采购部门的岗位职责与工作程序

1、第十章 采购部第一节 部门概述及组织结构 一、概述述采购部是负负责酒店店采购工工作的职职能部门门。采购购部在酒酒店统一一管理下下，根据据实际工工作要求求，适时时、适量量、适价价、经济济合理地地采购各各部门所所需要的的物品，确确保酒店店经营活活动的正正常进行行。 采采购部的的采购工工作，必必须严格格执行酒酒店的采采购制度度，严格格按照采采购程序序办理，确确保所采采购物品品的数量量、质量量、价格格和交货货期符合合要求，并并严格控控制采购购成本。采采购部员员工必须须树立“一一心为酒酒店“的的采购供供应意识识。二、组织结结构财务总监财务总监采购部经理采购部经理采购部主管采购部主管文员文员采购员采购员第

2、二节 岗位职职责及素素质要求求一、经理直接上级：财务总总监直接下属：采购主主管岗位职责 11直接接对总经经理和财财务总监监负责。主主持采购购部的全全面工作作。审批批所有的的采购单单和订购购单，确确保各项项采购任任务顺利利完成。 22参与与大宗商商品及国国外进口口货物订订货的业业务洽谈谈并检查查合同执执行情况况。 33指导导下属开开展业务务，不断断提高业业务技能能。 44熟悉悉和掌握握酒店所所需各类类物资的的名称、型型号、规规格、价价格、用用途和产产地。检检查购进进物资是是否符合合质量要要求，对对酒店的的物资采采购负有有领导责责任。 55要按按计划完完成酒店店各类物物资的采采购任务务，并在在预算

3、内内做到开开源节流流。 66负责责本部门门员工的的业务培培训计划划的制定定和实施施，抓好好员工的的思想工工作。 77有计计划地组组织部门门员工参参加学习习。 88主持持采购部部的日常常工作，协协调采购购部与酒酒店各部部门之间间的关系系。 99完成成总经理理临时交交办的各各项工作作任务。 110接接受总经经理和财财务总监监及成本本控制部部经理的的监督。素质要求基本素质：有高度度的责任任感和事事业心，不不假公济济私，不不以权谋谋私泄露露业务机机密；有有较强的的领导和和协调能能力；能能独立指指导部门门运作；遵纪守守法。自然条件：年龄330岁以以上；品品貌端正正，气质质高雅，待待人和蔼蔼。身高高：男1

4、1.7441.78米米，女11.6551.68米米。文化程度：大专以以上。外语水平：具有旅旅游酒店店英语中中级水平平。工作经验：具备33年以上上酒店采采购工作作经验，22年主管管以上管管理工作作经验。特殊要求：熟悉采采购程序序和采购购内容；了解海海关对进进口业务务颁布的的法规及及国家有有关税收收政策；掌握市市场行情情和酒店店的供货货渠道。二、采购主主管直接上级：采购经经理直接下属：采购员员岗位职责 11编制制每旬市市场价格格表，掌掌握新的的产品供供应来源源和季节节性产品品资料，及及时提供供给上司司参考。 22负责责与仓管管部的联联系，及及时处理理产品质质量问题题和督促促供应商商及时送送货。 3

5、3按上上司指派派，进行行外出采采购。 44协助助上司比比较供应应商的报报价和整整理供应应商资料料。 55协助助上司审审核供应应商的发发票、送送货单、报报价或订订购单等等。 66搜集集采购样样本或安安排供应应商示范范。 77向上上司报告告有关货货物运输输途中的的失误和和损坏情情况，并并负责向向有关方方面申报报赔偿或或报关损损耗。 88负责责进口物物品的报报关工作作，并安安排提货货事宜。 99配合合仓库对对物品进进行验收收，确保保物品符符合申购购要求。 110负负责属下下员工培培训，检检查员工工纪律，完完成上级级分配的的其他工工作。素质要求基本素质：遵纪守守法；有有较强的的协调能能力；具具备较高高

6、的工作作责任感感，不以以权谋私私，保守守业务机机密。自然条件：年龄在在25岁岁以上；品貌端端正，身身体健康康。身高高：男11.7441.78米米，女11.6551.68米米。文化程度：大专以以上学历历。外语水平：具备中中级英语语水平。工作经验：具备55年以上上酒店工工作经验验及两年年以上采采购工作作经验。特殊要求：熟悉采采购程序序和采购购内容。三、采购员员直接上级：采购主主管直接下属：无岗位职责 11根据据采购申申请单或或仓库补补货单采采购各部部门所需需的物品品和食品品。 22力争争使酒店店所购的的产品价价平物美美。 33对不不符合要要求的产产品，负负责办理理退货补补货或调调换。 44与有有关

7、供应应商保持持良好关关系。 55负责责到机场场或火车车站装运运进口或或外埠的的来货。 66协助助仓库搞搞好物品品入库的的验收工工作。 77及时时向上司司报告有有关产品品和价格格的最新新行情。 88做好好每天现现金或支支票采购购的报销销工作和和结算工工作。 99积极极参加培培训，遵遵守酒店店纪律，保保持与酒酒店有关关部门的的良好关关系，完完成上级级分配的的其他工工作任务务。 素质要求基本素质：遵纪守守法；有有自我约约束力，不不以权谋谋私，不不假公济济私，不不吃回扣扣。自然条件：男，女女均可，年年龄在225岁以以上；品品貌端正正，身体体健康。身身高：男男1.77411.799米，女女1.66511

8、.699米。文化程度：高中以以上学历历。外语水平：具有初初级英语语水平。工作经验：3年以以上酒店店采购工工作经验验。特殊要求：对工作作认真负负责，勇勇于克服服困难。四、采购部部文员直接上级：采购部部经理直接下属：无作。岗位职责 1根据部部门经理理要求，草草拟各类类报告并并打印、发发放。 2做好酒酒店内部部各类文文件和有有关采购购申请、合合同等资资料的整整理、归归档工 3做好有有关会议议记录。 4负责申申领部门门内文具具和员工工餐券的的发放工工作。 5协助上上司做好好与各部部门的联联系工作作。 6负责部部门员工工的考勤勤工作。 7整理每每天的采采购单和和收据等等，并编编制每周周进货汇汇总表。 8

9、协助经经理落实实有关进进口货物物的书面面申报工工作。 9积极参参加培训训，遵守守酒店纪纪律，完完成上级级分配的的其他工工作。素质要求基本素质：遵纪守守法；具具有高度度的责任任感和事事业心；具有一一定的公公关能力力。自然条件：女性；年龄在在20岁岁以上；品貌端端正，身身体健康康。身高高：女11.6551.69米米。文化程度：大专以以上学历历。外语水平：具有中中级英语语水平。工作经验：1年以以上酒店店工作经经验。特殊要求：熟悉采采购程序序和各个个采购环环节；有有很好的的文字表表达能力力；会使使用电脑脑。 第三节 工作程程序及标标准一、采购工工作基本本程序 11所有有的采购购申请应应尽量通通过库房房

10、来提出出。所有有的采购购任务都都由采购购部完成成。 22所有有采购的的物品(包括服服务合同同)要由由3个竞竞价中选选出，如如果没有有3个竞竞价，采采购部必必需说明明原因。 33采购购部要对对所购物物品的质质量及价价格负责责，并保保证物品品按采购购申请单单上的日日期供货货。 44如果果提交采采购申请请单或订订货单后后，价格格上涨，采采购部要要查看其其他供货货商的价价格并报报知成控控经理，最最后由财财务总监监和总经经理决定定、批准准。 程程序： 采购项目 授授权申请请人 单据文件 食品 总厨厨食品品库保管管员 市场场单食食品和饮饮品申请请表干货 总厨厨食品品库保管管员 食品品单饮品 酒水水库保管管

11、员 饮品品单物品 物品品库保管管员 采购购申请单单工程备件 工工程部 采采购申请请单固定资产 申申请部门门 采购购申请单单维修等服务务项目 申申请部门门 备忘忘录及有有关所需需服务的的说明采采购申请请单直接采购 申申请部门门 采购购申请单单除工程、固固定资产产和维修修等服务务项目以以外，所所有部门门申请购购买的食食品或物物品都必必须得到到大厨或或库房保保管员的的审批和和确认，大大厨和库库房保管管员要保保存各部部门申购购物品的的有关单单据，如如果库存存不足或或缺货，只只有大厨厨和库房房保管员员可以直直接向采采购部拉拉交采购购申请单单，并在在单上注注明目前前库存量量和平均均消费量量。 不不同物品品

12、采购程程序如下下 aa)食品品的采购购、市场场单 日日需食品品的采购购，由食食品库保保管员提提单(市市场单)，一式式三联，必必须填写写库存量量和所需需订购数数量，然然后送交交大厨，由由大厨检检查订购购数量，必必要时做做删减或或增补，采采购部门门根据此此单寻找找最合理理的价格格并填在在市场单单上，市市场单一一联送到到收货部部以确认认所购食食品，当当收到所所购食品品后，收收货员将将票和市市场单_起送到到计财部部。 bb)干货货采购、食食品单 干货的的采购(食品单单)和食食品采购购程序一一样，每每周采购购一次，食食品单的的一份由由食品库库保存，其其他两份份分别送送到采购购部和收收货部。 cc)饮品品

13、的采购购、饮品品单 饮饮品单由由酒水库库保管员员填写。目目前库存存量和需需要订购购的数量量，然后后将此单单送到成成控经理理处审查查，由餐餐饮部经经理批准准，一份份由酒水水库保管管员保存存，另外外一份送送到采购购部下订订单，酒酒水库保保管应根根据库存存量和营营业消费费情况，每每周有计计划地进进行一次次订购。 dd)物品品采购、采采购申请请单 为为了统一一管理和和发放，除除库里没没有的东东西以外外，各种种物品的的采购都都必须通通过物品品库。当当库存量量低于正正常标准准时，物物品库保保管员要要填写物物品采购购申请单单，并由由库房经经理签字字，如果果是厨房房用品，订订购数量量需大厨厨审定，采采购部根根

14、据物品品的数量量、质量量、价格格、发货货期等因因素，推推荐合适适的供货货商，填填好的表表格送到到财务监监和总经经理处认认可批准准，根据据批准后后的申请请单，采采购部填填写购单单，订购购单按号号码顺序序发放，并并记录备备案，订订购单一一式5份份，并按按如下顺顺序分发发： 原件 (白色色) 供供货商 第第二联 (粉色色) 购购货应付付款 第第三联 (蓝色色) 收收货部 第第四联 (绿色色) 申申请部门门 第第五联 (黄色色) 采采购部 定定购单和和批准了了的申请请单一起起送到财财务总监监和总经经理处作作最后审审定。 ee)工程程用品的的采购 工工程部要要在采购购申请单单上注明明所购零零配件，电电线

15、和灯灯泡等需需订购物物品的品品名采购购部要提提供3个个不同供供货商的的报价，并并填写在在申请单单上，其其中一个个价格来来自代理理商，另另外两个个来自经经销商，然然后送到到总经理理处批准准。 申申请单批批准后，采采购部要要填写定定购单，并并与申请请单一起起送到财财务总监监和总经经理处报报批。 ff)固定定资产的的采购 所所有固定定资产项项目的申申购表先先由部门门领导审审批签字字然后送送到计财财部检查查，申请请部门必必须写出出购置理理由，申申购表由由财务总总监审后后送到总总经理处处审批，如如果某些些项目金金额超过过人民币币2，0000元元，还要要送董事事会财务务审批。 gg)服务务合同 服服务项目

16、目(修理理和维修修)，先先由工程程部写出出报告(备忘录录)，在在报告中中应写明明服务的的性质，原原因以及及服务的的规格，申申请服务务的备忘忘录送到到采购部部以获取取3个不不同的报报价，并并填写在在备忘录录上，然然后再送送到总经经理处报报批，批批准后，采采购部要要填写采采购单，和和申请备备忘录一一起送到到计财部部和总经经理处最最后审批批。 hh)直接接采购物物品，采采购申请请单 直直接采购购的物品品是库存存没有的的东西，这这样采购购的物品品直接从从收货部部送到申申请部门门，申请请直接采采购，部部门领导导要从库库房保管管员那里里取采购购申请表表，并填填写原因因，所需需数量及及其他细细节，此此表送采

17、采购部，采采购部要要提供33个不同同供货商商的价格格，填写写好的表表格再送送到总经经理处审审查批准准，接到到批准的的申请表表后，采采购部要要填写采采购单，和和批准了了的申请请表一起起送到财财务总监监和总经经理处最最后审批批。 11采购购单(PPR单)流程图图采购单(PPR单)流程图图采购部门采购部门采购部采购部 如如需做PPO位22天财务总监 不不需做PPO为11天 11天财务总监 收到的的当天签签批完 最最晚第22天晨会会前完成成总经理总经理2订购单单(P00单)流流程图 订购单单(POO单)流流程图采购部 采购部 1天天申购部位申购部位 0.5天 1天天财务总监 审审批固定定资产财务总监业

18、主财务 1天天业主财务总经理总经理以上程序仅仅限于正正常情况况下的采采购，急急购不经经以上程程序。采购部工作作流程图图 返回采购部PR采购员PR申领部门PR采购部PR返回采购部PR采购员PR申领部门PR采购部PR财务部PR总办PR财务部PR总办PR采购部PR+PO申领部门PR+PO采购部PR+PO采购部PR+PO总办PR+PO财务PR+PO二、酒店物物品采购购程序 11酒店店物品多多属于低低值易耗耗品。例例如清洁洁剂、洗洗涤用品品、印刷刷品、棉棉织品、服服务用品品、瓷器器和玻璃璃器等。这这些均由由财务部部的库房房出据采采购单，采采购员根根据PRR单报出出三家供供应商的的价格，再再选出质质量上乘乘和价格格合理的的一家。采采购经理理审批后后，交财财务总监监和总经经理签字字后做PPO单。PPO单的的签字程程序与PPO单相相同。 22POO单在总总结理签签字后，方方可订货货。 33申领领部门购购杂品时时，不足足5000元可用用现金支支付。 44需外外出购物物时，填填写派车车单。 55如某某些项目目单价金金额超过过20000元，采采购单需需送交业业主财务务部门批批准。 66所购购商品在在验货时时发现问问题应及及时与供供应商联联系，办办理换退退手续。三、工程物物品采购购程序 11工