商务电子邮件的规范使用

1、商务电子邮件的规范使用目录录需要发送电子邮件的情况电子邮件的格式电子邮件的发送电子邮件基本礼仪需要发送电子邮件的情况正式工作作报告/汇报/申请/请示及上上级批复复/指示/安排部门之间间事务往往来通知、通通告、通通报、公公告、周周知事项项、建议议性意见见、文件件发布知识推荐荐和信息息传递没有见面面交流条条件的其其他交流流内容难以简单单用口头头表达说说明清楚楚的事项项电子邮件的格式一、注明明邮件主主题主题是接接收者了了解邮件件的第一一信息，通常人人们会根根据主题题判断邮邮件的重重要性。主题应尽尽量简明明、扼要要，能反反映文章章的内容容和重要要性。一封邮件件尽可能能只针对对一个主主题。可适当使使用大

2、写写字母或或特殊字字符来突突出主题题，引起起收件人人注意，但不要要随便使使用“紧紧急”之之类的字字眼。回复对方方邮件时时，应当当根据回回复内容容需要更更改主题题。主题千万万不要出出现错别别字。？这些主主题恰当当吗1、无主题题2、*关关于您*年*月月*日提提出的*问题题的回复复3、王先生生收4、答复：关于*和*等相相关问题题的回复复5、RE：RE：RE：二、邮件件开头应应写上称称呼、开开头结尾尾最好要要有问候候语三、正文文内容四、附件件五、结尾尾签名对方可以以清楚的的知道发发件人的的信息签名信息息不宜行行数过多多，可包包括姓名名、职务务、公司司、电话话、传真真、地址址等信息息对内、对对私、对对熟

3、悉的的客户等等群体，签名档档应简化化；对外外、对公公、对不不熟悉的的客户群群体，签签名档则则应详细细些。签名档文文字字体体应与正正文文字字字体匹匹配，字字号一般般应选择择比正文文的小一一些。为免出现乱码，字体要匹配，统一选用：简体、繁体或英文可在邮箱中设置多个签名档，灵活调用。？这样的的邮件恰恰当吗1、直呼收收信人全全名2、“前一一封邮件件有遗漏漏，请以以此次发发送邮件件为准”3、邮件中中文字拼拼写错误误电子邮件的发送抄送？密密送？一、区分分收件人人（TO）和抄送送人（CC）还有密密送人（BCC）二、如何何确定主主送人和和抄送人人寻求跨部部门支持持的邮件件一般主送送给寻求求支持的的人，抄送给本

4、本部门的的主管和和对方部部门的主主管。（如有必要要应该抄抄送给主主管的主主管，一般情况况下，不不要抄送送给主管管的主管管，可以以由主管管判断是是否需要要上报。如果不不清楚是是否要抄抄送给某某一个相相关者，应该向向主管咨咨询。）项目通报报类的邮邮件主送：项项目小组组成员抄送：项项目小组组成员的的直接上上级、项项目主要要领导工作计划划类的邮邮件主送：工工作计划划下达对对象抄送：直直接上级级、间接接上级、部门内内部相关关经理人人三、邮件件发送的的时候应应避免以以下现象象非重要的的一般性性的沟通通，避免免为了知知会的需需要将邮邮件抄送送给包括括直接和和间接经经理避免将细细节性的的讨论意意见发送送给公司

5、司高级管管理人员员，特别别是可以以判断高高级管理理人员不不能深入入了解的的业务细细节避免将同同一个主主题的讨讨论内容容多次反反复发给给全部收收件人、抄送人人，用见见面直接接交流代代替对发件人人的提出出的问题题不清楚楚、或有有不同意意见，应应该与发发件人单单独沟通通，不要要当着所所有人的的面，不不停交互互邮件与与发件人人讨论不能随便便向群体体邮箱发发送不必必要消息息四、邮件件的回复复五、邮件件发送的的总体原原则慎选“群群发”慎选“抄抄送人”慎选“全全部答复复”请为对方方节省时时间不要在邮邮件里讨讨论问题题把邮件信信息发给给最需要要它的人人有条件的的话，抛抛开邮件件，强调调“面谈谈”六、发送送邮件

6、之之前要依依次确认认主题已添添加收件人、抄送人人无误附件已添添加邮件内容容无误个人签名名档无误误电子邮件的基本礼仪？电子邮邮件的基基本礼仪仪大家都都懂1、一定不不要空白白标题，这是最最失礼的的。2、必须要要有称谓谓，称谓谓要得当当。3、正文内内容要措措辞得当当，多用用敬语您好！谢谢谢！请请！4、开头结结尾都要要有问候候语5、行文通通畅，不不要出现现错别字字。6、邮件有有附件的的要注意意礼貌提提示。7、收到邮件件应尽快快回复，一般不不超过24小时，特特别是紧紧急邮件件需2小时内内回复复，暂时时无法确确切回复复的可先先确认一一下收到到。8、若无必必要，轻轻易不要要向他人人乱发电电子邮件件。9、电子邮邮件不要要过于花花哨。10、结尾最最好有问问候语。态度友好邮件是解决问题，处理事情的工具精心构思、认真撰写不要带着脾气发邮件措辞得当文明礼貌，多用敬语语言流畅、内容简洁减少使用感叹号“！”信息齐全主题明确描述清晰有条理基本要素要完整 你写信时愤怒么？请先存为草稿，一小时后重新打开再决定是否发出？这些电电子邮件件正确吗吗例一：例二：例三：例四