行政办公室管理办法

1、行政办公室管理办法目 录第一章行政办公室的人员架构与权责1办公室人员架构表2办公室权力与职责21办公室的职责22办公室的权力3岗位职责表31办公室主任职责32行政文员职责33行政文员职责34驾驶员职责第二章行政办公室日常事务列表及办事流程1办公室日常事务列表2主要事务办事流程21合理化建议管理流程22文件审批管理流程23办公用车使用管理流程24固定资产行政物品的申购流程25办公用品领用流程26台帐印刷流程第三章行政办公室管理制度及相关表格1管理制度汇总12办公用品领用制度13员工宿舍管理规定14图书管理规定15来客接待分类与流程16礼品礼金管理办法17废旧物资变卖管理规定18办公物资采购管理规

2、定19会议管理规定110计划总结管理办法111公文编写分类管理规范112文件审批管理规定113证照档案管理规定114办公物资配备标准及管理办法115工服管理规定116保密制度2相关表格汇总第四章部门事项案例库1非常规事件案例及应对预案表2部门事故数据第一章行政办公室的人员架构与权责1办公室人员架构表2办公室权力与职责办公室主要负责公司的日常行政事务处理做好组织的内部服务与外部联络 工作21办公室的职责22办公室的权力3岗位职责表31办公室主任职责32行政文员职责33行政专员职责34驾驶员职责第二章 行政办公室日常事务列表及办事流程1办公室日常事务列表部门 办公室负责人 办公室主任 主要事务文档

3、管理 1公司各类通知及日常公文的规范处理工作2制度的建设与执行3与集团区域的联系保证各类文件的及时上传下达4会议记录管理 5档案管理 6公文管理 7公司各类总结计划的编纂 工作8OA管理 物资管理 1小车管理办公用车调度2固定资产的申购与管理3办公物品的领用4办公物品的采购 行政事务1员工名片工作服工号牌的订做 2各类会议的 组织工作3合理化建议征集评选公示后续跟进工作4工作周报经营月报的制作5台帐印刷 6行政管理看板的管理信息的公示7信件报刊杂志等的接受分发工作85S管理9每月一线员工会议的组织工作 10办公区域的日常管理 11 廉政台帐管理 外联工作1外来人员的接待2出差人员的旅程安排3预

4、定酒店旅馆 其他事务1图书馆管理2宿舍管理3各类活动的组织工作4员工通讯录的更新生日蛋糕的定制发送2主要事务工作流程21合理化建议管理流程图2-1合理化建议管理流程图表2-1合理化建议管理流程图说明表序号事 项说明 员工提交建议 月底前可个人提交也可部门汇总后统一交予办公室评 审次月5日前由公司决策委员会进行 评 优 评出优 秀最佳两个奖励级别分别给予行政加分1和2分的奖励 部门研究 反馈部门研究决定是否采纳并于晨会上反馈完成期限或不采纳原因落实完成必须按期保质完成结果检查由办公室建议人分别检查完成情况并分情况反馈给相关部门注合理化建议是指任何员工个人或部门对公司经营管理和发展的任何环节所提出

5、的具有可操作性的改进方法和措 施 22文件审批管理流程图2-2文件审批管理流程图表2-2文件审批流程图说明表序号事 项说明 接收上级发文 每日查看部门邮箱查看是否由上级发文 上报审批在发文上附上发文审批单报总经理室审批23 一线员工会议组织工作流程图2-3 一线员工会议组织工作流程图表2-3 一线员工会议组织工作流程图说明表序号 事 项 说明 发布通知月初晨会通知召开一线员工会议的通知发动基层员工参与 统计报名人员 由办公室统计报名人员控制在67人 审核名单报总经理审核要求参与者为公司最基层员工会场车辆安排与总经理室确定时间地点安排酒店车辆会议记录安排好会议的记录工作做好文字图像记录24名片印

6、制流程图2-4名片印制流程图表2-4名片印制流程图说明表序号 事 项 说明 申请 申请印制名片的员工填写名片印制申请单交至办公室 填名片内容单办公室根据申请单按照固定格式打印出名片内容单 联系单位联系印刷单位将名片内容单传真予印刷单位并确定取回的时间25办公用品领用流程图2-5办公用品领用流程图表2-5办公用品领用流程图说明表序号事 项说明 提出申请领料单交至办公室领用物品办公室审核办公用品领用标准为一般员工每人每月不超过5元部门主管不超过10元 注每周二周六 为物品领用时间其他时间不得领用26台帐印刷流程图2-6台帐印刷流程图第三章行政办公室管理制度及相关表格1管理制度汇总1合理化建议管理办

7、法1目的建立公司合理化建议提出采纳和奖励程序以确保公司的持续改进2适用范围适用于任何员工或集体对公司和发展所提出的建议合理化建议是指任何员 工个人或对公司经营管理的任何环节所提出的超出其职责范围以外的具有可操 作性的改进方法和措施职责负责合理化建议的收集整理工作对合理化建议进行评审部门负责合理化建 议实施员工可通过wxhx_leader163com向公司高管直接提报合理化建议并与高 管交流6合理化建议反馈实施对于员工提出的每一条合理化建议办公室将分类别与相关部门对接无论 合理化建议采纳与否责任部门或责任人必须进行反馈向解释不采纳原因或详细 实施计划以便建议者了解其建议的落实情况1群策群力优秀合

8、理化建议奖一经确认建议符合合理化建议定义奖励72群策群力最佳合理化建议奖721对于不能明确计算经济效益的合理化建议一经采纳实施22对于经 济效益可的合理化建议其奖励金额为经济效益的5但最低不少于最高不大于23对于对公司经营管理有重大促进的合理化建议除行政奖励外公司将以 提报人的名字命名该合理化建议或相关经营管理方式方法此外提报人还将获得 和公司总经理共进晚餐的机会73群策群力-顾客奖731对于对公司经营管理的帮助和促进的顾客意见公司将酌情给予该顾客 50-200元的现金奖励由客服中心负责联系顾客向顾客致谢并履行顾客奖的奖励流程8合理化建议意见回复对于采纳的合理化建议所涉及的相关整改部门应公开明

9、确整改时间并在规 定时间内给予回复81责任部门在规定时间内未按时回复的给予责任部门负责人行政扣分2 分的处罚一条扣2分二条扣4分以此类推82责任部门在规定时间内未按时完成又未经上级领导书面确认提前通报 办公室申请延长时间的给予责任部门负责人每条建议行政扣分3分的处罚一条 扣3分二条扣6分以此类推83责任部门在规定时间内未按时完成经再次确认仍未完成的给予责任部 门负责人行政扣分5分的处罚一条扣5分二条扣10分以此类推2办公用品领用制度目的有效管理办公用品领用加强内部控制杜绝浪费范围全体员工责任办公室内容一计划管理办公用品实行计划管理办公室根据办公用品发放情况合理掌握办公用品 库存和配备以供各部门

10、领用之需各部门需按领用标准于每周五将下周需领用的办公用品清单报至办公室 办公室将根据库存情况合理采购或者准备配备办公用品二领用管理领用办公用品时间为每周二六员工领用办公用品必须填写领料单否 则一概不予领用专人负责各部门需指定本部门办公用品负责人此负责人负责本部门办公用品的计划领用和分发管理并建立本部门的办公用品台帐办公室在办公用品领用的时候对部门办公用品负责人负责新进员工的办公用品领用由办公室统一负责离职或转岗员工的办公用品 由本部门的办公用品负责人进行管理各部门的办公用品按公司标准额度进行配发每月领用的物品仅限于低值 易耗品如水笔笔芯曲别针橡皮大头针书写便笺等其他如剪刀美工刀尺订书器计 算器

11、等用品按一次配发原则进行配发如非计划内标准配发的办公用品申请部门应以书面申请提前两日按流程 审批后方可由办公室按其申请予以准备配发6墨盒等高价值易耗品需以旧换新同时一次限领一只7如需领用特殊办公物品如U盘文件柜需提前两天提交书面申请由办公室主 任同意后方可办理三新进员工的领用标准岗位 配备的办公用品 每月领用额度 高层 文件框1个12个A4 文件夹笔记本大1本名片册精1册订书器1个笔筒1个美工刀1把剪刀1把20 元 中层 文件框1个8个A4文件夹笔记本大1本名片册普1册笔筒1个 美工刀1把剪刀1把 10元 基层 文件框1个5个A4文件夹笔记本中 1本笔筒1个水笔圆珠笔各1支剪刀1把 5元3员工

12、宿舍管理规定为使员工宿舍保持良好的清洁卫生整齐的环境及公共秩序使员工获得充分 的休息以提高工作效率特订本规定一住宿条件1安全员电工维修工实习生以及兄弟商场来本商场工作的同事2不提供夫妻宿舍3入住员工在一周内未入住的作自动放弃4实习生实习期满即办理退舍手续原商场租房安排住宿享受补贴的管理人 员一旦入住原宿舍补贴取消二住宿标准男女分区按班同住安全员电工维修工等工作人员每6人一间管理人员科员每3个人一间主管部门经理每2个人一间总经理助理副总经理每人一间三室内设施1衣柜一只2衣架一只3脸盆架一个4鞋子专用板5刷牙杯专用板6毛巾挂架7纸篓1只8扫帚簸箕各只9办公桌椅各一张注所有物品须摆放在指定的位置三凡

13、在集体宿舍住宿的员工必须自觉遵守以下规章制度1整理一切内务分配清扫保持整洁维持秩序2监督轮值人员维护环境清洁3有下列情况之一者应通知主管部门1违反宿舍管理规则情节重大者2宿舍内有不法行为或外来灾害时3留宿亲友者4员工身体不适应或病情重大者应通知上级部门4员工对所居住宿舍应尽管理人责任不得随意改造或变更房舍5有关宿舍现有的设备 如玻璃卫浴设备门窗床铺等 本公司以完好状态交与员工使用如有疏于管理或恶意破坏酌情由现住人员负担该项修理费或赔偿费并视情节轻重论处6宿舍舍监或公司领导得经常视察宿舍员工不得拒绝并听从有关指示七住宿员工应遵守下列规则1服从舍监管理与监督2室内禁止私自接配电线及装接电器3室内不

14、得使用或存放危险及违禁物品4个人棉被垫被起床后须叠齐5烟灰烟蒂不得丢弃地上易燃物品不得放置寝室6换洗衣物不得堆积地上其余衣鞋必须收入柜内7洗晒衣物需按指定位置晾晒8电视收音机的使用声音不得放大以免妨碍他人安宁9就寝后不得有影响他人睡眠行为10宿舍不得留宿外人或亲友如外人拜访应登记姓名关系及进出时间11夜间最迟应于23时前返回宿舍注意关闭门窗否则应向舍监报备加班情 况除外12贵重物品应避免携入或妥善保管遗失由各自负责13不得于墙壁上随意张贴字画或钉物品14不得于床上抽烟不得于宿舍内吃槟榔或其他不良物品15污秽废物垃圾等应集中于指定场所倾倒16宿舍卫生由各自住宿人员轮流清洁整理17水电不得浪费随手

15、关灯及水龙头18沐浴的水电煤气用毕即关闭19沐浴以20分钟为限20员工不得于宿舍内聚餐喝酒赌博打麻将或其他不良或不当行为21宿舍熄灯时间为晚上2230整八住宿员工有下列情况之一者除取消其住宿权利退宿并呈报管理部议处 情节严重者送交司法机关处理1不服从舍监的监督指挥者2在宿舍赌博打麻将斗殴及酗酒3蓄意破坏公用物品或设施等4擅自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者5经常妨碍宿舍安宁屡戒不改者6违反宿舍安全规定者7无正当理由经常外宿者8有偷窃行为者9拉帮结派寻衅滋事者九迁出员工应将使用的床位物品抽屉等清理干净所携出的物品应先经舍监或主管人员检查十非紧急时候禁止使用消防用水出现紧急情况如匪警或火警在确保人

16、身安全的情况下及时报警呼救或通知公司匪警电话110火警电话119十一员工图书阅览室的开放时间为每天晚上18302200图书的借阅严格按照公司规定执行十二各类体育用品由专人负责保管物品的借用手续按照公司规定执行十三对于外来人员进出宿舍的一律需填写外来人员来访登记表由专人负 责登记4图书管理规定1图书馆开放时间开放时间为每天晚上18302200注以下情况发生请联系图书馆管理委员会成员1发现图书馆没有按时开放2有特殊原因要在其他时间进出图书馆2入馆须知保持馆内安静馆内不得大声喧哗高声交谈读者入馆后须将手机 的呼叫方式改为振动保持馆内清洁不得乱涂乱画乱扔垃圾随地吐痰禁止在馆内 进餐注意衣着整洁举止文明

17、不得穿背心拖鞋入馆馆内严禁吸烟及使用明火严禁 用物品抢占座位5爱护书刊资料和一切公共财物损坏须按规定赔偿6自觉遵守图 书馆的规章制度支持人员按章办事随地吐痰乱扔纸屑杂物者罚污损毁坏馆内设施 内严禁烟火违者每次罚本规定适合于所有来馆借书员本规定由办公室负责执行本规定由本馆执行部门负责解释若再有疑难问题可到咨 询 编号具体决议事项 完成标准 完成期限责任部门责任人责任人23572357备注会会议决议事项督会议记录人468议决议事项审批人办人会议议案催办通知单编号催办人催办内容催办日期受催单位联系人办理情况会议问题解决推进表序号 需解决议案问题责任部门责任人 备注1234567891011说明请各中

18、心抓紧时间为分部门店解决问题下月会议上通报结果议案问题跟踪协调部门电话会议问题的解决体现各部门的执行力感谢各部门的支持部门年月号月份XX会议问题解决推进表会议签到簿会议名称 行政管理会议 日期会议名称 行政管理会议日参加人数会议议题参加人数会议议题编号商场部门姓名编号 商场部门姓名1122334455667788991010111112121313141415151616171718181919期备注20202121222223232424252526262727第四章部门事项案例库一非常规事件案例及应对预案表编号时间日责任部门事件描述事件分析应对预案编号时间日责任部门事件描述事件分析应对预案

19、部门事故数据库编号时间月 责任部门事件描述 原因分析编号时间月 责任部门事件描述 原因分析应对办法编号时间 年月 责任部门事件描述 原因分析编号时间 年月 责任部门事件描述 原因分析应对办法确定合理化建议整理工作的责任人做好收集上的材料的归档整理工作编号时间 年 月 责任部门事件描述 原因分析编号时间 年 月 责任部门事件描述 原因分析应对办法中管网制造业频道httpmade21askcom中管网制造业频道httpmade21askcom中管网制造业频道httpmade21askcom中管网制造业频道httpmade21askcom中管网制造业频道httpmade21askcom中管网制造业频

20、道httpmade21askcom65 中管网制造业频道httpmade21askcom中管网制造业频道httpmade21askcom各类会议活动的组织工作职责2每日与小车驾驶员沟通了解车辆情况保证合理安排车辆的使用职责10行政管理看板的管理信息的公示职责9出差人员的旅程安排工作办公物资的采购以及物品领用工作职责7外来人员的接待工作职责6信件报刊杂志等的接受分发工作职责5员工名片工作服工号牌的管理职责4负责5S检查工作职责3行政管理办公会会议决议事项的追踪职责1公司OA办公系统的管理职责2完成领导交办的其他工作事项职责10与各部门沟通联系统计相关数据信息职责9合理化建议征集评选公示后续跟进工作职责8工作周报经营月报的制作职责7档案以及文件的管理职责6公司各类总结计划的编纂工作职责5会议记录工作职责4每天与集团区域联系保证各类文件能按时上传下达职责3负责公司每日各类通知便笺和日常相关公文的处理工作职责1组织制定各项行政办公管理制度并监督执行职责2本部门员工的管理考核培养职责10做好商场重要来宾的接待工作职责9审核以商场名义发出的文件职责8负责及时签批送阅上级机关以及外单位来文按照领导的签批意见处理回复职责7办公用品的分配和管理工作职责6检查各部门计划的执行情