企业内部控制应用指引之采购业务

1、企业内部控制应应用指引第77号采购业务务第一章 总总 则 第一条 为为了促进企业业合理采购，满满足生产经营营需要，规范范采购行为，防防范采购风险险，根据有关关法律和，制制定本指引。 第二条 本本指引所称采采购，是指购购买物资（或或接受劳务）及及支付款项等等相关活动。 第三条 企企业采购业务务至少应当关关注下列风险险： （一）采购购计划安排不不合理，市场场变化趋势预预测不准确，造造成库存短缺缺或积压，可可能导致企业业生产停滞或或资源浪费。 （二）供应应商选择不当当，采购方式不合理理，招投标或或定价机制不不科学，授权权审批不规范范，可能导致致采购物资质质次价高，出出现舞弊或遭遭受欺诈。 （三）采购

2、购验收不规范范，付款审核核不严，可能能导致采购物物资、资金损损失或信用受受损。 第四条 企企业应当结合合实际情况，全全面梳理采购购业务流程，完完善采购业务务相关管理制制度，统筹安安排采购计划划，明确请购购、审批、购购买、验收、付付款、采购后后评估等环节节的职责和审审批权限，按按照规定的审审批权限和程程序办理采购购业务，建立立价格监督机机制，定期检检查和评价采采购过程中的的薄弱环节，采采取有效控制制措施，确保保物资采购满满足企业生产产经营需要。 第二章 购购 买 第五条 企企业的采购业业务应当集中中，避免多头头采购或分散散采购，以提提高采购业务务效率，降低低采购成本，堵堵塞管理漏洞洞。企业应当当

3、对办理采购购业务的人员员定期进行岗岗位轮换。重重要和技术性性较强的采购购业务，应当当组织相关专专家进行论证证，实行集体体决策和审批批。 企业除小额额零星物资或或服务外，不不得安排同一一机构办理采采购业务全过过程。 第六条 企企业应当建立立采购申请制制度，依据购购买物资或接接受劳务的类类型，确定归归口管理部门门，授予相应应的请购权，明明确相关部门门或人员的职职责权限及相相应的请购和和审批程序。 企业可以根根据实际需要要设置专门的的请购部门，对需需求部门提出出的采购需求求进行审核，并并进行归类汇汇总，统筹安安排企业的采采购计划。 具有请购权权的部门对于于预算内采购购项目，应当当严格按照预预算执行进

4、度度办理请购手手续，并根据据市场变化提提出合理采购购申请。对于于超预算和预预算外采购项项目，应先履履行预算调整整程序，由具具备相应审批批权限的部门门或人员审批批后，再行办办理请购手续续。 第七条 企企业应当建立立科学的供应应商评估和准准入制度，确确定合格供应应商清单，与与选定的供应应商签订质量量保证协议，建建立供应商管管理信息系统统，对供应商商提供物资或或劳务的质量量、价格、交交货及时性、供供货条件及其其资信、经营营状况等进行行实时管理和和综合评价，根根据评价结果果对供应商进进行合理选择择和调整。 企业可委托托具有相应资资质的中介机机构对供应商商进行资信。 第八条 企企业应当根据据市场情况和和

5、采购计划合合理选择采购购方式。大宗宗采购应当采采用招标方式式，合理确定定招投标的范范围、标准、实实施程序和评评标规则；一一般物资或劳劳务等的采购购可以采用询询价或定向采采购的方式并并签订合同协协议；小额零零星物资或劳劳务等的采购购可以采用直直接购买等方方式。 第九条 企企业应当建立立采购物资定定价机制，采采取协议采购购、招标采购购、谈判采购购、询比价采采购等多种方方式合理确定定采购价格，最最大限度地减减小市场变化化对企业采购购价格的影响响。 大宗采购等等应当采用招招投标方式确确定采购价格格，其他商品品或劳务的采采购，应当根根据市场行情情制定最高采采购限价，并并对最高采购购限价适时调调整。 第十

6、条 企企业应当根据据确定的供应应商、采购方方式、采购价价格等情况拟拟订采购合同同，准确描述述合同条款，明明确双方权利利、义务和违违约责任，按按照规定权限限签订采购合合同。 企业应当根根据生产建设设进度和采购购物资特性，选选择合理的运运输工具和运运输方式，办办理运输、投投保等事宜。 第十一条 企业应当建建立严格的采采购验收制度度，确定检验验方式，由专专门的验收机机构或验收人人员对采购项项目的品种、规格、数数量、质量等等相关内容进进行验收，出出具验收证明明。涉及大宗宗和新、特物物资采购的，还还应进行专业业测试。 验收过程中中发现的异常常情况，负责责验收的机构构或人员应当当立即向企业业有权管理的的相

7、关机构报报告，相关机机构应当查明明原因并及时时处理。 第十二条 企业应当加加强物资采购购供应过程的的管理，依据据采购合同中中确定的主要要条款跟踪合合同履行情况况，对有可能能影响生产或或工程进度的的异常情况，应应出具书面报报告并及时提提出解决方案案。 企业应当做做好采购业务务各环节的记记录，实行全全过程的采购购登记制度或或信息化管理理，确保采购购过程的可追追溯性。 第三章 付付 款 第十三条 企业应当加加强采购付款款的管理，完完善付款流程程，明确付款款审核人的责责任和权力，严严格审核采购购预算、合同同、相关单据据凭证、审批批程序等相关关内容，审核核无误后按照照合同规定及及时办理付款款。 企业在付

8、款款过程中，应应当严格审查查采购发票的的真实性、合合法性和有效效性。发现虚虚假发票的，应应查明原因，及及时报告处理理。 企业应当重重视采购付款款的过程控制制和跟踪管理理，发现异常常情况的，应应当拒绝付款款，避免出现现资金损失和和信用受损。 企业应当合合理选择付款款方式，并严严格遵循合同同规定，防范范付款方式不不当带来的法法律风险，保保证资金安全全。 第十四条 企业应当加加强预付账款款和定金的管管理。涉及大大额或长期的的预付款项，应应当定期进行行追踪核查，综综合分析预付付账款的期限限、占用款项项的合理性、不不可收回风险险等情况，发发现有疑问的的预付款项，应应当及时采取取措施。 第十五条 企业应当

9、加加强对购买、验验收、付款业业务的系统控控制，详细记记录供应商情情况、请购申申请、采购合合同、采购通通知、验收证证明、入库凭凭证、商业票票据、款项支支付等情况，确确保会计记录录、采购记录录与仓储记录录核对一致。 企业应当指指定专人通过过函证等方式式，定期与供供应商核对应应付账款、应应付票据、预预付账款等往往来款项。 第十六条 企业应当建建立退货管理理制度，对退退货条件、退退货手续、货货物出库、退退货货款回收收等作出明确确规定，并在在与供应商的的合同中明确确退货事宜，及及时收回退货货货款。涉及及符合索赔条条件的退货，应应在索赔期内内及时办理索索赔。财政部解读内控控配套指引之之采购业务企业应用指引

10、引第7号 采购业务中中所称采购，是是指企业购买买物资（或接接受劳务）及及支付款项等等相关活动。其其中，物资主主要包括企业业的、商品、固固定等。采购购是企业生产产经营的起点点，既是企业业的“实物流”的重要组成成部分，又与与“资金流”密切关联。众众所周知，采采购物资的质质量和价格、供应应商的选择、采采购的订立、物物资的运输、验验收等供应链链状况，在很很大程度上决决定了企业的的生存与可持持续发展。采采购流程的环环节虽不是很很复杂，但蕴蕴藏的却是巨巨大的。基于于以上考虑，企企业内部应用用指引第7号号 采购业务对对采购的主要要流程进行了了梳理，明确确了采购业务务的主要风险险点，有针对对性地提出了了相应的

11、控制制措施。本文文就此进行解解读。企业在健全采购购业务内部控控制时，应当当比照健全资资金、资产业业务内部控制制，着力从全全面梳理相关关流程入手。在在此过程中，企企业应当对采采购业务管理理现状进行全全面分析与评评价，既要对对照现有采购购管理制度，检检查相关管理理要求是否落实到位位，又要审视视相关管理流流程是否科学学合理、是否否能够较好地地保证物资和和劳务供应顺顺畅、物资采采购是否能够够与生产和销销售等供应链链其他环节紧紧密衔接。在在此基础上，要要着力健全各各项采购业务务管理制度，落落实责任制，不不断提高制度度，确保物资资和劳务采购购按质、按量量、按时并且且高效地满足足生产经营的的需求。一、采购业

12、务流流程采购业务流程主主要涉及编制制需求计划和和采购计划、请请购、选择供供应商、确定定采购价格、订订立框架协议议或采购合同同、管理供应应过程、验收收、退货、付付款、控制等等环节。如右右图所示。该该图列示的采采购流程适用用于各类企业业的一般采购购业务，具有有通用性。企企业在实际开展展采购业务时时，可以参照照此流程，并并结合自身情情况予以扩充充和具体化。二、各环节的主主要风险点及及管控措施（一）编制需求求计划和采购购计划采购业务从计划划（或）开始始，包括需求求计划和采购购计划。企业业实务中，需需求部门一般般根据生产经经营需要向采采购部门提出出物资需求计计划，采购部部门根据该需需求计划归类类汇总平衡

13、现现有库存物资资后，统筹安安排采购计划划，并按规定定的权限和程序审审批后执行。该该环节的主要要风险是：需需求或采购计计划不合理、不不按实际需求求安排采购或或随意超计划划采购，甚至至与企业生产产经营计划不不协调等。主要管控措施：第一，生产产、经营、建建设等部门，应应当根据实际际需求准确、及及时地编制需需求计划。需需求部门提出出需求计划时时，不能指定定或变相指定定供应商。对对独家、专有有、专利等特特殊产品应提提供相应的独独家、专有资资料，经专业业技术部门研研讨后，经具具备相应审批批权限的部门门或人员审批批。第二，采采购计划是企企业年度生产产经营计划的的一部分，在在制定年度生生产经营计划划过程中，企

14、企业应当根据据发展目标实实际需要，结结合库存和在在途情况，科科学安排采购购计划，防止止采购过量或或不足。第三三，采购计划划应纳入采购购，经相关负负责人审批后后，作为企业业刚性指令严严格执行。（二）请购请购是指企业生生产经营部门门根据采购计计划和实际需需要，提出的的采购申请。该该环节的主要要风险是：缺缺乏采购申请请制度，请购购未经适当审审批或超越授授权审批，可可能导致采购购物资过量或或不足，影响响企业正常生生产经营。主要管控措施：第一，建立立采购申请制制度，依据购购买物资或接接受劳务的类类型，确定归归口管理部门门，授予相应应的请购权，明明确相关部门门或人员的职职责权限及相相应的请购程程序。企业可

15、可以根据实际际需要设置专专门的请购部部门，对需求求部门提出的的采购需求进进行审核，并并进行归类汇汇总，统筹安安排企业的采采购计划。第二，具有请购购权的部门对对于预算内采采购项目，应应当严格按照照预算执行进进度办理请购购手续，并根根据市场变化化提出合理采采购申请。对对于超预算和和预算外采购购项目，应先先履行预算调调整程序，由由具备相应审审批权限的部部门或人员审审批后，再行行办理请购手手续。第三，具具备相应审批批权限的部门门或人员审批批采购申请时时，应重点关关注采购申请请内容是否准准确、完整，是是否符合生产产经营需要，是是否符合采购购计划，是否否在采购预算算范围内等。对对不符合规定定的采购申请请，

16、应要求请请购部门调整整请购内容或或拒绝批准。（三）选择供应应商选择供应商，也也就是确定采采购渠道。它它是企业采购购业务流程中中非常重要的的环节。该环环节的主要风风险是：供应应商选择不当当，可能导致致采购物资质质次价高，甚甚至出现行为为。主要管控措施：第一，建立立科学的供应应商评估和准准入制度，对对供应商资质质信誉情况的的真实性和合合法性进行审审查，确定合合格的供应商商清单，健全全企业统一的的供应商网络络。企业新增增供应商的、供供应商新增服服务关系以及及调整供应商商物资目录，都都要由采购部部门根据需要要提出申请，并并按规定的权权限和程序审审核批准后，纳纳入供应商网网络。企业可可委托具有相相应资质

17、的中中介机构对供供应商进行资资信调查。第第二，采购部部门应当按照照公平、公正正和竞争的原原则，择优确确定供应商，在在切实防范舞舞弊风险的基基础上，与供供应商签订质质量保证协议议。第三， 建立供应商商管理信息系系统和供应商商淘汰制度，对对供应商提供供物资或劳务务的质量、价价格、交货及及时性、供货货条件及其资资信、经营状状况等进行实实时管理和考考核评价，根根据考核评价价结果，提出出供应商淘汰汰和更换名单单，经审批后后对供应商进进行合理选择择和调整，并并在供应商管管理系统中作作出相应记录录。（四）确定采购购价格 如何以最优“性性价比”采购到符合合需求的物资资，是采购部部门的永恒主主题。该环节节的主要

18、风险险是：采购定定价机制不科科学，采购定定价方式选择择不当，缺乏乏对重要物资资品种价格的的跟踪，导致致采购价格不不合理，可能能造成企业资资金。主要管控措施：第一，健全全采购定价机机制，采取协协议采购、招招标采购、询询比价采购、动动态竞价采购购等多种方式式，科学合理理地确定采购购价格。对标标准化程度高高、需求计划划性强、价格格相对稳定的的物资，通过过招标、联合合谈判等公开开、竞争方式式签订框架协协议。第二，采采购部门应当当定期研究大大宗通用重要要物资的构成成与市场价格格变动趋势，确确定重要物资资品种的采购购执行价格或或参考价格。建建立采购价格格数据库，定定期开展重要要物资的市场场供求形势及及价格

19、走势商商情分析并加加以合理利用用。（五）订立框架架协议或采购购合同框架协议是企业业与供应商之之间为建立长长期物资购销销关系而作出出的一种约定定。采购合同同是指企业根根据采购需要要、确定的供供应商、采购购方式、采购购价格等情况况与供应商签签订的具有法法律约束力的的协议，该协协议对双方的的权利、义务务和违约责任任等情况作出出了明确规定定（企业按照照支付合同规规定的结算方方式向供应商商支付规定的的金额，供应应商按照约定定时间、期限限、数量、质质量、规格交交付物资给采采购方）。该该环节的主要要风险是：框框架协议签订订不当，可能能导致物资采采购不顺畅；未经授权对对外订立采购购合同，合同同对方主体资资格、

20、履约能能力等未达要要求、合同内内容存在重大大疏漏和欺诈诈，可能导致致企业合法权权益受到侵害害。主要管控措施：第一，对拟拟签订框架协协议的供应商商的主体资格格、信用状况况等进行；框框架协议的签签订应引入竞竞争制度，确确保供应商具具备履约能力力。第二，根根据确定的供供应商、采购购方式、采购购价格等情况况，拟订采购购合同，准确确描述，明确确双方权利、义义务和违约责责任，按照规规定权限签署署采购合同。对对于影响重大大、涉及较高高专业技术或或法律关系复复杂的合同，应应当组织法律律、技术、财财会等专业人人员参与谈判判，必要时可可聘请外部专专家参与相关关工作。第三三，对重要物物资验收量与与合同量之间间允许的

21、差异异，应当作出出统一规定。（六）管理供应应过程管理供应过程，主主要是指企业业建立严格的的采购合同跟跟踪制度，科科学评价供应应商的供货情情况，并根据据合理选择的的运输工具和和运输方式，办办理运输、投投保等事宜，实实时掌握物资资采购供应过过程的情况。该该环节的主要要风险是：缺缺乏对采购合合同履行情况况的有效跟踪踪，运输方式式选择不合理理，忽视运输输过程保险风风险，可能导导致采购物资资损失或无法法保证供应。主要管控措施：第一，依据据采购合同中中确定的主要要条款跟踪合合同履行情况况，对有可能能影响生产或或工程进度的的异常情况，应应出具书面报报告并及时提提出解决方案案，采取必要要措施，保证证需求物资的

22、的及时供应。第第二，对重要要物资建立并并执行合同履履约过程中的的巡视、点检检和监造制度度。对需要监监造的物资，择择优确定监造造单位，签订订监造合同，落落实监造责任任人，审核确确认监造大纲纲，审定监造造报告，并及及时向技术等等部门通报。第第三，根据生生产建设进度度和采购物资资特性等因素素，选择合理理的运输工具具和运输方式式，办理运输输、投保等事事宜。第四，实实行全过程的的采购登记制制度或信息化化管理，确保保采购过程的的可追溯性。（七）验收验收是指企业对对采购物资和和劳务的检验验接收，以确确保其符合合合同相关规定定或产品质量量要求。该环环节的主要风风险是：验收收标准不明确确、验收程序序不规范、对对

23、验收中存在在的异常情况况不作处理，可可能造成账实实不符、采购购物资损失。主要管控措施：第一，制定定明确的采购购验收标准，结结合物资特性性确定必检物物资目录，规规定此类物资资出具质量检检验报告后方方可入库。第第二，验收机机构或人员应应当根据采购购合同及质量量检验部门出出具的质量检检验证明，重重点关注采购购合同、等原原始单据与采采购物资的数数量、质量、规规格型号等是是否一致。对对验收合格的的物资，填制制入库凭证，加加盖物资“收讫章”，登记实物物账，及时将将入库凭证传传递给部门。物物资入库前，采采购部门须检检查质量保证证书、商检证证书或合格证证等证明文件件。验收时涉涉及技术性强强的、大宗的的和新、特

24、物物资，还应进进行专业测试试，必要时可可委托具有检检质的机构或或聘请外部专专家协助验收收。第三，对对于验收过程程中发现的异异常情况，比比如无采购合合同或大额超超采购合同的的物资、超采采购预算采购购的物资、毁毁损的物资等等，验收机构构或人员应当当立即向企业业有权管理的的相关机构报报告，相关机机构应当查明明原因并及时时处理。对于于不合格物资资，采购部门门依据检验结结果办理让步步接收、退货货、索赔等事事宜。对延迟迟交货造成生生产建设损失失的，采购部部门要按照合合同约定索赔赔。（八）付款 付款是指企业在在对采购预算算、合同、相相关单据凭证证、审批程序序等内容审核核无误后，按按照采购合同同规定及时向向供

25、应商办理理支付款项的的过程。该环环节的主要风风险是：付款款审核不严格格、付款方式式不恰当、付付款金额控制制不严，可能能导致企业资资金损失或信信用受损。主要管控措施：企业应当加加强采购付款款的管理，完完善付款流程程，明确付款款审核人的责责任和权力，严严格审核采购购预算、合同同、相关单据据凭证、审批批程序等相关关内容，审核核无误后按照照合同规定，合合理选择付款款方式，及时时办理付款。要要着力关注以以下方面：第第一，严格审审查采购发票票等的真实性性、合法性和和有效性，判判断采购款项项是否确实应应予支付。如如审查发票填填制的内容是是否与发票种种类相符合、发发票加盖的印印章是否与票票据的种类相相符合等。企企业应当重视视采购付款的的过程控制和和跟踪管理，如如果发现异常常情况，应当当拒绝向供应应商付款，避避免出现资金金损失和信用用受损。第二二，根据国家家有关支付结结算的相关规规定和企业生生产经营的实实际，合理选选择付款方式式，并严格遵遵循合同规