文档归档管理制度

1、关于文档归归档管理理办法一般来说，监理项目文件的形成数量大、时间跨度长、种类多、变更多，而且形成阶段之间有密切联系。所以，应对文件的归档种类、归档流程事先给予明确。为加强公司文档资料的管理，确保文档资料的完整性、安全性、使用便捷性，特制定本文档资料管理办法。一、电子文文档目录录设置参照下面所所述“二、文档档分类”，并按按照其顺序编编制电子子文档目目录。（根据文件件夹排序序规则，在在文件夹夹前加上上序号及及“_” ）二、电子文文档分类类本办法管理理的文档档资料既既包括电电子文档档，也包包括纸质质文档资资料。电电子文档档资料可可以按照照以下方方式分类类：1、招标阶阶段文档2、监理依依据（标标准规范

2、范、招投投标文件件、合同同文件、设设计文件件、监理理规划、监理细则）3、报审、报报验文件件（开工工报审、施施工组织织设计或或项目开开发计划划报审、设设备报验验等）4、监理指指令（监监理通知知单、变变更通知知）5、报告（监监理报告告、监理理月报等等）6、工作往往来文档档（业务务联系单单及回复复、工程程支付、会会议纪要要）7、总结8、影像资资料三、电子文文档相关关权限1、存放流流程文件形成实实时由各各项目资资料代管管员收集集整理，每月（或季度）交由信息工程部资料员归档一次，归档时间为自然月的25日（遇节假日顺延）。在存放时，工程部资料员须对归档的电子文件进行校检，不符合规范的可要求资料代管员进行整

3、改。2、权限设设置日常工作中中，由信信息工程程部资料料员对电电子文档档进行维维护和管管理；项目实实施过程程中，对对应的项项目资料料代管人人员有权权对其权权限内的的文档进进行读和和写（取取和存），操作前需征得有关方同意。3、查询方方式（1）查阅阅文档资资料须事事先申请请（附件件一：文文档资料料查阅申申请表）并并获得有有关方同同意：属属于本项项目范围围内的资资料查阅阅应得到到项目总总监或项项目资料料代管员员的同意意，非本本人所从从事的项项目的资资料查阅阅、拷贝贝应得到到信息工工程部负负责人同同意。（2）电子子文档的的查阅应应在资料料员（项项目资料料代管员员或工程程部资料料员）的的指导下下在专用用电

4、脑上上进行，电电子文档档资料的的拷贝应应由资料料员亲自自操作（包包括事前前的查毒毒杀毒）。四、文件清清单序号文档类别文档名称文件编号摘要五、电子文文件命名名规则文件采用组组合编码码方式命命名，文文件的全全名格式式为：文件名称文件名称项目名称编制年月日作者说明：1、一个完完整的文文件名由由文件名名称、项项目名、文文件编制制年月日日、和文文件作者者4个部分分，通过过经下划划线“_”连接组组合而成成。2、项目名名称，在项目开开始之时时的统一确定定，可以以按照习习惯采用用简称。3、文件编编制年月月日用88位数字字表示。4、文件作作者用33位以下下英文字字母表示示。六、工程文文档资料料管理与与归档流流程

5、1、专业监监理工程程师编制制监理工工作文档档，接受受承建方方工程文文档建设方方工程的的文档，搜搜集整理理其它的的监理工工作资料料（流程程 = 1 * GB3 ）。2、一般情情况下专专业监理理工程师师在编制制完成监监理工作作文档后后应该上上报项目目总监（或或其他相相关负责责人）审审查（流流程 = 2 * GB3 ），在在获得总总监或相相关负责责人审查查确认后后（流程程 = 3 * GB3 ）方可可作为公公司文档档分发给给建设方方、承建建方等相相关单位位（流程程 = 4 * GB3 ）。3、存管在在各监理理工程师师手中的的文档资资料均属属公司知知识产权权，所有有文档资资料都应应定期（如如每季度度的

6、最后后5个工工作日内内）移交交给项目目总监或或项目资资料代管管员并由由其归档档（流程程 = 5 * GB3 ）。4、各项目目总监（或或资料代代管员）应应定期（如如每季度度一次）对对本项目目的文档档资料进进行清理理，同时时在每半半年一次次向信息息工程部部归档（流流程 = 6 * GB3 ）。文文档资料料归档时时应进行行详细记记录（见见附件一一）。5、归档到到信息工工程部的的文档资资料应进进行及时时地整理理、编目目，同时时完整保保存到信信息工程程部的专专用数据据库里（电电子文档档）或资资料柜里里（纸质质文档资资料）（流流程 = 7 * GB3 ），以以备查询询、调用用。文档资料管管理与归归档流程程

7、见下图图：项目项目总监或相关负责人项目总监或资料代管员建设方、承建方等相关单位信息工程部资料员IT工程部文档资料数据库 = 2 * GB3 报审 = 3 * GB3 审查后反馈 = 5 * GB3 文档资料移交归档 = 6 * GB3 文档资料集中归档 = 7 * GB3 文档资料存入数据库资料柜 = 7 * GB3 纸质文档存资料柜专业监理工程师 = 4 * GB3 分发 = 1 * GB3 接收jieshou jieshou 文件 = 1 * GB3 编制 = 1 * GB3 搜集七、管理人人员及职职责1、信息工工程部资资料员信息工程部部设资料料员（兼兼职），其其职责为为：敦促各项目目总监

8、资料代代管员项项目进行行文档资资料归档档，负责责文档资资料的接接收事宜宜。负责归档资资料的整整理、编编目、入入库、存存柜、保保管、杀杀毒、刻刻录转储储等。负责文档资资料数据据库的管管理、维维护、操操作。负责归档资资料的保保管、调调用、借借阅、拷拷贝、打打印等。2、项目资资料代管管员各项目根据据项目具具体情况况设资料料代管员员一名（兼兼职），其其职责为为：负责接收本本项目内内各监理理工程师师上报、移移交的文文档资料料。对文档资料料进行整整理、转转储、入入库、存存柜、保保管。负责文档资资料的调调用、整整理、拷拷贝、打打印等。八、纸质文文件入柜柜归档资资料范围围1、监理合合同2、监理大大纲3、监理规

9、规划4、监理细细则5、监理指指令（监监理通知知单等）6、往来文文档（业业务联系系单及回回复等）7、会议纪纪要8、监理月月报9、监理记记录、平平行检测测及独立立抽检文文件材料料10、监理理工作总总结11、监理理日志12、影像像资料九、纸质文文件归档档要求1、归档的的文件材材料要完完整、系系统、准准确。各各工程用用表按水水运工程程监理规规范用表表规定填填写，需需签字盖盖章的地地方一定定不能漏漏签；监监理通知知及业务务联系单单要形成成闭合性性，需要要接受单单位签署署意见及及回复的的，必须须签署完完整。2、归档的的文件材材料必须须是原件件。如是是传真件件等不易易保存的的文件材材料，应应留复印印件，并并

10、将复印印件与原原件一起起存档，并并加以说说明。3、原则上上按各个个工程项项目归档档，各个个工程项项目再按按“入柜归归档资料料范围”进行资资料整理理归档。各各文档按按“入柜归归档资料料范围”分12册，第第1册监理理合同、第第2册监理理大纲为为第一卷卷；第33册监理理规划、第第4册监理理细则为为第二卷卷；第55册监理理指令、第第6册往来来文档、第第7册会议议纪要为为第三卷卷；第88册监理理月报、第第9册监理理记录、平平行检测测及独立立抽检文文件材料料、第10册监监理工作作总结为为第四卷卷；第111册监监理日志志、第112册影影像资料料为第五五卷。4、档案名名称的填填写要注注意内容容准确，文文字简练

11、练通顺，结结构完整整，必须须揭示卷卷内文件件的内容容和成份份；科技技文卷目目录各项项必须按按交办发发200092255号文规规定填写写完整。 5、文件归归档份数数：一般般归档11份，重重要的和和经常使使用的文文件归档档2份或3。对无无保存价价值和重重份文件件，需要要办理销销毁手续续。6、卷盒的的尺寸采采用3110mmm2200mm,卷盒的的厚度根根据分类类整理及及方便查查阅利用用的要求求，可采采用200mm、30mmm、40mmm、50mmm、60mmm。7、归档时时间：各各工程项项目负责责人应于于工程竣竣工验收收后立即即（最迟迟一周内内）将归归档的文文件整理理立卷，移移交部门门资料员员归档。

12、十、档案的的查阅和和借阅1、查阅档档案应填填写档案案查阅登登记表，写写明查阅阅时间、查查阅内容容、查阅阅目的等等。阅后后及时归归还。2、查阅档档案资料料时一般般不得对对其进行行复制。确确有特殊殊情况必必须复制制的，应应填写档档案资料料复制申申请单，经经所在部部门领导导签署意意见后方方可复制制。3、原则上上本公司司内部工工作人员员因工作作需要都都可以借借阅，但但必须由由借阅人人出具借借阅申请请并由部部门领导导签名认认可。借借出档案案时应注注意档案案的密级级要求以以及借阅阅人的相相关权限限。借阅阅档案时时应做到到以下几几点：（1）借阅阅者不得得自拿、自自取、自自放档案案，严禁禁擅自打打开档案案柜翻阅阅查找；（2）按规规定办理理登记手手续，定定期归还还，确因因工作需需要不能能按时返返还的，需需办理续续借手续续，否则则按管理理规定停停止借阅阅；（3）要爱爱护档案案，不得得丢失，并并注意保保密，不不得擅自自转借他他人；（4）所借借档案不不得随意意折叠和和拆散，严严禁对档档案随意意更改、涂涂写；（5）借出出和归还还档案时时，应办办理清点点手续，由由档案管管理员和和借阅者者当面核核对清楚楚；（6）档案案如有丢丢失、损损坏或泄泄密，要要立即追追究当事事人责任任；（7）调离离本单位位的工作作人员，必必须清理理移交档档案文件件后