文件控制程序

1、6/64.1 文件掌握程序章节号4.1版本1页次1/3 1 目的对与公司质量管理体系有关的文件进行掌握，确保各相关场所用法文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件掌握。 3 职责 3.1 总经理负责批准发布质量手册。 3.2 管理者代表负责审核质量手册。 3.3 各部门负责相关文件的编制、用法和保管。 3.4 质量部负责组织对现有体系文件的定期评审。并负责公司体系文件的名目管理，归档工作。 3.5 各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 3.6 行政科负责对公司文件的统一发放，归档整理工作。 4 程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 质量手册（包含

2、了全部过程掌握的程序文件），由质量 4.1.2 a) 部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门记录文件等。由各相关部门自行保存并报质量部备案存档； b) 其他质量文件：由各相应的业务部门保存、用法。4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部特别来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法律法规文件等，由质量部保存。4.2 文件的编号4.2.1 质量管理体系文件的编号a) 质量手册：公司名称代号质量手册代号发放年号，手册中各章以章

3、节号区分。例如：XJQM2011，表示新建公司质量手册2011版。4.1 文件掌握程序章节号4.1版本1页次2/3b)补充的程序文件：续章节号；通用规范/记录：S/R文件章节号挨次号；c)用法部门质量记录：主要用法部门代号质量手册中的文件章节号记录编号例如：ZL8.401，表示质量部在质量手册中第8.4章改进掌握程序中的第1个质量记录文件，不带后缀数字统一默认为第一版，第二版开头起编版本号，依次为2,3，依此类推。d) 各部门其他质量文件：部门代号文件挨次号年号例如：YW052000，表示业务部于2000年发放的第5号文件4.2.2 部门代号规定如下：办公室BG；财务部CW；生产部SC；人事科

4、RS ；行政科XZ；物流部WL；业务部YW；质量部ZL；选购部CG；样品设计部YP。4.3 文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：a) 质量手册由质量部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由行政科负责登记、发放；b) 各部门工作手册由各部门主管组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，行政科负责登记、发放；c) 应确保文件用法的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写文件发放、回收记录。 4.4 文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。受控方式：盖受控

5、章，编受控号，质量手册发放时应注明发放号。4.5 文件的更改a) 质量手册由质量部组织更改，填写文件更改申请，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由行政科发放，行政科应保留文件更改内容的记录；其他文件的更改由各相应主管部门填写文件更改申请单，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。假如指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；全部被更改的原文件必需由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。4.6 文件的领用文件用法者应填写文件发放、回收记录，经相应主管部门负责人审批方可领用。b) 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发

6、的文件，应赐予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。4.1 文件掌握程序章节号4.1版本1页次3/34.7 文件的保存、作废与销毁4.7.1a) 与质量管理体系相关的文件都必需分类存放在干燥通风，平安的地方；b) 各部门文件由本部门资料员保管。质量部每年对各部门文件保管状况进行检查；c) 对受控文件，各部门资料员应准时填写本部门用法文件的部门受控文件清单。每半年应将清单副本报质量部备案，如内容如有转变，应通知质量部；d) 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4.7.2 a) 全部失效或作废文件由相关部门资料员准时从全部发放或用法场所撤出，确保防止作废文件的非预期用法；b) 为某种缘由需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；c) 对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请，以管理者代表批准后，由质量部授权相关部门销毁。4.7.3 文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写文件借阅、复制记录，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必需由资料管理人登记编号。4.8 外来文件的掌握4.8.14.8.2 质量4.9 每年由质量部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平常用法状况进行适时评审，必要