Internal communications plan 内部沟通计划书

1、NZTE Internal Communications Plan1 July 2007- 30 June 2008PurpooseThe ppurpposee off thhis doccumeent is to sett ouut NNZTEEs intternnal commmunnicaatioons strrateegy forr 20007/08 andd hoow iit wwilll bee deelivvereed.BackggrouundInterrnall coommuuniccatiionss iss esssenntiaal tto ggoodd buusinness

2、s.Organnisaatioons aree liike commmunnitiies eacch wwithh itts oown cullturre, strructturee annd oorgaanissatiionaal hhierrarcchy andd eaach memmberr off thhat commmunnityy frrom thee CEEO tto tthe reccepttionnistt haas nneedds tthatt caan aand shoouldd bee meet bby wwelll-maanagged intternnal commm

3、unnicaatioons. Effecctivve iinteernaal ccommmuniicattionns hhelpps sseniior mannageemennt tto ccommmuniicatte vvisiion, crreattes a ccultturee whheree emmplooyeees bbecoome enggageed wwithh thhe ggoalls aand valluess off thhe oorgaanissatiion, annd kkeepps mmanaagemmentt inn tuune witth wwhatts goii

4、ng on arooundd thhe oorgaanissatiion. Itt enncouuragges enggageemennt aand intteraactiivitty bbetwweenn alll lleveels of thee orrgannisaatioon.Organnisaatioons neeed tthe abiilitty tto qquiccklyy iddenttifyy, ssendd, rreceeivee, aand unddersstannd iinfoormaatioon tthatt iss crrediiblee, ssenssiblle

5、aand rellevaant to staaff in enaabliing andd ennerggisiing theem tto ccarrry oout an orgganiisattionns strrateegicc inntennt. Interrnall coommuuniccatiionss iss abboutt trransslattingg maanaggemeent inttentt (iie iinfoormaatioon aand behhaviiourr) iintoo meessaagess thhat aree coonsiisteent acrrosss

6、 thhe oorgaanissatiion, annd pprovvidiing thee coonneectiionss thhat peooplee neeed in ordder to buiild unddersstanndinng.Nothiing is as powwerfful as mannageemennt lleaddingg byy exxampple andd ann orrgannisaatioonss coommiitmeent to infformmed rellatiionsshipps wwithh itts eemplloyeees is at thee

7、heeartt off goood intternnal commmunnicaatioons. Rewarrds froom eeffeectiive intternnal commmunnicaatioon aare manny. Efffecctivve iinteernaal ccommmuniicattionn immpaccts on orgganiisattionnal cullturre aand on thee abbiliity of thee orrgannisaatioon tto ccarrry oout itss sttrattegiic iinteent andd

8、 allso hass a dirrectt reelattionnshiip tto eexteernaal ccommmuniicattionn inn paartiicullar in resspecct tto iissuues andd crrisiis mmanaagemmentt. Our eemplloyeees serrve as thee moost efffecttivee ammbasssaddorss foor NNZTEE inn thhe bbusiinesss eenviironnmennt aand to thee wiiderr coommuunitty.

9、Dammninng hheaddlinnes cann bee daamaggingg foor eemplloyeee mmoraale if staaff aree unninfformmed andd caan lleadd too a neggatiive imppactt onn thhe ccomppanyys repputaatioon tthrooughh woord of mouuth.That is whyy goood intternnal commmunnicaatioon iis sso eesseentiial andd muust be clooselly aal

10、iggnedd wiith extternnal commmunnicaatioons acttiviity. In NZZTEs ccasee, 6650 empployyeess whho ffeell coomfoortaablee inn thheirr roole, arre wwelll innforrmedd annd hhavee a sennse of achhievvemeent in theeir worrk, traansllatees iintoo 6550 eexpoonenntiaallyy prroduuctiive connverrsattionns wwit

11、hh exxterrnall sttakeehollderrs.This intternnal commmunnicaatioons plaan ssetss ouut NNZTEEs appproaach to intternnal commmunnicaatioons andd iss suuppoorteed bby aa guuidee too thhe ttoolls aand chaanneels thaat aare avaailaablee ass a ressourrce forr Booardd, mmanaagemmentt annd sstafff.Situaatioo

12、nall AnnalyysissThe ppastt yeear hass seeen thee deevellopmmentt annd cconssoliidattionn off innterrnall coommuuniccatiionss pooliccy aand chaanneels.NZTE alrreaddy hhas a wwidee raangee off coommuuniccatiion chaanneels in plaace to serrve itss emmplooyeees iinclludiing thee sttafff inntraanett (SSu

13、peerTEED), Innsigght, Innsidde EEnteerprrisee, CChieef EExeccutiive e-mmaill, CChieef EExeccutiive Briiefiing, Caascaade briiefiing, Iggnitte aand thee Sttafff Seeminnar Serriess. TThesse aare genneraallyy weell recceivved andd atttenndedd, aand oveer tthe passt yyearr addvanncess haave beeen mmadee

14、 inn maakinng mmoree maaterriall moore acccesssiblle vvia onllinee chhannnelss.Resullts froom tthe Cullturre SSurvvey andd frrom onggoinng 33-moonthhly staaff revviewws aand exiit ppollls iindiicatte tthatt coommuuniccatiionss arre ggeneerallly welll rreceeiveed bbut thaat ttherre iis rroomm foor ii

15、mprroveemennt. Aneecdootall feeedbbackk suuggeestss thhat staaff bassed in thee innterrnattionnal offficees ccoulld bbe bbettter infformmed andd enngagged andd thhat acccesssibiilitty tto aand of thee CEEO, whiile goood, couuld be impprovved.Theree arre iindiicattionns tthatt coorpooratte ppoliicy i

16、s alsso nnot widdelyy annd cconssisttenttly unddersstoood aand takken up. Thhis cann bee adddreesseed tthrooughh innterrnall coommuuniccatiionss.Interrnall coommuuniccatiionss iss deelivvereed eeffeectiivelly bby aa coombiinattionn off sttafff frrom mulltipple teaams acrrosss thhe oorgaanissatiion i

17、nccluddingg Coommuuniccatiionss, HHR, Knoowleedgee Sooluttionns aand IT. This intternnal commmunnicaatioons plaan wwilll neeed to susstaiin tthe goood wworkk allreaady undderwway as welll aas eexplloree neew cchannnells aand oppporttuniitiees ffor enggagiing morre eeffeectiivelly wwithh alll mmembbe

18、rss off thhe oorgaanissatiion, buut ppartticuularrly thoose bassed in thee innterrnattionnal offficees.A keyy chhalllengge ffor thiis yyearr wiill be thee innterrnall rooll-outt off Neew ZZeallandd Neew TThinnkinng. Thiis wwilll neeed to be intterwwoveen tthrooughh alll NNZTEEs doccumeentaatioon aan

19、d acttiviity, inn coonjuuncttionn wiith NZTTEss coorpooratte ccommmuniicattionns pplann.We wiill alsso nneedd too beeginn prrepaarattionns ffor thee reestrructturee annd ddesiign of thee Inntraanett too siit aalonngsiide thee reestrructturee off NZZTEs oonshhoree annd ooffsshorre ffaciing webbsittes

20、.Valuee PrropoosittionnNZTEs iinteernaal ccommmuniicattionns wwilll:suppoort thee coorpooratte ggoalls aand strrateegiees oof NNZTEE refleect NZTTEss coommiitmeent to honnestty iin ccommmuniicattionnmodell NZZTEs vvaluues (acccouuntaabillityy, hhoneestyy, ccolllaboorattionn, aagillityy annd iinnoova

21、ttionns, leaaderrshiip, proofesssioonall diisciipliine) inn innterrnall coommuuniccatiionrefleect dessireed bbrannd aattrribuutess (iinsppiree, eenerrgisse, delliveer) in dessignn annd llangguaggerefleect andd coommuuniccatee Neew ZZeallandd Neew TThinnkinngneverr puut NNZTEEs braand or imaage at ri

22、sskalloww twwo-wway commmunnicaatioon wwherreveer pposssibllerecoggnisse tthe neeeds of diffferrentt auudieencees aand be rellevaant to thoose auddienncess.Key mmesssageesInterrnall coommuuniccatiionss iss ann esssenntiaal eelemmentt off thhe bbusiinesss mmixNZTE staaff aree thhe oorgaanissatiions m

23、mostt immporrtannt aand efffecttivee ammbasssaddorssNZTE is commmitttedd too hoonesst aand traansppareent commmunnicaatioonsNZTE willl aalloow ttwo-wayy coommuuniccatiion wheerevver posssibbleNZTE reccognnisees tthe neeeds of, annd wwilll bee reelevvantt too, ddifffereent auddienncess.PubliicsNZTE M

24、innistterssNZTE BoaardNZTE Senniorr Exxecuutivve TTeammNZTE staaffKey sstakkehooldeersChieff ExxecuutivveGMs MMarkketiing, Sttrattegiic HHumaan RRelaatioonsCommuuniccatiionssRegioonall maarkeetinng mmanaagerrsHRKnowlledgge SSoluutioonsITSociaal CClubbInterrnall coommuuniccatiionss reespoonsiibilliti

25、iesThis secctioon ssetss ouut wwho is ressponnsibble forr whhat.Commuuniccatiionss Teeam (inn coonsuultaatioon wwithh Huumann Reesouurcees, Knoowleedgee Sooluttionns, IT andd thhe NNZTEE Soociaal CClubb):Set tthe Pollicyy frrameeworrk ffor commmunnicaatioon cchannnells aacrooss thee grrouppProviide

26、commmunnicaatioons guiidannce andd suuppoort to staaff in connjunnctiion witth rregiionaal mmarkketiing mannageersManagge oorgaanissatiion-widde ccommmuniicattionn chhannnelss annd ttoolls aand enssuree thhey meeet sstafff ccommmuniicattionn neeedss Underrtakke pperiiodiic rreviiewss off innterrnall

27、 coommuuniccatiionss accrosss tthe orgganiisattionn Suppoort collleaaguees wwithh thhe ddeliiverry oof ccommmuniicattionns pplanns aand acttiviitiees.Senioor EExeccutiive Teaam:Valuee efffecctivve ccommmuniicattionns bby lleaddingg annd cchammpiooninng wwithhin theeir resspecctivve GGrouup, Commiit

28、tto rrespponddingg too alll iinteernaal qquerriess inncluudinng ee-maailssCommuuniccatee thhe wworkk annd ssucccessses of theeir Grooup to thee reest of NZTTE Suppoort andd usse aall of NZTTEss innterrnall coommuuniccatiionss chhannnelss annd ttoollsWheree poossiiblee usse ffacee-too-faace commmunni

29、caatioon aand alwwayss usse aa miinimmum of thrree commmunnicaatioon cchannnells wwhenn coommuuniccatiing intternnallly.All NNZTEE sttafff:Take ressponnsibbiliity forr keeepiing infformmed by enggagiing witth iinteernaal ccommmuniicattionns cchannnellsSeek thee suuppoort andd guuidaancee off thhe cc

30、ommmuniicattionns cconssulttantt reespoonsiiblee foor iinteernaal ccommmuniicattionns wwhenn enngaggingg wiith staaffProviide feeedbaack to Commmunnicaatioons on intternnal commmunnicaatioons ressourrcess annd ddeliiverryProviide succcesss sstorriess annd ootheer rreleevannt iinfoormaatioon tto CCom

31、mmuniicattionns ffor pubbliccatiion intternnallly.ObjecctivvesTo maainttainn annd iimprrovee efffecctivve aand appproppriaate linnkagges acrrosss thhe wwholle oorgaanissatiionTo emmpowwer NZTTE mmanaagemmentt annd sstafff tto ccommmuniicatte iinteernaallyyTo prromoote greeateer vvisiibillityy annd e

32、engaagemmentt off Chhieff Exxecuutivve aamonng NNZTEE sttafffTo enncouuragge eengaagemmentt off annd ffeeddbacck ffromm sttafffStrattegyy annd ttactticssObjecctivve OOne: Mainttainn efffecctivve aand appproppriaate linnkagges acrrosss thhe wwholle oorgaanissatiionWhoWhenMid-yyearr reevieewBudgeetStr

33、attegyy: FFounndattionn Maiintaain andd grrow commpreehennsivve rrangge oof iinteernaal ccommmuniicattionns cchannnells tto rreacch aall intternnal auddienncessTactiics:Proviisioon oof wweekkly Inssighht eelecctroonicc neewsllettter acrrosss whholee orrgannisaatioonDeannna AAdamms, JennnifferWeeklly

34、OngoiingProviisioon oof qquarrterrly Inssidee Ennterrpriise DVDD accrosss wwholle oorgaanissatiionJenniiferrQuartterllyOn trrackk$120,0000 +GGSTSuppoort forr KSS-leed pprovvisiion andd immproovemmentt off SuuperrTEDD, iinclludiing devveloopmeent of conntennt pprottocool, proopossal forr coonsoolidda

35、tiion of infformmatiion, annd pplann foor llongg-teerm enhhanccemeentssJenniiferrJune 07UnderrwayySuppoort forr HRR-leed pprovvisiion of staaff semminaar sseriiesJenniiferrOngoiingOngoiingSuppoort forr HRR-leed pprovvisiion of Ignnitee sttafff innducctioon pproggrammmeJenniiferrOngoiingOngoiingSuppo

36、ort forr HRR-leed pprovvisiion of indducttionn paackJenniiferrOngoiingOngoiingImpleemennt ttwo-wayy caascaade briiefiing sysstemm inncorrporratiing commmunnicaatioon ffromm Miinissterrs tthrooughh Booardd, SSET to staaff andd viice verrsa in connjunnctiion witth SStraateggic Rellatiionss annd SStraa

37、teggy aand EvaaluaatioonJenniiferrJune 08PendiingInvesstiggatee prroviisioon oof wweb strreammingg annd/oor oonliine auddiovvisuual hosstinngJenniiferrDecemmberr 077DoneEnsurre llinkks aare madde bbetwweenn alll iinteernaal ccommmuniicattionns tto aalloow ccrosss pprommotiion andd ttoollkitt sscenna

38、riioJenniiferrOngoiingOngoiing; Tooolkkit esttabllishhedSuppoort forr Soociaal CClubb acctivvitiies andd coommuuniccatiionss crooss reffereencee wiith othher chaanneels wheere posssibbleJenniiferr, SSociial CluubOngoiingOngoiingObjecctivve TTwo: Empowwer NZTTE mmanaagemmentt annd sstafff tto ccommmu

39、niicatte eeffeectiivelly iinteernaallyyBy whhoBy whhenMid-yyearr reevieewBudgeetStrattegyy: RResoourccingg Esttabllishh annd mmainntaiin rresoourcces to hellp mmanaagemmentt annd sstafff ccommmuniicatteTactiics:Estabblissh aand commmunnicaate intternnal commmunnicaatioons ressourrcess inncluudinng c

40、commmuniicattionns pplann, pproccesss doocummentt, QQ&A, innterrnall coommuuniccatiionss pllan temmplaate, liinkss too NZZTE styyle guiide, NZZTE commmunnicaatioons chaanneelsJenniiferrJune 08DoneEstabblissh aand maiintaain SupperTTED intternnal commmunnicaatioons ressourrceJenniiferrJune 08 onggoin

41、ngRevissed Jannuarry 008Produuce andd offferr prreseentaatioon oon iinteernaal ccommmuniicattionns tto tteammsJenniiferrOngoiingOngoiingContrribuute intternnal commmunnicaatioons infformmatiion to Ignnitee sttafff orrienntattionn daay pproggrammmeJenniiferr, KKellly VVogttherrrOngoiingOngoiingContrr

42、ibuute intternnal commmunnicaatioons infformmatiion to staaff indducttionn paackJenniiferr, KKelllyOngoiingDoneProviide an intternnal commmunnicaatioons advvicee annd ssuppportt seerviice to NZTTE tteamms aand proojecctsJenniiferrOngoiingOngoiingObjecctivve TThreee: To prromoote greeateer vvisiibill

43、ityy annd eengaagemmentt off Chhieff Exxecuutivve aamonng NNZTEE sttafffBy whhoBy whhenMid-yyearr reevieewBudgeetStrattegyy: EEngaagemmentt esttabllishh annd mmainntaiin cchannnells ffor Chiief Exeecuttivee too acctivvelyy enngagge wwithh sttafffTactiics:Facillitaate Chiief Exeecuttivee brrieffinggs

44、 tto oonshhoree sttafff ouut oof AAuckklannd, Welllinngtoon aand Chrristtchuurchh Fionaa Acchesson, JeenniiferrQuartterllyOngoiingIntrooducce pproggrammme of infformmal Chiief Exeecuttivee brrieffinggs tto rregiionaal aand intternnatiionaal sstafff, inccluddingg maakinng qquarrterrly briiefiingss av

45、vaillablle oonliineJenniiferrOngoiingDone, onngoiingFacillitaate inttrodducttoryy annd cclossingg coommeentss too Innsidde EEnteerprriseeJenniiferrQuartterllyOngoiingFacillitaate Chiief Exeecuttivee e-maiil ffor impporttantt annnouunceemenntsFionaa, JJennnifeer, Dorrothhy HHarpperOngoiingOngoiingInv

46、esstiggatee prroviisioon oof wweb chaat ffaciilittyJenniiferrJune 08InvesstiggatiingInvesstiggatee prroviisioon oof bblogg wiith RSSS feeed andd coommeent facciliityJenniiferrJune 08InvesstiggatiingObjecctivve FFourr: To enncouuragge eengaagemmentt off, aand feeedbaack froom, staaffBy whhoBy whhenMi

47、d-yyearr reevieewBudgeetStrattegyy: CCommmuniity eestaabliish andd maainttainn chhannnelss too enncouuragge sstafff tto eengaage witth, andd too feeel enggageed iin, thee orrgannisaatioonTactiics:Incorrporratee oppporrtunnityy foor ffeeddbacck wwherre pposssiblle iin aall intternnal commmunnicaatioo

48、ns chaanneelsJenniiferrOngoiingOngoiingPromoote staaff conntriibuttionn too InnsigghtDeannna, JennnifferOngoiingOngoiingPromoote staaff conntriibuttionn too SuuperrTEDDJenniiferr, DDeannna, KSS OngoiingOngoiingPromoote staaff conntriibuttionn off iddeass foor IInsiide EntterpprisseJenniiferrOngoiing

49、OngoiingInvesstiggatee prroviisioon oof SSupeerTEED mmesssagee booarddJenniiferrJune 08Insidde CClasssiffiedd esstabblissheddInvesstiggatee prroviisioon oof ttickker serrvicce ffor SupperTTEDJenniiferrJune 08OngoiingEstabblissh aand maiintaain Ouur PPeopple seeriees oon SSupeerTEED, proomotted in In

50、ssighhtJenniiferr, DDeannnaJune 08UnderrwayyIncorrporratee NZZTE braandiing acrrosss alll iinteernaal ccommmuniicattionnsJenniiferrOngoiingOngoiingBudgeet$120,0000 +GGST (Innsidde EEnteerprrisee)EvaluuatiionFeedbbackk onn innterrnall coommuuniccatiionss chhannnelss annd pprovvisiion willl bbe aactii

51、velly eencoouraagedd onn ann onngoiing bassis viaa NZZTEs eexisstinng iinteernaal ccommmuniicattionns cchannnells.Perioodicc reevieew aand revvisiion of thee innterrnall coommuuniccatiionss pllan willl bbe uundeertaakenn duurinng tthe couursee off thhe yyearr acccorrdinng tto nneedd. EEvalluattionn

52、wiill takke pplacce oon aan aannuual bassis andd wiill connsisst oof aa coombiinattionn off meeasuuress off ouutpuut aand outtcomme.As a bennchmmarkk, aa suurveey oof aa reepreesenntattivee saamplle oof sstafff aat aall levvelss off thhe oorgaanissatiion willl bbe uundeertaakenn annnuaallyy inn Juune.As a meaasurre oof ooutpput, byy 300 Juune 20008 tthe folllowwingg wiill be achhievved:Interrnall coommuuniccatiionss suurveey ccarrriedd ouut aand a