KS-ERP组织结构指导书

1、 KS-ERP组织结构指导书广州市科思电脑脑系统有限公公司编制2002.111.08TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc37468154 KS-ERP组组织结构指导导书 PAGEREF _Toc37468154 h 3 HYPERLINK l _Toc37468155 第一章 组织结结构概述 PAGEREF _Toc37468155 h 3 HYPERLINK l _Toc37468156 组织结构 PAGEREF _Toc37468156 h 4 HYPERLINK l _Toc37468157 第二章 部门职职能 PAGEREF _Toc37468157 h 5 H

2、YPERLINK l _Toc37468158 一、采购部门职职能 PAGEREF _Toc37468158 h 5 HYPERLINK l _Toc37468159 二、货品管理部部门职能 PAGEREF _Toc37468159 h 5 HYPERLINK l _Toc37468160 三、质量管理部部门职能 PAGEREF _Toc37468160 h 6 HYPERLINK l _Toc37468161 四、销售部门职职能 PAGEREF _Toc37468161 h 6 HYPERLINK l _Toc37468162 五、财务部门职职能 PAGEREF _Toc37468162 h

3、 6 HYPERLINK l _Toc37468163 六、行政人事部部门职能 PAGEREF _Toc37468163 h 7 HYPERLINK l _Toc37468164 第三章 关键岗岗位工作说明明书 PAGEREF _Toc37468164 h 7 HYPERLINK l _Toc37468165 一、采购部门主主管 PAGEREF _Toc37468165 h 7 HYPERLINK l _Toc37468166 二、采购员 PAGEREF _Toc37468166 h 88 HYPERLINK l _Toc37468167 三、货品管理主主管 PAGEREF _Toc37468

4、167 h 9 HYPERLINK l _Toc37468168 四、货品管理员员 PAGEREF _Toc37468168 h 10 HYPERLINK l _Toc37468169 五、仓库主管 PAGEREF _Toc37468169 h 11 HYPERLINK l _Toc37468170 六、仓库管理员员 PAGEREF _Toc37468170 h 12 HYPERLINK l _Toc37468171 七、质量主管 PAGEREF _Toc37468171 h 13 HYPERLINK l _Toc37468172 八、质量检验员员 PAGEREF _Toc37468172 h

5、 14 HYPERLINK l _Toc37468173 九、销售部门经经理 PAGEREF _Toc37468173 h 15 HYPERLINK l _Toc37468174 十、财务部门经经理 PAGEREF _Toc37468174 h 16 HYPERLINK l _Toc37468175 十一、会计 PAGEREF _Toc37468175 h 117 HYPERLINK l _Toc37468176 十二、出纳 PAGEREF _Toc37468176 h 118 HYPERLINK l _Toc37468177 十三、行政主管管 PAGEREF _Toc37468177 h 1

6、9 HYPERLINK l _Toc37468178 十四、人事管理理员 PAGEREF _Toc37468178 h 20KS-ERP组组织结构指导导书一个企业导入科科思KS-EERP后，将将实行新的业业务流程，业业务流程的正正确执行，主主要就靠科学学、合理的组组织结构。看看起来组织结结构是企业的的行政问题，实实际上，导入入了ERP系系统后，组织织结构必然要要考虑ERPP业务流程，重重新调整、优优化企业的组组织结构。本本指导书帮助助企业在导入入ERP系统统后，如何根根据ERP业业务流程，迅迅速合理的调调整企业组织织结构，以适适应ERP系系统的运行，从从组织上保证证ERP的成成功实施。本指导书

7、结合科科思KS-EERP软件KKS-ERPP的业务流程程，建议企业业如何设置部部门，各部们们应设置的职职位与人员，各各职位人员的的职责与任务务等。因此，本本指导书也是是务实的。第一章 组织结结构概述管理信息系统集集合规范管理理和先进的运运作模式,给给企业带来的的双重效益早早已为大家所所认同,这也也是众多企业业如此关注企企业信息化建建设的原因.中小企业要要实现其做大大做强的目标标.没有规范范的管理和高高效的运作模模式是不可以以想象的.在在中国,中小小企业信息化化建设的道路路并不是很平平坦的.很多多企业为此浪浪费了不少的的人力、物力力、财力,且且收效甚小,从而导致对对信息化建设设失去信心,对管理软

8、件件产生畏惧心心理.追究其其原因主要在在于一方面企企业着眼眼前前,强调现状状,而软件供供应商强调软软件的先进性性而忽视实用用性,很难将将管理软件的的设计思想与与企业的现实实很好结合;另一方面,有些软件供供应商出于商商业目的,一一味的服从于于客户的非原原则性要求,背离软件本本身设计的出出发点进行程程序设计,使使软件缺科学学性和对环境境变化的适应应能力,同样样没能很好的的实现预期的的效果.我们应该明白，仅仅仅购买一套套先进适用的的管理软件尚尚不足以使一一个企业建立立规范科学的的管理体系，反反过来,企业业缺乏一定的的管理体系也也不能更好的的发挥管理软软件所具有的的功能。.企企业在上马管管理信息系统统

9、之前,需要要构建自身的的管理平台以以配合软件实实施.如同飞飞机需要有平平坦的跑道才才能起飞一样样。许多大型型企业ERPP软件的实施施失败.就在在于盲目的夸夸大管理软件件对企业管理理优化的作用用,没能充分分认识实施管管理软件系统统与改善企业业管理之间的的关系.管理理软件是以业业务流程为导导向,企业本本身却很难在在电脑上开展展实际业务动动作，软件设设计是建立在在一定的管理理规范之上,为企业提供供了业务如何何进行(HOOW),但实实际业务活动动还需求知道道何人(WHHO),何时时(WHENN),何地(WHEREE)等诸多相相关要素,这这些在软件产产品中无法提提供,需要在在实施环节结结合软件平台台加以

10、明确。.组织结构的规规划和设计，就就是以客户为为线索.以业业务为核心,以流程为依依据，重新整整合业务、流流程、组织的的关系，搭建建一个通畅的的管理平台，实实现了中小型型企业业务、财财务一体化的的管理目标.本指导书为中小小企业在实施施科思KS-ERP时，提提供一套切实实可行,易于于实施的管理理解决方案,设计一套管管理平台以构构建企业组织织,规范管理理从而支撑EERP的运行行。.本指导书总体设设计思想,旨旨在构建支撑撑运运行的管理平平台,以配合合软件的实际际应用,针对对中小型企业业的管理特点点,给了组织织结构基本模模型,业务流流程和相关管管理规范及制制度.其中组组织结构部分分根据业务分分工的不同,

11、明确了各部部门岗位的职职责,以期在在组织结构上上为软件的实实施提供保障障.业务流程程给出了业务务具体的流程程描述.通过过联单的运用用结合软件平平台上的操作作有效的组织织实施业务活活动中从计划划到财务处理理的整个过程程.除包括软件件所涉及核心心业务流程以以外本方案同同时提供了与与开展业务活活动相关的管管理规范及制制度.这里需要说明的的是本指导书书旨在给出一一个中小型企企业指导性的的管理解决方方案.故所涉涉及到的组织织结构中的部部门只是为了了方便业务流流程的说明和和管理规范的的描述而给出出.在实际运运用中,企业业尚需要针对对自身的具体体情况进行适适当的职能组组合和流程调调整.组织结构作为一般的商业

12、业企业,其主主要的职能是是货品采购，销销售和财务管管理,因此,企业主要的的管理对象和和管理过程也也是围绕这三三项内容展开开,在对货品品采购，销售售和财务进行行管理的基础础上,配合相相应的职能管管理部门。一一般而言,对对于中小型商商业企业而言言,物品的采采购管理和质质量控制是相相当重要的,市场方面的的关键管理职职能有营销管管理和销售管管理.除财务务管理外,企企业还应具备备人力资源管管理和行政管管理等管理职职能.为实现组织目标标,保证企业业资源的有效效利用与业务务活动的开展展,企业应设设立相应的部部门,并设立立相应的职位位对各环节和和职能进行协协调和管理.但是,部门门并等于职能能,中小型企企业根据

13、新的的业务流程,可以将相关关的职能加以以整合,使之之符合一个紧紧凑的组织框框架.随着企企业的发展状状大,一些职职能可以分离离出来,成立立专门的部门门.在职能合并的过过程中,很多多本应部门承承担的职能就就可能集中在在个人尤其是是管理者身上上,特别是在在企业规模不不是很大,不不需要成立专专门的销售管管理部门和市市场管理部门门对销售和市市场进行管理理的时候,销销售管理职能能就集中在销销售部经理的的身上,而营营销规划和市市场策略制定定则集中在总总经理和销售售经理的身上上,但基本的的职能并未减减少,承担者者可以是部门门,也可以是是个人,企业业应该按照自自已的实际情情况灵活调整整，不同的企企业,随自身身战

14、略及内外外部环境等因因素的不同,组织结构各各不相同。方方案不可能给给出完全适合合某一特定企企业的组织结结构,下面的的组织结构图图更多的是起起指导示范作作用.说明:严格来说,上面面的组织结构构图是”职能结构图图”.它给出了了企业正常运运行所必须的的职能分布.虚线方框 表表示末在科思思KS-ERRP企业引擎擎中出现的部部门与职能.当企业规模较小小时,某些职职能不一定由由部门承担,而可能由部部门经理等高高层管理人员员暂时承担,发展到一定定阶段时,才才可能独立出出来,成立相相应管理部门门.。企业岗位编制随随企业发展阶阶段,企业规规模和企业关关键职能的不不同而有很大大的区别.如如在创业阶段段,企业生存存

15、至上,人力力资源管理和和行政管理职职能相对较弱弱,岗位编制制较少;企业业规模较大时时,人力资源源管理和行政政管理职能相相对较弱,岗岗位编制较少少;企业规模模较大时,人人力资源管理理职能就可能能逐渐加强，需需要有专人分分别进行人事事管理、薪酬酬管理、绩效效考核管理和和培训管理等等；在以市场场营销为关键键职能的企业业中，就需要要有独立的市市场管理部和和销售管理部部，相应的岗岗位大增加。影响企业岗位编编制的主要因因素有：企业发展阶段企业规模企业关键职能的的功能等。企业应该根据自自身实际情况况进行岗位设设置，最先进进的末必是最最好的，最适适合自已的才才是最好的。第二章 部门职职能一、采购部门职职能寻找

16、货品供应来来源，对每种种货品的供货货渠道加以调调查和掌握建立供应商的档档案，负责对对供应商的考考核对供应商的价格格、品质、交交货期、交货货量等作出评评估掌握公司主要货货品的市场价价格起伏状况况，了解市场场走势采购订单的拟订订及供应商的的选择（*）依采购合约或协协议控制协调调交货期，负负责采购具体体业务进料品质、数量量异常的处理理督办退货业务，负负责内外部门门之间的联系系与协调（*）过期与报废物品品的预防与处处理。二、货品管理部部门职能货品请购计划的的制定与督办办：（*）过期与报废物品品的预防、控控制及处理受理退货申请（*）货品盘点工作的的开展货品的运输调度度仓库管理库房存量控制。仓库职能依据订

17、购单点收收货品，并按按仓库管理制制度检查数量量将验收好的货品品按指定位置置预以存放存放场所应整理理、整顿、清清洁，符合55S要求，防防止品质发生生变异依据领料单或备备料单配备和和发放货品：（*）货品出入库记录录与定期盘存存：（*）进仓、退货的执执行（*）不良货品的定期期处理。三、质量管理部部门职能编制质量管理规规范严格控制货品的的采购质量严格控制货品入入库的质量原料、半货品、货货品的质量检检验客户质量反馈的的调查处理四、销售部门职职能组织销售预测和和分析拟订各项销售计计划分解销售计划，并并下达执行订单处理，销售售发货、退货货处理（*）组织有关计划调调整工作跟踪销售计划执执行过程分析控制销售进进

18、度协调销售计划和和生产计划的的关系协调销售计划执执行和预算之之间的关系10、进行基本本销售分析并并提交相关职职能部门11、办理销售售对帐、单据据往来以及交交易记录等工工作12、管理商业业渠道的帐户户，更新交易易记录13、检查并处处罚销售人员员的违纪行为为。五、财务部门职职能根据本公司的核核算及管理需需要制定并及及时修订会计计科目体系制定本公司的内内部财务控制制制度制定本公司的会会计核算的操操作规程汇总、审核原始始凭证，编制制记帐凭证电脑录入记帐凭凭证，并自动动生成明细帐帐、总帐、各各相关报表核算成本现金、银行的日日常收支业务务日常工资结算，个个人所得税扣扣除销售人员业务提提成核算及发发放10、

19、税务申报报、年度审计计等11、进行成本本控制、费用用控制12、制定信用用政策，记录录往来备查帐帐簿，定期进进行帐龄分析析13、制定本公公司的财务评评价与考核制制度并进行管管理，协同业业务员催收应应收帐款14、编制预算算（销售、费费用、财务等等），下达预预算至各部门门15、协同业务务员催收应收收帐款16、分析预算算编制的合理理性，监督预预算的执行17、根据分析析结果，调节节整预算、信信用政策等事事项18、定期统计计、计算各相相关、重要经经济指标19、提供高层层管理者的决决策支持（如如进行可行性性分析等）20、负责完成成本公司的会会计档案管理理。六、行政人事部部门职能规范行政事务管管理体系的范范围

20、和内容明确行政事务管管理在企业管管理中的沟通通协调职能，通通过对公司内内部文件上传传下达和公司司内部的会议议管理工作，加加强各部门之之间的信息沟沟通和交流，协协调各部门的的工作关系完善公司行政事事务管理规章章制度完善企业行政事事务管理制度度，严格要求求按制度办事事，提高行政政事务部门的的工作效率根据企业经营战战略制定公司司人力资源战战略规划，并并由此制订公公司人力资源源管理工作计计划，进行岗岗位管理、人人事管理、培培训管理和薪薪酬及奖励管管理。第三章 关键岗岗位工作说明明书一、采购部门主主管工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称采购部门主管所属部门采购部门直接上级工资等级下属岗位采购业务员关联

21、部门工作摘要负责采购人员及及采购业务的的管理工作内容参照规范采购订单的拟订订（*）货品供应商的寻寻找、资料的的收集及开发发工作与供应商的比价价、议价谈判判工作对旧供应商的价价格、产能、品品质、交期的的审核工作，以以确定原供应应商的稳定供供货能力及时跟踪掌握价价格行情变化化及品质情况况，以期提升升产品品质及及降低采购成成本采购计划编排，货货品之订购及及交期控制部门员工的管理理培训工作与供应商以及其其他部门的沟沟通协调等。订单采购流程程一订单采购流程程二采购退货流程程货品采购办法法盘点管理办法法供应商管理办办法任职资格学历大专以上学历技能一定的沟通、谈谈判能力经验两年以上工作经经验，熟悉货货品行情

22、使用设备电脑补充说明二、采购员工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称采购员所属部门采购部门直接上级工资等级下属岗位关联部门工作摘要具体采购业务工作内容参照规范订购单的下达（*）采购订单的录入入及打印输出出货品交期的控制制货品市场行情的的调查查证采购货品的的品质和数量量采购货品品质和和数量异常的的处理与供应商有关交交期、交量等等方面的沟通通协调订单采购流程程一订单采购流程程二采购退货流程程货品采购办法法供应商管理办办法任职资格学历大专以上学历技能一定的沟通、谈谈判能力经验一年以上工作经经验使用设备电脑三、货品管理主主管工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称货品管理主管所属部门货品部门直接上级工资

23、等级下属岗位货品管理员关联部门工作摘要全面负责企业货货品的管理工工作工作内容参照规范货品采购计划的的审批（*）货品的请购审批批（*）货品单据的审核核（*）货品管理工作的的监管过期及报废货品品预防、控制制及处理工作作的监管货品盘点的监管管货品运输调度工工作的监管仓库管理工作的的监管订单采购流程程一订单采购流程程二采购退货流程程货品调拨作业业流程组装作业之货货品收发流程程货品采购办法法盘点管理办法法过期及报废货货品管理办法法任职资格学历大专以上学历技能良好的组织协调调能力经验两年以上工作经经验使用设备电脑补充说明四、货品管理员员工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称货品管理员所属部门货品管理部门直

24、接上级工资等级下属岗位关联部门工作摘要公司货品具体管管理工作工作内容参照规范货品的请购（*）货品采购进度的的跟催存量控制有关部门之间事事务的沟通协协调订单采购流程程一订单采购流程程二采购退货流程程货品调拨作业业流程组装作业之货货品收发流程程货品采购办法法盘点管理办法法过期及报废货货品管理办法法任职资格学历中专以上技能良好的组织能力力经验两年以上货品管管理经验使用设备电脑补充说明五、仓库主管工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称仓库主管所属部门货品管理部门直接上级货品管理主管工资等级直接下级仓库管理员关联部门工作摘要仓库整体管理工工作工作内容参照规范仓库的工作筹划划与控制审定和修改仓库库管理的规

25、程程和制度检查和审核仓库库各级员工的的工作绩效签发仓库各级文文件和单据仓库各级员工的的培训与公司其他部门门的沟通与协协调负责仓库日常管管理事务按规定收民货品品仓库的安全工作作与货品保管管工作盘点工作的具体体安排执行与与监督订单采购流程程一订单采购流程程二销售订单处理理流程一销售订单处理理流程二销售退货处理理流程货品入库流程程货品调拨作业业流程盘点管理办法法过期及报废货货品管理办法法任职资格学历高中或中专以上上技能良好的事务处理理能力与沟通通协调能力经验两年以上仓库管管理经验，其其中一年以上上主管经验使用设备电脑补充说明六、仓库管理员员工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称仓库管理员所属部门仓库

26、直接上级仓库主管工资等级直接下级关联部门工作摘要仓库整体管理工工作工作内容参照规范负责仓库日常管管理事务按规定民发货品品货品的验收（*）进仓单的输入及及进仓单的打打印输出（*）每日货品明细帐帐目的登记货品进仓储位的的筹划与排放放仓库的安全工作作与货品保管管工作填写仓库相关报报表（*）订单采购流程程一订单采购流程程二销售订单处理理流程一销售订单处理理流程二销售退货处理理流程货品入库流程程货品调拨作业业流程盘点管理办法法过期及报废货货品管理办法法任职资格学历高中或中专以上上技能经验两年以上仓库管管理经验，其其中一年以上上主管经验使用设备电脑补充说明七、质量主管工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称

27、质量主管所属部门质量部门直接上级工资等级直接下级质量检验员关联部门工作摘要公司货品的质量量管理工作内容参照规范编制质量管理制制度协助负责有关质质量方面的对对内对外的协协调工作具体负责全厂员员工质量培训训工作的计划划制定与落实实负责生产质量事事故的调查处处理与数据统统计分析订单采购流程程一订单采购流程程二货品入库流程程盘点管理办法法供应商管理办办法任职资格学历大专以上技能良好的沟通协调调和控制能力力经验三年以上质量管管理经验使用设备电脑八、质量检验员员工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称质量检验员所属部门质量管理部门直接上级工资等级直接下级关联部门工作摘要货品的质量检验验工作内容参照规范具体负

28、责货品的的关样检验工工作对进入待检区的的货品按相关关规定进行质质量检验严格按照检验规规程进行检验验工作。出具送样质量检检验报告，同同时对检验结结果负责。订单采购流程程一订单采购流程程二货品入库流程程供应商管理办办法任职资格学历大专以上技能经验一年以上质量检检验工作经验验使用设备电脑九、销售部门经经理工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称销售部门经理所属部门销售部门直接上级工资等级直接下级关联部门工作摘要全面负责企业市市场销售方面面的工作工作内容参照规范市场规划及企业业营销策略制制定销售计划制定、分分解、调整等等工作组织销售统计和和分析工作协调同生产计划划、财务计划划的关系制定本部门工作作计划并

29、领导导执行制定并完善各项项销售管理制制度和办法等等负责销售人员及及销售业务的的管理指导和培训下属属考核下属员工10、协同与其其他部门之间间的工作关系系。销售订单处理理流程一销售订单处理理流程二销售退货处理理流程盘点管理办法法客户关系管理理办法任职资格学历大专以上技能良好的市场洞察察力、决策能能力、人际沟沟通、组织协协调能力经验三年以上市场管管理工作经验验使用设备电脑补充说明十、财务部门经经理工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称财务主管所属部门财务部门直接上级总经理工资等级直接下级出纳会计关联部门工作摘要负责建立公司财财务体系，进进行日常会计计核算、费用用控制，提供供决策支持工作内容参照规范根

30、据公司核算及及管理需要制制定并及时修修订会计科目目体系制定本公司的内内部财务控制制制度制定本公司的财财务评价与考考核制度并进进行管理制定本公司的会会计核算操作作规程（*）进行成本控制，费费用控制制定信用政策配配合拟定产品品价格（*）编制预算（销售售、费用、财财务），下达达预算至各部部门分析预算编制的的合理性，监监督预算的执执行，根据分分析结果，调调整预算、信信用政策等事事项（*）定期统计、计算算各相关、重重要经济指标标（*）提供高层管理者者的决策支持持（如进行可可行性分析等等）负责完成本公司司的会计档案案管理完成领导指定的的其他任务。销售订单处理理流程一销售订单处理理流程二销售退货处理理流程盘点管理办法法任职资格学历具有财经专业本本科或本科以以上学历技能会计师以上职称称经验三年以上会计工工作经历，有有良好的沟能能协调能力使用设备电脑补充说明有商品流通企业业经验者可优优先考虑十一、会计工作说明书资料编号 编制日日期岗位名称会计所属部门财务部门直接上级财务主管工资等级直接下级关联部门工作摘要日常会计核算工作内容参照规范汇总、审核原始始凭证，编制制记帐凭证（*）核算成本（*）记录往来备查帐帐簿，定期进进行帐龄分析析（*）管理固定资产，登登记固定资产产明细帐（*）协助有关部门