行政办公管理制度

1、PAGE 29/29目录第一节会会议管理理制度一、会议议管理规规定11二、会议议室使用用管理制制度77第二节印印章管理理制度一、印章章管理制制度99二、介绍绍信管理理制度112第三节办办公室管管理制度度一、文件件资料管管理制度度112二、文印印管理制制度119三、办公公用品管管理制度度220四、车辆辆管理制制度225五、办公公管理制制度228第十一章章行政办办公管理理制度第一节会会议管理理制度一、会议议管理规规定1、总则则为加强对对会议时时间的控控制，提提高会议议质量，特制定定本制度度2、范围围本会议管管理制度度适用于于公司主主办的各各种行政政办公会会议会议分类类及组织织（1）公公司级会会议：

2、参参加人员员为公司司领导班班子成员员，每周周召开一一次。会会议由公公司总经经理或总总经理指指定的副副总经理理主持部门会会议：系系公司各各部门、各所属属企业组组织召开开的工作作例会，每周一一召开。会议由由部门负负责人或或企业经经理主持持专业会会议：系系公司内内部的技技术、销销售业务务及业务务综合会会（如经经营活动动分析会会、质量量分析会会、生产产技术会会、生产产调度会会和安全全工作会会等），根据需需要不定定期召开开。总部部由分管管副总经经理或总总工程师师主持，所属企企业由分分管副总总经理或或总工程程师主持持。临时会会议：根根据工作作需要，为解决决某些重重要问题题而临时时召开的的会议（如公司司职工

3、大大会和公公司党、团员大大会，以以及各种种代表大大会等）定期汇汇报：公公司各部部门和各各所属企企业负责责人，每每月以书书面形式式向主管管副经理理或总经经理汇报报一次工工作。4、例会会执行与与安排公司原原则上每每周召开开工作例例会一次次。工作作例会是是各部门门沟通信信息的主主要渠道道之一，也是公公司管理理决策和和实施工工作指导导的重要要形式。为增强强公司各各部门管管理人员员的管理理角色意意识，发发展管理理人员的的交流、沟通能能力，每每两周工工作例会会实行“轮值主主席制”，即每每次工作作例会由由公司各各部门负负责人轮轮流出任任会议主主席，负负责会议议召集和和主持。会议主主席制要要求轮值值主席在在会

4、前做做好充分分的准备备，了解解本次会会议各部部门需要要汇报或或讨论的的重要问问题，形形成书面面的主持持提纲。5、会议议主持人人职责会议主主持人应应预先将将会议内内容通知知与会者者使会议议讨论有有的放矢矢会议开开始后就就议题的的要旨必必须做简简洁说明明引导讨讨论并在在预定时时间内作作出结论论就会议议讨论整整理出的的结论交交全体与与会人员员确认，需表决决的应通通过表决决确认确定专专人做好好会议记记录，及及时整理理会议纪纪要、编编号、下下发及归归档管理理6、会议议纪要管管理规定定1）会议议纪要的的形式与与签发公司办办公例会会会议纪纪要、决决议，由由行政管管理部整整理成文文行政管管理部根根据会议议内容

5、的的需要在在限定时时间内完完成纪要要和决议议的整理理工作会议纪纪要和决决议形成成后，参参会的公公司领导导班子成成员签字字确认会议纪纪要发放放前应填填写（会会议纪要要发放审审批单）。审批批单内容容包括纪纪要编号号=发放放范围、主管领领导（主主持会议议的领导导）审批批意见会议纪纪要应有有发文号号，发放放时应填填写文文件签收收记录表表，并并由接收收人签收收会议纪纪要应分分类存档档，并按按重要程程度确保保保存期期限2）会议议纪要的的备忘会议纪要要作为公公司的重重要文件件，备忘忘已研究究决定的的事项，发至参参加会议议全体人人员，以以便对照照核查落落实7、会议议注意事事项要求参参加会议议人员提提前5分分钟

6、到场场实行会会议人员员签到制制度做好会会议内容容准备，并做好好会议记记录会议期期间会议议人员注注意力集集中，禁禁止打瞌瞌睡或做做与会议议无关的的事情会议期期间将通通讯器材材设定在在静音状状态或关关机，非非紧急事事件应尽尽量避免免接电话话。附表：会议计划划表附表表11-1会议名称称开会次数数开会日期期开会时间间会议目的的及宗旨旨与会人员员司仪主席会议召集集单位会议记录录总务与会者应应备资料料会场标示示资料日前或事事前的分分发资料料会议审核核表附表表11-2注意要点点查核栏开会的目目的本次的会会议是否否实际需需要？（是否只只是流于于形式的的例行会会议？有有没有其其他更好的解解决方法法？）开会的目目

7、的是否否正确？设定要项项方面开会的时时机、时时间是否否妥当？开会的场场所是否否恰当？所邀请的的与会人人员是否否恰当？开会通知知方面是否对于于与会人人员确实实通知妥妥当了？对于开会会的主旨旨、议题题是否确确实通知知与会人人员？是否事先先通知与与会人员员应当事事先就议议题做好好准备呢呢？是否通知知与会人人员事先先备妥有有关资料料呢？会议的准准备方面面是否事先先拟就议议题进行行顺序及及时间的的分配呢呢？事前是否否应当分分发参考考资料呢呢？是否否已经做做了应变变的准备备呢？是否安排排好会议议记录呢呢？是否必须须用到幻幻灯机或或录象机机等的机机械设备备呢？会议议程程表附表表11-3XXX会会议议程程年月

8、日日序号程序主持人时间分配配备注1234567会议通知知单附表表11-4被通知人人发文文号附件日期议题开始时间间开会地点点主持人联络人（或单位位）电话拟聘请出出（列）席单位位及人员员备注发文单位位回执月日寄来来关于月月日召开开会议的的通知单单收悉，本人届届时将到到会。拟出席人人：月日日会议记录录表附表表11-5年月日编编号时间月日时至至月日时时地点主持人记录人会议名称称参加会议议题题实施要点点期限负责人追踪情况况（时间间）审核会议发言言要点记记录表附附表111-6会议时间间月日会会议名称称会会议地点点发言者主旨发言要点点重要程度度主要反对对意见检讨事项项二、会议议室使用用管理制制度会议室是是公

9、司举举行会议议、接待待外宾和和客户的的场所，为加强强其使用用管理，特制定定本制度度会议室室由行政政部归口口管理各部门门需要使使用会议议室须事事先向行行政办公公室提出出使用申申请。会会议室拘拘役申请请方法如如下：各部门门有重要要会议需需要使用用大会议议室时，需由会会议主管管部门事事先填写写会议议申请单单经行行政办公公室主管管批准方方可使用用审核之之后的申申请单需需贴于会会议室门门口，会会议完毕毕后由行行政办公公室人员员将此单单收走其他部部门如有有重要会会议与此此预约相相冲突时时，由行行政办公公室协调调解决会议室室只限公公司内部部各部门门和子公公司使用用，外单单位借用用会议室室需经公公司领导导批准

10、，并到行行政办公公室办理理借用手手续。任任何部门门和子公公司无权权将会议议室借给给外单位位使用各部门门和子公公司使用用会议室室需经行行政办公公室同意意，领取取会议嗣嗣后要钥钥匙会议室室布置前前必须考考虑周详详，根据据布置任任务来确确定执行行人员，并做好好明确分分工会议现现场要做做好清洁洁保护工工作会议室室一切公公物未经经行政办办公室主主管许可可，不得得随意搬搬离办公公室爱护会会议室的的设施，保持会会议室清清洁附表：会议室使使用申请请表附表表11-7年月日日期时间会议名称称主持人地点人数备注申请使用用单位管理单位位名称填表人主管管理人事务科长长副经理会议室使使用登记记簿附表表11-8时刻日期78

11、91011121314151617181920备注1日2日3日4日5日第二节印印章管理理制度一、印章章管理制制度1、总则则为保证公公司印章章使用的的合法性性、严肃肃性和可可靠性，有效地地维护公公司利益益，杜绝绝违法行行为的发发生，特特制定本本制度2、印章章的刻制制、该刻刻和废止止公司印印章的刻刻制、该该刻与废废止的方方案由总总经理办办公室和和总经理理审批。其他单单位或人人员未经经批准严严禁私自自刻制印印章公司各各单位内内部印章章，必须须持公司司证明，到公安安部门指指定的刻刻字单位位制作。并由公公司总经经理办公公室备案案废止的的印章应应交总经经理办公公室保存存，保存存期限一一般为三三年公司的的印

12、章在在遇到散散失、损损毁或被被盗时，各管理理者应迅迅速向总总经理提提交说明明原因的的报告书书，由总总经理根根据具体体情况做做出处理理决定3、印章章的保管管与使用用工程项项目部实实行印章章保管、使用登登记制度度印章要要指定专专人负责责保管，并存柜柜加锁，要建立立印章保保管登记记册，载载明什么么印章、印文、印模和和保管人人姓名等等项印章保保管人员员要明确确责任，保证印印章的正正常使用用和绝对对安全，防止印印章被滥滥用或盗盗用。印印章保管管人员不不得委托托他人代代取代用用一旦发发现保管管的印章章有异常常情况或或丢失，印章保保管人员员应及时时保护现现场并报报告有关关部门用印时时，印章章保管人人员首先先

13、应检查查是否有有部门负负责人批批准的用用印章批批单，再再审阅了了解用印印内容，杜绝未未经审阅阅其内容容盲目盖盖印的现现象。每每次盖印印都应进进行登记记。附表：印章使用用申请单单附表111-99单位申请日期期年月日用印类别别份数文件名称称及说明明印鉴留存存核准申请人使用印章章审批表表附表111-110用印单位位用印人姓姓名用印时间间用何印章章用印事由由领导批示示签名：填表人：填表日日期：年年月日月/日编号内容摘要要批准人用印单位位承办人监印人用印数保留材料料归存处所所注：除了了单位介介绍信有有存根，发文有有发文登登记簿而而不用登登记外，其他每每次用印印，不论论大事或或小事都都应进行行登记。填表人

14、：填表日日期：年年月日二、介绍绍信管理理制度公司职职员出差差或到外外单位办办事，一一律持公公司介绍绍信并加加盖公司司印章开具单单位介信要先先填写签签批单，经部门门批准后后，由总总经理办办公室据据此单填填写介绍绍信，盖盖章后交交给需用用人介绍信信要编号号和存根根，存根根和发出出的信要要一致对未使使用的介介绍信要要及时收收回第三节办办公室管管理制度度一、文件件资料管管理制度度1、总则则为保证项项目施工工现场使使用的文文件和资资料得到到有效管管理，特特制定本本制度2、适用用范围本制度适适用于对对公司实实施项目目管理体体系要求求所形成成的全部部文件和和资料，包括适适当范围围的外来来文件和和资料的的管理

15、3、职责责经理办办公室负负责组织织贯彻实实施本制制度经理办办公室综综合档案案室负责责公司项项目挂你你文件的的收发，文件和和资料的的贮存和和管理各职能能部门负负责职责责范围内内支持性性文件和和资料以以及作业业指导书书的编制制、发放放、更改改的控制制和管理理项目经经理部负负责对接接收的文文件、资资料和施施工过程程中形成成记录的的控制和和管理4、文件件资料的的编制与与审批各职能能部门按按项目管管理职责责编制相相应文件件文件拟拟稿要求求一律使使用碳素素墨水或或蓝黑墨墨水，字字迹清楚楚文件底底稿应保保留，并并附在一一份印制制的文件件后面由由经理办办公室综综合档案案室存档档备查项目管管理职能能部门编编制的

16、支支持性文文件，由由职能部部门领导导审批，必要时时，由公公司主管管领导审审批。纳纳入公司司项目管管理体系系支持性性文件范范围的国国家法律律以及上上级部门门颁发的的有关管管理办法法、文件件等，唷唷各职能能部门领领导确定定文件和和资料内内容需进进行更改改，由制制定该文文件的部部门负责责实施。文件和和资料经经多次或或大面积积内容更更改后，要重新新印制文件和和资料更更改的审审批由原原审批部部门或人人员进行行。若指指定其他他部门或或人员审审批时，该部门门或人员员要获得得原审批批部门或或人员所所依据的的有关背背景资料料。禁止止未经授授权和批批准的任任意更改改文件更更改时，与更改改文件有有关的其其他文件件的

17、相关关内容必必须同时时修改，以保证证相关文文件的有有效性各职能能部门编编制文文件修改改记录，记录录文件的的修改情情况对项目目管理体体系有效效运行起起重要作作用的各各个工作作场所，都得使使用相应应文件的的有效版版本，及及时撤出出作废文文件5、文件件资料登登记、发发放和回回收1）文件件和资料料登记项目管理理职能部部门、项项目经理理部的资资料员按按文件编编号、文文件名称称等项目目，填写写受控控文件清清单。项目经经理部与与业主、设计单单位、监监理单位位之间涉涉及工程程项目的的来往函函件也要要进行登登记，按按本单位位实际情情况对文文件、资资料分门门别类进进行登记记2）文件件的收发发文件饿饿发放范范围，由

18、由该文件件的批准准人决定定。资料料员按规规定发放放，收文文人员必必须在发放回回收登记记表上上签字，以便备备查项目经经理部需需要分发发的文件件和资料料，如目目标、指指标及管管理方案案等，由由主管领领导确定定发放范范围，资资料员负负责发放放，并填填写发发放回收收登记表表各职能能部门下下发的支支持性文文件应及及时通知知公司经经理办公公室综合合档案室室3）文件件资料的的回收资料员员对被替替代或作作废、失失效文件件和资料料，按发发放范围围及时回回收，并并在发发放回收收登记表表上注注明回收收日期资料员员对调离离本单位位人员领领取的文文件和资资料予以以回收项目经经理部解解体时，各职能能部门对对其领用用的文件

19、件和资料料予以回回收6、文件件和资料料的存档档项目管管理职能能部门和和项目经经理部的的资料员员每半年年检查一一次在用用文件和和资料的的有效性性，并将将检查结结果报送送公司经经理办公公室综合合档案室室作为资资料留存存的作废废文件和和资料，由资料料员将其其及时交交回公司司经理办办公室综综合档案案室，并并在登记记此文件件的相关关表格上上标识出出“该文文件作废废”字样样。该文文件由发发放部门门销毁经理办办公室综综合档案案室保管管体系管管理文件件和职能能部门移移交的全全部文件件和资料料综合档档案室于于次年一一季度前前收回替替代或作作废、失失效的管管理文件件。填写写文件件销毁（留用）申请表表，报报部门领领

20、导批准准后统一一销毁。附表：受控文件件清单附附表111-122序号文件编号号文件名称称份数备注注：文件件作废或或换版时时，在备备注栏中中注明。资料管理理清单附附表111-133类别目录资料盒设设立备注文件收文规范性文文件项目部发发文部门联系系单（函函）外来文件件发文对外报告告对内报告告申请部门事项项联系单单资料ISO990022宣传资资料宣传资料料采购资料料采购资料料合同资料料合同资料料供应商资资料供应商资资料对供应商商的选择择、评价价质量资料料材质书各类质量量记录表表往来帐户户往来帐户户报表报表其他资料料其他资料料发放回收收登记表表附表111-114序号文件编号号文件名称称接收人签签字接收日

21、期期回收日期期备注文件和资资料现行行状态清清单附表表11-15序号文件名称称修订次数数生效日期期现行状态态文件修改改记录附附表111-166序号文件编号号文件名称称修改时间间修改性质质备注文件销毁毁（留用用）审批批表附表表11-17序号文件编号号文件名称称批准人批准时间间原因份数备注文件和资资料借阅阅登记表表附表111-118序号名称及编编号领导签批批借阅者借阅日期期归还时间间备注外来文件件管制表表附表111-119序号文件名称称文件编号号份数版本持有部门门登记日期期二、文印印管理制制度文件资资料的复复印、打打印须经经所在部部门负责责人签字字同意后后才予办办理。部部门经理理不在时时，可经经总经

22、理理办公室室主任同同意后办办理（机机密件除除外）私人资资料不得得在公司司打印、复印文印室室工作人人员应认认真做好好本职工工作，按按时完成成任务。对收到到的文件件资料，文印室室工作人人员应及及时给有有关部门门、人员员送发，或及时时通知有有关人员员到文印印室取回回，不得得延误文印室室工作人人员应树树立严格格的保密密观念，不得随随意将打打印、复复印或传传真资料料中有关关商业秘秘密或企企业管理理中须保保密的事事项透露露给他人人，不得得截留任任何文件件对送来来打印、复印、传真的的文件资资料，文文印室工工作人员员应做好好登记，并在月月终统计计核算。涉密文文件的复复印废件件应及时时销毁不得擅擅自复印印绝密文

23、文件和个个人资料料。复印印机密文文件需经经公司领领导批准准复印机机由专人人保管使使用，其其他人员员非经允允许不得得自行开开机文印室室工作人人员应按按规程操操作文印印设备，定期对对设备进进行维护护、检测测、保养养，下班班时注意意检查设设备电源源的关闭闭情况，断开电电源三、办公公用品管管理制度度为规范办办公用品品的管理理，提高高工作效效率，特特制定本本制度公司办办公用品品采用定定额预算算管理制制公司各各部门必必须将所所需办公公用品提提前半个个月报至至行政办办公室，行政办办公室根根据实际际用量和和库存情情况制定定购置计计划，经经总经理理批准后后购置每月月月底前，物资部部统计各各部门的的办公用用品清单

24、单报行政政办公室室对于预预算限额额内的办办公用品品领用，职员须须填写办公用用品申领领单，经部门门经理根根据预算算审核签签字后，直接到到物资采采购中心心领取备品发发放采取取定期发发放制度度，每月月的1日日和155日办理理，其他他时间不不予办理理备品仓仓库设专专人负责责。备品品入库需需根据入库单单严格格检查品品种、数数量、质质量、规规格、单单价是否否与进进货单相符，按手续续验收入入库，登登记入帐帐。为办办入库手手续，财财务一律律不予报报销备品保保管要材材料清、帐目清、数量清清，摆放放整齐、库房整整齐，帐帐、卡、物一致致，做到到日清月月结。做好出出库管理理。在日日清月结结的条件件下，仓仓库负责责人月

25、末末必须对对所有单单据按部部门统计计，及时时转到财财务部结结算各部门门设立耐耐用办公公用品档档案卡，由行政政办公室室定期检检查使用用情况，如非正正常损坏坏或丢失失，由当当事人赔赔偿公司员员工离职职时，须须如数退退还办公公用品（易耗品品除外）。如有有遗失按按公司规规定赔偿偿，否则则，不予予办理离离职手续续附表：办公用品品采购计计划表附附表111-200填表日期期：年月月日采购办公公用品明明细办公用品品名称规格使用目的的备注领导意见见签字：办公用品品领用申申请附表表11-21填表日期期：年月月日申请人姓姓名工作岗位位职称领用办公公用品明明细办公用品品名称规格领用目的的备注领导意见见签字：办公用品品耗用统统计表附附表111-222部门上月耗用用金额（元）本月耗用用金额（元）差异额（元）差异率%人数说明代号名称总务部经经理：经经办人：注：差异异额为本本月耗用用金额减减去上月月耗用金金额的代代数差。重要办公公用品登登记表附附表：111-223管理部门门：总经经理办公公室使用部门门：名称编号规范厂名或牌牌名构造附属设备备存放地点点耐用年限限原价增加价值值日期凭证号数数单位数量增加减损结存年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日办公用品品管理检检查表附附表111