行政费用管控方案

1、行政部费用管控方案费用管控是公司节约成本，提升效益的一项重要举措，需要全体员工共同努力，自觉养成“勤 俭办公，人人节流、人人挖潜”的良好氛围。为更好地落实行政办公费用节约的要求，控制不合理 费用开支，将对费用进行细化分析，针对公场地费用、办公费用、差旅费、车辆费用、福利费、通 讯费、业务招待费、快递费、资产管理费等方面提出管控措施。、办公场地费用2500000.00)2000000.00元 1500000.00(1000000.00金 500000.00 xxxx年办公场地支付费用一， 一，-二.一9rtPTTkIt0.00123456789101112系列11755945.91498007.

2、91523616.71770257.01699180.11664398.12181476.72065227.12022109.31795957.01753882.90.001.1费用说明办公场地费含XXX办公区、XX总部大厦、XXX办公区场地费用，其中场地租赁费和物业管 理费为固定支出，水费、电费及其他费用为变动费用。1.2管控要点（1）电费：变动费用中，电费支出金额较大且季节性差异明显。XXX办公区投入使用的本年 度中1-11月电费（含空调费用）支出达1275948.95元，其中原因有办公区范围较大，空调电源开关 未能实现区域控制；下班人员离开办公区后，并未及时关闭所在区域的电源，因此费用存

3、在不合理 浪费现象。（2）场地租赁费用：本年度中，XXX办公区场地、XX大厦场地租赁面积较大，实际使用中空 置较多，导致租金支出较大。1.3管控措施序号措施实施方式1设置办公区空调总控1）对办公区空调区域控制进行评估，与施工单位沟通是否可对办公区空调 开关进行改造加装总控开关，实行区域控制。2）改造空调电源开关为智能开关，实现移动终端进行电源开关控制。2控制加班时段空调申请1）对加班空调申请时间进行控制，在11-4月期间，气温较低，可对加班 时段空调进行控制，温度低于27C则不再申请开启晚上及周末的加班时段 空调。3及时关闭办公区空调及对温度进行调节1）设置办公区域空调指示位置图，并划分区域指

4、引图，引导各区域晚下班 同事检查并关闭办公空调，节约用电。2）天气入冬后，前台下班巡检办公区时应将空调全部关闭，个别有需求时 再开启，减少部分不及时关闭空调的浪费。3）非夏季时间，中午时段温度一般较低，应对办公室区域空调进行巡检检， 调节温度较低的区域，节约资源。4合理租赁办公场地1）办公场地租赁时，公司应合理评估实际使用的需求，减少不必要的场地 费用支出。2）评估租赁的固定车位，非必要固定车位减少，或降低月租等级。办公费用统计人力行政中心采购的办公用品如文具、复印纸等；其他办公费如清洁费、日用品、 桶装水、支装水及其他办公费用支出，属于变动费用支出。2.2管控要点（1）办公用品及日用品：办公

5、文具及日常纸巾用品的领用未进行完善的出入库管理，不能根据 使用情况分析并采取管理措施。其次领用过程未设置管控，员工对办公用具不珍惜，节约意识较差。 第三，目前给员工配置的办公用品中，部分办公用品（尺子、计算机、订书机）等非每人必须的用 具，且新员工入职时配备文具等新用具，离职后进行回收利用，造成资源浪费。（2）办公用品采购价格：办公用品如文具、饮用水、复印纸、纸巾等长期固定供应商供货，对 价格缺乏比对和监控。（3）饮用水浪费：使用桶装饮用水冲洗杯碗现象，或非工作需要取用瓶装水情况较多，办公资 源浪费较多。2.3管控措施序号措施实施方式1规范物品出入库管理1）设置办公文具、生活用品出入库登记表对

6、物品出入库管理，根 据出入库情况对使用情况进行监控与分析，适时提前补充库存， 避免加急采购现象。2）员工领用办公用品时，对订书机、尺子、橡皮等可循环利用的 物品，使用已有的资源进行发放。2调整办公用品领用管理1）设置每周固定时间发放办公用品，文具、纸巾等常用消耗品， 固定在每周一、周四集中发放，并对领用数量进行控制，其余时 间只作领用登记，非紧急的领用在周二周四领取。2）支装水不设置开放领用，会议室、外出办事用水等由前台补给。3）新办公区装修对直饮水机进行考量，减少桶装水的使用。3设置办公用品共享点1）在前台、文印室区域设置区域提供办公用品共享点，配备订书 机、起钉器、透明放、胶水等非每人必须

7、的用品，将物品固定在 共享桌上，供大家使用。常用的同事可领用，非常用的同事则可 使用公共资源，减少非必要的领用或相互借用间物品未归还情况。4统新员工办公用品配置1）统 新员工入职文具配置标准（配套签字笔、橡皮、铅笔、笔 记本、笔筒），其他物品则告知新员工领用规则，对岗位需要配备 的用具，可增加配备。2）新员工办公用品实行配置，应提前在新员工入职前配齐放置在 桌面，要求齐全，不要求全新（笔记本除外）离职交接时，要求 员工将桌面的办公用品交回行政部。3）调整新员工入职保温杯为转正时发放，作为员工转正礼品，减 少入离职频繁导致的浪费。5办公文具采购管理1）每隔一季度或半年需要对常规办公用品、日用品、

8、饮用水等价 格进行核查，比对不同供应商价格及网上同品牌价格，择低价进 行采购。遇节日网络促销活动时，应对价格进行参考，适当采购补充库存。2）金额较大的文具申领（特殊纸张，插线板等）严格进行限制和 登记。6设置使用限制1）提醒节约用纸，与IT沟通设置电脑打印默认双面，限制单次 打印的份数，减少打印误操作导致的纸张浪费。三、差旅费30000.00 题 标 20000.00 轴 10000.00 标0.00坐xxxx年差旅费 Jk 4工_十f 一 / * *123456789101112匕系列12564.5022074.02917.505212.021333.908039.266349.512541

9、.927308.9610416.814507.03156.303.1费用说明差旅费数据为人力行政中心外出及出差的交通费、住宿费及差旅补助费用，属于变动费用支出。3.2管控要点（1）住宿费：外出或出差住宿费存在费用超标现象，制度缺少对应的管控措施，费用超标情况 未能得到控制。（2）外出打车费用：员工外出和出差的打车情况核实过程存在难度。3.3管控措施序号措施实施方式1设置住宿费超标的管 控1）设置住宿费超标情况设置限制，需附详细清单及中心负责人审 核同意。设置超标额度如：超出20元以上，则从当次出差其他日 期住宿节约补助中抵扣。2严格核查外出关规定1）核对员工外出或出差打车情况，对于外出或出差打

10、车的时间及 地点做好核查，出差往返打车前往机场的，均需要附说明。不符合 要求的打车票，均退回员工。四、车辆费用车辆费用为公司车辆发生的加油费、路桥费、保险费、维修费等以及人力行政中心私车公用及 外租车发生的费用，属于变动费用支出。4.2管控要点（1）车辆出险导致保险费增加：公司司机无法满足用车需求时，有员工驾驶公司车辆外出情况， 但因员工外出办事兼顾驾车，容易疲劳驾驶导致，导致车辆事故，维修费用和保险费增加。（2）私车公用：员工私车公用外出地点较多或外出测试时发生费用较高，文件中未对私车费用进行额度限制。4.3管控措施序号措施实施方式1合理安排车辆，减少事故发生1）合理安排司机工作，保证司机休

11、息时间，避免疲劳驾驶导致车辆事故；2）对于员工驾车外出，需要对外出事项进行审核评估，不允许危险 驾驶和疲劳驾驶。2加强车辆使用管理1）加强公司车辆管理制度执行，严格实行用车登记及费用分摊，司 机记录当天的使用人、行驶里程，路桥费、停车费。行政部每月根据 车辆产生的油费、路桥费、停车费等分摊到使用部门。每月汇总并邮 件抄送相关部门负责人知悉。2）设置私车公用一天油费报销限额，超过400兀的需要提供起止的 里程数。3）往来私车公用要求提前报备，并在群里互通消息，以接送有往来 需求的同事。五、福利费福利费用统计公司活动如年会、家属感恩日、生日会、节日福利、下午茶等活动，及部门活动 费发生的相关费用，

12、属于变动费用支出。5.2管控要点（1）惊喜下午茶举办次数较多后发现，单次抽取人员存在较多不在位置而转赠的情况，无法覆 盖至每位员工，未能达成活动初衷及效果。（2）文化活动开展形式除吃喝类型外，应更多样化，提高参与度与企业文化的关联性。5.3管控措施序号措施实施方式1合理调整活动的开展形式1）下午茶发放规则上，应根据每个区域人数比例设置抽取人 数，如xx、xx、xx区域人数差力别较多，则比例设置xx25人/ 次，xx20人/次，xx10人/次的形式，保证抽取轮换的时间一致； 且下午茶设置应针对在岗上班的人员，产假等长期休假人不进 行设置，避免形式主义。2）操作上可提前抽取名单后，当天在办公室的则

13、安排下午茶， 不在的保留名额至下次抽奖，长期外出不在的则可以发放兑换 券形式或其他可存放的食品。3）企业文化活动应考虑其他的形式替代吃喝的形式，强化企 业文化活动的效果。4）节日关怀时考虑发放非实体礼品，无需邮寄费用，给予员 工更大自主选择性。2控制活动开展成本1）活动举办场地应优先使用公司内部场地资源。2）文化类活动应明确活动人数及规则，除特殊原因外过时不 补，减少预留份数。3）部分活动，如家属感恩日可以分区域形式举办，做好人均 费用标准预算，各区域按人数制定并执行计划。六、通讯费6.1费用说明通讯费用统计公司办公网络、固定电话及移动号码的费用发生的相关费用，属于变动费用支出。6.2管控要点

14、（1）公司移动电话号码管理不到位，移动号码存在较多无登记人情况。6.3管控措施序号措施实施方式1加强移动号码的使用管理1）需要与IT做好沟通，对集团缴费移动号码进行全面梳理，清理 无人使用的号码。2）员工入离职时，应及时登记移动号码申领及归还公司的相应手 续。7.1费用说明业务招待费统计行政接待水果及公司备用酒水、礼品采购发生的相关费用，属于变动费用支出。7.2管控要点（1）在较多场次接待中，我方接待人员有6:3或7:3的情况发生，接待支出费用多。（2）业务招待费支出未进行额度控制，费用使用较多。7.3管控措施序号措施实施方式1加强业务招待预算管理1）业务招待费用设置年度预算额度控制，各部门应

15、有定额预算， 超出当年度预算的则不予报销。2）行政接待当次产生的采买费用算入业务发生部门（如水果、点 心等），在招待费额度中进行控制。3）会务场地使用公司内部资源代替外部场地租赁。2规范接待管理1）我方会议接待作陪人员数量进行对等接待，避免出现人数差异 较大的情况。2）接待规格较低时，不再另外配备接待水果或点心。3）接待领用酒的数量需对领用部门作相应限制，根据接待人数合 理控制领用数量。八、物流运输费xx年快递费0.00123456789101112系列119928.210335.018115.018664.015796.018363.031160.430647.128164.226664.8

16、32418.20.0040000.00元 30000.00:20000.00单 10000.008.1费用说明物流运输费统计XX、XXX办公区日常顺丰快递费结算及其他快递费用，属于变动费用支出。8.2管控要点（1）除固定往来班车文件传递外，其他时间可传递文件的时间不清楚，文件放置在前台担心时 效，因而员工选择自行寄送，造成资源浪费。（2）考虑到快递的安全性和时效性问题，目前合作快递公司为顺丰快递，但对于大件物品寄送 时，费用较高。（3）纸杯、公司定制笔记本、各类单据等都由深圳总部统一制作，各区域使用时未对库存进行 提前考量，在紧急时催促以快递形式发出。8.3管控措施序号措施实施方式1明确文件传

17、递时间1）统 办公区文件往来的接口在行政部，每周更新发布广深往来 的车辆信息，并固定周一和周四由前台统一寄送文件，则可保证充 足的文件传递时间，其余时间往来的急件也应在前台登记合并寄 送，则员工集中寄送的意愿比较大，避免单独寄送。2）可在OA/微信设置查阅入口，供员工查阅文件往来时间。发布 每周车辆往来的信息，另外选择两天如周三或周五为文件统 寄送 时间，让同事及时清晰文件传递的时间。3）提醒各部门同事在物件传递时，尽量减少到付件情况。2引入价格较低的快递公司1）考察申通快递等价格较低且具备一定保障的快递公司进行比对， 对于一些非紧急的物品，选择价格低的快递公司寄送，节约成本。3非紧急物品禁止快递传递1）公司定制的办公用品如笔记本、笔、报销单、纸杯等，要求各 区域做好库存管理，在不同办公区传递发放时，禁止紧急发快递传 递，广深区域由司机往来时传递，驻外区域，则选用价格较低的邮 寄方式寄出。九、资产管理费50000.00元位单0.00资产管理费123456789101112系列10.002992.001799.0010410.00.0026986.924440.02946.0025184.25415.000.000.009.1费用说明福利费用统计公司固定资产及低值易耗品的采购费用，属于变动费用支出。9.2管控要点（1）低值易耗品采购未由资产管理部门统一采购，其价格及质量未得到