管理体系内审员审核知识培训教程

管理体系内审员审核知识培训教程

北京兴国环球认证有限公司

2009.09

1第一章质量管理体系内部审核概述

第一节与审核有关的术语3.1审核audit为获得审核证据（3.3）并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则（3.2）的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程注1：内部审核，有时称第一方审核，用于内部目的，由组织自己或以组织的名义进行，可作为组织自我合格声明的基础。注2：外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。第二方审核由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的组织进行，如那些对GB/T19001和GB/T24001要求的符合性提供认证或注册的机构。注3：当质量和环境管理体系被一起审核时称为“结合审核”。注4：当两个或两个以上审核组织合作，共同审核一个受审核方时，这种情况称为“联合审核”。2第一节与审核有关的术语3.2审核准则auditcriteria一组方针、程序或要求注：审核准则是用于与审核证据进行比较的依据。

3第一节与审核有关的术语3.3审核证据auditevidence与审核准则（3.2）有关的并且能够证实的记录、实事陈述或其他信息。注：审核证据可以是定性的或定量的。

4第一节与审核有关的术语3.4审核发现auditfinimgs将收集到的审核证据（3.3）对照审核准则（3.2）进行评价的结果注：审核发现能表明符合或不符合准则，或指出进行的机会。5第一节与审核有关的术语3.5审核结论auditconclusion审核组（3.9）考虑了审核目的和所有审核发现(3.4)后得出审核（3.1）的结果。

6第一节与审核有关的术语3.6审核委托方auditclient要求审核的组织或人员。注：审核委托方可以是受审核方（3.7）,也可以是依据法律或合同有权要求审核的任何其他组织。

7第一节与审核有关的术语3.7受审核方auditee被审核的组织

8第一节与审核有关的术语3.8审核员auditor有能力（3.14）实施审核（3.1）的人员。

93.9审核组auditteam实施审核（3.1）的一名或多名审核员（3.8），需要时，由技术专家（3.10）提供支持。注1：指定审核组中的一名审核员为审核组长。注2：审核组可包括实习审核员。第一节与审核有关的术语10第一节与审核有关的术语3.10技术专家technicalexpert向审核组(3.9)提供特定知识或技术的人员。注1：特定知识或技术是指与受审核的组织、过程、或活动，或语言或文化有关的知识或技术。注2：在审核组中，技术专家不作为审核员。113.11审核方案auditprogranme针对特定时间阶段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核（3.1）。注：审核方案包括策划、组织和实施的所有必要的活动。

第一节与审核有关的术语123.12审核计划auditplan对一次审核（3.1）活动和安排的描述。第一节与审核有关的术语13第一节与审核有关的术语审核计划与审核方案的区别

审核计划审核方案性质和内容一次具体审核活动的策划和日程安排的文件特定时间，并具有特定目的的一组审核安排包括：制定、实施监视、评审和改进审核方案。编制者审核组长审核方案管理人员14第一节与审核有关的术语3.13审核范围auditscopa审核（3.1）的内容和界限。注：审核范围通常包括对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖的时期的描述。15第一节与审核有关的术语3.14能力competence经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领。

16第二节审核原则

审核的特征在于遵循若干原则。这些原则使审核成为支持管理方针和控制的有效与可靠的工具，并为组织提供可以改进其绩效的信息。遵循这些原则是得出相应的和充分的审核结论的前提，也是审核员独立工作时，在相似的情况下得出相似的结论的前提。

GB/T19011—2003标准提出了五项审核原则，其中三项是与审核员有关的原则，两项是与审核有关的原则。17第二节审核原则与审核员有关的三项原则道德行为：职业的基础。对审核而言，诚信、正直、保守秘密和谨慎是最基本的。公正表达：真实、准确地报告的义务。职业素养：在审核中勤奋并具有判断力。18第二节审核原则与审核有关的两项原则独立性：是审核的公正性和审核结论的客观性的基础。基于证据的方法：在一个系统的审核过程中，得出可信和可重现审核结论的合理方法。19第三节质量管理体系审核的类型和特点

管理体系审核按审核方与受审核方的关系，可分为内部审核与外部审核两种类型。按实施审核的人员来分，可分为第一方审核、第二方审核和第三方审核。第一方审核称为管理体系内部审核，第二方审核和第三方审核称为管理体系外部审核。20第三节质量管理体系审核的类型和特点1)第一方审核第一方审核称为管理体系内部审核，是组织的成员或其他人员以组织的名义对自身的管理体系进行的审核。⑴内部审核的作用和目的①促进管理体系的正常运行和持续改进。②为第二方和第三方审核作准备③建立一种管理制度⑵内部审核的频次和时机①常规内部审核②特殊情况下的追加审核21第三节质量管理体系审核的类型和特点2)第二方审核第二方审核由组织的人员或其他人员以组织的名义对相关方进行管理体系审核。⑴第二方审核的目的和作用①组织选择合适的相关方作为供方或合作伙伴；②证实相关合作方的管理体系是否持续满足规定要求；③促进相关合作方改进质量、环境、职业健康安全绩效。⑵第二方审核的方式22第三节质量管理体系审核的类型和特点3)第三方审核第三方审核是由国家认可的认证机构对受审核方进行的审核。又称认证审核。⑴第三方审核的目的和作用①进行第三方认证审核，通行认证注册。②通过第三方初次审核和每年的监督检查，促使组织保持管理体系的有效运行，进一步改进和完善管理体系绩效。③满足相关方的要求⑵第三方审核的实施者⑶第三方审核的方式

23第三节质量管理体系审核的类型和特点4）管理体系审核的特点管理体系审核是审核的一种类型，概括起来有以下几个方面的特点：⑴被审核的管理体系必须是正规的。⑵管理体系审核必须是一种正式的活动。⑶管理体系审核必须具有客观性、独立性和系统性，并形成文件。⑷管理体系审核采用抽样方法。24第四节质量管理体系内部审核的主要活动GB/19011—2003《质量（或）环境管理体系审核指南》为审核活动的策划和实施提供了指南。根据管理体系内部审核的实际情况，可将内部审核的主要活动分为三个阶段：

1）审核准备阶段的主要活动：⑴确定审核目的、范围。⑵确定审核的可行性。⑶组成审核组。⑷文件的收集与审查。⑸编制审核计划。⑹审核组内部沟通与工作分配。⑺准备审核工作文件。25第四节质量管理体系内部审核的主要活动2）现场审核实施阶段的主要活动：⑴召开首次会议。⑵现场审核、收集和验证审核信息、获得审核证据。⑶形成审核发现。⑷审核过程中的沟通。⑸召开末次会议。⑹审核报告。

3）审核后续实施的活动：不符合纠正措施的实施与验证26第五节质量管理体系内部审核的组织管理

组织在建立管理体系时，应确定管理体系内部审核的组织管理工作，主要考虑的事项包括：

1）最高管理者应确定实施内部审核，组织机构的职责和权限

2）管理者代表组织领导内部审核工作。

3)主管职能部门负责管理内部审核工作

4)培训一批合格的内审员

5）建立内部审核的程序27第二章审核方案的策划和管理

审核方案是针对特定时间段所策划，并具有特定目的一组（一次或多次）审核。一个审核方案可以包括一次或多次审核，这些审核可以有不同的目的，也可以包括结合审核。例如，组织建立审核方案可以包括：覆盖组织管理体系的当年一系列的内部审核；对潜在的供方或合作伙伴实施第二方管理体系审核；在认证机构和申请组织之间合同规定的时间周期内，由认证机构对申请组织进行的认证审核和监督审核。组织可以建立一个或多个审核方案。28第一节审核方案的策划

组织进行内部审核方案的策划，策划时要考虑质量、环境、职业健康安全因素，拟审核的活动和区域的状况，重要性及以往审核的结果。审核方案一般由质量、环境、职业健康安全主管职能部门编制，管理者代表审批。策划时应注意以下几个问题：

1）审核范围

2）审核的频次与时机

3）审核日程安排⑴集中式年度审核方案集中式审核方案可适用于第一方、第二方、第三方审核。集中式年度审核方案见案例2—1⑵滚动式年度审核方案滚动式年度审核方案只适用于内部审核，不适用于第二方、第三方审核。滚动式年度审核方案见案例2—2

29第二节审核方案的实施

审核方案通过具体的每次审核，制定审核计划，进行现场审核实施。审核方案实施时通过组成审核组、制订审核计划、准备审核文件、进行现场审核、做好审核记录、形成审核发现和审核结论、编制审核报告、不符合项纠正措施的实施与验证等活动予以完成。

30第三节审核方案的监视和评审组织的质量、环境、职业健康安全主管职能部门，应对每次审核实施过程进行监视和评审，以评定其是否达到审核目的，并识别改进的机会。应监视：审核组实施审核的能力；与审核方案和日程安排的符合性；实施审核过程中反馈意见。审核方案的评审应考虑：监视的结果和趋势；审核活动与程序的符合性；审核记录的准确性、真实性与完整性；在相似情况下，审核组之间表现的一致性。审核方案评审的结果可能导致采取纠正和预防措施以及改进审核方案。31第三章审核准备

第一节确定审核目的和范围

1）内部审核的目的2）确定审核范围⑴集中式审核范围⑵滚动式审核范围⑶特殊情况下追加的内部审核，其审核范围可以包括管理体系与特殊情况有关的条款（要素）涉及部门、产品、活动和服务及工作场所。⑷结合审核的审核范围结合审核具体实施时可能有：集中式审核、滚动式审核、特殊情况下的追加审核三种情况32第二节确定审核的可行性内部审核确定审核可行性，可考虑以下因素：

1）策划审核所需的充分和适当的信息

2）受审核部门能否给以充分的合作

3）是否为内部审核提供充分的时间和资源经过调查和确认，内部审核可行，则可进行内部审核。经过调查和确认，若不具备审核可行性，质量主管职能部门应提出调整审核方式、审核目的、审核范围、审核时间的建议，并报告管理者代表。33

当已明确审核可行时，应当选择经培训合格具有内审员资质，并经组织聘任的内审员组成审核组。管理者代表应为每一次内部审核指定审核组长。

1)审核组的能力要求⑴审核目的、范围、准则及预定的审核时间；⑵为达到审核目的，审核组所需的整体能力⑶确保审核组成员，独立于受审核活动，审核组的内审员不应对自身工作的部门进行内部审核活动。⑷审核组成员之间及与受审核部门进行有效的沟通和协作工作的能力。第三节组成审核组34

2)审核组长的能力要求审核组长应当具有领导审核工作的知识和技能，以便审核能按审核计划有效地进行，审核组长对一次内部审核负全责应当做到：⑴编制审核计划⑵进行文件审查，确定其适宜性、充分性。⑶对审核组成员进行分工、安排布置其审核工作，并组织编制审核检查表。⑷主持内部审核、领导审核员进行内部审核工作。⑸代表审核组与受审核部门和质量、环境、职业健康安全主管职能部门进行沟通。⑹领导审核组确定审核发现和审核结论。⑺协调和解决内部审核中遇到的障碍。⑻编制和完成审核报告。⑼对不符合项进行纠正措施的跟踪和验证。⑽汇总内部审核记录和资料，并上报主管职能部门。

第三节组成审核组353)审核员的职责要求⑴按分工确定的审核部门，编制内审检查表。⑵独立完成分工审核部门的现场审核任务，收集审核信息和审核证据。⑶记录审核证据，报告审核发现。⑷编制不符合报告。⑸保管好与审核有关的文件和资料，并按规定归还这些文件和资料。⑹配合和支持审核组长的工作。第三节组成审核组36

内部审核重点收集的文件一般包括：

1)质量管理体系文件；2)与审核部门有关的活动、过程、运行控制文件（程序、管理、作业指导书等）。

4)适用于质量管理体系的法律法规和其他要求；

5)其他文件如上一次内部审核和管理评审报告，不符合项纠正措施报告及验证记录，相关方的投诉，质量测量报告等。收集到这些文件和资料后，审核组成员应对这些文件和资料进行审阅，如发现文件和资料不符合准则、不协调或不充分的情况，应进行记录，并提交质量主管职能部门，以便适时地对文件和资料进行修改。第四节文件和资料收集与审查37

审核计划是对一次具体内部审核活动和安排的描述。审核计划由审核组长负责编制，并经管理者代表批准。编制审核计划时，重点考虑的事项可包括：

1)合理安排审核方式⑴按部门审核的方式⑵按要素审核方式第五节编制审核计划38第五节编制审核计划2）确定审核计划的内容审核计划内容应包括：⑴审核目的⑵审核准则⑶审核范围⑷现场审核活动的日程安排⑸受审核部门和受审核部门的条款（要素）⑹审核组成员和审核分工⑺首次会议、末次会议及审核中沟通会议的安排。管理体系内部审核计划示例，见案例3-1，供参考。39

现场审核前，审核组长应组织所有审核组成员进行沟通并分配审核员的工作任务，其内容可包括：

1）审核组长应向审核组成员说明审核中需要注意的事项，如关键过程、确认过程；顾客投诉；对上次内审不符合项进行验证等。

2)审核组长说明审核计划的安排，进行协商和讨论，并分配审核组成员的工作任务。

3）由于内审员在各自岗位上工作，平时不涉及审核工作，临时组织起来进行内部审核会有一定的难度。因此审核组长有必要组织审核组成员共同学习管理体系标准、管理体系文件、审核知识，提高内部审核工作的有效性和效率。在现场审核过程中，审核组长可根据需要适当调整审核组成员工作任务，确保审核目的和进度。第六节审核组内部沟通与工作分配40第七节准备审核工作文件

审核组成员明确各自的审核任务以后，应熟悉了解与其所承担的审核任务有关的管理体系信息，并准备必要的审核工作文件，用于审核过程和进行记录。这些工作文件可以包括：

—检查表和审核抽样计划；

—记录信息（例如：审核记录、不符合报告、审核报告、会议记录等）的表格。

41第七节准备审核工作文件1）编制检查表⑴检查表的作用检查表的主要作用可包括：保持审核目的清晰和明确保持审核内容的充分性保持审核进度保持审核证据客观性，减少审核员的随意性和偏见。作为审核记录存档，检查表中有“审核记录”栏，记录了审核证据，是审核档案重要原始资料。42

⑵检查表的主要内容检查表的主要内容可包括；按审核计划列出审核的部门或要素，审核的项目和要点。主要解决一个“查什么”的问题。依据审核准则列出审核步骤和内容，包括抽样计划。主要解决一个“怎么查”的问题。按过程审核是编制检查表的基本思路。第七节准备审核工作文件43GB/T19000—2005标准2.8.1条款“质量管理体系过程评价”指出，应对每一被评价的过程提出四个基本问题：

1过程是否已被识别并适当规定？

2职责是否已被分配?3程序是否得到实施和保持？

4在实现所要求的结果方面，过程是否有效？

综合上述问题的答案，可以确定评价的结果。第七节准备审核工作文件44七节准备审核工作文件以上四个问题1、2和3,中与程序规定和过程策划相关，在组织策划规定的体系文件、工艺文件验收标准、管理文件中应有描述。可通过查文件获得上述信息。3程序是否实施和保持，与体系运行的实施证据有关。可通过现场审核查记录，与当事人面谈、现场观察、用抽样方法收集和验证审核信息获得。4过程是否有效是对过程的检查评价，可通过审核获得的审核证据与审核准则对照评价被审核活动的符合性和有效性，判定为符合项和不符合项以形成或审核发现。45

⑶管理体系审核检查表示例检查表通常分为按部门或按过程编制二种类型，没有统一固定格式，组织通常会提供检查表的表式供审核员使用。见案例3-2供参考第七节准备审核工作文件4647482）策划审核抽样计划⑴抽样计划

“基于证据的方法”审核原则，是得出可信和可重视审核结论的合理方法，审核证据是客观存在的，可证实的。抽样调查过程见教材第七节准备审核工作文件49内审员在编制检查表时，需要策划抽样计划，做到随机抽样。随机抽样应注意以下几个问题：①明确抽样的信息源总体：例如管理体系要素4.4.5文件控制，信息源总体就是管理体系的全部文件。②保证抽取足够数量的信息样本，以降低抽样风险，通常抽取样本在3～12个之间。③做到分层抽样④抽取样本量应适度均衡⑤内审员亲自抽样⑵不存在随机抽样的限定条件（部门、条款、产品、关键过程、特殊过程等）3）收集记录信息表格第七节准备审核工作文件50第四章现场审核的实施

第一节召开首次会议

首次会议由审核组长主持，参加人员为审核组全体成员、受审核部门的负责人及最高管理者、管理者代表，与会人员应进行签到。首次会议应简短，一般不宜超过30分钟。

1）首次会议的目的：⑴确认审核计划⑵简要介绍审核活动的程序和方法⑶确认审核中的沟通渠道⑷向受审核部门提供询问的机会。

2）首次会议的内容和程序51第二节收集和验证有关信息，获得

审核认证

首次会议结束后，审核组开始进行现场审核，运用抽样调查的方法，收集并验证与审核目的、范围、准则有关的信息，获得审核证据。现场审核在整个审核工作中是非常重要的过程，审核发现以及审核结论都是依据审核证据得出的，因此获得能够证实的审核证据是审核的关键。52第二节收集和验证有关信息，获得

审核认证GB/T19011—2003给出了从收集信息到得出审核结论的过程思路如下图所示：53第二节收集和验证有关信息，获得

审核认证

1）确定信息源适用时，信息源可以包括：⑴与受审核部门员工的面谈；⑵对活动、周围工作环境和条件的观察；⑶文件⑷记录⑸数据的汇总、分析和绩效指标；⑹相关方投诉、质量监测报告和相关信息资料⑺其他方面的信息源等。

54第二节收集和验证有关信息，获得

审核认证2）收集和验证有关信息获得审核证据⑴收集和验证有关信息的内容⑵通过抽样收集和验证有关信息⑶收集和验证有关信息的具体方法①查阅文件和记录②面谈③观察④验证有关信息。获得审核证据⑤记录审核证据55第二节收集和验证有关信息，获得

审核认证

⑷现场审核活动的控制①控制审核计划②明确信息源总体，合理抽样③关注关键过程、确认过程、重大环境因素和职业健康安全风险的主要问题，现场审核过程中，内审员要能够辨识管理的关键岗位和主要问题。④注意收集管理体系有效性的证据，管理体系运行有效性是现场审核重要内容。⑤注意营造良好的审核气氛，保持审核顺利实施

56第三节形成审核发现

审核发现是将获得的审核证据对照审核准则评价的结果。评价的结果可能是符合准则的审核发现，（符合项）也可能是不符合准则的审核发现（不符合项）。

1〕评审审核发现

2〕符合准则的审核发现（符合项）

3〕不符合准则的审核发现（不符合项）

57第三节形成审核发现

⑴不符合项的分类在管理体系内部审核过程中，经评审确定的不符合项可以分成三种类型：①文件性不符合②实施性不符合③效果性不符合⑵不符合项的性质不符合项按其不符合的严重程度和可能造成的后果可分为两类：严重不符合项和一般不符合项（轻微不符合项）。①严重不符合项

a体系运行出现系统性失效。

b体系运行出现区域性失效。

c质量事故。

d严重违反法律法规和其他要求的行为②一般不符合58

⑶不符合报告编写不符合报告，是内审员必须掌握的基本技能。①不符合报告内容：

a受审核部门

b不符合事实描述

c不符合准则及要素号

d不符合性质

e内审员姓名

f受审核部门代表确认、签名

g原因分析

h纠正措施

i纠正措施验证第三节形成审核发现59②不符合事实的描述不符合事实描述要点：

a准确地描述不符合事实：包括时间、地点、人物、不符合的具体情况；

b语言简练，不写符合准则的事和多余的文字；

c文字表述具有可重查性；

d不能光写结论，不写事实。不符合报告示例见案例4—2供参考第三节形成审核发现6061第四节审核过程中的沟通

根据审核范围和复杂程度，在审核中有必要对审核组内部以及审核组与受审核方之间沟通做出适当安排。

1〕审核组内部的沟通

2〕审核组与受审核方的沟通

62第五节确定审核结论

末次会议之前，审核组长召开一次审核组全体成员沟通讨论会，对现场审核所有审核发现作一次全面汇总分析，评价和总结，确定公正、客观的审核结论。

1〕汇总分析不符合项，寻找薄弱环节和改进需求

2〕评价管理体系的符合性，有效性

3〕形成审核结论内部审核的审核结论通常包括以下方面：⑴管理体系与标准的符合性。⑵管理体系实施、保持的有效性。⑶管理体系薄弱环节的改进建议。63第六节召开末次会议

末次会议由审核组长主持，参加人员为审核组全体成员，受审部门的负责人及最高管理者，管理者代表，与会人员应进行签到。末次会议一般不超过60分钟。

1〕末次会议的目的：⑴介绍本次内部审核全面情况。⑵宣布审核结论⑶提出后续工作要求

2〕末次会议的内容和程序见案例4-3供参考64第七节审核报告

审核报告是审核工作的重要成果，是审核形成的正式文件。审核报告一般由审核组长编写，审核组长应对审核报告和内容负责。审核报告应当完整、准确、简明和清晰。

1〕审核报告的内容⑴审核目的、审核范围、审核准则。⑵审核日期、审核组成员。⑶审核情况综述。⑷审核结论⑸不符合项纠正措施完成时限要求。⑹不符合项分布表⑺审核组长签字，管理者代表批准。

2〕审核报告的发放和存档65第五章不符合项纠正措施

跟踪和验证

内部审核中发现和提出的不符合项，按管理体系中的不符合纠正和预防措施程序文件规定实施。

1）纠正措施的提出

2）纠正措施的批准

3）纠正措施的实施若验证表明所采取的纠正措施未达到预期的目的，没有明显效果，则应采取新的更有效的纠正措施，直到验证有效为止。严重不符合项，若2个月内纠正措施不能实现，可以继续按纠正措施计划组织实施，留待下次内部审核时再检查验证。66第六章内部审核员

第一节