金利教育装备公司公文档案、印章及介绍信管理办法

公文档案、印章及介绍信管理办法第一章公文、档案管理总则为了加强档案的收集、整理、管理和利用工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制定本办法。本办法所称档案指公司设立以来在一切生产经营活动中形成的对公司有保存价值的图纸、图表、文字材料、合同、图片、声像资料、电子资料等不同形式的历史记录。公司各类档案是公司发展过程中各项活动的真实记录和反映，是全体员工的智慧结晶，全公司各部室和员工都有保护义务。为了维护档案的完整与安全，充分发挥其作用，由公司综合管理部对各部室的档案资料进行统一收集和集中管理，其它任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有。公司档案管理部门及职责综合管理部负责公司的档案统一管理工作，对公司各种档案进行收集、整理、登记、编码、立卷、归档管理。公司各部门、个人根据管理办法定期或不定期将需归档文件交综合管理部统一立卷归档，除财务部因业务需要可以留存部门档案外，任何部门和个人不得自行留存档案管理的职责（1）负责公司各类文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。（2）坚持平时整理。根据公司不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。（3）归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。（4）保管好公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。（5）按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，要求能够快速、准确地查询所需档案。（6）根据档案实际情况设定保密级别，绝密档案为、只对个别公司领导公开的档案为★★★★、只对本部门公开的档案为★★★、只对公司内部公开的档案为★★。归档范围公司资料归档范围的定义公司资料归档范围是指公司在各项工作中形成的具有保存价值，或者相关政府部门下发的与公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)。2.公司资料归档范围具体包括：（1）股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。（2）各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。（3）公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。（4）各项规章制度。（5）向上级请示的文件以及上级批复的各类文件。（6）各种综合的或项目的可行性研究、考察等报告。（7）工程建设底图、蓝图及文字材料。（8）经批复的工程设计图纸及文字材料。（9）各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。（10）宣传或反映本公司重要活动以及在外学习、考察时的影像音资料。（11）本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品、牌匾，包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。（12）各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。（13）本公司编辑、出版的刊物。（14）有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。（15）销售合同、营销计划、宣传广告及销售客户资料。归档要求凡公司发出的文件，由综合管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。2.当一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交综合管理部档案专管员归档。（1）无论是内部文件还是外来文件资料，事情完毕后，一周内原稿统一由综合管理部负责归档，任何部门及个人不得自行留存。（2）管理性文件材料应在办理完毕一周内及时归档。（3）因手续不完备或事情未完毕无法当日归档的，要约定归档日期并在登记薄上明确记录，督促归档。（4）项目证件办理完毕后一周内归档，综合管理部负责督办。（5）工程图纸、工程标书等项目文件材料应在项目工程交付使用后及时归档，周期长的可分阶段、单项归档。（6）员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内归档。（7）会计文件材料应在会计年度后由财务部门整理归档。（8）变更、修改、补充的文件材料、内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。（9）电子资料应在事情完毕后，一周内由综合管理部负责备份归档。3.编制交接表，当一项资料由经办人交档案专管员归档时，应登记并双方签名。4.正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。5.归档的影像音资料要写上文字说明。6.归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。（五）档案的借阅与复制1.经有权审批人批准后，可办理档案调阅手续。档案调阅遵循授权有限的原则：（1）董事长、总经理有权审批调阅公司所有档案。（2）副总经理有权审批调阅分管工作的相关档案。（3）部门负责人有权审批调阅本部门相关档案。2.调阅档案人如需外借档案，需在借阅登记表上签字、注明归还时间，并经有权签字人审批后方可借出。到期后，由综合管理部负责催还。3.调阅者不得发生涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换等损坏档案行为。4.确因工作需要复制、翻制档案内容的，必须经过批准后方可实施。5.原则上不允许外单位调阅档案。如确因工作需要调阅的，调阅人必须持有本公司证明文件，并报经总经理批准后方可查阅或复制。（六）档案的保密管理1.档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。2.凡是调阅档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。3.借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。4.股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会成员查阅。其他人员需查阅的，须经总经理同意。（七)档案的整理、保管和统计1.档案必须分门别类进行系统整理，严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订、登记、排列、上架、入柜，按照档案类别的编号及排列顺序，建立档案管理台帐。2.档案必须用科学的方法保管和保护，最大限度地延长档案的使用寿命。3.档案库房要防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防日光直射、防污染，室内严禁吸烟，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。4.每年要进行一次全面、彻底的清查整理工作，做到帐、卡、物相符，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修补和复制。5.认真做好档案统计工作。对档案的收进、调借、利用、整理、鉴定、保管等情况要严格登记，所有统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。（八）档案的鉴定和销毁1.

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定档案保管期限的原则是：凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存；凡是反映本公司一般工作活动，在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料，为长期保存；凡是在较短时间内，对本公司有查考利用价值的资料，为短期保存。2.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，经综合管理部负责人签字后，连同销毁档案的书面报告报总经理签字审批。3.档案销毁的具体工作由综合管理部承办。销毁档案时，要有两人鉴销；销毁完毕后，鉴销人要在销毁清册上写明“某日已销毁”，并签名盖章；在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”（九）印章及介绍信管理办法印章具有合法性、权威性，因而也具有凭证和效力作用。在企业经营管理过程中，作用重大，用途广泛；介绍信是公司对外联系工作、商洽事务等派出人员持有的凭证。为做好印章及介绍信的管理，特制定本制度。第二章印章管理（一）印章分类：1.公司级印章：公司对外统一使用的印章，具有公司最高法律效力。包括：公司公章、财务专用章、合同专用章、法人手章。2.公司级部门章：仅限于公司内部使用（二）印章的规格、颜色公司一级印章及部门二级印章，按国家规定式样和规格刻制，为圆形红色印章（法人手章为蓝色文形）。（三）印章管理1.各部门的印章，需经公司总经理批准，由综合管理部统一刻制，未经允许私刻印章者，除追究当事人责任外，同时追究部门领导责任。2.公司公章、合同专用章由综合管理部管理，指定专人保管。3.公司级财务专用章、法人手章由财务部门管理。4.所有印章都应在综合管理部备案，建立公司印章档案。（四）印章保管制度1.印章要设专人管理，印章必须存放在安全地方，印章管理员不得擅自将印章转给他人代管或借给他人使用。2.印章不得擅自拿出办公室，管理人员外出时，由领导批准交由他人代为管理。3.不得在空白信纸、信封或空白介绍信上盖章。如对文件、材料错盖或多盖了章，应及时收回并销毁。4.凡合同页数超过三张，需加盖骑缝章。5.发现印章丢失或有异常现象，应保护现场，报告领导，迅速查明情况，及时处理。必要时报告公安部门协助处理或向当地公安机关登记备案，声明作废。6.管理人员应该经常检查印章，保持印章清洁，保证印章字迹和图案清晰。7.印章属公司保密范围，严防被盗或盗用。（五）印章的使用1.申请、审批凡经综管理部盖公司章或合同章的部门或个人，必须填写《印章使用登记簿》，以“公司管理权限及职责”为用印审批原则，经分管领导或总经理批准后，印章管理员方可履行用印手续。具体权限如下：审批人员审批权限原则总经理关于工程、招标、土地、财务、行政等，涉及公司重大事件的文件、方案、合同等具体权限依公司管理权限确定装备部负责人关于公司营销业务、施工业务类文件商务管理部负责人关于公司采购类文件人力资源部负责人关于公司人资工作类文件财务部负责人关于公司日常财务类文件综管部负责人关于公司日常行政类文件，如会议纪要、内部通知、公司证照使用等凡盖部门章的文件，需经部门负责人批准后方可使用。2.审阅印章管理员应对盖章的文件进行审阅，如发现问题或疑点，应及时请示领导，切记因懒散或顾及情面不审阅文稿而草率用印。3.登记用印应履行登记手续，建立详细的用印登记表，以备核查。借用如有特殊情况需借用公司印章，需填写《印章借用登记簿》，明确借用人、用途、归还时间，借用必须经总经理亲笔签字（紧急情况可电话同意后补签字）。借用过程中发生的一切问题由借用部门负责。归还时如发现印章受损，由借用部门负责赔偿。（六）印章的销毁印章新刻或改刻后，旧章交至综合管理部统一保管。印章销毁由综管部进行，印章销毁时需填写《印信销毁申请表》,经总经理审批后，销毁。第三章介绍信的管理介绍信的管理1.公司介绍信由综管部统一管理，指定专人保管。2.介绍信必须编号，包括封皮、正文及存根。编号需登记，年度内编号不得出现重号、漏号等现象。封皮编号格式为:“蒙恒泰介字年－流水号（编号起始页）”，例如2010年第一本介绍信（共计26页）的编号为蒙恒泰介字2010－1（1－26）；2010年第二本介绍信（共计26页）的编号为蒙恒泰介字2010－2（27－50）3.使用过的介绍信存根由综管部统一保管。介绍信的使用介绍信申请、审批、登记程序同印章管理。保管期限1.介绍信存根及《介绍信使用登记薄》保管期为一年，为备核查。已过保管期的，可考虑销毁。2.每年6月底前将上一年度需要销毁的存根及登记薄，填写《印信销毁申请单》，经合管理部负责人签字后，方可销毁。3.本制度从下发之日起执行，原制度及与之不符的制度同时废止。附件：1.印章及介绍信使用流程2.印章/介绍信使用登记簿3.印章备案表4.印信销毁申请表附件档案调阅单档案名称审 批调阅人档案号及件数号码还卷宗日期年月日经收人签字件数共计件宗件印信销毁申请单销毁日期印信模式负责人意见监销人执行人印章备案表印章备案表预留印鉴式样预留印鉴式样印章及介绍信使用流程使用流程所属部门/负责人工作时限注意事项申请申请填写《印章填写《印章/介绍信使用登记簿》审批审批不批准批准不批准批准用印/开具