事务性业务流程优化成果文件课件

1、万科事务性业务流程优化成果总结汇报Page 2 本次流程优化项目的实施范围, 覆盖10大类70支事务性审批流程工程项目设计项目开发营销客户服务市场企划战略管理预算管理资金计划管理供应商管理项目管理客户关系管理人力资源管理质量/风险管理合同审批(新增、变更与终止）招投标付款结算收款进程控制验收确认销售323612商业开发1433行政人事财务1063Page 3 现状I：事务性审批流程效率有待提升-合同与付款的事务性审批过程中存在不必要的环节员工普遍认为事务性审批流程中存在不必要的环节其中财务部与项目发展部的呼声最明显同时，不必要的审批环节已经成为公司内资深人员的抱怨焦点Page 4 现状II：事

2、务性审批流程效率有待提升- 审批流程往往因为某一环节的耽误而影响工作效率基本认同的比例Page 5 现状III：事务性审批流程效率有待提升- 四分之一的事务性审批流程参与者不完全清楚自己所应承担的责任在不完全清楚流程中所承担责任的群体中，万科的中坚力量反而认同度低，表明部分流程审批的参与者对自身涉及的审批环节并不认同而对于新进员工而言，流程对他们而言是陌生的Page 6 现状IV：事务性审批流程效率有待提升- 现有信息系统无法满足高效的事务性流程上海万科员工普遍认为IT系统需要提升有三分之一的被调查员工被现有系统中出现的卡单/丢单困扰过Page 7 现状V:事务性审批流程的维护体系有待建立-员

3、工不清楚流程出问题时应该找谁Page 8 事务性审批流程周转时间现状合同审批时间现状付款审批时间现状Page 9 上海万科业务流程业务流程优化的整体目标与实现手段关注事前控制审批点化繁为简强化流程执行效率促进信息集成增进知识分享建立流程维护体系确定事前控制点确立RACI及审批阀值确定系统核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理架构提升事务性审批执行效率提高资金计划准确率建立风险内控优化体系Page 10 合同、资金计划与付款框架型流程法律条款质量标准合同主体(资质、历史纪录）价格和目标成本匹配目标成本管理供应商管理质量/风险管理付款条款资金管理签订合同资金计划验收付款合同执行、确认标

4、准/ 履约时间项目管理三个月滚动资金计划执行付款按合同标准验收确认按时、按质履约管理体系设定事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 11 合同、资金计划与付款的职能分工设定事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系白马花园项目经理四季花城项目项目经理 合同 约束交付确认付款计划与实现合同主体合同总价合同付款计划交付质量标准付款条件法律条款服务与货物的交付进程控制根据合同标准进行验收确认是否需要人为调整付款节奏重执行监控重设定目标与专业执行标准，风险控制采购管理部营销管理部设计管理

5、部工程管理部市场企划部成本管理部Page 12 利用合同、验收确认程序以及资金计划简化付款控制主办财务专员付款申请在项目专业资金计划内？公司资金余量许可否？财务经理出纳付款事项，总价复核及单据审核事业部总经理在项目资金流出总量内？付款事项审核确认是是付款否是集团融资否项目经理合同验收确认单是否可与资金计划完全匹配？否否是有合同工程类付款示例发票设定事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系付款事项审核确认Page 13 工程类合同体系招标定标合同签订招标合同非招标合同战略协议子合同审价合同免招标合同小额合同(10万)通用类工程合同营销相关流程

6、步骤合同分类体系合同附属类型设定事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系配套及报批报建Page 14 招投标合同审批流程招投标流程招标定标合同审批流程角色现状优化后现状优化后现状优化后采购主办A1A1A1A1A1A1采购部经理R2R4R2R3(会签）R2R4成本主办A5A2A3A2A3R2成本复核R4成本部经理R6R3 (会签）R4R3(会签）R5 I财务主办A6 I /C财务部经理R7法务R7R3(会签） R3项目部工程师A3A1II事业部总经理/项目经理R4R3 (会签）III工程总监R5 (质量标准）IR8(500万）I分管副总R8R

7、6R5(300万）R4(500万）I总经理R6(300万）R5(300万）签章R10R5归档R11A6A:执行者 R:责任人 C:被咨询人 I: 被知会人6年，合同总价 300万的工程类采购招标业务共项，占总量的。设定事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 15 战略子协议与小额合同审批流程招投标流程战略合作子协议配套/小额合同流程角色现状优化后现状优化后采购主办R3R2I采购部经理R4II成本主办R5R3R3R2成本部复核R6R4 成本部经理R7IR5R3财务主办R8IR6 I财务部经理R9R7法务R5R4(非标）项目部工程师A

8、1A1A1A1事业部总经理/项目经理R2R5R2R4分管总监R8R5（配套）分管副总R9总经理签章R10R6R10R6归档R11A7R11A7A:执行者 R:责任人 C:被咨询人 I: 被知会人设定事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 16 免招投标合同审批流程招投标流程1免招标申请 免招投标合同审批流程角色现状优化后现状优化后采购主办A1A1A1A1采购部经理R3R3（会签)R2R5（会签）成本主办R4A2R4A2成本部复核R5成本部经理R5R3（会签)R6R3财务主办R7 I财务部经理R8法务R4（非标）项目部工程师A1A1

9、A1A1事业部总经理/项目经理R2R3（会签)R3R5（会签）分管总监R9分管副总R6R4 (00万）签章R11R7归档R12A8合同总价00万的工程类采购免招标业务共项，占总量的左右。A:执行者 R:责任人 C:被咨询人 I: 被知会人设定事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 17 工程类付款审批体系有合同付款无合同付款一般工程类审价合同相关付款类型附属类型在途合同与营销相关一般工程类审价合同相关与营销相关与营销相关特指与特急样板房装修房相关付款工程结算累计合同付款金额大于80%一般工程类结算保修金支付工程扣款设定事前控制明确

10、RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 18 明确付款审批的流程角色招投标流程验收/确认有合同工程结算流程角色现状现状优化后现状优化后项目主办工程师A1A1A1A1A1项目组主管经理/项目经理R1R1R2（与资金计划不匹配）R1R2事业部总经理/项目经理R3(项目专业资金计划外）成本部主办R4R2R2R3成本部复核R3R3R4成本部经理R4R4R5财务部项目对接人R5R5财务经理R6R4(项目资金计划外）分管总监R7(50万)R5(10万)R6(10万)分管副总R8(500万)R6(300万)R7(=500万)R7(=300万)R8(=300

11、万)总包R2监理R3A:执行者 R:责任人 C:被咨询人 I: 被知会人设定事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 19 明确付款审批的流程角色招投标流程无合同申请无合同付款在途合同付款(规定用途，设定限额）流程角色现状优化后现状优化后现状优化后项目主办工程师A1A1A1A1A1事业部总经理/项目经理R3R4(计划外）R4成本部主办R1R2R2R2R2成本部复核R3成本部经理R4R3R3财务部项目对接人R5R6R8财务经理R6R5(计划外）R7(计划外）分管总监R4（配套+ 3万 and 10万）R7(10万)R5（=10万)R6

12、 (50万）总经理工程总包监理A:执行者 R:责任人 C:被咨询人 I: 被知会人设定事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 20 设计类合同体系合同审批通用设计类合同营销设计类合同工程设计类合同流程步骤合同分类体系类型描述事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系长期战略合作议成本记入工程成本项下，如小区内园林设计成本记入营销费用项下，如售楼处设计仅针对为金额为0的战略性框架合作协议一般通用的设计类合同Page 21 设计部合同审批流程招投标流程长期战略协议通用设计类营销设计类

13、工程设计类流程角色新增现状优化后现状优化后新增设计主办A1A1A1A1A1A1成本主办A3R2A4R3R3财务审核R6IR5法务R2A2R3（非标）A2R4(非标）R4(非标）设计事业部经理/专业经理R4(10万）R6（30万）R5(=10万）R5营销部助理A3A2营销部营销经理CC营销部事业部经理R7R5（=30万)R7(=30万)项目部工程师A2事业部总经理I（目标成本外）R6（=100万)R6(=100万)R6(=30万)R8(=30万)R7 (=30万)签章R5A7R7A9R9R8归档A8A10A10A9A:执行者 R:责任人 C:被咨询人 I: 被知会人事前控制明确RACI及审批阀值

14、明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 22 设计类付款审批体系有合同付款无合同付款付款类型附属类型在途合同与营销相关特指与特急样板房设计相关付款事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 23 设计部付款审批流程招投标流程验收确认有合同付款无合同申请无合同付款在途合同付款流程角色现状优化后现状优化后现状优化后现状优化后设计主办A1A1A1A1A1A1A1设计事业部经理/专业经理R1R2(非完全匹配）R11 万R2(非完全匹配）R3设计部经理R210万R210 万R2 1万R3 5 万R4财务对接人R

15、4R5R4R5R7财务经理R4(项目资金计划外）R4(项目资金计划外）R6(项目资金计划外）事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 24 合同付款计划建立集成化的信息流序号申请人项目专业合同内容/款项名称收款单位合同金额合同已付金额本月计划付款第二月计划付款第三月计划付款计划类型集中付款非集中付款原计划付款本次计划付款9号22号123451通过统一的项目、专业、合同编号将合同/付款计划，资金计划信息串联注：通过定义计划付款类型，包含A: 已确认/验收- 单据已全，B: 已验收/确认- 单据未全，C:预测类，明确付款的优先级递交事前

16、控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 25 建立集成化的信息流事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 26 设定单位流程执行时间上限每季度跟踪流程的执行时间，对各部门各审批环节的单位平均执行时间超过目标值上限的人员进行通报，以加强流程执行时间事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系Page 27 多维纪录合同与付款的累计金额事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时间建立系统台帐建立流程的管理体系营销合同审批表Page 28 上海万科内部管理流程的管理控制架构风险容忍度风险评估与分析 优化策略战略与管控模式组织结构详细优化与设计（流程、角色、信息技术、绩效）内控- 流程管理人员内控- 流程管理人员董事会或总经理办公会决策高级管理层决策高级管理层会决策流程所有者决策事前控制明确RACI及审批阀值明确系统的核心功能单位目标审批时