零配件采购管理条例

1、第6页 共6页 零配件采购管理条例 第一章 总则为了加强摩摩托车零零配件采采购计划划管理，规规范采购购工作,保障售售后服务务活动所所需零配件的正常常持续供供应，控控制不必必要的开开支，特特制订本本条例。采购管理工工作的任任务：根据售后服服务需要要作好物物资采购购工作，保保障零配配件连续续供应。在保障供应应的前提提下，选选择合格格供应商商，确保保采购零零配件的的质量合合格。开拓货源基基地，优优化供应应渠道，降降低采购购成本。第二章 零配件采购工工作规定定零配件采购购审批：各部门所需需零配件申购均均须事前前填具采采购申请请单，按按程序办办理审批批。预算内审批批权限： 元以下由售后总监批准， 元以上

2、由总经理批准。对预算外220000元（含含）以内内由总经经理批准准，超过过20000元由由董事长长批准。零配件采购购审批一一律使用用“采购申申请单”。采购部主管管对“采购申请单”要进行审核核。首先看“采购申申请单”各栏填填写是否否清楚，再看审批手续是否符合规定。紧急采购申申请单应应优先办办理。无法于需用用日期办办妥的“采购申申请单”，必须须及时通通知申购购部门。请购案件的的撤销：零配件请购案撤销时应由原请购部门及时通知采购部停止采购，同时在“采购申请单”加盖红色“撤销”戳记并注明撤销原因。接到通知知撤销的“采购申申请单”，采购部应优先处理理，并在在采购计计划中删删除。寻价及洽谈谈：充分了解所所

3、购零配件的品名名、规格格、质量量要求及及其他特特别要求求。向供应商详详细说明明零配件品名、规规格、质质量要求求、数量量、交货货期、交交货地点点、付款款方式。充分了解厂厂商的供应能力，以及如何保证按期交货。问清对方是是信誉可靠的制造商还是实力雄厚的一级经销商。同规格零配配件的供应应商至少少对比三三家。寻求其他更更适合的的替代品品。经成本分析析后，设设定议价价目标。清楚有没有有价格上上涨、下下跌因素素。对于供应商商的报价资料经整理后，经办人员应进行深入分析，然后以电话、传真、面谈等方式同供应商议价。寻价单应注注明与供供应商议议定的成成交条件件。如果是紧急急需求小小批量临时购购买，采采购人员员可以参

4、参考以往往类似采购购的价格格，免经经寻价、比比价手续续。订购：需预付定金金、长期期需用的的零配件必须签订长期采购合同。分批交货的的须在合合同中注注明。订货时再次次向厂商确认价格格及交货质量条件件。订购单（采采用联络络函或传传真）交交供应商商，确认认交货（到货）日期，无法按按需用日日期交货货的必须须及时通通知申购购部门。采购：常规订货预预约交货期前应再确认交货期。供应商无法法按预约交货日期交货货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办。已逾越交货货日期尚未到货者加紧催交。采购人员应应对供应应商所提提供物资资进行详详细检验验，确认认是否与与订购单单或采购购申请单单所列内内容一致致。采购员应向向供

5、应商商索取必必要的合合格证明明、使用用说明等等资料。采购物资到到达公司司后，采采购人员员应及时时赶到。采购作业处处理期限： 采采购部应依采购地区及与供应商的供货协议等因素，分类制定各类零配件采购作业处理期限，并通知各有关部门以便作为参考。遇有需要变更时，应及时将变更结果通知有关部门。收货：常规订货且且由对方负责发货的，到货后应首先核对品名、规格、数量、质量等级等项目是否与合同及发货单一致。零配件采购购经零配件库进行行外在验验收后，再再由申购部门或其委托人进行检验，配件库接到合合格通知知后办理理入库手手续。采购人员凭凭入库单单和有效效发票办办理付款款或报销销手续。付款结算时时采购人人员应注注意：

6、发票抬头、金金额及其其它内容容是否相相符。发票金额与与请购单价格是否相符。有无预付款款或暂付付款需应处理。是否需要扣扣款。短交应补足足者，请购购部门应依照实收数量，进行整理理付款。超交应经采采购部主管及申购部门负责责人协商达成一致后，方得依照实收数量进行行整理付款，否则仅依订货数付款。第三章 通用配件供应商商管理规规定通用配件供供应商的的选择、评评审、控控制、撤撤点等工工作严格格按本章章规定办办理。供应商调查查：采购人员应应随时调调查供应应商的动动态及产产品质量量。凡欲欲与公司司建立供供应关系系而且符符合条件件者应填填具“供应商商调查表表”，作为为选择供供应厂商商的参考考。“供应商商调查表表”

7、呈采购购部主管核准后后，自存存。采购人员应应依据“供应商商调查表表”每半年年复查一一次，以以了解供供应商的的动态，同同时依变变动情况况，更正正原有资资料内容容。在每批零配配件供货结结束后，供供应商的的实绩转转记于“供应商商质量档档案”，作为为评审供供应商业业绩的资资料。供应商的选选点由采采购部和和通用配件经销部负责。在在下列情情况下，采采购人员员填写“供应商商审批表表”，提请请有关人人员审批批。原有供应商商被撤点点。新供应商的的零配件更适合合市场的需需求。原有供应商商由于种种种原因因拒绝供供货。试销样品的的检验：对通过初审审的供应应商所送送检的样样品，必必须经通通用配件经销部进行检验验。供应商

8、提供供样品同同时应附附带完整整的自检检报告及及合格证证明等资资料。对通过初审审且提供样样品检验验合格的的供应商商方可进进行试供货。试试供货或正式供货期间，应对供应商进行评审。如果评评审结果果不合格格，要求求供应商商限期作作出整改改。整改改后仍不不合格者者，取消消其供应应商资格格。签订合同： 对对于供货货信誉好好，资信信度高的的供应商商可以与与其签订订长期（以以一年为为限）供供货合同同，以保保证供应应商的稳稳定。供应商控制制：供应商每批批供货，采采购部根根据验货情况建立立供应商商质量档档案。如果供货不不合格或或供货不不及时，采采购部通通知其进进行整改改。如果果在一年年中出现现多次质质量变动动或供货货不及时时，则取取消其供供应商资资格。供应商业绩绩考评：采购人员定定期整理理供应商商供货记记录，会会同经销部门按供供应业绩绩区分不不同等级级并制订订相应政政策。建立供应商商档案：采购部负责责建立供供应商档档案，经经销部门予以以配合。对对每个选选定的供供应商必必须有详详尽的供供应商档档案。供应商档案案包括：供应商商调查表表、供应应商审批批表、供供应商质质量档案案、供应应商所提提供的合合格证明明、价格格表及相相关资料料。供应商档案案由采购购部主管指派专专人负责责管理，未未经采购购部主管允许，不不得随便便查阅。采购部应及及时向经销部门提供市场行情、供货情况等方面的资料，作为经销部门制订订计