办公用品管理标准

1、办公用品管理标准 ZTJS-BG-02-2018（A）-20 办公用品管理标准1 范围本标准规定了集团公司办公用品管理的基本要求，办公设备家具的配置标准，办公用品采购、发放、盘点的具体流程。本标准适用于集团公司本级和下属各单位的办公用品管理。2 规范性引用文件及术语和定义2.1 规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。 2.2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.2.1 固定资产类办公用品指单价超过5000元或使用年限超过1年的办公用品，一般包括办公设备、办公

2、家具等。2.2.2 易耗类办公用品指单价低于5000元且使用年限不超过1年的办公用品，一般包括办公文具、生活用品等。3 职责3.1 集团公司分管领导职责3.1.1 负责审批总部机关固定资产类办公用品。3.2 集团办公室职责3.2.1 负责制定总部机关年度固定资产类办公用品投资计划，汇总制定集团公司年度固定资产类办公用品投资计划。3.2.2 负责审核总部机关办公用品购置申请。3.2.3 负责机关所有办公用品的购置、发放、登记建账、盘点及处置工作。3.2.4 对二级单位办公用品管理情况进行监督和检查。3.3 集团信息部职责3.3.1 负责总部机关电子类办公设备的维修。3.3.2 负责出具总部机关员

3、工更换电子设备时旧设备的更换鉴定报告。3.4 集团财务部职责3.4.1 负责与办公室共同做好总部机关固定资产类办公用品的年度盘点工作。3.5 二级单位领导职责3.5.1 负责审批本单位的年度固定资产类办公用品投资计划。3.5.2 负责审批本单位的固定资产类办公用品的购置申请。3.6 二级单位办公室职责3.6.1 负责做好本单位的办公用品管理工作。4 办公用品管理的目的与风险4.1 集团公司办公用品管理的目的是为进一步规范办公用品管理工作，提高固定资产类办公用品的使用效率，节约资源，降低企业运营成本，建立绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，促进企业发展。4.2 集团公司办公用品管理工作原则：选用绿

4、色环保类办公用品。各级单位采购办公用品，在保证满足工作需要的同时要优先选用绿色环保类办公用品。先审批后购买的原则。购买固定资产类办公用品时要先提交购置申请，待相应的领导批准后方可购买。在办公设备家具配置标准范围内购买。各级单位购买的固定资产类办公用品要严格按照本办法规定的价格配置范围执行购买，不得擅自购买超出标准的办公用品。4.3 集团公司办公用品管理的关键绩效指标包括：办公用品的日常使用及维修情况。办公用品的使用是否存在铺张浪费。4.4 集团公司办公用品管理需应对的主要风险包括：办公用品购买超出标准。5 办公用品管理标准内容5.1 办公用品管理工作总体要求5.1.1 集团公司办公用品管理实行

5、三级管理。集团办公室负责集团本级办公用品管理，监督各二级单位、三级单位做好办公用品管理工作。各二级单位负责各二级单位机关办公用品管理，监督本单位所属各二级单位的办公用品管理工作，各三级单位负责本单位的办公用品管理工作。5.1.2 各二级单位要根据集团公司文件要求，制定本单位的办公用品管理制度，加强本单位办公用品管理，明确办公用品管理责任部门。5.1.3 各单位在制定年度购置计划时要根据本单位实际情况制定，确保上报数据准确、符合实际，不准虚报、瞒报，影响集团公司整体投资计划的准确性。5.1.4 各级办公用品管理部门购置办公用品时严格按照配置价格标准执行（见附录C），新购置的固定资产类办公用品最低

6、使用年限为6年。5.2 固定资产类办公用品管理5.2.1 制定投资计划。每年年末，集团公司办公室将在内部网站上发布上报各单位本年度投资计划完成情况及下一年投资计划的通知，各三级单位将下一年的购置需求报送至二级单位办公室，由二级单位办公室汇总，结合二级单位机关购置需求，编制本单位下一年的购置计划及可行性报告,统一报至集团办公室。集团办公室汇总各单位报告，编制成集团公司年度固定资产类办公用品购置总计划及可行性报告，经集团公司办公设备类固定资产管理委员会批准及经投资委员会审批后下达计划，各单位可按批准后的计划执行。5.2.2 签订合作协议。集团公司目前固定资产类办公用品已基本配置饱和，采购方式为以旧

7、换新或零星采购，在无批量采购的情况时可每年年初对供应商进行一次招标，确定本年度的中标供应商，签订合作协议。若供应商连续中标两年以上且产品质量、服务质量均能满足使用需要，可采取议标的方式与其签订年度合作协议。5.2.3 提交购置申请。总部各部门购置固定资产类办公用品时需先提交购置申请，经本部门负责人审批后递交至办公室，如购方式为以旧换新，需同时附上信息部开具的旧设备鉴定报告。办公室根据年度投资计划及信息部的鉴定报告提出审核意见，由分管领导审批通过时购买。如因实际工作需要，购置超出标准的办公用品时，需在提交申请时详细说明购置原因及购置后的工作安排，经本部门分管领导及办公室分管领导审批后方可购买。5

8、.2.4 固定资产类办公用品的验收、发放、登记建账。办公用品购买后由办公用品发放员组织申请人共同对新购置办公用品进行验收，确认无误后由办公用品发放员打印标签（见附录D），粘贴在办公设备的醒目位置，并填写“固定资产类办公用品调拨记录单”（附录E），由使用人签字后领取，同时，办公用品发放员将新购置办公用品录入办公用品登记台账（附录F）。5.2.5 办公用品的调拨使用。办公用品使用人岗位变动时，集团办公室将使用人使用的办公用品统一收回保管，以备调拨给其他员工使用。若使用人使用的设备中存放了较多重要个人资料且岗位调整在集团公司范围内，可填写资产调拨申请，由原部门负责人签字后递交至办公室，办公室、财务部

9、共同审核后交由办公用品分管领导审批，审批通过后可进行资产调拨，办公室、财务部同时销账。5.2.6 年度盘点。 集团办公室每年年底将在内网发布通知，对总部机关的固定资产类办公用品的使用状态、数量、位置进行盘点，盘点过程由财务部负责监督。盘点结束后，由办公室制作“固定资产类办公用品盘点表”，形成盘点报告，盘货人和监盘人共同签字，若有盘盈或盘亏情况，要另写情况说明，盘点表由办公室分管行政的副主任进行审核。5.2.7 固定资产的处置 每年年底盘点结束后，集团办公室将库房中存放的淘汰办公用品交由集团公司合作的环保回收单位进行折价回收，回收价值可抵等额的易耗类办公用品使用。电脑类办公设备以旧换新时，使用人

10、若对淘汰设备有继续存在的需求，可提出申请递交至财务部，经财务部负责人审批后向财务部缴纳该设备剩余的资产残值，便可自行处理该设备，财务部、办公室同时销账(涉密电脑按照保密管理标准处理)。5.3 易耗类办公用品管理5.3.1 采购易耗类办公用品可采取市场询价的方式进行对比，选择选择价格最低的供应商，与其签订供货协议，并做好询价记录。5.3.2 集团办公室需要对日常办公常用的签字笔、打印纸、铅笔、橡皮、胶棒、档案袋、文件盒等办公文具做少量库存，以满足总部机关日常工作消耗需要。5.3.3 易耗类办公用品需求部门可直接到办公用品发放员处签字领取日常办公所需的易耗品，办公用品发放员做好领取登记工作。6 报

11、告和记录6.1 报告和记录表1给出了执行本标准形成的报告和记录。6.2 支持性文件无。表1 报告和记录序号对应附录报告和记录编号名 称保存期限1附录CJSBG0220B1固定资产类办公用品配置标准永久2附录DJSBG0220B2标签永久3附录EJSBG0220B3固定资产类办公用品调拨记录单4附录FJSBG0220B4办公用品登记台账办公用品管理标准 ZTJS-BG-02-2018（A）-20PAGE 14附录A.1（规范性附录）集团公司总部办公用品管理流程图集团公司总部办公用品管理流程图JSBG0220L1-1附录A.2（规范性附录）集团公司总部办公用品管理流程说明表集团公司总部办公用品管理

12、流程说明表JSBG0220L1-2序号流程步骤步骤说明时限主责部门重要输入重要输出1开始总部各部门需要购置办公用品时，流程开始。即时集团办公用品需求部门2制定投资计划每年年初，集团办公室汇总总部各部门及各二级单位报告，编制成集团公司年度固定资产类办公用品购置总计划及可行性报告，经集团公司办公设备类固定资产管理委员会批准及经投资委员会审批后下达计划，各单位按批准后的计划执行。20天集团办公室3签订合作协议在无批量采购的情况时可每年年初对供应商进行一次招标，确定本年度的中标供应商，签订合作协议。若供应商连续中标两年以上且产品质量、服务质量均能满足使用需要，可采取议标的方式与其签订年度合作协议。5天

13、集团办公室4判定办公用品是否属于固定资产类判定所需办公用品属于固定资产类或是易耗类。如果不是进入步骤5，如果是进入步骤6。单价超过五千元为固定资产类，单价低于两千元属于易耗类办公用品，单价2000元-5000元的办公用品纳入固定资产类管理。即时集团办公用品需求部门5领用若需要易耗类办公用品，可到办公室领取。0.5天集团办公室6登记总部办公用品保管员做好易耗类办公用品的发放登记工作。0.5天集团办公室7判定是否为新购置办公用品判定所需办公用品为新增设备或是置换设备。如果是进入步骤8，如果不是进入步骤9。即时集团办公用品需求部门8填写购置申请若新购置固定资产类办公用品，需提出书面的购置申请，申请中

14、写明所需要购置的办公用品名称及数量，经本部门部长审批签字后报至办公室。即时集团办公用品需求部门购置申请9出具报废鉴定报告若置换固定资产类办公用品，由信息部出具旧设备的书面鉴定报告，经信息部鉴定人签字后再提出书面的购置申请，申请中写明所需要购置的办公用品名称，经本部门部长审批签字后报至办公室。1天集团办公用品需求部门信息部报废鉴定报告10审核办公室根据申请部门目前办公设备的使用情况及使用率进行审核。1天集团办公室11审批办公室将审核后的购置申请报至办公室的分管领导进行审批。1天集团办公室12购置【C01】办公室根据领导审批后的购置申请购买办公设备。采购时按照文件中规定的标准价格进行采购3天集团办

15、公室固定资产类办公用品配置标准13登记建账购买办公设备后，办公室办公用品保管员将新购置的设备信息录入办公资产管理台账。0.5天集团办公室办公用品登记台账14粘贴标签办公用品保管员给新购置的设备制作标签，标签上写明设备型号、购置时间、使用人、使用部门，粘贴在设备醒目位置。0.5天集团办公室标签15发放办公用品保管员将新购置设备发放给申请部门，填写办公设备移交单，双方签字确认。0.5天集团办公室固定资产类办公用品调拨记录单16批量报废办公室每半年将置换下来的设备交由合作的回收公司进行统一清理。1周集团办公室17盘点集团办公室每年年底发布盘点通知，联合财务部、纪委办公室对总部机关办公资产进行统一盘点

16、，编制盘点表，形成盘点报告。1周集团办公室18结束盘点结束后本流程结束。附录A.3（规范性附录）集团公司总部办公用品管理流程风险控制矩阵集团公司总部办公用品管理流程风险控制矩阵JSBG0220L1-3风险编号风险描述风险类别发生概率影响程度风险等级控制编号控制点控制措施责任部门R01办公用品购买超出标准财务12极低风险C01购置【C01】采购时按照文件中规定的标准价格进行采购集团办公室备注：1、风险类别：按性质分别选填战略、财务、市场、运营、法律。2、发生概率按从小到大分为15级，影响程度按事项对本流程控制目标的影响严重程度从低到高分为15级。3、风险等级划分标准：极高风险、高风险、中风险、低

17、风险、极低风险。风险判定标准：极低风险：风险评分3分；低风险：3分风险评分6分；中等风险：6分风险评分12分；高风险：12分风险评分20分；极高风险：风险评分20分（风险评分=发生概率影响程度）。附录A.4（规范性附录）集团公司总部办公用品管理流程权限指引表集团公司总部办公用品管理流程权限指引表JSBG0220L1-4序号事项责任部门集团办公室信息部集团机关相关业务部门集团领导总经办秘书负责人副部长负责人业务系统分管领导1制定投资计划办公室执行申请审批2签订合作协议办公室执行审批3判定种类办公用品需求部门拟定4领用集团办公室执行5登记集团办公室执行配合6判定购置方式办公用品需求部门拟定7填写购

18、置申请办公用品需求部门申请8出具报废鉴定报告信息部审核9审核集团办公室建议审核10审批集团办公室审批11购置集团办公室执行12登记建账集团办公室执行13粘贴标签集团办公室执行14发放集团办公室执行配合15批量报废集团办公室执行16盘点集团办公室执行配合附录C（规范性附录）固定资产类办公用品配置标准固定资产类办公用品配置标准JSBG0220B1设备名称单价上限（元）建议品牌备注台式电脑5000联想、戴尔、惠普笔记本电脑6000联想、戴尔、惠普、东芝BIM电脑15000联想、戴尔财务电脑7000联想、戴尔A4黑白打印机1200惠普激光A4多功能一体机3500惠普、爱普生激光A4彩色打印机3500惠普、爱普生激光A3彩色打印机15000惠普、东芝激光大型复印机13000佳能、东芝、理光挂式空调3000格力、美的、海信1P或大1P柜式空调6000格力、美的、海尔2P照相机2000索尼、松下、佳能电视机3000小米、乐视员工办公家具5000包括1张办公桌、1把椅子、1个附柜、1个书柜领导办公家具15000包括1张班台、1把椅子、1个附柜、1个推柜、1组书柜会议桌8000沙发茶几40003人沙发、茶几各一个附录D（规范性附录）标签（式样）标签（式样