职业技术学院借款与报销管理办法

1、职业技术学院借款与报销管理办法第一章 总 则第一条 为了进一步规范财务工作秩序，加强财务管理和监督，提高资金使用效益，保障学院各项工作正常运作，根据中华人民共和国会计法、会计基础工作规范、现金管理暂行办法、高等学校会计制度以及XX职业技术学院财务管理制度等规定，结合学院实际，特制定本办法。 第二条 各部门、系部、分院、校区（以下简称“各部门”）办理借款及会计报销手续，应当遵循本办法。 第三条 各部门负责人对本部门发生的经济业务事项负领导管理责任。 第四条 各部门应当依据有关法律、法规和本办法，强化本部门经费支出管理，保证工作依法依规有序地进行。 第五条 各部门的经费开支必须控制在当年下达的预算

2、数内，并根据预算控制数制定本部门的经费开支计划，按计划、有步骤地进行，量入为出，收支平衡，不列赤字。计财处负责监督各部门的预算执行，对于无预算、超预算的各项支出，不予借款和报销。第六条 各项经费的借款和报销，必须严格按照学院规定的审核程序进行审批。第七条 经院长办公会议或学院党委会议批准的项目，凡符合政府采购管理范围的，必须严格执行中华人民共和国政府采购法和省市相关规定执行。第八条 凡是符合公务卡使用范围的，必须使用公务卡，并严格执行XX职业技术学院公务卡使用管理暂行规定。第二章 借 款第九条 凡本院在册教职工，因公需要借款的，必须有经费来源计划，具体包括：下达部门的年度经费计划控制指标、学院

3、已审批的新增工作项目经费计划和其他工作事项有资金来源的，均可办理借款手续。 第十条 学院对借款实行由借款人（经办人）和审批人共同负责的经济责任制。借款人对暂付款的借用、报销、偿还，以及所借款项的真实性、合法性负直接经济责任，审批人负相应的领导责任。第十一条 借款基本程序（一）借款人办理借款手续时须有经费计划、用款计划，经会计人员核实借款金额后报财务处负责人签字。（二）借款一律填写XX职业技术学院借据，借据的各栏目应如实填写，其中：用途内容应与报销支出内容相符，金额的大小写应相符，不得涂改。（三）借款人持填好的借据经部门负责人签字（分管院领导签字）报分管财务院领导审批，方可到财务办理借款。 第十

4、二条 对借支差旅费、培训费和会务费，必须严格按照XX职业技术学院“差旅费管理规定”执行。对培训费和会务费借款，要出示受款单位的缴款通知或已审批的经费计划，财务根据通知和计划确定借款额度。第十三条 对预付工程项目款，借支零星维修维护费用（各种房屋、设施、设备和仪器等），必须有经过核准的工程预算或概算，并根据工程预算或概算的一定比例或合同确定付款金额。对发生的零星维修维护费用，提供相关证明材料。凡涉及水电安装，电路调整，增容扩容的需有项目协议书，方可借款。 第十四条 对借支科研课题费、专项建设费用的，借支前必须有用款计划（开支明细项目，人员经费支出控制在总预算经费的25%），经计财处审核同意后，方

5、能办借款手续。第十五条 对借支设备物资采购费用的，必须出示已审批采购计划，应写明设备、物品名称、数量等相关信息。有供货合同的必须附合同。第十六条 借支教学实习费用的，应提供教务处批准的实习计划书。 第十七条 借款人用转账支票或汇款方式转、汇借款，必须在借据背面上详细填写受款单位名称（收款人姓名）、银行账号和开户银行。如因信息提供错误，导致资金损失，其损失费用由借款人全部承担。 第十八条 借款和报销支付现金的，必须严格执行国务院发布的现金管理暂行办法、中国人民银行发布的现金管理暂行办法实施细则和XX市财政局关于公务卡使用通知精神以及XX职业技术学院公务卡使用管理暂行规定。严格按规定的现金使用范围

6、办理现金支付业务。现金支付范围，（1）主要用于支付零星劳务费、讲课酬金、专家评审费、咨询费和发放学生相关补助费用等。（2）结算起点在1000元以内的零星开支。对一次性支付款项在1000元以上的，必须使用转帐支票付款或银行汇款，不得支用现金和自行垫付现金。符合公务卡使用规定条件的XX职业技术学院公务卡使用管理暂行规定，必须使用公务卡。特殊情况确需预借现金的（不具备使用公务卡条件），必须在借款日的前一天与财务预约，方能满足需要。 第十九条 凡是经费实际支出超过本部门本项目的经费控制指标的，暂停借款，待解决资金来源后，方可借款，不得赊欠垫款或先斩后奏，如有违反，造成严重后果的由当事人自行负责。 第二

7、十条 借款必须一事一借，一借一清，不得一借多用，更不能挪作他用。做到前帐未清，后帐不借的原则。特殊情况除外（写明情况，报分管财务院领导审批）。 第二十一条 借款、报销必须由本部门指定的报账员办理，差旅费的报销由当事人自行办理。 第三章 报 销第二十二条 报销基本程序：（一）经办人将符合财务规定的原始票据按费用类别分类整理，经办人、验收人在原始单据背面签字。（二）填制单据：填制XX职业技术学院费用报销单，各栏目填写清楚、摘要简明扼要、金额的大小写相符。（三）报销单据经部门负责人、分管院领导、分管财务院领导签字后方可办理报销手续。第二十三条 原始凭证要求如下： （一）原始凭证包括税务部门印制的盖有

8、税务局发票监制章的发票、财政部门印制的盖有财政专用章的收据、经政府有关部门批准使用的专业票据（如火车票、飞机票、邮局票据等）及自制的原始凭证（如各种劳务报酬发放表、学生奖助金发放表、各种退费发放表和领款单等）。自制的原始凭证一般要求（各种发放表），（1）表上有标题、发放时间、单位:元，（2）表内有序号、姓名、单位、职务（职称）、事项、发生时间、标准、金额、合计、领款人（签字）和备注等，（3）表下方有分管财务院领导批准、分管业务院领导签字、部门负责人审核、财务审核、经办人（制表人），对课时费的发放表内还应反映课时量，表涂改无效。发票或收据的接受单位名称必须是“XX职业技术学院”（不得在其后加部门

9、、系部、分院和校区等名称，也不能用简化代替），填写内容必须齐全，凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写小写金额必须相符，并加盖出具单位发票专用章或财务专用章（仅盖有单位公章的票据无效，不予报销）。（二）原始凭证的内容必须根据实际发生的经济事项填写，内容必须真实、完整，严禁弄虚作假。购物发票必须注明物品名称、数量、单价和金额，四者缺一不可。内容为办公用品、实验实训材料、书及文具等的发票必须提供开票单位出具的加盖印章的明细清单或购物小票作为附件，否则不予受理报销。（三）原始凭证背面上必须有经办人、部门负责人签字，购买物品和维修取得的的原始凭证要办理验收手续，必须有验收人签字证明，签字人对所签字票据的

10、真实性、合法性负责。原始凭证内容为餐费的，按照XX职业技术学院公务接待管理制度规定办理。 （四）原始凭证有错误的，应由开具单位重开或更正，更正处必须加盖开出单位的发票专用章或财务专用章，不得涂改和挖补。（五）从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有发票专用章或财务专用章的证明（或原发票存根联的复印件加盖发票专用章或财务专用章），并注明原来凭证的号码、金额和内容等，部门经办人和负责人签字，分管财务院领导批准后，并附情况说明，才能代作原始凭证；对于车票、船票、飞机票等原始凭证丢失的，由本人写出书面报告，说明时间、事由、注明车次（或航班号等）、旅程、金额，由随行人员（或相关人员）证明签

11、字（并附在网上查询票价的打印件），本部门的负责人签字，分管财务院领导批准后，才能办理报账手续。（六） 原始凭证上所有的签字和具体事由的说明不得使用圆珠笔或红色笔，必须用蓝、黑墨水钢笔或签字笔签写。（七）凡属内部往来收据或已注明不能作为报账凭证的单据，财务拒绝受理。（八）复印件不得作为报账凭证。（九）对当年开具的发票，原则上必须在一个月以内办理报销，无特殊原因超过报销期限的发票计财处不受理（确因有特殊原因的，必须写明原因，报分管财务院领导审批）。第二十四条 各部门的报账员对所取得的原始凭证，应按项目分类进行整理并逐项填写XX职业技术学院费用报销清单（大项要求一事一单），且写明用途、开支资金来源以

12、及经办人的姓名等，若属于大额开支，经学院办公会议或学院党委会议通过的项目，必须附学院办公会议或学院党委会议的会议纪要及上会的议题报告、请示。对零散的原始凭证应将其粘贴整齐有序，交至本部门负责人审核签字。然后按照学院规定的审批程序进行审批后，到计财处办理报销手续。 具体业务办理应注意事项：（一）凡报销差旅费、会议费、培训费的，报销时，必须填写由计财处统一印制的XX职业技术学院出差费报销单，发生的车船费用和其他相关费用由出差人员据实填列，长途出差人员还应附上XX职业技术学院国内公务出差审批单，对参会的还须附会议通知和院领导批示。住宿费、伙食补助费和市内交通费由计财处会计人员审核填写。 （二）培训费

13、用：在报销时，除按照学院规定的审批程序进行审批外，须附XX职业技术学院外出培训审批单和培训计划通知（有派出部门和院领导签批）。（三）出国学习培训、考察等：须附XX职业技术学院国外公务出差审批单、出国人员经费预拨审批表、对方邀请函、行程安排、出国出境任务的批件、因公出国任务审核表（副处级以上领导干部必须要有市领导“一把手”的签字）、出国人员经费核销表和院长办公会议和学院党委会会议纪要及上会的议题报告、请示，方可报销。（四）探亲路费：须附人事处出具的XX职业技术学院职工探亲审批单，按照财政部关于职工探亲路费的规定进行报销（五）内部会议经费报销：由学院承办的各类研讨学术会议以及各种年会等，在召开前需

14、向分管院领导、分管财务院领导和计财处提交会议的收支预算书。会议结束后凭预算书、决算书和发票等费用凭证一次性集中报销，不得分次拆零报销。会议的住宿费、伙食费、场租费等发票必须付票据单位的详细结算单。（六）各部门自行组织的各类培训（涉及到有费用开支的），培训前必须有人事处、教务处或相关业务主管部门审批的培训方案（计划），并经分管院领导同意签字和计财处审核批准的用款计划，方能开展培训工作。未经批准就组织培训所发生的费用计财处一律不予报销。（七）印刷费用报销：报销时发票必须附相关明细表，如，印刷报刊、书籍或其他批量宣传资料等结算单据。（八）凡购图书、资料、教材的，必须附购物清单，验收人必须是图书资料、

15、教材管理人员（或指定人员）。严禁购买与教学、科研及其他业务无关的书籍、资料。若分发到个人的学习资料报账时必须附有领用人员名单。（九）凡批量购入备用材料（实验（习）耗材、维修材料等）、劳保用品、各种工具用具、办公用品等低值易耗品。报销之前应由物资存放部门负责保管物资的保管员填写入库单，然后凭入库单的报帐联（若采购后直接由使用部门领用的，则需有领用清单）连同采购发票、采购计划或申请，如果经过政府采购统一招标的，应附中标书、同合等相关资料到计财处报销。凡报销进口设备的，应附订货合同和进口设备的批文、报关单等。凡持有外文单据报销的，必须先译成中文，并由翻译人签字。 对构成固定资产的，报销前需要先办理固

16、定资产入库手续，即，使用年限一年以上，单位价值在规定标准以上（专用设备1500元以上，一般设备1000元以上或单位价值虽未达到规定标准，但使用的时间在一年以上的大批量同类物资如办公桌椅、学生课桌椅等，一次金额达3000元以上），并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。包括房屋及建筑物，具有专门性能和专门用途的专用设备，交通工具、通讯工具、办公设备等一般设备，文物及图书等。（十） 报销基本建设、维修工程的，需提供工程（建设）维修的预、决算书、合同或协议。结清建设工程、维修工程款的必须提供验收合格报告和经审计的决算报告后才能付款结清。（十一） 到期质保金的退付，由供应商或工程施工单位持“质保金的

17、退付申请”，经使用单位确认使用情况正常后，开具领款收据，由分管财务院领导审批后，方可退付。（十二）职工抚恤金、丧葬费：凭人事处开出的书面通知到计财处领款（领款时，需提供签批好的领款单、领款人的身份证、开户银行名称、银行帐卡号和承诺书）。（十三）学生勤工助学金：由资助中心审核确认，并编制发放名册或由其他相关部门编制发放（但必须要经学院资助中心审核签章），手续完善后发放（发放时，不得由同一人为所有人代签代领）。 （十四）学生奖学金、助学金、困难补助、生活补贴：由资助中心审核确认，并编制发放名册或其他相关部门编制发放（但必须要经学院资助中心审核签章），手续完善后，提供学生的银行帐（卡）号，由银行统一

18、代发。（十五）对报销科研课题费、专项建设费用的，精品课程费用的，必须有科技处、教务处和院领导的审批，并附上会通过方案（计划），对明细开支项目不符的，财务不予报销。（十六）劳务费、讲课酬金、专家评审费、咨询费等：由各部门根据实际发生数按规定编制发放表（自制原始凭证一般要求），手续完善后发放（发放时，不得由同一人为所有人代签代领）。第二十五条 报销时限（一）差旅费借款在出差任务完成后的 7日内到财务报销。借款后，因故取消出差，必须在借款后的 5日内归还。 （二）市内发生的购物借款，在 10日内办理报销手续；国内异地结算的购物借款，在 20 日内办理报销手续；国外结算的购物借款，应在 2个月内办理报

19、销手续。一般不得跨年度。 （三） 各类工程进度借款，签订了合同的按合同条款执行，其他在 1个月内办理报销手续。 （四）各类备用金的借款必须在当年 12 月10日之前归还或报账，如有需要，下年初重新办理借款手续。 （五）本办法未提及的其他暂借款的报销时限均为 20天内。第二十六条 会计报销时间（一）每周一至四为计财处办理业务报销及借款工作日。（二）每月末的最后一个工作日以及每月初的第一个工作日为内部结账、对账、编制报表时间，不对外办理业务。（三）如遇特殊情况，我处将在校园网的公告栏内或计财处网站发布通知，敬请注意及时浏览。第四章 制约措施第二十七条 凡我院各部门以本单位名义与外单位签订（定）的各类经济合同，必须报分管院领导和分管财务院领导同意，需要通过相关会议的必须要经会议通过，要求有规范的合同文本，部门负责人签字确认，院领导批准，报计财处审核备案方为有效。私自与外单位签