浅谈高校兼职档案员的素质培养

1、浅谈高校兼职档案员的素质培养一所高校就像一个小社会,部门机构多,形成档案门类多,数量大。假如只靠档案室的三五名专职档案员,是无法完成数量如此众多而形成环节又非常复杂的档案搜集、整理工作的。这就需要在全校建立一个完善的档案工作网络,从最基层开场,每个立卷单位都要装备相应数量的兼职档案员和分管指导,由综合档案室进展业务指导和监视检查,承受学校档案工作最高指导“档案工作指导小组和分管校长的指导,这样才能保证档案搜集齐全、整理标准、便于检索和提供利用,为学校的开展和建立效劳。一、档案工作网络中的兼职档案员在档案工作网络中,“档案工作指导小组的重视是一切工作的基矗档案工作指导小组制订方向、目的、方案,决

2、定工作进程,协调各方面关系。假如指导不重视,不为档案工作人员提供必要的工作条件,不进展有关协调工作,网络上的其他详细工作人员就无法进展正常的工作。最重要的是立卷单位的分管指导,负责本单位档案工作的组织指导,协调指挥。假如立卷单位的分管指导“本位主义严重,不配合全校档案工作,或只图自己方便,不向立卷人员提供相关应归档材料,甚至利用职权阻止本单位兼职档案员向综合档案室移交档案,就肯定会阻碍全校档案的集中统一管理,更谈不上材料齐全,保证案卷质量了。在这个网络中,枢纽单位是综合档案室。综合档案室负责全校十大门类、各种载体的档案的集中统一管理;鉴定档案的保存价值;销毁过期档案;编制各种检索工具;精心保管

3、档案,尽可能延长档案寿命,保证每一份档案的平安;统计档案情况;编研档案资料,努力为利用者提供方便、快捷、优质、高效的效劳,为指导决策和学校工作提供参考。在档案工作网络中,最为关键的是兼职档案员。档案工作的搜集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用、编研八大环节中,搜集和整理是档案的形成环节。也就是说,只有经过搜集和整理(分类、编页、填写卷内目录和备考表、装订、拟写案卷题名),才能形成档案,而这最为关键、最为根底的两项工作是由兼职档案员来完成的。因此,文件的形成是否标准、各类档案的搜集是否完好、分类是否科学、案卷质量是否达标,都直接影响全校档案工作的程度。假如没有一支过硬的兼职档案员队伍,档案工作

4、肯定是搞不好的。目前来说,兼职档案员的文化知识、年龄构造层次差异很大,其特点是兼职任务多,日常工作繁杂,处理文件时间少,工作变化频繁,专业知识少,难以专心搞好归档工作。由于档案工作效果难以立竿见影,不易引起大家的重视,而常被其他工作挤掉。他们默默无闻地做着分类、编页等繁琐工作,却又不被别人理解。而且,兼职档案员绝大多数没学过档案专业,所以业务素质普遍较低,新手尤其如此,这直接影响着档案工作的质量。但他们的优点是根本素质较好,文化程度高,学习热情高,因此,有方案、有针对性地培养、建立一支高素质的可以适应现代化高校档案工作需要的兼职档案干部队伍,不仅是当务之急,而且也是可以做到的。二、加强兼职档案

5、员的素质培养(一)积极争取指导重视,加强对兼职档案干部的专业思想教育一般来说,兼职档案员工作主动性较差,究其原因,一是对档案工作的重要性认识缺乏,二是日常的文书档案工作得不到大家的理解和支持。为此,“档案工作指导小组和立卷单位分管指导要关心和支持兼职档案员的工作,进展职业教育,鼓励他们树立专业思想,想方设法为兼职档案员做好文档工作提供时间、创造条件,调动其工作积极性,唤起工作热情。(二)开展各种形式的宣传工作,增强兼职档案员的档案意识增强档案意识不但要加大宣传力度,还要注意形式的多样化。例如为使?档案法?、?山东省档案条例?更加深化人心,我们先后举办了两次?档案法?知识考试,把?档案法?、?山

6、东省档案条例?及有关宣传材料发到每一个兼职档案员和立卷单位分管指导的手中,做到人手一份;不定期的在校报上登载档案知识,并通过校报及时报道档案工作新动态。通过持久的宣传工作,全校教职工普遍对档案和档案工作有了新的认识。在学校里形成统一指导,分级管理,一级抓一级,上下齐努力的良好大环境。(三)努力进步兼职档案干部的专业知识和实际操作才能1、举办培训班,对兼职档案员进展集中培训针对兼职档案员日常工作繁多、工作变动频繁、新手多、专业程度低等特点,要有目的地进展业务培训。首先要循序渐进,加强专业根底知识教育和根本应用技能的教育,适当减少纯理论知识的介绍,急需什么讲什么,实在进步专业知识程度。针对不断更换

7、的新上岗兼职档案员要进展档案管理的根本知识和根本技能、实际操作方法、文件价值鉴定的原那么和方法等内容的培训;针对不同门类档案的实体管理要进展教学档案、党政管理档案、实物档案、多媒体档案等的培训。但是假如培训方法不当,要求不严,学习后不复习又不理论,不久便会忘记,到用时又不会,肯定影响工作。因此,对于一年一次的立卷工作来讲,档案室指导人员应当不怕费事,每年都在立卷前组织一次专门培训,以保证立卷工作顺利进展。在培训方法上,我们可以采劝模拟启发式教学法,就是先举例教学,再模拟理论,后启发引导。改变过去那种在培训班上满堂灌,照本宣科和平铺直叙的讲课方法,二是通过大量的实例,讲述立卷知识,在文档人员对立

8、卷工作具有感性认识的根底上,拟制大量文件标题,让文档人员根据实例进展模拟立卷,指导人员根据实例进展综合,结合不同单位的特点进展启发性引导,使兼职档案员可以根据本单位情况掌握文件材料的搜集、分类、立卷等工作程序和根本要求,全面掌握立卷的方法和技能。2、设立指导热线,深化基层,解决立卷中的实际问题设立指导热线 和电子邮箱,可以更方便快捷地解决广阔兼职档案员工作中的问题,有效的缓解归档工作压力,进步工作效率。在加强档案专业根底理论培训及业务指导工作的同时,档案室指导人员要经常深化各立卷部门,从文件的分类、组卷到拟写案卷标题等业务环节都主动进展帮助,解决疑难问题,面对面、手把手地指导。经常进展业务指导

9、,不但使原有的兼职档案员能按要求独立完成每年的立卷归档工作,而且能使新兼任的同志较快地掌握文书处理、分类、立卷等根本技能。3、做好重点工程、重大活动和突发事件档案的业务指导工作及时指定专人跟踪指导学校重点工程、重大活动和突发事件档案的归档工作,积极主动联络归档文件的相关事宜。特别是对于学校多个部门共同组成的临时工作小组和专项活动形成的文件,档案室及时进展归档范围制定和归档文件整理的指导和培训工作。做到特殊事件特殊对待,最大限度地做好各项重点工程、重大活动和突发事件档案的业务指导工作。4、强化竞争机制,奖优罚劣为了调动兼职档案员的积极性,进步业务素质,应当在工作中引进竞争机制。比方我校档案室在每

10、年一次布置立卷工作的同时,也把?文书立卷检查评比标准?下发到每个兼职档案员手中,将立卷工作细化,一边兼职档案员自觉对照评比标准中的年度立卷工作内容、质量要求、完成时间、评比标准、得分、扣分等详细工程按表操作,自我评分。在此根底上,组织有关人员对各部门立卷归档工作进展总结评比,在全校档案工作会上进展表彰奖励。多年来,我校文书立卷归档及总结评比工作已经程序化、制度化。它有力地促进了部门立卷工作的开展,增强了各部门兼职档案员之间的竞争意识。每年13月份,各部门兼职档案员就积极主动地与综合档案室获得联络,自觉做好立卷工作。他们有的为了保证质量,不怕费事,不怕辛苦,主动加班加点,甚至带病坚持工作,绝不影响全校立卷工作进度。建立健全并强化档案工作网络是一项细致的工作,需要指导重视,各立卷部门积极配合,各兼职档案员大力支持,以及综合档案室的努力。