公文处理办法

1、PAGE PAGE 11证券有限责任公司公文处理办法第一章 总则 第一条 为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家及集团有关规定，特制定本办法。第二条 本办法所指的公文，是指公司在经营活动过程中所形成的具有约束效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司经营方针、目标，指导布置工作，发布各项规章制度，施行经营管理，请示和答复问题，报告情况、交流经验的重要工具。各部门有责任认真做好公文处理工作。公司办公室是公文处理的管理机构，主管公司并负责指导各部门的公文处理工作。各部门应当指定专人负责公文处理工作。负责此项工作的人员应当忠于职守、严谨细致，保密观念强，具备

2、有关专业知识。第五条 各部门要发扬实事求是和认真负责的工作作风，克服形式主义和文犊主义，努力提高公文处理的效率和质量，体现高效运转的原则。行文要少而精、注重实效。第六条 公文处理必须做到及时、准确、安全、高效，严格执行保密规定，确保公司机密。第二章 公文种类和形式第七条 公司常用公文种类主要包括：决定适用于公司对重要事项或准备采取的重大行动做出的部署和安排。指示适用于公司对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则。通知适用于批转下级部门的公文，转发上级主管部门和不隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。通报适用于表彰先进、批评错误，传

3、达重要精神或者情况。报告适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。（六）请示适用于向上级部门请求指示、批准。（七）批复适用于答复下级部门的请示事项。（八）意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法 （九）函适用于和不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。（十）简报适用于简要通报经营管理、业务进展及重大活动等情况（十一）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。（十二）其它公文 “规定”适用于公司制定的要求全体员工共同遵守的办事规程与行动准则。“守则”适用于公司对全体员工在思想、作风等方面提出的行为规范化准则。“办法、规程、流程”适用于

4、公司就某项工作作出的具体的、规范性安排的规定性文件。第八条 公文格式（一）公司公文用纸一律为A4纸型，由密级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、抄送机关和印发日期等部分组成。涉及公司机密的应标明密级和保密期限。根据公文紧急程度，应分别标明“特急”、“紧急”，不特别标明的视为“一般”文件。（二）公司对集团、政府机关、企事业单位、社会团体等行文时，用“红头文件”格式，根据发文部门编号下发。以公司名义下发的命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复等种类的公文，用“红头文件”格式，根据发文部门编号下发。凡以公司名义发文的，拟定初稿后，

5、拟稿人应认真填写“证券有限责任公司发文审批表”，部门负责人应对文稿进行认真审核，并在“发文审批表”上签字。经办公室负责人核稿后送公司总裁或分管领导签发。（三）请示和报告用“内部公文呈批件”格式。请示应一事一文，需报送单位的主要负责人签发，写明一个主送单位或收件人，如需同时送其它机关，可以用抄送和抄报形式，但不得抄送下级单位，报告应一事一报，其中不得夹带请示事项。第九条 行文规则（一）公司各部门向公司行文，应根据各级部门的隶属关系和职权范围来确定，不得越级报送。呈送一般为“公司领导”或“公司党委”。（二）文件流转以各直属部门为单位，根据公司明确的职权和授权范围，审批所属二级部门和营业部文件，超越

6、各直属部门职权和授权范围的文件报公司办公室办理。（三）公司办公室将进一步提高公文处理效率和工作质量，根据文件缓急要求，原则上一般文件在三个工作日内，紧急文件在二个工作日内，特急文件在一个工作日内处理完毕。与此相适应，需要有关部门会签的文件，该部门接到文件后，一般文件在48小时内，紧急文件在8小时内，特急文件在4小时内，必须会签完毕并回复公司办公室。上述处理时间内，办公室负责督促公文各环节的尽快流转，并要求相关部门予以配合。 公文办理第十条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。第十

7、一条 收文办理：办公室文秘处收到各类公文后，应对公文进行签收并分类进行登记和审核。所有公文原则上统一由办公室拟办人员根据文件内容批转给有关部门办理，或报送主管领导批示后办理。各部门文管员每日应查看OA网上需本部门办理的公文。根据文件紧急程度、密级要求等及时提交部门相关人员办理。承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的应向办公室督办人员说明。遇有涉及其它部门职权的事项，主办部门应主动与相关部门协商，如协商后仍不能取得一致，报请公司领导审定。办公室负责公文的催办落实，做到紧急公文跟踪催办查办；重要公文重点催办查办；一般公文定期催办查办。涉及公司商业及业

8、务机密文件须采取纸制传递方式，确保安全。第十二条 发文办理：草拟公文的要求1、符合国家的方针、政策、法律及公司有关规定。2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，篇幅力求简短。3、结构层次序数。条款以下层次第一层为“（一）”，第二层为“1.”，第三层为“（1）”。4、人名、地点、数据、时间、引文要准确。日期应当写具体年、月、日。引文应先引发文单位及标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。使用简称的，应先用全称，然后在括号中注明简称称谓。5、公文中的数字，除成文时间、部分使用阿拉伯数字，同一公文内数字使用应前后一致。必须使用国家法定计量单位。6、经办人拟稿后

9、，应交部门负责人核稿和修改，如涉及到两个以上部门的，应再交有关部门会核（会签）。公文审稿。 公司级公文稿由承办部门代拟公文稿，经部门负责人审核并签署意见，并经办公室核稿后报送公司领导审定。办公室负责审稿的人员，有权对文稿不妥之处进行修改。但涉及某些重大问题修改时，应与主办部门协商，或退回其修改。不必行文的，经有关领导批准后退拟文部门。公文签发。公司发文类别及运用范围：1、以证券有限责任公司名义制发的下行文件，原则上由公司总裁签发，有关具体业务或事务性工作可由分管领导签发。在总裁无法签发的情况下，由总裁授权其它领导签发。发文包括：光证发。主要用于全公司工作部署、规章制度的发布、重要事项的通报和通

10、知等。 2、以证券有限责任公司名义制发的平行文或上行文，由公司总裁签发。发文包括：光证字。主要用于向证券监管部门、交易所、集团及所属企业、其他政府机关等上级或平级单位的报告、请示和意见。3、以中共证券有限责任公司委员会名义制发的公文，由公司党委书记签发；以中共证券有限责任公司纪律检查委员会名义制发的公文，一般由公司纪委书记签发，重要公文须经公司党委书记阅后发。发文包括：光证党发、光证党字；光证纪发、光证纪字。4、以证券有限责任公司董事会名义制发的公文，由公司董事长或经董事会授权公司总裁签发，发文包括：光证董发、光证董字。5、以证券有限责任公司监事会名义制发的公文，由公司监事长签发，发文包括：光

11、证监发、光证监字。6、以证券有限责任公司工会工作委员会名义制发的公文，由公司工会主席签发，发文包括：光证工字。 7、以公司办公室名义制发的公文由公司分管领导签发。发文包括：光证办发、光证办字。主要用于印发上级领导同志批示；转发不相隶属单位的文件；颁布要求下级单位上报有关资料或进行相应检查等事务性工作的通知；与外单位办公厅（室）以及集团办公厅商洽工作、征求意见或回复意见等。8、以人力资源部名义制发的公文由公司分管领导签发。发文包括：光证人发、光证人字。主要用于公司干部职务任免和聘用通知、请示。9、证券公司工作简报一般由分管办公室领导签发，重要简报由总裁签发。10、凡已签发的公文，不得随意变更；如

12、须变更，要经签发人同意。11、编号。凡经正式签发的文件，由办公室统一编发文号。12、盖印。所有发文在打印校对后，连同原稿交办公室有关人员复核后办理用印。如直接上公司内部网发布的文件，毋须盖章。13、发文登记和分发。办公室文秘处应根据发文单位、文号、标题、发文范围、发文时间、份数、机密程度等登记清楚，逐一检查分发。第四章 公文归档管理第十三条 公文办理完毕后，应当根据证券档案管理办法有关规定，及时整理（立卷）、归档。第十四条 重要会议形成的文件，包括录音带、音像光碟、照片等有关材料，应当由会议组织人员交办公室立卷。 第十五条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其它单位保存复制件或

13、其它形式的公文副本。 第十六条 由各部门拟制、承办和传阅的公文，一般由各部室指定专人负责管理，确保公文收取、传递、用印、整理（立卷）和归档等各环节顺畅运转。第十七条 上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。 第十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。 第十九条 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第二十条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交公司办公室档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第二十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以定期销毁。销毁公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销。公司级文件销毁由办公室负责；部门级文件由部门文秘人员负责