办公室管理规范

1、办公室管理规范培训资料制作：扈重云部门:渠道开发部 比亚迪汽车销售有限公司日期:2009.09.08目的:改善和提高公司形象；改善员工精神面貌，使组织活力化；降低办公成本。1会议室相关问题235S项目标准办公室管理细则办公室细则1、办公室内无堆放杂物。纸箱等物品需摆放整齐、靠墙，标识清楚；2、定期清理不用的文件、样板等物，无过时的文件、样板等存放于现场；3、电话线、网络线应入线槽/线管，地面上不能随意布线；电脑连线/网络线/电话线地面以上的部分应捆扎整齐；4、饮水杯放在办公桌的位置以不妨碍工作、不显零乱为准；5、垃圾的盛装不能超过垃圾篓的外沿，不可放置易变质变味的物品；6、部门/科室标识牌清楚

2、、正确，张贴无歪斜；7、桌椅摆放整齐，抽屉内保持整齐8、桌面保持整齐，文件需放置在文件柜、文件夹中，文件夹标识清楚、统一，部门需在文件夹内存放当年及上一年度的文件以便备查；9、电脑桌/副柜上不能放置衣服、手提袋等物品（笔记本电脑包除外）；10、墙角、天花板无蜘蛛网，地面无积水、纸屑果皮、标签纸等杂物；11、办公桌、电脑主机、显示器、键盘、鼠标、电话机、打印机、文件柜等办公设备无明显灰尘（手摸）；电线槽、电线管、灯架、插座上无明显灰尘（手摸）；12、花草上无黄叶、枯叶，无明显灰尘；13、饮水机无污垢，且定期消毒，并有相应记录；14、办公设备、机器设备经常保持打扫擦试；打印机、传真机旁边保持纸张摆

3、放整齐；每个办公室配备必要的清洁工具：抹布等以便随时打扫；15、工作去向看板有妥善利用，无乱涂乱写；无过期内容；16、下班关电脑显示器和主机电源；17、个人离开工作台、办公桌后，凳子/椅子/键盘推到座位以下或紧靠座位；18、办公室办公人员坐姿端正，不出现趴、仰等不雅姿势，上班时间不能睡觉、打瞌睡；上班时间不玩游戏、看电影及做其他与工作无关的事情；办公室检查1、成立专门的检查办公室管理情况检查小组，成员：综合科相关人员、各部门文员；2、检查周期：1次/周；3、检查时间：每周末（大周周五，小周周六）；3、检查依据：本规定细则部分；4、检查工具：附件检查表。5、检查形式：检查小组在指定的时间里根据检

4、查表逐个办公室依据检查表中的项目依次检查；6、评比：每月召开月度评比会，评出一个月内平均最高得分的部门和最低的部门。 办公室奖惩1、奖励在月度会议上向月度评比第一名的单位给予颁发流动锦旗； “办公室管理评比第一名”流动锦旗一面；2、惩处在月度会议上向月度评比倒数第一名的单位给予颁发流动锦旗； “力争上游”流动锦旗一面流动锦旗“力争上游”须挂在醒目处，以警示员工。什么是5S既是造物先造人的出发点也是服务的起点 整理（Seiri) 整顿（Seiton) 清扫(Seisou) 清洁(Seiketsu) 素养（Shitsuke)5S起源于日本，由于这五项内容在日语的罗马发音中，都以S开头的，所以被称为

5、5S。在日本最有名的就是丰田公司倡导的5S。5S的含义整理：明确区分需要物品和不需要的物品， 扔掉不要物品。整顿:使需要的物品处于在必要的时候马上就能取出的状态。清扫：将工作场所及工作用的设备清扫干净，保持工作场所干净、亮丽。清洁：让每个使用者都感觉不到脏乱，能够放心地使用，保持安全、方便的状态。素养 ：遵守工作规则和礼仪以及正确的作业方法，并养成习惯。推行5S的目的提高企业整体形象改善汽车销售的办公环境减少物品的浪费提高工作效率改善员工精神面貌，使组织活力化提升BYD汽车品牌形象5S的目的?5S基本的思路-箱子里有8种零件，请大家数一数每种零件有多少个。下一步，将需要的物品按种类进行分类并保

6、管。这就是整顿。然后，标明所属地。整理整顿ABCDE整顿结束后，标示好各个物品的名称。清扫要将物品、工作场所经常打扫干净。清扫区域划分地图地面的凹凸将清扫区域划分，指定责任人并张贴出来。确定清扫周期和时间。公共区域用值日制。制作清扫标准，根据标准全员进行清扫。彻底清扫责任范围的脏污，地面、墙角、窗台、玻璃、信息设备、办公台、文件柜等。在清扫的过程中，如发现异常，及时上报，进行 维修。将机器擦亮清扫就是点检清洁需将工作中设备、办公台、文件资料等按标准摆放并保持。1.为了保持干净的状态，需要彻底进行整理整顿清扫。2将张贴物粘贴在规定的场所，并标明张贴日期。3分区归类，标识清楚、办公台及备用品的放置

7、场所。4公共场所，在使用后必须进行整理收拾。5不要物品按照既定规则放进垃圾箱里。1234素养的培养需努力遵守规章制度、并养成良好的习惯。要有强烈的时间观念，遵守出勤，会议时间；工作应保持良好的状态（如上班时间不可以看视屏、看小说、打磕睡等）着装整体，正确配带厂牌或工作证；待人接物诚恳有礼貌；积极认真，敬岗乐业；尊重他人，为他人着想，为他人服务。素养做不好，5S无法开展！整理的推进方法在大家的工作场所中有没有摆放着这样的物品呢？）不能使用的抹布、办公台等，所有者不明的私人物品）未使用的办公台、清扫工具、电脑等。整理的目的整理是为了消除以下工作中的浪费而开展的。空间的浪费占用文件柜的浪费寻找放置场

8、所移动物品的浪费 管理不要物品形成的浪费大家有没有这样的经验？）虽然想要使用，但是找不到它的文件）在寻找的过程中，因为浪费了时间，所以赶不上）寻找物品在精神上也是种负担整顿的目的整顿是为了消除以下的浪费而开展的。寻找东西时间上的浪费购买过多的物品带来的浪费手术中，如果不能及时找到手术工具，延误了时机，那是会要命的！清扫的推进方法大家的工作场所，有没有由于清扫不够而发生品质问题呢？）工作区域实行定人、定点值日； 2）各办公室制定好排班值日表；清扫的目的有一个非常好、舒适的办公环境；直接接触信息设备（如打印机、扫描机），发现机器的小缺陷检查漏水、漏电的地方清扫就是点检清洁的推进方法大家的工作场所有

9、没有变得更舒适更容易作业呢? ）由垃圾、灰尘引发很多的信息设备不良，以至变成了慢性不良 ）地面上杂乱堆放着闲置物品以及网线 3）灰尘引起的脸、手以及身体的脏污。清洁的目的物品不混乱、工作场所不脏乱，创造舒适的环境防止由灰尘和垃圾引起的品质不良以及设备故障不断反复整理、整顿、清扫、创造舒适安全的工作场所 消除工作场所的不安全状态，防止灾害和职业性疾病的发生素养的推进方法大家在工作场所中，有没有将以下事项铭记在心？）精神地和人打招呼）按照规定着装，并保持整洁素养的目的 和同事保持良好的人际关系，创造舒适的工作场所彻底进行整理、整顿、清扫，创造出亮丽的作业环境。养成良好的个人习惯。造物先造人，造人即

10、培养素养办公室5S检查细则1、部门/科室标识牌清楚、正确，张贴无歪斜；2、工作去向看板有妥善利用，无乱涂乱写；无过期内容；3、饮水杯放在办公桌的位置以不妨碍工作、不显零乱为准；4、桌椅摆放整齐，抽屉内保持整齐；5、办公室办公人员坐姿端正，不出现趴、仰等不雅姿势，上班时间不能睡觉、打瞌睡；上班时间不玩游戏、看电影及做其他与工作无关的事情；6、定期清理不用的文件、样板等物，无过时的文件、样板等存放于现场；7、花草上无黄叶、枯叶，无明显灰尘；8、办公设备、机器设备经常保持打扫擦试；打印机、传真机旁边保持纸张摆放整齐；每个办公室配备必要的清洁工具：抹布等以便随时打扫；9、办公室内无堆放杂物。纸箱等物品

11、需摆放整齐、靠墙，标识清楚；10、墙角、天花板无蜘蛛网，地面无积水、纸屑果皮、标签纸等杂物；11 、电话线、网络线应入线槽/线管，地面上不能随意布线；电脑连线/网络线/电话线地面以上的部分应捆扎整齐；12、垃圾的盛装不能超过垃圾篓的外沿，不可放置易变质变味的物品；13、电脑桌/副柜上不能放置衣服、手提袋等物品（笔记本电脑包除外）；14、办公桌、电脑主机、显示器、键盘、鼠标、电话机、打印机、文件柜等办公设备无明显灰尘（手摸）；电线槽、电线管、灯架、插座上无明显灰尘（手摸）；15、桌面保持整齐，文件需放置在文件柜、文件夹中，文件夹标识清楚、统一，部门需在文件夹内存放当年及上一年度的文件以便备查；1

12、6、个人离开工作台、办公桌后，凳子/椅子/键盘推到座位以下或紧靠座位；17、下班关电脑显示器和主机电源；会议室预订程序：1、申请人需提前一天发邮件或口头传达至部门文员；预订会议室的情况，找到时间、大小、设备等合适的会议室2、综合事务员确认后，根据会议室的预订情况安排合适的会议室并将安排结果反馈至申请人员3、申请人查看安排情况在开会前到综合事务员（陈春霞）处领取钥匙并登记，使用会议室；4、会议结束后，申请人应及时通知综合事务员，综合事务员到会议室与申请人检查会议室各项设备完好无损，并确认记录实际使用时间；5、会议结束后各部文员应立即归还钥匙并登记；6、任何会议的取消或变更需及时告知部门文员；8、

13、所有的预订必须以邮件的形式预订，如有紧急的会议经综合事务员确认后方可使用，用后需及时补充预订邮件。 会议室的使用须知1、 会议室使用时间：不限时，周末使用会议室需周五提前预订。2、 任何部门使用会议室，需邮件申请并得到综合事务员的确认后方可使用，未经预订不得启用会议室。3、各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的干净整洁，会议完毕后将所有设备、桌椅放置原位，所有的垃圾随手带走、并做到“四关一整齐一锁”：关灯、关空调、关饮水机、关窗、椅子摆整齐、锁门。4、预订会议室后，因故需取消或更换会议室，应第一时间通知综合事务员，注销或更新预订信息。第十条 如会议室使用发生冲突，由综合事务员协

14、调解决，不允许私下调换会议室。第十一条 非接待客人和参加会议者，不得随意进入会议室。第十二条 未征得综合部综合科同意，任何人不得将会议室内所使用设备、工具、办公用品拿出会议室或作为它用。第十三条 会议室设备如在使用过程中发生故障，使用单位要及时与综合部综合科综合事务员联系。如属使用不当，造成损失，由会议召集部门出具书面报告并负责赔偿。第十四条 如与客户召开外部会议，会议召集部门需向客户说明以上使用须知。第十五条 各部必须遵守会议室使用管理规定，对于不遵守规定的部门及个人，将限制其对会议室的使用。 会议室的日常管理1、会议室的日常管理与维护由综合部综合科综合事务员和保洁员负责，实行专人专管。2、

15、保洁员每周定期地对会议室进行彻底清扫，以保持室内干净整洁。3、定时检查会议室内的设备，发现问题及时处理。4、各部门文员会前十分钟到综合事务员处领取钥匙对会议室进行开窗、开门、通风、送电，遇到炎热天气提前开空调。会议室处罚措施：1、如有私自调换、外带会议室资源，包括但不限于会议桌、会议椅、白板、饮水机、排插等一经发现将予以严惩；2、会后造成会议室脏乱杂乱将对会议室使用部门文员处以该会议室值日一周；3、人为损坏会议室资源需照价赔偿。会议室相关问题一、会议室资源：共8间：406、408、447、449、451、453、429、520其中406、408为培训室分别可容纳30人左右，447、449、451、453分别配备了会议桌，会议椅还在请购中，其它两间429、520配备是简易会议桌椅。二、会议室管理要求：1.按实际需求订会议室,严格控制会议时间,不要占用资源;2.当天使用的会议室钥匙在当天必须归还,后期如有不归还的将限制其使用会议室;3.禁止在会议室内吃零食,用过的垃圾请随手带走;4.对于会后不关空调的一经查出将给予严惩;5.会议室的窗帘禁止拉起来;6.会后请将会议椅摆放整齐.三、会议室费用：请尽量优先使用内部会议