划、业务拓拓展等重要的为为永久；一般的为为长期绝密11销售管理理营销部产品规划划建议书书、营销销策划报报告、销销售手续续、计划划、项目目合作合合同协议议等重要的为为永久；一般的为为长期绝密12项目策划划策划部项目定位位、市场场调研、产品规规划建议议、营销销推广计计划、项项目合作作等重要的为为永久；一般的为为长期绝密表七海岸东方方置地有有限公司司档案

31、归归档范围围及统一一编号一级类目目二级类目目名称部门产生生档案编号号基 本 范 围围保管期限限密级EAAHADDF01行政事务务HADFF01综合部会议纪要要、车辆辆管理、食堂管管理、计计划、制制度、总总结、规规章、奖奖惩等重要的为为永久；一般的的为长期秘密02项目管理理HADFF02工程部施工档案案、监理理档案；与施工工单位、监理单单位、设设计单位位等往来来函件、前期准准备文件件、竣工工验收文文件、竣竣工图、工程签签证、变变更单等等重要的为为永久；一般的的为长期绝密03预决算管管理HADFF03预算部概预决算算、市场场价格信信息等重要的为为永久；一般的的为长期绝密04商业、住住宅业户户管理H

32、ADFF04物业部业户档案案及其它它重要的为为长期；一一般的为为短期绝密表八海基置地地有限公公司档案案归档范范围及统统一编号号一级类目目二级类目目名称部门产生生档案编号号基 本 范 围围保管期限限密级EAAHJ01行政事务务HJ001综合部会议纪要要、车辆辆管理、食堂管管理、计计划、制制度、总总结、规规章、奖奖惩等重要的为为永久；一般的的为长期秘密02项目管理理HJ002工程部施工档案案、监理理档案；与施工工单位、监理单单位、设设计单位位等往来来函件、前期准准备文件件、竣工工验收文文件、竣竣工图、工程签签证、变变更单等等重要的为为永久；一般的的为长期绝密03预决算管管理HJ003预算部概预决算

33、算、市场场价格信信息等重要的为为永久；一般的的为长期绝密04商业、住住宅业户户管理HJ004物业部业户档案案及其它它重要的为为长期；一一般的为为短期绝密表九东方创展展置业有限公公司档案案归档范范围及统统一编号号一级类目目二级类目目名称部门产生生档案编号号基 本 范 围围保管期限限密级EAADFCCZ01行政事务务DFCZZ01综合部会议纪要要、车辆辆管理、食堂管管理、计计划、制制度、总总结、规规章、奖奖惩等重要的为为永久；一般的的为长期秘密02项目管理理DFCZZ02工程部施工档案案、监理理档案；与施工工单位、监理单单位、设设计单位位等往来来函件、前期准准备文件件、竣工工验收文文件、竣竣工图、

34、工程签签证、变变更单等等重要的为为永久；一般的的为长期绝密03预决算管管理DFCZZ03预算部概预决算算、市场场价格信信息等重要的为为永久；一般的的为长期绝密04商业、住住宅业户户管理DFCZZ04物业部业户档案案及其它它重要的为为长期；一般的的为短期绝密表十世界阳光光建设开开发有限限公司档档案归档档范围及及统一编编号一级类目目二级类目目名称部门产生生档案编号号基 本 范 围围保管期限限密级EAASJYYG01行政事务务SJYGG01综合部会议纪要要、车辆辆管理、食堂管管理、计计划、制制度、总总结、规规章、奖奖惩等重要的为为永久；一般的的为长期秘密02项目管理理SJYGG02工程部施工档案案、

35、监理理档案；与施工工单位、监理单单位、设设计单位位等往来来函件、前期准准备文件件、竣工工验收文文件、竣竣工图、工程签签证、变变更单等等重要的为为永久；一般的的为长期绝密03预决算管管理SJYGG03预算部概预决算算、市场场价格信信息等重要的为为永久；一般的的为长期绝密04商业、住住宅业户户管理SJYGG04物业部业户档案案及其它它重要的为为长期；一般的的为短期绝密表十一联华物业业档案归归档范围围及统一一编号一级类目目二级类目目名称部门产生生档案编号号基 本 范 围围保管期限限密级EAALHWWY01行政事务务LHWYY01综合部会议纪要要、车辆辆管理、食堂管管理、计计划、制制度、总总结、规规章

36、、奖奖惩等重要的为为永久；一般的的为长期秘密02项目管理理LHWYY02工程部施工、监监理档案案；与施施工单位位、监理理单位、设计单单位等往往来函件件、前期期准备文文件、竣竣工验收收文件、竣工图图、工程程签证、变更单单等重要的为为永久；一般的的为长期绝密03预决算管管理LHWYY03预算部概预决算算、市场场价格信信息等重要的为为永久；一般的的为长期绝密04商业、住住宅业户户管理LHWYY04物业部业户档案案及其它它重要的为为长期；一般的的为短期绝密PAGE PAGE 35第十九条条 借阅阅制度1.凡本本公司员员工均可可查阅与与工作相相关的文文书档案案和科技技档案。2.档案案室资料料为历史史原件

37、，为为防止损损坏、丢丢失等情情况发生生，只供供查阅，不不外借，不不提供复复印件（特特殊情况况经主管管副总批批准）3.各部部门、各各项目公公司上报报的文件件及移交交档案室室的档案案资料，均均须自备备一份复复印件方方便日后后查找；凡集团团公司中中只有一一套存档档的资料料如需借借阅只能能提供复复印件。4.查查阅本公公司档案案，必须须根据档档案的机机密等级级、履行行不同的的批准手手续。秘秘密性文文件材料料，经本本部门部部长签字字办公室室主任签签字批准准后方可可借阅；机密性性文件材材料，经经本部门门部长签签字办公室室主任签签字主管副副总签字字批准后方方可借阅阅；绝密性性文件材材料，经本部部门部长长签字办

38、公室室主任签签字主管副副总签字字董事长长（或总总经理）签字批准后方可借阅。5.所借借档案应应妥善保保管，不不得拆卷卷、涂改改、转借借、丢失失、损毁毁，必须须保证案案卷安全全完整。6.借阅阅档案应应按期归归还，并并办理清清点手续续。如不不能按期期归还必必须办理理续借手手续。7.员工工调离本本公司前前，必须须归还所所借的全全部档案案资料，经经档案室室主管领领导签字字后，方方可办理理离岗手手续。第二十条条 档案案保管1.接收收档案必必须认真真验收，并并办理交交接手续续。2.档案案库房应应整齐干干净、布布局合理理实用；档案入入库前，必必须严格格检查，档档案柜内内应施放放防霉、防虫药药剂。3.存放放档案

39、必必须有专专用柜架架。在排排列上架架时，应应按照类类别和保保管单位位的次序序，自左左向右、自上而而下的排排列、以以便于管管理和查查找。借借用归还还的档案案及时准准确返还还回原架架位。4.底图图除修改改、送晒晒外，不不得外借借。修改改后的底底图入库库、要认认真检查查其修改改、补充充情况，底底图存放放以平放放为宜。5.存放放胶片、照片、录像带带、磁带带、光盘盘等要求求特制的的密封盒盒和专门门的卷盒盒，按编编号顺序序排列在在胶片柜柜或防磁磁柜内。6.库房房每半年年要定期期进行安安全检查查，按照照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温温、防潮潮湿、防防有害气气体等八八防要求求，及时时排查档档案保管管中的

40、安安全隐患患。7.每年年要对库库藏档案案进行一一次全面面的检查查，认真真核对，做做到帐物物相符，对对破损或或载体变变质档案案要及时时修补和和复印，发发现档案案发霉或或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。8.档案案库房温温度基本本保持在在1424，相对对湿度44560之间的的规定要要求。第二十一一条 档档案鉴定定与销毁毁1.公司司成立档档案鉴定定工作小小组，由由办公室室主任、档案人人员及业业务部门门领导组组成，定定期对库库存档案案进行鉴鉴定。2.公司司各部门门、各项项目公司司在文件件材料归归档时，应应根据档档案保管管期限准准确划分分档案的的保管期期限。3.对保保存在档档案室保保管期限限届满或

41、或失去保保存价值值的档案案，由档档案室进进行初步步鉴定，提提出鉴定定意见上上报公司司鉴定小小组。4.经鉴鉴定小组组审定应应该销毁毁的档案案，提出出鉴定报报告连同同档案销销毁清册册一起报报主管副副总批准准后进行行销毁。5.销毁毁档案时时，应指指定二人以上上进行监监销。档档案销毁毁前，监监销人应应认真核核对要销销毁的档档案与销销毁清册册，档案案销毁后后，监销销人员应应在销毁毁清册上上签字，并并注明销销毁的方方式和日日期。6.销毁毁档案时时，要严严格执行行保密规规定，严严禁泄密密；销毁毁后，应应将销毁毁清单、鉴定报报告及领领导批示示一并整整理存入入全宗卷卷永久保保存。第二十二二条 档档案统计计1.建

42、立立健全档档案管理理统计工工作，做做到准确确、可靠靠。2.档案案统计范范围主要要是档案案管理基基本情况况统计、档案数数量统计计、档案案交接、移交、档案提提供利用用及其效效果的统统计等。第五章 声像档档案第二十一一条 凡凡集团重重大活动动，由策策划部为为第一责责任部门门统一拍拍摄、录录制（如如项目开开盘、奠奠基、年年度总结结、表彰彰大会、大事记记、集团团办公例例会等）。第二十三三条 属于于各部门门、各项项目公司司工作范范畴而需需要留存存的声像像档案，如如需策划划部配合合，应经经主管副副总批准准后方可可进行拍拍摄、录录制、设设计制作作图片及及其它工工作。第二十四四条工程照照片及其其录像档档案归档档

43、均由各各项目公公司按城城建档案案馆要求求制作并并向集团团档案室室移交一一式二套套档案。第二十五五条 照片片档案数数量应在2卷卷以上，采采用传统统相机拍拍摄的应应扩印55寸彩照照连同底底片归档档；采用用数码相相机拍照照的应扩印55寸彩照照并刻制制成光盘盘；照片片档案应应附加首页页（工程程概况）、尾页（摄摄影人、立卷时时间）、封皮，像像册应采采用城建建档案馆馆统一制制式。第六章 电子档档案第二十六六条 电子子文件归归档的工工作程序序、内容容和要求求（移交交城建档档案馆的的电子档档案由档档案馆制制作）1.电子子文件的的签署、审批2.收集集积累3.编制制目录4.整理理需归档档的电子子文件，将将磁性载载

44、体传递递的零散散的、杂杂乱的电电子文件件通过分分类、标标识、组组合，使使电子文文件存储储格式处处于一种种有序状状态。5.鉴定定归档的的电子文文件6.检测测归档的的电子文文件7.编制制归档说说明8.复印印备份、确定载载体标识识。第二十七七条 电电子文件件的归档档1.归档档时间应应根据具具体情况况在年度度或任务务完成后后（不得得超过二二个月）进行归档，2.归档档份数一一般拷贝贝二套，归档一一套，借借阅一套套。3.归档档要求真真实、完完整，达达到档案案功能价价值。4.归档档方法 将最最终版本本的应归档的的电子文文件存入入磁、光光介质上上 压缩缩归档，采采用数据据压缩工工具对网网络上应应归档的的电子文

45、文件进行行压缩，刻刻入磁、光介质质上。第二十八八条档案案移交1.各部部门、各各项目公公司归档档材料由由各部门门、各项项目公司司专（兼兼）职档档案员负负责向集集团档案案室移交交；移交前前须编制制移交清单，由部部门部长长或项目目经理核核准签字字后方可可移交；移交时时交接双双方核对对移交清清单后签字并各留存存一份备备查。2.工程程项目档档案由各各项目公公司负责责、集团档档案室配配合，按按照辽宁宁省建筑筑工程归归档规程程在工程程竣工验验收后三三个月内内向城建建档案馆馆办理移交交。第十章罚罚则第二十九九条 有有下列情情况之一一的，给给予当事事人扣罚罚月薪110% 550%的处罚罚：1.对档档案卷宗宗涂改

46、、图划、拆卷；2.不按按期归档档，不按按期归还还借阅档档案；3.未经经审批私私自借阅阅档案或或不履行行借阅手手续的；4.档案案人员玩玩忽职守守，丢失失、抽出出、撕毁毁、伪造造档案资资料造成成损失的的。第八章 附则第二十九九条 本规定未尽尽事宜、本规定定与上级或或国家法法律、法法规、规规章等相相违背时时，应按按国家、省、市市等有关关的法律律、法规规和规章章执行。第三十条条 本规规定由集集团公司司办公室室负责解解释、修修订第三十一一条本规定定自公布之之日起施施行。20077年9月月15日集团办公公室卷 内 文 件件 目 录表十二序号文号责任者题名文件日期页号备注案 卷 目目 录序号柜 号号案卷号题

47、名编 制 单 位位起止日期期页数密级保 管期限附录科技档案案归档要求类别序号归 档 文文 件（原原件）责 任 部 门门数 量移交时限限A工程准备阶段文件1项目建议议书或申申请及批批复战略发展展部2份2日内2项目可行行性研究究报告及及批复战略发展展部2份2日内3立项有关关文件(会议纪纪要、领导导讲话、专家建建议性文文件等)战略发展展部2份1周内4调查材料料及项目目评估研研究材料料战略发展展部2份1周内5开发建设设用地中中标通知知书战略发展展部2份2日内6开发建设设项目履履约保证证书战略发展展部2份2日内7计划任务务书战略发展展部2份2日内8基建任务务通知单单战略发展展部2份2日内9用地选址址申请

48、及及批复战略发展展部2份2日内10用地申请请及批复复战略发展展部2份2日内11建筑拆迁迁文件、协议、方案等等战略发展展部2份2日内12建设用地地规划许许可证及及附件战略发展展部2份2日内13城镇国有有土地批批复战略发展展部2份2日内14国有土地地使用权权出让合合同战略发展展部2份2日内15国有土地地使用证证项目公司司2份2日内16工程地质质勘察报报告项目公司司2份2日内17水文地质质勘察报报告、自自然条件件、地震震调查项目公司司2份2日内18建设用地地钉桩通通知单(书)项目公司司2份2日内19地形测量量和拨地地测量成成果报告告战略发展展部2份2日内20规划设计计条件及及通知书书总工办2份2日内21审定设计计方案通通知书及及审查意意见总工办2份2日内22环境环境境影响评评价报告告及批复复项目公司司2份2日内23施工图设设计文件件审查合合格书总工办2份2日内24工程中标标通知书书(勘察察/设计计/施工工/监理理)成本控制制中心2份2日内25规划设计计方案卫卫生意见见书总工办2份2日内26建筑工程程(自动动设施、装修)消防审审核意见见书项目公司司2份2日内27建筑工程程(自动动设施、装修)消防验验收意见见书项目公司司2份2日内28工程承发发包合同同(勘察察/设计计/施工工/监理理)成本控制制中心2份2日内29建设工程程规划许许可证及及