推进网上报销系统建设的思考

1、推进网上报销系统建设的思考【摘要】网上报销系统是在我国信息化建设的不断发展下发展起来的，为企业财务管理提供了便捷。当企业的规模发展越来越大时，财务核算的内容也更加繁杂，报销手续越来越复杂，而将传统的财务报销向网上报销转变就可以大大提高报销的效率。但是，网上报销依然存在着一定的问题，本文主要阐述了网上报销系统存在的问题，并针对这些问题提出了有效的改善措施，从而全面推进网上报销系统建设的效率。【关键词】网上报销；系统建设；信息化引言随着我国信息化的到来，企业管理会计体系的建设也在向信息化的方向发展，推进管理会计的信息系统建设已经成为了企业的一项重点工作内容，因此，越来越多的企业充分利用信息技术，开

2、始建设网上报销系统。但是很多单位在网上报销系统建设的过程中，都遇到了一些问题，限制和阻碍了网上报销系统的建设和使用。1.网上报销系统存在的问题1.1 预算指标与费用核销之间的矛盾在网上报销系统中，预算指标是一个重点内容，只有拥有具体的预算指标，才能对应有的花销进行报销。如果企业的网上报销系统预算指标不明确或者存在着不足，会对费用的核算造成不良的影响，制约费用核算的进行。在企业发展的过程中，有一些花销是必不可少的，但是由于缺乏费用的预算指标不足，如果根据实际情况进行报销，网上报销系统根本不认账，最终导致无法进账。一些企业虽然会通过有余额的预算找票据来变通核销预算不足的项目，但是这对企业的费用支出

3、的全面管理是非常不利的。1.2 单据设计不合理在网上报销系统建设的过程中，很多企业都将纸质的单据转化为电子单据进行信息化的建设，在这个过程中，就需要对报销单据进行设计。但是很多企业在实际的工作过程中，往往忽视了对报销单据的设计，在网上报销系统中展示的仅仅是传统的报销单据上的内容和信息。由于单据设计的不合理问题，导致在网上报销系统中无法录入一些传统纸质单据中备注的信息。在纸质的单据中，可以备注清楚支出的类别和方式等，但是这些备注的信息在网络系统中却无处输入，财务人员在工作过程中还是需要另外对这些备注的信息进行记录，从而增加了工作的难度。1.3 操作设计过于繁琐网上报销系统的建设本身就是为了为企业

4、的财务管理提供便捷，但是在实际的报销过程中，网上报销的流程和过程比较麻烦，员工需要花费很多时间，网上报销系统并没有发挥便捷的作用。如果员工需要进行网上报销，员工需要先填写单据，经过领导签字后才能进行网上报销，并且签字过程需要逐级签字。经过签字之后进行报销，员工需要登录系统，填写自己的用户名、登录密码，进入到报销管理找到报销的单据，填写报销单据，报销单据的内容非常繁多，包括报销人员、报销部门、预算信息等，需要花费很多时间，并且由于报销人员不熟悉流程很容易出现错误。由于网上报销系统的操作设计比较繁琐，使报销这一工作并没有提高效率。2.推进网上报销系统建设的措施2.1 增强预算分解的准确性预算管理在

5、企业财务管理中发挥着非常重要的作用，网上报销依据科学的预算指标可以为网上报销提供支持。因此，在建设企业网上报销系统的过程中，要必须保证预算分解的准确性和科学性，将预算指标分解成符合管理世纪情况的指标。将预算指标进行分解的过程中，可以将企业的预算分解成预算内容、预算主体和预算执行。预算内容应该保证预算的全面性，将企业所有的预算项目都包含其中。预算主体不仅仅是财务部门， 更应该是企业的全体员工。在预算执行时，应该由多个部门共同参与，实现预算指标的对接，最终完成预算。2.2 完善报销单据含有的信息在设计报销单据时，应该严格按照业务的要求和字段的含义，将报销单据上的信息都分布在网上单据的对应位置，使财

6、务人员在收到电子报销单据时，可以将所有的信息都输入到对应的单据字段中，可以保证单据信息的完整性，同时减少单据数据的使用效率。对于单据中的各个字段项都应该由明确的提示，每一个字段项是否是必填的项目，应该填写什么，应该如何填写等。在退出填写时系统应该自动弹出提醒页面，提醒使用人员是否保存或者是否提交等。通常情况下，一张报销单据只能选择一种报销事项，只需要填写一个金额就算完成了填写任务，其他字段的信息应该是系统完成，使用人员通过选择项就可以完成。2.3 优化操作设计在进行网上报销系统设计时，尤其是在设计操作流程时，应该考虑到使用人员的操作习惯，优化操作设计，使整个操作可以更加简化。例如应该增加可以选

7、择录入的内容和项目，减少人工录入的概率，不仅可以节约报销时间，还可以有效的减少报销过程中使用人员出现错误的概率。此外，还应该设计丰富的系统接口，将网上报销系统和企业的财务软件、预算管理等进行无缝对接，并提供服务。将网上报销系统和预算管理有效的结合，在网上报销过程中就可以从预算管理中提取出预算指标等数据，报销过程中可以对预算进行控制。此外，通过对预算执行的情况进行分析，可以有效的提高企业的整体工作效率。3.结语网上报销系统的建设是企业信息化财务管理的重要内容，通过网上报销系统建设，报销人员只需要将报销的票据以及填写好的报销单交给审核人员，财务审核人员完成报销业务，将报销款直接转入到报销人员的个人账户中，大大提高了报销效率。参考文献：久其软件 .试论如何有效推进网上报销系统建设 J.行政事业资产与财务， 2015，22（ 1