商务助理工作细则

1、商务助理理工作细细则附件 一一 岗位职责责业务方面面A、协助助商务代代表、协协销经理理处理各各项日常常事务性性工作； BB、业务务直接对对商务代代表负责责，掌握握了解平平台的发发展动向向，及时时向商务务代表反反映情况况，提供供信息，为为平台招招商工作作当好助助手； CC、负责责收集市市场资料料和建立立客户资资料； DD、行政政上直接接由营销销管理部部统一培培训、管管理、考考核； EE、做好好新客户户的开发发工作并并负责往往来客户户的接待待工作（ 不得擅擅自涉及及业务洽洽谈、与与客户深深度沟通通）； FF、完成成上级领领导交待待的其它它任务。行政方面面： AA、工作作上直接接对市场场总监、商务总

2、总监、总总经理顾顾问负责责，协助助其处理理日常事事务性工工作； BB、负责责重要会会议及重重要文件件的记录录整理、打印下下发； CC、日常常工作中中需向商商务代表表、协销销经理及及业务助助理传达达工作安安排及事事件（会会议）等等通知，重重要文件件须作文文字处理理方可转转发各负负责人，行行政助理理必须留留备原件件存档； DD、协助助上级领领导全面面准确的的统计出出一定时时期内重重点经销销商、履履约经销销商相关关的详细细数据，清清晰反映映给上级级领导并并对特殊殊问题作作出归纳纳及处理理意见； EE、根据据工作需需要按时时制定上上级领导导日常办办公用品品计划并并代其领领取发放放； FF、对上上级领导

3、导下达的的各项通通知，应应准确无无误传达达到位； GG、对上上级领导导与各部部门之间间的工作作进行良良好的衔衔接及汇汇报； HH、每天天两次到到财务部部问询当当日到款款情况并并与业务务助理衔衔接各项项经销商商服务工工作； II、定期期作好晚晚间值班班及星期期日值班班的计划划安排并并监督落落实到位位； JJ、建立立详细全全面的行行政档案案。任命附件二客户信息息处理1、信息息的最终终目的1、直接接对本中中心经理理负责，保保证当天天工作顺顺利进行行；3、保证证服务态态度、服服务质量量、认真真执行工工作程序序，并积积极提出出合理建建议；4、对收收集、整整理传递递的信息息的准确确性、及及时性负负责；5、

4、对档档案信息息保密不不善造成成损失、损坏、遗失、泄密现现象负责责。6、发现现问题应应及时作作出整改改补救措措施；2、动态态分类经 销 商 遴遴 选 标 准准一、遴选选程序来电、函函联系-提提交申请请表-双双方相互互了解确确定合作作方式-面谈（参参会、或或来公司司）-资资格审核核-签订合合作合同同-回款、发货-双双方制订订市场开开发计划划-派市场场协销人人员开始始操作市市场二、选择择条件：1、良好好的资信信能力；2、有一一定的营营销网络络和通路路及相关关经验；3、良好好的社会会关系和和背景；4、愿意意接受公公司的培培训。三、要求求：1、能在在当地尽尽快打开开市场，产产品顺利利、快速速布遍终终端；

5、2、积极极与公司司派驻人人员搞好好配合，接接受公司司的市场场指导；3、遵守守公司的的规定，履履行双方方的合同同约定；4、充分分利用自自身的天天时、地地利、人人和的优优势，将将无形资资产有形形化。3、分类类规范一、电 话 接接 听 规 范范1、程序序： AA、接电电话 BB、应答答 C、作好记记录2、工作作方法： AA、专用用电话话记录表表和笔笔； BB、接听听：开头语：“您好！深圳三三味堂公公司”问：“请请问这里里是深圳圳三味堂堂公司吗吗？”答：“是是的，您您有什么么需要我我帮忙吗吗？”问：“我我刚看到到报纸上上你们的的广告，想想了解一一下具体体情况”答：“哦哦！请问问您在什什么报纸纸看到的的

6、广告？”“XX报报”答：“具具体情况况我在电电话中11-2分钟钟给您说说不清楚楚，这样样吧，留留下您的的地址和和电话，我我们马上上给您一一份详细细资料。现在每每天申请请独家经经销各地地市场的的电话不不断，每每天都有有1000多个，您您收到资资料后请请速与我我们联系系， 以以免错失失良机。”“您贵姓姓，怎么么称呼您您，地址址、邮编编、联系系电话（OO）、（HH）、手手机、BBP机？好了今今天就到到这里，很很高兴认认识您，再再见！”3、要点点和注意意事项： （11）电话话铃响不不超过二二声，必必须接听听。 （2）电电话应答答应用普普通话，声声音轻柔柔，吐字字清晰，速速度适中中，有礼礼貌。 （3）回

7、回答问题题简洁，清清晰，用用积极肯肯定的语语气来应应答。 （4）来来电注意意记下区区号，注注明是单单位还是是家里电电话，什什么时候候联系方方便。 （5）资资料一般般不发送送传真，如如有特殊殊情况酌酌情考虑虑，需传传真的马马上传真真，需邮邮寄的当当天处理理，最快快时间寄寄出。 （6）分分省、分分部登记记，一省省一本。 （7）尽尽量避免免回答客客户具体体问题，哪哪产品简简介、公公司概况况等，以以免言多多必失，要要求留下下详细地地址即可可，时间间一般控控制在三三分钟内内。二、客户户来电来来函咨询询应答规规范1、程序序： （11）来电电：接听听、应答答、记录录； （22）来函函：收函函、装订订、登记记

8、、重点点函交对对应平台台收阅、回函。2、工作作方法： A、准准备好笔笔和电电话记录录表； B、电电话应答答： 电话铃铃响两声声，提起起话筒，“您好！深圳三三味堂公公司！” 问：“我现在在正在操操作市场场，有一一些问题题想咨询询了解一一下。” 答：“请问您您是哪个个区域的的朋友？”“我是XXX省XXX地区区的经销销商XXXX。” 答：“您好！有什么么需要我我帮忙的的吗？” （具体体问题予予以回答答）“您提的的问题很很有现实实意义，不不知我的的回答您您清楚了了没有？”“希望您您经常同同我们保保持联系系，愿我我们合作作愉快，再再见！” 回回答不了了的问题题应及时时转交平平台经理理予以及及时答复复。

9、答：“这个问问题提得得很好，由由于或不不是具体体负责您您这个区区域业务务的经理理，不能能给您准准确答复复，我请请专门负负责XXX省业务务经理来来好解答答，好吗吗？请稍稍等。” CC、详细细登记重重要谈话话内容及及通话中中的问题题，同时时留下姓姓名、电电话，地地址等，事事后过再再去电或或去函保保持联络络。三、信函函处理规规范当我们在在媒体上上刊登了了招商信信息以后后，大部部分人咨咨询会以以电话方方式进行行联系，而而另有小小部分人人会采取取信函的的方式进进行联系系，此类类信函都都比较简简短。（多多为索取取资料之之类）其其处理的的方式有有以下几几种：1、信函函中留了了联系电电话的： （11）首先先登

10、录信信件； （22）寄相相关资料料； （33）可按按所留电电话初步步交谈，告告之资料料已寄出出，希望望收到后后及时与与我们联联系，留留下联系系方式、联系人人。2、信函函中没有有留联系系电话的的： （11）信中中内容比比较详细细、问题题比较多多的，可可在寄资资料的同同时附一一封亲笔笔信。内内容：您好！来来信已收收到，首首先感谢谢您对我我公司的的信任与与支持！目前，我我们将在在XX省省XX市市举办一一次“三叠十十八浪市市场攻击击方案讲讲解会，此此举既能能确保您您全面深深入地了了解我们们公司产产品和营营销思路路，又可可弥补我我们素未未谋面的的遗憾，实实可谓一一举两得得。希望望您收到到资料后后速与我我

11、们联系系。顺祝商祺！（深圳市市三味堂堂医疗器器械有限限公司） X X X X年XX月X日日（2）信信中只简简单索取取资料者者，只需需发信封封加入详详细资料料即可。3、要点点及注意意事项： （11）、来来函处理理要及时时，回答答问题要要简洁明明了； （22）、强强调竞争争性，告告诉他做做的成功功人士，让让他感到到竞争的的真实及及诱惑性性； （33）、多多谈经销销商自身身利益点点。 （44）帮对对方计算算一下，他他能赚多多少钱，鼓鼓励他回回款，（早早一粒，晚晚一粒，一一月能挣挣三万七七）； （55）对经经销商提提出需要要解决的的问题，应应及时通通知市场场协销人人员，予予以直接接有力度度的指导导；

12、（66）谈话话重要内内容要详详细登记记，为再再一次沟沟通打下下基础。四、信息息分类处处理规范范为统一规规范信息息类别，特特对信息息分录表表上的信信息作如如下详细细分类处处理规定定：1、蓝色色荧光笔笔划过下下端的信信息-作废废信息；作废信息息是指对对目前的的产品不不感兴趣趣，或者者考虑以以后其他他产品再再联系的的人。2、红色色荧光笔笔划过的的信息-重重点信息息； 重重点信息息表示二二次来电电来函或或来电来来函沟通通过程中中对公司司及产品品极感兴兴趣的信信息。3、黄色色荧光笔笔划过的的信息-履约信信息； 履履约信息息表示已已经打款款进货的的本公司司经销商商信息。4、无记记号信息息-一般有有效信息息

13、；5、在信信息首端端作“”（并并在“”内注注明会会）-表示参参加过XX会信息息；6、在信信息尾端端作“”记号-表表示已签签约信息息；所有业务务助理须须依照以以上规范范进行信信息分类类处理。五、关于于区域划划分、信信息保管管管理规规定在公司前前一阶段段招商过过程中，由由于信息息收集、处理、分类、保管等等环节无无严格规规范，致致使各区区域招商商工作出出现一些些混乱，招招商工作作失控，特特对营销销管理部部区域部部区域划划分、信信息保管管作如下下规定：（一）、营销管管理部招招商及市市场管理理体系由由八个平平台组成成，各平平台总经经理、协协销经理理、业务务经理及及对应省省份如下下：区 域域 划划 分分

14、表表平台总经理所辖区域域协销经理理业务助理理华北河北、河河南、山山西东北辽宁、吉吉林、黑黑龙江华东山东、安安徽江南江苏、浙浙江、江江西西南云南、贵贵州、四四川、重重庆华中湖南、湖湖北、陕陕西华南广东、广广西、福福建总部托管管北京、天天津、上上海、新新疆、甘甘肃、宁宁夏、青青海、内内蒙、海海南2、信息息是招商商工作的的核心，只只有将信信息收集集、处理理、分类类、保管管等各环环节工作作做到位位，才有有客户来来公司参参会、签签约、履履约的可可能，各各平台总总经理，协协销经理理，及业业务助理理应保管管好各省省区域内内客户的的信息，如如确因工工作需要要去查阅阅其他平平台区域域的信息息，必须须征得对对方平

15、台台及数控控中心经经理同意意，如发发现故意意拦截、留用他他人区域域信息的的行为，以以违反行行政纪律律论处： 第第一次，警警告处分分，罚款款5000元； 第第二次，降降职，从从文员职职位开始始工作，接接受招商商工作全全程教育育； 第第三次，予予以开除除。六、抄 写 信信 封 的 规规 范发函是招招商工作作中必不不可缺的的一项日日常性工工作，抄抄写信封封的格式式规范及及书写整整齐也代代表了企企业形象象，特对对信封的的抄写工工作作如如下规范范：1、邮政政编码必必须工整整写在信信封左上上方指定定方格内内（不得得连笔）；2、必须须在地址址一栏注注明省份份，简称称亦可；3、要求求字迹工工整，文文字正确确；

16、4、书写写错误不不得用笔笔乱划，统统一用涂涂改液遮遮盖后重重新写上上正确文文字。5、抄写写信封工工作，原原则上由由业务助助理进行行，信函函量大时时，由平平台安排排其他人人员协助助，若人人手再不不够，可可向部门门申请安安排人员员协助完完成工作作。6、抄写写信封统统一格式式：840815邮：深圳福田区滨河大道9003号湖北大厦26楼A座深圳三味堂电子医疗器械有限公司 张 芬（女士）收 武汉市武昌区珞瑜路96号李纹寄700344七、来 人 接接 待 规 范范在招商工工作联系系过程中中，部分分对产品品和企业业有兴趣趣且具有有一定实实力的经经销商或或者距离离公司较较近的经经销商，会会直接到到公司考考察、

17、洽洽谈，具具体接待待程序如如下：A、引导导（1）由由接待人人员将来来客引到到会议室室，递上上茶水，并并引见对对应区域域负责人人与之会会面；（2）问问候语言言：“您好，一一路辛苦苦了， 欢迎，我我是负责责XX区区域业务务的XXXX，这这是我的的名片，很很高兴认认识您，您您贵姓？“（3）握握手方式式：（两位都都是男士士）身体体站直，主主动跟对对方握手手，快速速抖动两两下。手手应握的的饱满，不不松不紧紧，但要要显出一一定力度度，体现现出一种种老相识识的感觉觉。（两两者中有有女士）速速度放慢慢，手握握对方手手指根部部以下，握握手的同同时应微微欠身。（4）坐坐姿要求求：问候候握手后后，坐在在客户的的右边

18、，不不要与客客户身体体相碰触触，呈445度，除除外实在在没有办办法才坐坐左边；不能捧捧腹大笑笑；不跷跷二郎腿腿；不要要给客户户造成压压迫感。B、了解解来人情情况（1）询询问具体体来自哪哪里；（2）以以前干哪哪一行的的；（3）有有什么社社会关系系；（4）详详细个人人资料。C、介绍绍产品企企业：（1）递递宣传资资料、样样品、公公司简介介画册；（2）介介绍经销销政策，全全新市场场攻击方方案；（3）介介绍成功功经销商商的情况况；（4）介介绍报名名参会的的程序或或履约经经销商的的程序。要点及注注意事项项：（1）接接待周到到，有礼礼貌；（2）洽洽谈讲究究技巧，谈谈要点，答答疑应简简炼，不不要一个个问题长长

19、谈；（3）详详细填写写来访访人员登登记表D、参观观厂房，生生产流水水线（如如经销商商提出参参观要求求）注意意事项：（1）当当经销商商提出参参观要求求时，平平台相关关人员需需以工工作委托托单书书面申请请，前往往厂部，由由商务总总监、生生产部杨杨总批准准同意并并约定前前往时间间；（2）参参观过程程中，任任何员工工及经销销商不得得进入生生产流水水线车间间；（3）不不得应允允经销商商查看厂厂部库存存、发货货记录。八、邀 约 规规 范一、概念念：邀约是指指发出会会议邀请请函及相相关招商商资料后后，电话话邀请经经销商参参加会议议或直接接来公司司总部的的总称。二、程序序：1、了解解一次函函，营销销手册及及邀

20、请函函的内容容；2、准备备应答相相关资料料（视觉觉手册、市场操操作手册册、临床床报告、三叠十十八浪等等）；3、了解解被邀请请对象背背景资料料（哪类类性质的的名单-昊昊盛、广广电、邮邮政或其其他）4、去电电邀约；5、登记记通话详详细内容容，并确确定结果果分类（AA：来参参会 B：不不来参会会 CC：抽时时间来公公司 D：完完全没兴兴趣）；6、再次次去电确确定落实实能否参参会。三、方法法：1、准备备工作：（1）准准备好邀邀约记录录表（事事前填写写姓名、地址、电话）、笔和报报名参会会经销商商登记表表；（2）电电话邀约约；（开场白白） “XXXX先生（女女士），您您好！”“我是深深圳三味味堂电子子医疗

21、器器械有限限公司专专门负责责XX省省业务的的XXXX，请问问您收到到我们给给您寄去去的招商商会议邀邀请函没没有。”（手边边放一份份XXXX会议的的邀请函函）2、针对对对方回回答的实实际情况况分类处处理： （AA）收到到了邀请请函并准准备积极极参会的的；“今天给给您打电电话主要要是想确确定一下下X月XX日XXX会议，到到时您那那里有几几位随行行参会，我我好给您您及随行行朋友先先报个名名，以便便于会务务工作的的顺利进进行。”“X位，好好的，我我已经作作好记录录了。”“顺便通通知您一一下，到到时务必必带上邀邀请函，我我们凭此此函报到到。”（如对对方涉及及费用问问题，可可回答会会议是免免费的，会会议期

22、间间的交通通、住宿宿费自理理。）“好，我我们X月月X日XXX会场场见！”“希望我我们有机机会合作作成功！” （BB）收到到邀请函函但疑问问很多的的；“这是一一个面对对面沟通通交流的的机会。”“面对面面能促进进双方全全面的了了解。”“一项事事业合作作不可能能只通过过一些简简单的资资料以及及几次简简短的电电话就能能达成的的。”“它需要要双方全全面透彻彻的了解解。”“您现在在有许多多疑问是是正常的的，因为为缺乏了了解，我我们一样样也有许许多问题题，所以以专门安安排了此此次会议议，相信信通过这这次会议议，您的的问题会会得到圆圆满解答答。”“顺便问问您一下下，到时时有几位位参加会会议”？“X位，”“好的

23、，希希望我们们X月XX日XXX会场见见。”通知知参会事事项同（AA） （CC）因特特殊原因因不能来来参会的的，（如如自身健健康、经经营、家家庭等）但但合作意意向强烈烈的，邀邀请其处处理完琐琐事后抽抽时间直直接来公公司面谈谈（可约约定大致致时间并并作好记记录）； （DD）合作作意向强强烈，但但既无时时间参会会，又没没时间来来公司的的，如判判断有把把握合作作，可约约定时间间我司派派员前往往洽谈签签约。 （EE）完全全没有兴兴趣，语语气强硬硬的， 礼貌貌的与对对方道别别：“希望以以后有别别的项目目再合作作，谢谢谢，再见见！”四、重点点提示及及注意事事项：1、重点点提示（A）电电话号码码后的OO、H各

24、各代表办办公及住住宅，打打电话时时尽量白白天正常常上班时时间打办办公电话话，晚77：000-10：00打打住宅电电话（双双休日亦亦可白天天拔打），手手机电话话及传呼呼可于早早8：330-晚110：000任意意时间拔拔打；（B）邀邀约时话话语诚恳恳、主动动；（C）可可引用一一些事实实例证来来鼓励对对方（如如同一区区域正有有几位朋朋友联络络频繁吉吉林长春春市场如如何火爆爆，做促促销活动动一天销销售2000多粒粒，直接接营业收收入7-88万元/天）；（D）提提示这样样的会议议机会有有限，全全国各地地的朋友友可相互互学习交交流，不不要错过过；（E）交交谈中多多理解，体体贴对方方，坚决决避免争争论；（F

25、）对对方在电电话中提提出的意意见，想想法，不不要直接接否定，尊尊重对方方；（G）对对县级经经销商要要灌输“早一粒粒，晚一一粒，一一月能赚赚叁万柒柒”这一概概念；如对方提提出问题题较多，尽尽量就重重要的问问题回答答一至二二个，回回答问题题要简洁洁，尽量量用一句句话概括括问题实实质。2、注意意事项：（A）不不邀请已已履约老老经销商商参会；（B）话话语简洁洁、通顺顺、清晰晰、一个个电话三三至五分分钟完成成，限时时邀约；（C）每每个电话话尽量切切入主题题-会议议，最终终彻底落落实对方方能否参参会，做做好分类类记录工工作；（D）通通话中重重点内容容，问题题作详细细记录，为为下一次次联系打打好基础础；（E

26、）针针对疑问问较多，对对于参会会犹豫不不定的对对象可再再次去电电确认，但但不要多多涉及业业务内容容，更不不要多次次硬性邀邀请；收集所有有初步确确定前往往参会对对象，于于会前33-4天再再次去电电最终确确认参会会人员，及及时填报报报名名参会人人员统计计表。九、样 品 寄寄 送 规 范范原则上公公司不零零售样品品。在招招商的整整个过程程中有的的经销商商在了解解产品的的相关知知识及公公司招商商的整体体方案时时，希望望能进一一步了解解看样品品。一、选择择1、不是是每一个个经销商商这样的的要求都都给予满满足；2、根据据各区域域负责人人与经销销商的交交流程度度，确认认意向比比较明确确才可提提出申请请。3、

27、根据据区域的的分布情情况，一一个区域域至多寄寄两个样样品；4、邮寄寄价格不不得低于于批发价价。二、程序序1、首先先提出申申请，交交由营销销管理部部商务总总监审批批，数控控中心经经理认可可；2、同意意邮寄时时，通知知经销商商汇款；3、到款款后，填填写要要货申请请表；4、理包包装好后后交数控控中心信信息组负负责邮寄寄。十、资料料、办公公用品领领用规范范为保障公公司资料料及办公公用品的的需求，规规范公司司资料、办公用用品的发发放，特特制定资资料、办办公用品品的领用用规范。一、资料料领用规规范1、每周周一报本本周资料料用量计计划，并并由各助助理申请请；2、领取取资料时时，在资资料发放放一览表表上登记记

28、；3、发放放；4、专人人每月底底将各平平台领取取数量登登记至资资料领用用账本；5、每月月底转入入各组、各中心心资料领领用明细细帐，并并核算费费用。二、办公公用品领领用规范范 1、每每月255日交下下月办公公用品申申购单； 2、数数控中心心对其进进行统一一核算（112元/月/人人），并并报至办办公室，由由办公室室购买； 3、由由各助理理到办公公室领取取当月办办公用品品； 4、办办公室每每月底将将各平台台办公用用品领用用单交至至数控中中心； 5、核核算各组组、各中中心办公公用品所所耗费用用。三、注意意事项 1、如如遇某月月有招商商会议，则则在会议议前二周周填写好好会议用用品申领领单，以以便公司司提

29、前准准备及购购买； 2、每每月截止止25日日将领用用的资料料及办公公用品转转登至营营销管理理部各中中心、各各组每月月费用明明细帐上上，并作作出各组组、各中中心每月月资料、办公用用品所耗耗费用额额。十一、信信 函 邮 寄寄 规 范招商工作作中，需需有大量量信函、少量包包裹邮寄寄，针对对各类信信函，包包裹的不不同作用用制定以以下邮寄寄规范：1、邮寄寄平信（小小信封、大信封封）由平平台业务务助理依依照抄抄写信封封的规范范将邮邮件邮编编、收信信地址、收信人人、用黑黑色钢笔笔（中性性笔）字字迹工整整准确无无误的填填写好，经经平台经经理在发发函登记记本上上签名同同意后，交交信息组组发函专专人统一一邮寄；2、遇重重点客户户或紧急急事务，需需抢时间间邮寄，挂挂号信，特特快专递递包裹，特特种函件件除经平平台经理理签字外外，必须须经数控控中心经经理终审审方可邮邮寄；3、原则则上各平平台不分分省单寄寄邮政函函件，如如确因工工作需要要、平台台费用充充足，可可由业务务助理拟拟定申请请，由平平台经理理签字后后，交商商务总监监审批确确认方可可邮寄。三、客户户信息报报告1、商务务助理处处理一、二次来来电、函函信息后后；2、一次次来电、来函信信息分省省输入各各省份信信息分录录表，抄抄信封并并及时寄寄出相应应资