员工费用报销流程及办法

1、员工费用报销流程及办法为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，特制定本办法，请各位同仁配合执行；本办法适用于合富集团全体员工；本办法经总经理批准后立即实行，原来与之相关的其他办法随之失效。一、通则1. 任何何一种类类型之请请购及支支出，包包含物品品设备请请购、差差旅费、车车费、交交际费等等，必须须于事件件发生前前依照“预算及及费用之之审核权权限”规定取取得权责责人的书书面核准准。2. 报销销人员必必须取得得完整真真实、合合法之原原始凭证证(发票票之单位位名称必必须是正正确无误误（合富富生化/合益信信息/合合康生物物）)，由由报销人人整齐地地自行

2、粘粘贴在AA4纸大大小之粘粘存单上上，同类类性质必必须粘在在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转帐及汇入员工帐户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。3. 报销销以“周”为单位位，并附附相关凭凭证，不不得几周周凭证粘粘于一起起，否则则财务部部将予以以退单处处理。当当月发生生的费用用应尽量量在当月月报销，最最晚不得得超过发发生月份份的次月月，如逾逾期须经经总经理理书面批批准，否否则财务务部将不不予报销销。4. 对于于报销时时出现填填写或计计算的错错误，公公司采取取只减不不加的方方式，针针对不写写

3、小计数数和总计计数，报报销总额额的200%将会会被扣除除；针对对加总错错误，差差额部分分的500%将会会被扣除除。5. 签名名的规定定：所有员工在在任何凭凭单上签签字，表表示对该该凭单所所载事项项以及金金额完全全同意，并并已尽到到诚实申申报或认认真审核核之责。所有签名应应同时附附注日期期，如不不附注日日期，当当产生争争议时，未未签注日日期之员员工将承承担最不不利之结结果。6. 财务务复核结结果视情情况做下下列处置置：退回报销单单(注明明退回原原因)。剔除部分不不合格、不不合理、说说明不全全之金额额后付款款(附剔剔除原因因)。要求报销人人员补充充说明或或补必要要单证。交出纳付（汇汇）款。7. 每

4、周周汇员工工报销款款一次，每每月的最最后一个个周五不不汇款。8. 每周周汇员工工报销款款后，差差异表会会E-mmaill给各部部门主管管及秘书书或助理理，各位位员工如如有疑问问可向各各部门秘秘书或助助理查询询。9. 在报报销流程程前，所所有单据据未齐备备的，必必须补齐齐手续后后方可进进入报销销流程。二、报销流流程：1. 事先先核准及及事后报报销表单单流程如如下：实物报销：报销条条件为发发票、验验收（入入库）单单、采购购单原件件，三者者缺一不不可，特特别情况况为采购购单带支支票提货货，请先先填写公公洽借款款单，经经核准入入帐后再再开出支支票，三三日内缴缴回支票票签收之之存根及及发票、验验收单。出

5、 差：“出差(预算)申请书书”“费用用及出差差旅费报报销申请请表”和“交通费费用报销销单”(附已已经核准准之“出差（预预算）申申请书”)；销销售人员员须另附附行动动周报及及时间分分配表。交 际 费：“出差（预预算）申申请书(交际栏栏)” “报销请请款单” 或“费用及及出差旅旅费报销销申请表表”(附已已经核准准之“出差预预算申请请书(交交际栏)”)。车 费：“合富用用车申请请书”“费用用及出差差旅费报报销申请请表”和“交通费费用报销销单”(出租租车车费费，附已已经核准准乘坐出出租车之之“合富用用车申请请书”)。验收 单据据：公司司自用物物品采购购验收，请请填写事事务用品品验收单单，生生产，经经营

6、用存存货验收收，经IIQC核核验后填填写入入库单。“采购单”（如有有借款，应应附“公洽借借款单” ）或或“费用及及出差旅旅费报销销申请表表”（ 如如有借款款，应附附“公洽借借款单”；如有有相关费费用，应应附“出差（预预算）申申请表” ）部门主主管财务复复核财务长长总经经理签准准出纳纳报销。三、途中交交通费标标准和说说明： 1. 标标准：员工出差或或培训应应以最经经济、有有效的方方式到达达目的地地，员工工出差乘乘坐交通通工具的的规定按按车程时时间限定定标准：6小时时以下乘乘坐硬座座或长途途汽车；688小时可可乘坐硬硬卧；88166小时可可乘坐软软卧；116小时时以上可可乘坐飞飞机。员员工超标标申

7、请特特批乘坐坐飞机的的，公司司准予按按上述规规定标准准报销途途中费用用之外，最最多再增增加2000元/次。外地应聘者者到上海海总部来来面试，由由公司负负责来往往异地交交通费用用，如超超过100小时以以上，可可报销火火车硬卧卧车票；如100小时以以下，可可报销火火车硬座座费用。如如需搭乘乘飞机，需需事先经经总经理理核可预预算申请请。员工因公出出差（到到常驻工工作地之之外地区区工作），应事先填写“出差预算申请书”（各地人员应传真或电子邮件送至上海），详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额；并依照审批权限核准后，方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法

8、的报销单据整齐粘贴后，依核准权限核准后再交财务部；报销费用如超过所申请的出差费用，应详细说明理由并获得总经理批准，否则，超过部分费用将不予报销。说明：火车、长途途汽车，应应以火车车、汽车车票根为为报销依依据。员工遇规定定以外的的紧急公公务必须须搭乘飞飞机者，应应事先填写写“定票单单”，并报报总经理理批准，由由公司相相关人员员统一订订票、购购买、结结帐，但但员工必必须在抵抵达目的的地后一一周内将将票根交交还给订订票经办办人员，并并不得再再报销此此费用。搭搭乘任何何交通工工具，必必须尽量量利用下下班时间间。出差期间，由由于其它它与工作作无涉的的事情所所发生的的费用，或或由于员员工本人人的原因因导致

9、发发生的额额外费用用（如退退票费等等），一一律由该该员工本本人承担担。已参加公司司商业意意外保险险的员工工，不得得再另外外报销飞飞机意外外保险。 四、市内交交通费用用标准和和说明：1. 标标准：凡从事销售售、业务务、维修修等经常常公出工工作的员员工，经经部门经经理批准准日常工工作所需需的交通通费可以以选取以以下方法法之一：据实报销：凭公交交车票据据实全额额报销，凭凭出租车车票按本本办法第第3 点点规定限限额报销销出租车车票。定额报销： 在上上海由公公司行政政管理人人员每月月集中购购买与报报销最高高限额每每人每月月2000元的当当地公共共交通卡卡，领卡卡者在当当月内不不得再报报销任何何市内交交通

10、费。除销售、维维修、业业务之外外的部门门员工的的出租车车票报销销标准，公公交车票票可据实实全额报报销。出出租车费费依本办办法第33点规定定执行。员工在常驻驻工作当当地公出出，单次次可以乘乘坐的出出租车路路程以单单次最高高车费为为15元元为限（从出发发地到目目的地单单程最高高只能报报销出租租车费115元，而而不是单单张票据据最高只只能报销销出租车车费155元），深夜夜（222：000以后，66：000前）允允许单次次报销550元为为限。员工异地出出差，在在出差目目的城市市内允许许在出差差预算批批准范围围内报销销出租车车费。一一般不允允许报销销两个城城市间的的跨市出出租车费费。公司个人汽汽车、摩摩

11、托车报报销规定定:申请报销个个人汽车车、摩托托车费用用必须事事先填写写异动动审批表表，被被核准后后方可报报销相应应费用。公司行政人人员个人人汽车、摩摩托车只只有在办办理公司司事务的的前提下下，才能能给予补补贴。采用实报实实销的办办法，汽汽车的最最高限额额为每月月8000元，若若有到机机场接送送高层主主管或公公司客人人，可增增加每单单程300元报销销标准，超超过8000元须须经总经经理签字字认可后后方可报报销；异异地出差差可报销销来回过过桥费及及相关油油费；摩摩托车的的最高限限额为每每月4000元，超超过4000元必必须经总总经理签签字认可可后方可可报销。办办理报销销手续时时，都必必须提供供相应

12、单单据（如如停车费费、过桥桥费，汽汽油费等等）的原原始发票票实报实实销。受受此补贴贴的员工工原则上上都不得得再另行行报销其其他与其其有关的的费用，如如出租车车费用等等。说明：员工已享受受任何其其他车贴贴福利者者,不享享受本办办法规定定待遇。公司公务用用车的优优先安排排次序为为：a) 客户户或来宾宾机场接接送与参参观；b) 副总总级以上上高级管管理人员员公务用用车；c）工程师师紧急维维修响应应；d）携带贵贵、重物物品或机机要资料料、票证证的公务务活动；e）单次车车程在330公里里以上的的远程紧紧急公务务活动；f) 其他他公务用用车。凡符合上述述规定需需要首次次申请限限额2000元的的上海公公共交

13、通通卡的员员工，请请填写人人员异动动审批表表经部部门经理理审批后后在每月月25日日前交人人事部集集中报批批处理，凡凡经批准准采用公公共交通通卡的员员工以后后每月第第一周内内凭单张张公共交交通卡冲冲值发票票一次性性报销上上月交通通费。五、住宿费费用标准准和说明明：1. 标准准：办事处住宿宿标准：人员地点外籍（包括括台港澳澳籍）人人员及副副总级以以上人员员(以上人员员限额内内实报实实销)其他员工（参照本规规定的标标准享有有出差补补贴）北京福建大厦（四四星、距距办事处处车程110分钟钟）3998元单人出差：豪威大大厦（距距办事处处车程110分钟钟）标间间2244元、单单人间1190元元。二人以上：汇

14、园公公寓（属属酒店式式公寓，距距办事处处步行55分钟）：一室标标间12人3300元元；二室室标间334人人3500元。凯康国际酒酒店（四四星、距距办事处处车程110分钟钟）3660元五洲大酒店店（四星星、距办办事处步步行3分分钟）112月至至次年33月3660元；4月8月及及11月月4200元；99100月5550元。济南华能大厦2267元元金伯利酒店店（距办办事处步步行5分分钟）：单人间间1800元标间1600元广州三寓宾馆（距距办事处处步行220分钟钟）：骏骏晖楼3322元元三寓宾馆（距距办事处处步行220分钟钟）：春春晖楼2216元元华泰宾馆（距距办事处处车程115分钟钟）：2207元元

15、非办事处住住宿标准准：地点单人双人共计三人共计天津、重庆庆、深圳圳、东莞莞、福州州、杭州州、南京京、青岛岛、大连连、厦门门250300350其他省会城城市200250300非省会城市市180230280常驻住房补补贴：职位 地地区北京、广州州其他城市部门经理2500元元/月1500元元/月非经理员工工1500元元/月1200元元/月六、餐费补补贴说明明：员工因公到到常驻地地以外的的城市出出差（不不含上海海），每每天有550元的的伙食津津贴，逢逢法定假假日津贴贴加倍（不不得再另另行申请请加班工工资）；如有申申请报销销交际餐餐费(含早茶茶，夜宵宵)者，则则不再享享受该餐餐津贴。伙伙食津贴贴填写金金

16、额应为为早餐110元，中中餐和晚晚餐各为为20元；可享受受报销的的时间限限定条件件是：早早餐为88：00 am以以后、午午餐为11：00ppm以后后、晚餐餐为199：00ppm以后后仍在出出差途中中。司机的餐费费补贴按按合富富工作时时间与加加班管理理办法规规定执行行。员工因公到到上海工工作，一一般不得得享受相相关出差差餐费补补贴的福福利待遇遇，但在在公司未未提供餐餐饮的情情况下，在在休息日日可申请请早餐110元，午午餐200元，晚晚餐200元的补补贴。遇遇到法定定节假日日公司安安排外地地员工来来沪执行行特定紧紧急工作作任务，且且公司没没有统一一安排就就餐，员员工也不不申报加加班补偿偿的情形形下

17、，员员工可按按公司既既定出差差餐费补补贴政策策申请补补贴。即即早餐220元、午午餐400元、晚晚餐400元标准准申报出出差补贴贴。七、交际费费用说明明：员工外出聚聚（就）餐餐、请客客：为加加强公司司内部员员工之间间的沟通通，或为为某一特特别的主主题、或或作公关关和销售售活动，公公司经理理级以上上员工（如如有必要要，销售售人员）可可以安排排公司内内部的员员工聚（就就）餐；为公关关或销售售的目的的，公司司经理级级及以上上员工（如如有必要要，销售售员）可可以请客客，但必必须遵守守以下规规定：a.属于事事先预知知的情况况，必须须事先取取得书面面核准；属于临临时发生生的紧急急情况的的，必须须在事后后补得

18、上上述书面面核准。b.这类费费用产生生的原因因必须是是有必要要的、合合理的和和可解释释的。c.所产生生的费用用必须由由当时在在场的最最高主管管进行报报销，并并在报销销时向其其上一级级主管说说明具体体原因。d.各级经经理有责责任和义义务对此此类费用用的发生生加以控控制和管管理。e.报销时时应注明明所有在在场人员员姓名。 八、杂费报报销说明明：劳务费：总总部劳务务费需事事先填报报使用用临时劳劳务人员员申请表表，经经核准后后由人事事部统一一报销，非非总部所所在地发发生大宗宗货运，如如有大批批货物（仪仪器、试试剂）到到公司或或各办事事处而人人手不够够时，在在取得部部门主管管同意后后可外请请人员帮帮忙。

19、如如无法取取得完整整、真实实、有效效的原始始凭证，请请相关人人员另签签签收单单并附该该外请人人员之身身份证复复印件以以备报销销。其它费用：除另有有特别规规定外，一一律以合合法之凭凭证为可可否报销销之依据据。九、手机费费用标准准和说明明： 1.标标准：合富集团手手机费用用报销标标准内勤外勤销售类工程类职级最高报销限限额职级最高报销限限额职级最高报销限限额有办事处无办事处有办事处无办事处兼职工程师师台籍内勤经经理/总总监/财财务长350副总、总监监、台籍籍经理及及以上职职务500550800手机机450负责1-33台机550元；负责44台及以以上机的的70元元联系全国部部门经理理、驾驶驶员200销

20、售经理250350维修经理250300主任；助理理100其他销售类类人员180280其他维修人人员180200其他因公休休息日经经常待命命职员50凡属于管理理类经理理费用报报销参照照上述销销售、维维修经理理标准，其其余不属属于管理理类经理理一律参参照其他他人员标标准。2说明：员工必须严严格按照照“合富集集团手机机费用报报销标准准”规定的的部门，职职务和级级别，报报销限额额标准等等进行报报销。报销必须凭凭手机费费发票（帐帐单），填填写“费用及及差旅费费报销申申请单”进行报报销，其其他非手手机费发发票（帐帐单）一一律不得得报销。凡在公司报报销手机机费用的的员工，必必须提供供其手机机号码，每每天8：00-23：00开开机。如如发现由由于关机机联系不不上，且且无合理理原因，则则员工直直属经理理有权决决定停止止该员工工报销手手机费。凡在“合富富集团手手机费用用报销标标准”上未列列出的其其他员工工，若确确因工作作需要报报销手机机费的或或遇公务务需要用用自己手手机的，须须经总经经理批准准后，方方可比照照“合富集集团手机机费用报报销标准准”进行报报销。若当月确有有特殊情情况，造