内部控制规范-采购与付款

1、内部控制规范采购与付款款第一章 总 则则第一条 为了加加强采购与付付款业务的内内部控制和管管理，规范采采购与付款行行为，防范采采购与付款过过程中的差错错和舞弊，保保证采购在满满足生产和销销售的前提下下，最大限度度地降低采购购成本，根据据中华人民民共和国会计计法和财政政部等五部委委企业内部部控制基本规规范等有关关规定，结合合xx集团公公司实际，制制定本规范。第二条 本规范范所称采购，主主要是指企业业在一定条件件下从供应市市场获取产品品或服务作为为企业资源，以以保证企业生生产经营活动动和其他活动动正常开展的的行为。第三条 本规范范所称付款，主主要是指企业业在外购产品品和劳务时所所应支付的对对价。第

2、四条 本规范范适用于集团团公司及其全全资、控股企企业以及企业业的分支机构构、事业部、项项目部（以下下简称各企业业）。第五条 各企业业应当根据国国家有关法律律法规和本规规范，结合本本企业实际，建建立适合本企企业业务特点点和管理要求求的采购与付付款内部控制制实施细则并并组织实施。第六条 各企业业负责人对本本企业采购与与付款内部控控制的建立健健全和有效实实施以及采购购与付款业务务的真实性、合合法性负责。第二章 职责分分工与授权批批准第七条 各企业业应当建立采采购与付款业业务的岗位责责任制，明确确相关部门和和岗位的职责责、权限，确确保办理采购购与付款业务务的不相容岗岗位相互分离离、制约和监监督。以下岗

3、位及发生生的相关业务务应当分离：（一）请购与审审批；（二）询价与确确定供应商；（三）采购合同同的订立与评评审；（四）采购与验验收；（五）采购、验验收与相关会会计记录；（六）付款审批批与付款执行行。第八条 企业应应当配备具有有良好的业务务素质和职业业道德合格的的人员办理采采购与付款业业务。并根据据具体情况对对办理采购与与付款业务的的人员进行岗岗位轮换。第九条 企业应应当对采购与与付款业务建建立严格的授授权批准制度度，明确审批批人对采购与与付款业务的的授权批准方方式、权限、程程序、责任和和相关控制措措施，规定经经办人办理采采购与付款业业务的职责范范围和工作要要求。企业不不得由同一部部门或个人办办理

4、采购与付付款业务的全全过程，严禁禁未经授权的的机构或人员员办理采购与与付款业务。第十条 企业应应当建立采购购合同评审制制度，规定评评审流程，明明确评审内容容及参与评审审的部门，对对拟签订采购购合同的经济济性、合规合合法性进行审审核。对于重重要的和技术术性较强的采采购业务，应应当组织专家家进行论证，实实行集体决策策和审批。第十一条 企业业应当按照请请购、审批、采采购、验收、付付款等规定的的程序办理采采购与付款业业务，并在采采购与付款各各环节设置相相关的记录、填填制相应的凭凭证，建立完完整的采购台台帐，加强请请购手续、采采购订单（或或采购合同）、验验收证明、入入库凭证、采采购发票等文文件（单据）和

5、和凭证的相互互核对工作。第三章 请购与与审批控制第十二条 企业业应当建立采采购申请制度度，依据购置置商品或劳务务的类型，确确定归口管理理部门，授予予相应的请购购权，按照企企业质量保证证体系的有关关要求履行相相应的职权，承承担相应的责责任。第十三条 企业业采购需求应应当与企业生生产经营计划划相适应，具具有必要性和和经济性。请请购部门提出出的采购需求求，应当明确确采购类别、质质量等级、规规格、数量、相相关要求和标标准、以及到到货时间等。第十四条 物资资采购应实行行归口管理，集集中批量采购购。按照“招标采购、货货比三家”的原则，合合理制定采购购方案，尽可可能就近采购购，以减少物物资的运输费费用。尽可

6、能能实行定点采采购，以保证证物资的质量量和交货期。建建立物资采购购来源渠道档档案，对物资资采购来源渠渠道实行动态态管理，定期期评审，不符符合要求的及及时调整。第十五条 企业业应当加强采采购业务的预预算管理。对对于预算内采采购项目，具具有请购权的的部门应当严严格按照预算算执行进度办办理请购手续续；对于超预预算和预算外外采购项目，具具有请购权的的部门应当对对需求部门提提出的申请进进行审核后再再进行办理请请购手续。第十六条 企业业应当建立严严格的请购审审批制度。审审批人应当根根据采购与付付款业务授权权批准制度的的规定，在授授权范围内进进行审批，不不得超越审批批权限。经办办人应当在职职责范围内，按按照

7、审批人的的批准意见办办理采购与付付款业务。对对于审批人超超越授权范围围审批的采购购与付款业务务，经办人员员有权拒绝办办理，并及时时向审批人的的上级授权部部门报告。第四章 采购与与验收控制第十七条 企业业应当建立采采购与验收环环节的管理制制度，对采购购方式确定、供供应商选择、验验收程序以及及计量方法等等作出明确规规定，确保采采购过程的透透明化。同一一企业下属的的分支机构应应当尽量避免免多头对同一一供应商。第十八条 企业业应当根据物物品或劳务等等的性质及其其供应情况确确定采购方式式。对企业主主要设备及大大批量供应材材料、经常性性劳务、对外外分包工程或或项目，应采采用公开招标标形式进行，争争取最优的

8、价价格和付款条条件。企业应应明确招标物物品或劳务的的范围。非招招标物品或劳劳务等的采购购可采用协商商谈判等方式式进行。企业业采购业务应应当签订正式式合同。小额额零星物品或或劳务等的采采购为简化手手续，提高工工作效率，可可以采用直接接购买等方式式。企业应当当制定例外紧紧急需求的特特殊采购处理理程序。第十九条 企业业应当充分了了解和掌握供供应商信誉、供供货能力等方方面的信息，建建立供应商信信息档案库，由由采购、使用用等部门共同同参与比质比比价的程序，对对供应商进行行筛选，并按按规定的授权权批准程序确确定供应商。小小额零星采购购也应由经授授权的部门事事先对采购价价格等有关内内容进行审核核。第二十条

9、企业业应当根据规规定的验收制制度和经批准准的订单、合合同等采购文文件，由独立立的验收部门门或指定专人人对所购物品品或劳务等的的品种、规格格、数量、质质量和其他相相关内容进行行验收，出具具验收证明。对对验收过程中中发现的异常常情况，负责责验收的部门门或人员应当当立即向有关关部门报告；有关部门应应查明原因，及及时处理。第五章 付款控控制第二十一条 企企业应当按照照现金管理理暂行条例、支支付结算办法法等规定办办理采购付款款业务。第二十二条 企企业财务部门门在办理付款款业务时，应应当对采购合合同约定的付付款条件以及及采购发票、结结算凭证、验验收证明等相相关凭证的真真实性、完整整性、合法性性及合规性进进

10、行严格审核核。第二十三条 企企业应当建立立预付账款和和定金的授权权批准制度，加加强预付账款款和定金的管管理。企业应应当加强大额额预付账款的的监控，定期期对其进行追追踪核查。对对预付账款的的期限、占用用款项的合理理性、不可收收回风险等进进行综合判断断；对有疑问问的预付账款款及时采取措措施，尽量降降低预付账款款资金风险和和形成损失的的可能性。第二十四条 企企业应当加强强应付账款和和应付票据的的管理，由专专人按照合同同约定的付款款日期、折扣扣条件等管理理应付款项。已已到期的应付付款项须经有有关授权人员员审批后方可可办理结算与与支付。企业业不得支付未未到期应付款款项。货物已到但发票票未到的暂估估应付款

11、项要要落实到具体体客户。企业业暂估业务应应采用合同价价计入应付款款项。后续开开来发票结算算时，可以采采用直接认定定、先进先出出等方法冲销销原来的暂估估业务。企业业要及时和客客户沟通，加加快结算进度度，减少暂估估业务。第二十五条 企企业应当建立立退货管理制制度，对退货货条件、退货货手续、货物物出库、退货货货款回收等等做出明确规规定，及时收收回退货货款款。第二十六条 企企业应当定期期与供应商核核对应付账款款（包括暂估估业务）、应应付票据、预预付账款等往往来款项。如如有不符，应应查明原因，及及时处理。第六章 监督检检查第二十六条 企企业应当建立立采购与付款款内部控制的的监督检查制制度，明确监监督检查机构构或人员的职职责权限，定定期或不定期期地进行检查查。各企业监监督检查机构构或人员应通通过实施符合合性测试和实实质性测试检检查采购与付付款业务内部部控制制度是是否健全，各各项规定是否否得到有效执执行。第二十七条 采采购与付款内内部控制监督督检查的内容容主要包括：（一）采购与付付款业务相关关岗位及人员员的设置情况况。重点检查查是否存在采采购与付款业业务不相容职职务混岗的现现象。（二）采购与付付款业务授权权批准制度的的执行情况。重重点检查大宗宗采购与付款款业务的授权权批准手续是是否健全，是是否存在越权权审批的行为为。（三）应付账款款和预付账款款的管理。重