K3系统操作规范

1、K/3系统操作规范一、目的：为适应K/3新xx电器公司财务物流成本一体化运作，规范目前存在的不正确的操作方法，特制订本规定。二、适用范围：集团总部、电器公司应用操作K/3新xx电器公司账套的各部门、分厂、驻外分公司。三、内容：（一）公用：1、不允许在正式账套中做练习；2、不允许操作与自己工作无关的业务，严格保管自己的密码并在密码可能外泄时及时修改，严禁相互借用正式帐套的用户及密码，不使用时要退出K3；3、如果看到“该模块使用已超过最大数，并且使用时间已超过三个月”的提示时，说明站点数不够用，请等待或与信息中心联系；K/3系统中所有的出入库单据都不允许仓库保管手工填写单价、金额。拆单时必须是拆分

2、出的子单与发票钩稽或与相应单据进行核销。（二）材料库：1、外购入库单的录入：采购方式为赊购不允许修改；单据中只需要填写收到货物的实收数量，单价、金额不允许填写。外购入库的退货业务（未开票）：（1）先找到当时办理入库手续的蓝字入库单，根据蓝单生成红单并核销。（2）如果退货数量与蓝单数量不一致则需要先拆分蓝单再根据拆分出的子单生成红单。（3）如退货仓库不一致必须先将相应的数量调拔到同一仓库之后生产红单。（4）如物料分批次，车间退回仓库时必须选择准备冲减的外购入库单的批次号作为退料的批次号；（5）自五月起，所有的红字外购入库单据必须全部与对应的蓝字单据核销。3、材料验收单的录入：（1）正式的增值税发

3、票与K/3系统中材料验收单必须完成一致，录入时不允许拆分或合并；（2）如果发生因四舍五入问题造成的价税合计金额与正式的增值税发票价税合计金额不一致，可手工修改发票中的某一条分录的税额（加0.01或减0.01），保证发票总税额及价税合计与正式的增值税发票价税合计金额一致。4、发往武汉海尔分厂、扬州分厂的材料在K/3系统中做生产领料单。5、未经材料会计同意，仓库保管员不允许在K/3系统中输入本操作规范以外的任何类型的其他出入库单据。6、委外加工材料业务：发出材料时作委外加工出库单，财务月底生成委外加工出库业务凭证，材料加工回来后做委外加工入库单（只填写实收数量）并与委外加工出库单进行委外核销处理，

4、如果入库数量与出库数量不一致则必须先拆分委外加工出库单再用子单与委外加工入库单进行委外核销。生成凭证前进行委外加工入库核算，系统自动将出库单上的发出材料的成本填写到入库单上的材料费栏，再由财务生成委外加工入库凭证。分子公司之间的材料转让作销售出库单，销售方式为赊销；（三）成品库1、成品库管理员必须在见到正式的增值税销售发票后才能在K/3系统中输入销售出库单并生成销售专用发票。当遇到没有正式的增值税发票但需要发货的情况应先在K/3系统中做调拨单，调拨到相应的市场，子公司之间的销售可先做销售出库，待月底财务开票之后全部开票，如本期不能开票必须将单据日期改到下一期。2、外贸业务销售发票的录入：每个月

5、的月初必须先向财务部李志勇查问当月使用的外币汇率，发票录入时必须与财务部当月核算使用的外币汇率一致。3、销售发票录入：（1）正式的增值税发票与K/3系统中销售发票必须完成一致，录入时不允许拆分或合并；（2）如果发生因四舍五入问题造成的价税合计金额与正式的增值税发票价税合计金额不一致，可手工修改发票中一条分录中的税额（加0.01或减0.01），保证发票总税额及价税合计与正式的增值税发票价税合计金额一致。4、销售出库单的录入：销售方式为赊销不允许修改。5、成品库管理员做的各种调账及翻箱出入库等类型都在K/3系统中的其它入库单中处理。当出现特殊业务对成品的结存数量及金额有影响时应向财务部主管会计说明

6、。6、月底其他入库单的单价须填写本月期初结存平均单价。在K/3系统中使用无单价单据更新功能更新，如价格不合适可由成本会计进行手工调整。7、产品入库单的录入：每种产品的当月实际总入库数量不能小于零，如小于零需将超出部分的红字产品入库改为红字其它入库。市场未开票的成品发生市场退货做调拨单从未结算仓库调拨到相应市场仓库或综合库。9、销售给分公司的半成品、成品必须开发票并且保证本期所有的销售出库单与发票钩稽。10、市场退回产品已开票部分按原流程，未开票部分按以下流程操作：（1）市场退回产品退回到子公司的，在K3系统中对相应未开票库作销售出库，子公司作外购成品处理，月底全部开票钩稽，如不能开票的将单据日

7、期改为下月。（2）市场退回产品退回到新xx电器公司仓库的，直接在新xx账中相应仓库之间作调拔，或作返修或报废处理；11、汽车水箱中销售个人零售的业务（包括其它销售开收据的的情况）：财务部开收据的金额为含税金额，在K/3系统中输入销售发票的金额为不含税金额。应先把收据上的金额除去税再输入到K/3系统销售发票的金额栏里。（四）丰隆1、每个月丰隆公司账套中的销售出库数量金额必须与在新xx电器有限公司2007账套中输入外购入库单的数量金额保持一致。2、丰隆公司仓库保管在新xx电器有限公司2007账套中输入外购入库单时一个外购入库单中只做一种产品。（五）物流结账工作1、K/3系统中所有业务单据必须在次月

8、2日前（“五一”、“十一”、春节顺延两天）输入检查并核对完毕，2日以后所有单据不允许修改。（1）材料保管检查项目：单据录入正确并全部审核，红字外购入库单全部核销； （2）成品保管检查项目：单据录入正确并全部审核，每种产品本期的产品入库合计不允许为负，销售出库单全部与发票钩稽。材料会计在进行入库核算出库核算前必须保证没有未审核的单据。材料会计更新无单价单据时只允许更新材料的单价。确认无误后，进行材料入库核算，材料出库核算。成品各种入库类型的其他入库单单价由成本会计根据期初结存平均单价更新。成本会计根据核算办提供的车间盘存情况做领料调整。7、在成本系统中引入本月产品产量，录入工资费用、制造费、加工费、电费、等费用。系统自动进行费用分配，生产成本计算。自制产品的入库核算及出库核算在进行成本系统成本计算时系统自动完成。成本单价最终确定后生产成本系统结账。10、生成所有物流系统、生产成本管理系统凭证。11、以上所有工作完成后，检查确认无误后物流系统结账。12、2007年4月开始材料会计不再负责物流系统的结账工作，结账工作由财务部负责。13、物流结账后材料会计必须先作下期计划价调价单，调价单输入完