行政办公管理制度

1、PAGE 33/33目 录第一节会议管理制度一、会议管管理规定定1二、会议室室使用管管理制度度7第二节印章章管理制制度一、印章管管理制度度9二、介绍信信管理制制度122第三节办公公室管理理制度一、文件资资料管理理制度122二、文印管管理制度度199三、办公用用品管理理制度200四、车辆管管理制度度255五、办公管管理制度度288第十一章行行政办公公管理制制度第一节会议议管理制制度一、会议管管理规定定1、总则为加强对会会议时间间的控制制，提高高会议质质量，特特制定本本制度2、范围本会议管理理制度适适用于公公司主办办的各种种行政办办公会议议会议分类及及组织（1）公司司级会议议：参加加人员为为公司领

2、领导班子子成员，每每周召开开一次。会会议由公公司总经经理或总总经理指指定的副副总经理理主持部门会议议：系公公司各部部门、各各所属企企业组织织召开的的工作例例会，每每周一召召开。会会议由部部门负责责人或企企业经理理主持专业会议议：系公公司内部部的技术术、销售售业务及及业务综综合会（如如经营活活动分析析会、质质量分析析会、生生产技术术会、生生产调度度会和安安全工作作会等），根根据需要要不定期期召开。总总部由分分管副总总经理或或总工程程师主持持，所属属企业由由分管副副总经理理或总工工程师主主持。临时会议议：根据据工作需需要，为为解决某某些重要要问题而而临时召召开的会会议（如如公司职职工大会会和公司司

3、党、团团员大会会，以及及各种代代表大会会等）定期汇报报：公司司各部门门和各所所属企业业负责人人，每月月以书面面形式向向主管副副经理或或总经理理汇报一一次工作作。4、例会执执行与安安排公司原则则上每周周召开工工作例会会一次。工工作例会会是各部部门沟通通信息的的主要渠渠道之一一，也是是公司管管理决策策和实施施工作指指导的重重要形式式。为增增强公司司各部门门管理人人员的管管理角色色意识，发发展管理理人员的的交流、沟沟通能力力，每两两周工作作例会实实行“轮轮值主席席制”，即即每次工工作例会会由公司司各部门门负责人人轮流出出任会议议主席，负负责会议议召集和和主持。会议主席席制要求求轮值主主席在会会前做好

4、好充分的的准备，了了解本次次会议各各部门需需要汇报报或讨论论的重要要问题，形形成书面面的主持持提纲。5、会议主主持人职职责会议主持持人应预预先将会会议内容容通知与与会者使使会议讨讨论有的的放矢会议开始始后就议议题的要要旨必须须做简洁洁说明引导讨论论并在预预定时间间内作出出结论就会议讨讨论整理理出的结结论交全全体与会会人员确确认，需需表决的的应通过过表决确确认确定专人人做好会会议记录录，及时时整理会会议纪要要、编号号、下发发及归档档管理6、会议纪纪要管理理规定1）会议纪纪要的形形式与签签发公司办公公例会会会议纪要要、决议议，由行行政管理理部整理理成文行政管理理部根据据会议内内容的需需要在限限定时

5、间间内完成成纪要和和决议的的整理工工作会议纪要要和决议议形成后后，参会会的公司司领导班班子成员员签字确确认会议纪要要发放前前应填写写（会议议纪要发发放审批批单）。审审批单内内容包括括纪要编编号=发发放范围围、主管管领导（主主持会议议的领导导）审批批意见会议纪要要应有发发文号，发发放时应应填写文件签签收记录录表，并并由接收收人签收收会议纪要要应分类类存档，并并按重要要程度确确保保存存期限2）会议纪纪要的备备忘会议纪要作作为公司司的重要要文件，备备忘已研研究决定定的事项项，发至至参加会会议全体体人员，以以便对照照核查落落实7、会议注注意事项项要求参加加会议人人员提前前5分钟钟到场实行会议议人员签签

6、到制度度做好会议议内容准准备，并并做好会会议记录录会议期间间会议人人员注意意力集中中，禁止止打瞌睡睡或做与与会议无无关的事事情会议期间间将通讯讯器材设设定在静静音状态态或关机机，非紧紧急事件件应尽量量避免接接电话。附表：会议计划表表附表111-11会议名称开会次数开会日期开会时间会议目的及及宗旨与会人员司仪主席会议召集单单位会议记录总务与会者应备备资料会场标示资资料日前或事前前的分发发资料会议审核表表附表111-22注意要点查核栏开会的目的的本次的会议议是否实实际需要要？（是是否只是是流于形形式的例例行会议议？有没没有其他他更好的解决决方法？）开会的目的的是否正正确？设定要项方方面开会的时机机

7、、时间间是否妥妥当？开会的场所所是否恰恰当？所邀请的与与会人员员是否恰恰当？开会通知方方面是否对于与与会人员员确实通通知妥当当了？对于开会的的主旨、议议题是否否确实通通知与会会人员？是否事先通通知与会会人员应应当事先先就议题题做好准准备呢？是否通知与与会人员员事先备备妥有关关资料呢呢？会议的准备备方面是否事先拟拟就议题题进行顺顺序及时时间的分分配呢？事前是否应应当分发发参考资资料呢？是否已已经做了了应变的的准备呢呢？是否安排好好会议记记录呢？是否必须用用到幻灯灯机或录录象机等等的机械械设备呢呢？会议议程表表附表111-33XXX会议议议程年年月日序号程序主持人时间分配备注1234567会议通知

8、单单附表111-44被通知人发文文号附件日期议题开始时间开会地点主持人联络人（或或单位）电话拟聘请出（列列）席单单位及人人员备注发文单位回执月日寄来关关于月日日召开会会议的通通知单收收悉，本本人届时时将到会会。拟出席人：月日会议记录表表附表111-55年月日编号号时间月日时至月月日时地点主持人记录人会议名称参加会议议题实施要点期限负责人追踪情况（时时间）审核会议发言要要点记录录表附表表11-6会议时间月月日会议议名称会议议地点发言者主旨发言要点重要程度主要反对意意见检讨事项二、会议室室使用管管理制度度会议室是公公司举行行会议、接接待外宾宾和客户户的场所所，为加加强其使使用管理理，特制制定本制制

9、度会议室由由行政部部归口管管理各部门需需要使用用会议室室须事先先向行政政办公室室提出使使用申请请。会议议室拘役役申请方方法如下下：各部门有有重要会会议需要要使用大大会议室室时，需需由会议议主管部部门事先先填写会议申申请单经行政政办公室室主管批批准方可可使用审核之后后的申请请单需贴贴于会议议室门口口，会议议完毕后后由行政政办公室室人员将将此单收收走其他部门门如有重重要会议议与此预预约相冲冲突时，由由行政办办公室协协调解决决会议室只只限公司司内部各各部门和和子公司司使用，外外单位借借用会议议室需经经公司领领导批准准，并到到行政办办公室办办理借用用手续。任任何部门门和子公公司无权权将会议议室借给给外

10、单位位使用各部门和和子公司司使用会会议室需需经行政政办公室室同意，领领取会议议嗣后要要钥匙会议室布布置前必必须考虑虑周详，根根据布置置任务来来确定执执行人员员，并做做好明确确分工会议现场场要做好好清洁保保护工作作会议室一一切公物物未经行行政办公公室主管管许可，不不得随意意搬离办办公室爱护会议议室的设设施，保保持会议议室清洁洁附表：会议室使用用申请表表附表111-77年月日日期时间会议名称主持人地点人数备注申请使用单单位管理单位名称填表人主管管理人事务科长副经理会议室使用用登记簿簿附表111-88时刻日期7891011121314151617181920备注1日2日3日4日5日第二节印章章管理制

11、制度一、印章管管理制度度1、总则为保证公司司印章使使用的合合法性、严严肃性和和可靠性性，有效效地维护护公司利利益，杜杜绝违法法行为的的发生，特特制定本本制度2、印章的的刻制、该该刻和废废止公司印章章的刻制制、该刻刻与废止止的方案案由总经经理办公公室和总总经理审审批。其其他单位位或人员员未经批批准严禁禁私自刻刻制印章章公司各单单位内部部印章，必必须持公公司证明明，到公公安部门门指定的的刻字单单位制作作。并由由公司总总经理办办公室备备案废止的印印章应交交总经理理办公室室保存，保保存期限限一般为为三年公司的印印章在遇遇到散失失、损毁毁或被盗盗时，各各管理者者应迅速速向总经经理提交交说明原原因的报报告

12、书，由由总经理理根据具具体情况况做出处处理决定定3、印章的的保管与与使用工程项目目部实行行印章保保管、使使用登记记制度印章要指指定专人人负责保保管，并并存柜加加锁，要要建立印印章保管管登记册册，载明明什么印印章、印印文、印印模和保保管人姓姓名等项项印章保管管人员要要明确责责任，保保证印章章的正常常使用和和绝对安安全，防防止印章章被滥用用或盗用用。印章章保管人人员不得得委托他他人代取取代用一旦发现现保管的的印章有有异常情情况或丢丢失，印印章保管管人员应应及时保保护现场场并报告告有关部部门用印时，印印章保管管人员首首先应检检查是否否有部门门负责人人批准的的用印章章批单，再再审阅了了解用印印内容，杜

13、杜绝未经经审阅其其内容盲盲目盖印印的现象象。每次次盖印都都应进行行登记。附表：印章使用申申请单附附表111-9单位申请日期年月日用印类别份数文件名称及及说明印鉴留存核准申请人使用印章审审批表附附表111-100用印单位用印人姓名名用印时间用何印章用印事由领导批示签名：填表人：填填表日期期：年月月日月/日编号内容摘要批准人用印单位承办人监印人用印数保留材料归存处所注：除了单单位介绍绍信有存存根，发发文有发发文登记记簿而不不用登记记外，其其他每次次用印，不不论大事事或小事事都应进进行登记记。填表人：填填表日期期：年月月日二、介绍信信管理制制度公司职员员出差或或到外单单位办事事，一律律持公司司介绍信

14、信并加盖盖公司印印章开具单位位介信要先先填写签签批单，经经部门批批准后，由由总经理理办公室室据此单单填写介介绍信，盖盖章后交交给需用用人介绍信要要编号和和存根，存存根和发发出的信信要一致致对未使用用的介绍绍信要及及时收回回第三节办公公室管理理制度一、文件资资料管理理制度1、总则为保证项目目施工现现场使用用的文件件和资料料得到有有效管理理，特制制定本制制度2、适用范范围本制度适用用于对公公司实施施项目管管理体系系要求所所形成的的全部文文件和资资料，包包括适当当范围的的外来文文件和资资料的管管理3、职责经理办公公室负责责组织贯贯彻实施施本制度度经理办公公室综合合档案室室负责公公司项目目挂你文文件的

15、收收发，文文件和资资料的贮贮存和管管理各职能部部门负责责职责范范围内支支持性文文件和资资料以及及作业指指导书的的编制、发发放、更更改的控控制和管管理项目经理理部负责责对接收收的文件件、资料料和施工工过程中中形成记记录的控控制和管管理4、文件资资料的编编制与审审批各职能部部门按项项目管理理职责编编制相应应文件文件拟稿稿要求一一律使用用碳素墨墨水或蓝蓝黑墨水水，字迹迹清楚文件底稿稿应保留留，并附附在一份份印制的的文件后后面由经经理办公公室综合合档案室室存档备备查项目管理理职能部部门编制制的支持持性文件件，由职职能部门门领导审审批，必必要时，由由公司主主管领导导审批。纳纳入公司司项目管管理体系系支持

16、性性文件范范围的国国家法律律以及上上级部门门颁发的的有关管管理办法法、文件件等，唷唷各职能能部门领领导确定定文件和资资料内容容需进行行更改，由由制定该该文件的的部门负负责实施施。文件件和资料料经多次次或大面面积内容容更改后后，要重重新印制制文件和资资料更改改的审批批由原审审批部门门或人员员进行。若若指定其其他部门门或人员员审批时时，该部部门或人人员要获获得原审审批部门门或人员员所依据据的有关关背景资资料。禁禁止未经经授权和和批准的的任意更更改文件更改改时，与与更改文文件有关关的其他他文件的的相关内内容必须须同时修修改，以以保证相相关文件件的有效效性各职能部部门编制制文件件修改记记录，记记录文件

17、件的修改改情况对项目管管理体系系有效运运行起重重要作用用的各个个工作场场所，都都得使用用相应文文件的有有效版本本，及时时撤出作作废文件件5、文件资资料登记记、发放放和回收收1）文件和和资料登登记项目管理职职能部门门、项目目经理部部的资料料员按文文件编号号、文件件名称等等项目，填填写受受控文件件清单。项目目经理部部与业主主、设计计单位、监监理单位位之间涉涉及工程程项目的的来往函函件也要要进行登登记，按按本单位位实际情情况对文文件、资资料分门门别类进进行登记记2）文件的的收发文件饿发发放范围围，由该该文件的的批准人人决定。资资料员按按规定发发放，收收文人员员必须在在发放放回收登登记表上签字字，以便

18、便备查项目经理理部需要要分发的的文件和和资料，如如目标、指指标及管管理方案案等，由由主管领领导确定定发放范范围，资资料员负负责发放放，并填填写发发放回收收登记表表各职能部部门下发发的支持持性文件件应及时时通知公公司经理理办公室室综合档档案室3）文件资资料的回回收资料员对对被替代代或作废废、失效效文件和和资料，按按发放范范围及时时回收，并并在发发放回收收登记表表上注注明回收收日期资料员对对调离本本单位人人员领取取的文件件和资料料予以回回收项目经理理部解体体时，各各职能部部门对其其领用的的文件和和资料予予以回收收6、文件和和资料的的存档项目管理理职能部部门和项项目经理理部的资资料员每每半年检检查一

19、次次在用文文件和资资料的有有效性，并并将检查查结果报报送公司司经理办办公室综综合档案案室作为资料料留存的的作废文文件和资资料，由由资料员员将其及及时交回回公司经经理办公公室综合合档案室室，并在在登记此此文件的的相关表表格上标标识出“该该文件作作废”字字样。该该文件由由发放部部门销毁毁经理办公公室综合合档案室室保管体体系管理理文件和和职能部部门移交交的全部部文件和和资料综合档案案室于次次年一季季度前收收回替代代或作废废、失效效的管理理文件。填填写文文件销毁毁（留用用）申请请表，报报部门领领导批准准后统一一销毁。附表：受控文件清清单附表表11-12序号文件编号文件名称份数备注注：文件作作废或换换版

20、时，在在备注栏栏中注明明。资料管理清清单附表表11-13类别目录资料盒设立立备注文件收文规范性文件件项目部发文文部门联系单单（函）外来文件发文对外报告对内报告申申请部门事项联联系单资料ISO90002宣宣传资料料宣传资料采购资料采购资料合同资料合同资料供应商资料料供应商资料料对供应商的的选择、评评价质量资料材质书各类质量记记录表往来帐户往来帐户报表报表其他资料其他资料发放回收登登记表附附表111-144序号文件编号文件名称接收人签字字接收日期回收日期备注文件和资料料现行状状态清单单附表111-115序号文件名称修订次数生效日期现行状态文件修改记记录附表表11-16序号文件编号文件名称修改时间修

21、改性质备注文件销毁（留留用）审审批表附附表111-177序号文件编号文件名称批准人批准时间原因份数备注文件和资料料借阅登登记表附附表111-188序号名称及编号号领导签批借阅者借阅日期归还时间备注外来文件管管制表附附表111-199序号文件名称文件编号份数版本持有部门登记日期二、文印管管理制度度文件资料料的复印印、打印印须经所所在部门门负责人人签字同同意后才才予办理理。部门门经理不不在时，可可经总经经理办公公室主任任同意后后办理（机机密件除除外）私人资料料不得在在公司打打印、复复印文印室工工作人员员应认真真做好本本职工作作，按时时完成任任务。对对收到的的文件资资料，文文印室工工作人员员应及时时

22、给有关关部门、人人员送发发，或及及时通知知有关人人员到文文印室取取回，不不得延误误文印室工工作人员员应树立立严格的的保密观观念，不不得随意意将打印印、复印印或传真真资料中中有关商商业秘密密或企业业管理中中须保密密的事项项透露给给他人，不不得截留留任何文文件对送来打打印、复复印、传传真的文文件资料料，文印印室工作作人员应应做好登登记，并并在月终终统计核核算。涉涉密文件件的复印印废件应应及时销销毁不得擅自自复印绝绝密文件件和个人人资料。复复印机密密文件需需经公司司领导批批准复印机由由专人保保管使用用，其他他人员非非经允许许不得自自行开机机文印室工工作人员员应按规规程操作作文印设设备，定定期对设设备

23、进行行维护、检检测、保保养，下下班时注注意检查查设备电电源的关关闭情况况，断开开电源三、办公用用品管理理制度为规范办公公用品的的管理，提提高工作作效率，特特制定本本制度公司办公公用品采采用定额额预算管管理制公司各部部门必须须将所需需办公用用品提前前半个月月报至行行政办公公室，行行政办公公室根据据实际用用量和库库存情况况制定购购置计划划，经总总经理批批准后购购置每月月底底前，物物资部统统计各部部门的办办公用品品清单报报行政办办公室对于预算算限额内内的办公公用品领领用，职职员须填填写办办公用品品申领单单，经经部门经经理根据据预算审审核签字字后，直直接到物物资采购购中心领领取备品发放放采取定定期发放

24、放制度，每每月的11日和115日办办理，其其他时间间不予办办理备品仓库库设专人人负责。备备品入库库需根据据入库库单严严格检查查品种、数数量、质质量、规规格、单单价是否否与进进货单相符，按按手续验验收入库库，登记记入帐。为为办入库库手续，财财务一律律不予报报销备品保管管要材料料清、帐帐目清、数数量清，摆摆放整齐齐、库房房整齐，帐帐、卡、物物一致，做做到日清清月结。做好出库库管理。在在日清月月结的条条件下，仓仓库负责责人月末末必须对对所有单单据按部部门统计计，及时时转到财财务部结结算各部门设设立耐用用办公用用品档案案卡，由由行政办办公室定定期检查查使用情情况，如如非正常常损坏或或丢失，由由当事人人

25、赔偿公司员工工离职时时，须如如数退还还办公用用品（易易耗品除除外）。如如有遗失失按公司司规定赔赔偿，否否则，不不予办理理离职手手续附表：办公用品采采购计划划表附表表11-20填表日期：年月日日采购办公用用品明细细办公用品名名称规格使用目的备注领导意见签字：办公用品领领用申请请附表111-221填表日期：年月日日申请人姓名名工作岗位职称领用办公用用品明细细办公用品名名称规格领用目的备注领导意见签字：办公用品耗耗用统计计表附表表11-22部门上月耗用金金额（元元）本月耗用金金额（元元）差异额（元元）差异率%人数说明代号名称总务部经理理：经办办人：注：差异额额为本月月耗用金金额减去去上月耗耗用金额额的代数数差。重要办公用用品登记记表附表表：111-233管理部门：总经理理办公室室使用部门：名称编号规范厂名或牌名名构造附属设备存放地点耐用年限原价增加价值日期凭证号数单位数量增加减损结存年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日办公用品管管理