“档案管理”功能操作说明

1、档案网络管理系统6.0图 13中红线所框出的部分表示已上传到服务器中的附件。* 如果用用户需要要删除所所上传的的电子文文件，则则需点击击“删除”超链接接，系统统弹出对对话框询询问用户户是否真真的要删删除？点点击“确定”按钮完完成删除除。图 13* 如果用用户需要要更新所所上传的的电子文文件，则则需点击击“更新”超链接接，系统统进入更更新页面面（右图）点击“浏览”按钮选选定更新新的电子子文件，点点击“更新”按钮完完成操作作。图 13图像图 14用户要对案案卷或文文件进行行图像操操作，可可点击“图像”超链接接或是“图像”按钮，系系统进入入“案卷、文文件相关关图像”页面（REF _Ref678055

2、46 h * MEERGEEFORRMATT 图 14）该页面面分为两两部分，分分别实现现“图像预预览”和“图像文文件的上上传”。图 14图 15与上面所述述的“浏览上传传电子文文件”的方法法一样，用用户鼠标标左键点点击“选择文件件”右侧的的“浏览”按钮，可可以查找找本地计计算机以以及局域域网上所所要上传传的图像像文件。注注意上传传的图像像文件最最大不要要超过55MB，建建议使用用JPGG格式，若若是扫描描图像分分辨率请请用1000dppi。REF _Ref67805546 h * MEERGEEFORRMATT 图 14中选选择上传传的图像像文件是是本地计算机E盘“新建活活页夹”下的daag

3、l.jpgg，并重重命名为为“图像011”。选择择好要上上传的图图像文件件后，用用户可用用鼠标左左键点击击“上传”按钮，系系统完成成图像的的上传。在在（REF _Ref67805604 h * MEERGEEFORRMATT 图 15）中，用用户可以以用鼠标标左健点点击“预览图像像”浏览已上上传到服服务器上上的图像像文件。图 15 * 如果果用户需需要删除除所上传传的图像像，可点点击对应应图片删删除栏下下的“删除”超链接接，系统统弹出对对话框询询问用户户是否真真的要删删除？点点击“确定”按钮完完成删除除。 * 如果果用户需需要浏览览某张上上传图像像原貌，可可点击对对应图片片的预览览图像，用用户

4、可在在系统打打开的wweb页页面下浏浏览到的的上传图图像，还还可以放放大、缩缩小该图图像进行行观看。 * 如果果用户需需要浏览览所上传传的一系系列图像像原貌，可可鼠标左左击REF _Ref67805604 h * MMERGGEFOORMAAT 图图 155中的“浏览所所有”按钮，则则该案卷卷下所有有图像在在系统打打开的wweb页页面下依依次排列列，供用用户浏览览。图 16媒体图 16用户要对案案卷或文文件进行行媒体操操作，可可点击 “媒体”超链接接或是“视频、音音频”按钮，系系统进入入“案卷相相关视频频音频”页面（REF _Ref67805664 h * MEERGEEFORRMATT 图

5、16）。与上文所述述的电子子文件全全文上传传的操作作方法一一样，用用户鼠标标左键点点击“选择文件件”右侧的的“浏览”按钮，查查找本地地计算机机以及局局域网上上所要上上传的音音频视频频档。注注意本系系统目前前支持上上传的音音视频档档类型仅仅限于档档扩展名名为：.mp33 .aasf .wmma .wmvv四种。图图14中选选择上传传的音频频文件是是本地计计算机EE盘“新建文文件夹”下的“讲话.mmp3”，并重重命名为为“音频011”，设定定的上传传方式为为“上传整整个档”。选择好要上上传的音音频或视视频文件件后，用用户可用用鼠标左左键点击“上传”按钮，系系统将完完成文件件的上传传。 REF _R

6、ef67805698 h * MMERGGEFOORMAAT 图图 177中用户户可以看看到已经经上传到到服务器器中的音音频档题题名、长长度、格格式等基基本信息息。注意意由于媒媒体文件件一般较较大，上上传整个个文件时时，系统统会有一一定的时时延，用用户请耐耐心等候候。图 17* 如果用用户需要要删除所所上传的的音频或或视频档档，可点点击相应应档删除除栏下的的“删除”超链接接，系统统弹出对对话框询询问用户户是否真真的要删删除？点点击“确定”按钮完完成删除除。图 17* 如果用用户需要要播放所所上传的的音频或或视频档档，可点点击相应应档播放放栏下的的“”图标，系系统将启启动相应应的媒体体播放器器，

7、如：Winndowws MMediia PPlayyer，进进行播放放。第二节档案案信息查查询与打打印查询系统为用户户提供两两种查询询接口。一一、综合查查询；二二、针对具具体档案案的查询询（表内内查询）。综合查询综合查询可可以提供供给所有有用户使使用，包包括没有有账号的的访问者者。该查查询接口口的查询询范围比比较宽，对对于没有有登录的的用户，可可以查询询所有密密级为公公开的案案卷和文文件；对对于已经经登录系系统的用用户而言言，用户户可以查查询所有有登录者者本人创创建的档档案表以及所所有被授授予访问问权限的的档案表表。针对具体档档案的查查询（表表内查询询）该查询只有有登录系系统的用用户才可可以使

8、用用，在用用户打开开某一个个档案表表后，利利用该查查询接口口，用户户可以对对该档案案表中的的案卷和和文件进进行查询询。该查询有多多种方式：任意关关键词查查询、实实体分类类号+案卷号号的组合合查询、题题名、密密级、保保管期、实实体分类类号、案案卷号、全全文等查查询方式式。用户户完全可可以根据据自己的的需要选选择不同同的查询询方式进进行查询询。任意关键词词查询这种查询方方式是目目前最流流行的查查询方式式，各大大网上的的搜索引引擎都是是利用该该搜索方方式为用用户提供供查询服服务。用用户只要要输入所所要查询询的关键键词，点点击查询询按钮，系系统就自自动开始始搜索包包含该关关键词的的案卷和和文件。任任意

9、关键键词查询询对所有有字段进进行匹配配，包括括题名、责责任者、密密级、时时间、实实体分类类号、全全文、附附注、主主题词等等，只要要其中含含有用户户所输入入的关键键词，系系统就会会自动将将其归入入查询结结果中。另另外用户户还可以以用多个个关键词词，以提提高搜索索精度。如如用户要要查询一一个关于于校庆的的通知，只只要输入入关键词词：“校庆”和“通知”即可，不不同的关关键词用用空格隔隔开。单项、组合合查询如果用户明明确地要要在哪个个字段中中进行查查询，如如要查询询题名中中包含“通知”的所有有案卷和和文件，用用户可以以在“选择查查询方式式”中选择题题名，然然后输入入关键词词。如要要查询某某个类目目内，

10、题题名中包包含“通知”的所有有案卷和和文件，用用户可以以在“选择查查询范围围”中选中中该类目目；在“选择查查询方式式”中选择择题名，然然后输入入关键词词。组合合查询不不能输入入两个以以上的关关键词。二打印目目录系统参照国国家档案案局20002年年最新颁颁布的有有关标准，系统统为用户户预制好好了各种种常用的的目录格格式，如如案卷目目录、卷卷内文件件目录、全全引目录录、案卷卷封面（如如REF _Ref67805736 h图 188）等。图 18如图18所所示，用用户可根根据需要要选择左左上方和和右上方方的各种种已定义义目录格格式，若若有其他他需求，可可再在左左下部分分自行点点选是否否打印“序号栏栏

11、”、“页面顶顶部文字字”、“页面底底部文字字”等选项项。本管理系统统默认勾勾选“自动设设置边距距”，集成自自动设置置打印参参数功能能（如图图18右右下部分分所示），一般情况下用户无需再进行设置即可点击“打印预览”，进行正常打印。点击“打印印预览”后，若若发生页页面只有有滚动条条，无其其他反应应的现象象，原因因是用户户未进行行打印插插件的安安装。如何才能正正确执行行打印预预览？安装数字证证书，打打印插件件eq oac(,1)在 HYPERLINK htttp:/1192.1688.2550.332 htttp:/1992.1168.2500.322 登录录页左下下角，点点击“安装南南大之星星数字

12、证证书”；eq oac(,2)在innterrnett exxploorerr 浏览览器 菜菜单栏依依次点击击“工具”“iinteerneet 选选项”“安安全”“自自定义级级别”，将“ActtiveeX 插插件和控控件”项目下下各个条条目点选选“提示”或“启用”。完成以上两两个步骤骤，再执执行图118的“打印预预览”功能，则则会弹出出插件安安装提示示，用户户允许其其安装即即可，安安装结束束后，就就能够正正确显示示打印页页面。第三节文件件调整 文文件调整整包括：不同目目录之间间移动文文件、不不同档案案表之间间移动/复制文文件。 该该功能可可以让用用户自行行调整文文件案卷卷的位置置，如将将指定的

13、的文件案案卷分别别放到相相应的不不同的目目录中，也也可以将将指定的的文件案案卷复制制或移动动到不同同的档案案表中。目录之间文文件/案案卷的调调整图 19如上图，为为目录之之间调整整案卷、文文件的操操作界面面，如果果要将指指定的案案卷、文文件（在在要调整整的案卷卷、文件件前方框框内勾选选）调整整到一个个已有目目录中，则则点击“选择目目录”出现REF _Ref67805771 h图 4的选择择页面后后，在已已有目录录中选择择相应的的目录即即可，如如果已有有目录下下拉列表表中没有有您需要要的目录录，则在在目录输输入框中中输入您您所需要要的目录录名称，然然后点击击“更改类类目”按钮，则则系统会会自动将

14、将您所指指定文件件案卷移移动到所所指定的的目录中中。如果果要将该该目录下下所有文文件也一一起移动动，则先先勾选“移动当当前类目目下所有有文件”前的方方框后，再再点击“更改类类目”按钮。档案表之间间调整文文件/案案卷图 20如上图，为为档案表表之间调调整文件件案卷的的操作界界面。调调整有两两种方式式：复制制、移动动，并且且可以保保持原有有文件案案卷的目目录位置置不变，即即文件在在原来档档案表中中的目录录信息也也同时被被带到目目的档案案表中，同同样也可可以使指指定的文文件案卷卷调整到到目的档档案表中中的其他他目录中中。第四节档案案实体销毁档案实体销销毁功能能是对要要销毁的的文件案案卷进行行鉴定销销

15、毁，并并且打印印出销毁毁清单。如如下REF _Ref67805814 h图 21是鉴鉴定销毁毁的操作作界面。图 21选中所要销销毁的文文件和案案卷，然然后点击击“销毁实实体”按钮，这这些文件件案卷信信息就记记录成销销毁状态态，如下下REF _Ref67805827 h图 222，已经经被销毁毁的文件件案卷的的题名上上被加上上删除标标志，并并且显示示出被销销毁的时时间，并并且可以以打印出出销毁清清单。图 22第五节辅助助立卷与与批量修修改辅助立卷如下REF _Ref67805862 h图 223，用用户可以以将需要要归入一一卷（盒盒）的文文件选中中，然后后在操作作界面内内的实体体分类号号输入框框

16、中输入入相应的的实体分分类号，在在盒/案案卷号输输入框中中输入相相应的案案卷（盒盒）号，点点击提交交按钮，则则系统会会自动将将所选中中的文件件归入指指定的案案卷（盒盒）中批量修改批量修改是是针对具具体的档档案著录录项目而而言的，如如实体分分类号、题题名、密密级、保保管期等等进行批批量修改改。首先先选中需需要进行行修改的的文件案案卷，然然后在批批量修改改界面中中选择修修改项目目，并且且输入修修改值，点点击“修改”按钮，则则系统会会自动将将所选文文件中的的指定的的著录项项修改为为指定的的值。该该功能为为批量数数据修改改提供了了一个便便捷的途途径。图 23第六节公文文识别公文识别是是档案网网络管理理

17、系统 6.00（OCCR版）的的一个功功能。我我们知道道，目前前档案的的介质主主要以纸纸为主，对对于这些些纸质档档案的数数字化的的最有效效途径，就就是将他他们扫描描成数字字图像文文件，然然后通过过档案软软件对之之同一管管理利用用。标准准版中仅仅仅提供供了对纸纸质档案案的扫描描图像的的管理，但但是如果果要对这这些数字字图像文文件档案案进行全全文检索索，显然然就有些些力不从从心了。为为此，我我们对标标准版进进行了改改进，增增加了OOCR(图像识识别)功功能，这这样通过过图像识识别模块块，就可可以将数数字图像像档案识识别成可可以进行行全文检检索的文文本文件件。您只只要输入入一个关关键词，系系统就可可

18、以在全全文中搜搜索您的的关键词词，并将将搜索结结果返回回给您。图 24关于数字图图像档案案管理可可以参照照前面档档案信息息录入，这这里重点点放在图图像档案案的识别别上。用户首先将将一个扫扫描的数数字图像像文件通通过系统统的上传传功能上上传到系系统中，然然后进入入识别模模块，如如下REF _Ref67805946 h图 25。图 25识别控制项项中主要要是针对对识别字字体和版版面的一一些参数数。这里里特别对对版面的的选择参参数作些些说明。倾斜校正：对一些些扫描时时没有放放正的数数字图象象文件，需需要将这这个选上上，这样样识别模模块在做做识别时时会自动动校正。版面分析：对于一一些如报报纸、双双栏排

19、版版图书等等这种版版面比较较复杂的的数字图图象，需需要将这这个参数数选上，这这样系统统会自动动分析版版面，从从而识别别出准确确的内容容旋转1800度识别别：对于于颠倒的的数字图图象，用用这个参参数可以以自动翻翻转图象象，然后后再进行行识别通常如果没没有上述述情况，请请不要选选择这些些参数，因因为这会会给系统统以错误误的判断断，从而而造成识识别错误误以及系系统资源源的浪费费，因为为额外的的处理是是要消耗耗系统的的资源的的。点击识别按按钮系统统即可对对图象进进行识别别，识别别时间视视图象文文件大小小，一般般在100秒之内内。可以以识别的的图象格格式为：JPGG、GIIF、TTIF,一般而而言，用用于识别别的扫描描图像不不需要太太大（扫扫描分辨辨率最好好为1550），一般在在1000KB左左右的图图像文件件就能够够做到很很高的识识别率。图 26 上上REF _Ref67805973 h图 266为识别别结果，我我们用的的是一份份19888年的的教育部部的油印印发文，扫扫描文件件大小为为1.4MBB,识别别时间为为3秒（CCPU PIIII 8800,内存5512MMB）.识别率率1000%.用用“存入全全文”按钮,识别出出来的结结果可以以直接添添加到全全文字段段，这样样就可以以进行全全文关键键词检索索。第七节 邮邮件系统管