天宙信息化咨询科技公司系统文件管理办法

系统文件管理办法-A页码：PAGE17-深圳市天宙科技有限公司系统文件管理办法编号：BG001A版二级文件总页数：17制作：审核：核准：分发：各部门系统文件管理办法目的确立完善的运作系统的文件架构，以便于管理系统的建设；明确各类管理文件的表达形式，确保管理文件的有效性、可行性；使作业者能及时得到有效的管理文件及其相关培训。适用范围本管理办法适用于本公司持续重复发生的例行行为所需要的管理文件。三、职责各部门负责撰写本部门的系统管理文件，确保本部门的关键过程得到有效控制；组织评审本部门的系统管理文件；培训管理文件相关作业人员，使作业人员具备相应的作业知识和能力；稽核部定期稽核系统文件的执行情况，确保系统文件与实际作业报保持一致性；通过收集作业者的反馈情况，优化管理系统。四、定义1.0管理系统对于重复发生的例行活动中的人、硬件和软件组成的运作系统。2.0系统文件指管理系统中的软件部分，包括目标、方针、政策、组织架构、人员职责、运作模式、作业流程、作业标准、技术标准、操作规范、管理规定、表单和报表等。3.0系统文件架构依据系统文件的作用和相互之间的逻辑以及其表达格式，对其进行分类，由于该分类具有递进性，故将其称为系统文件架构，本公司的系统文件分为四类，分别为一级文件、二级文件、三级文件和四级文件。4.0SOPSOP全称为“标准化运作程序”，SOP在系统文件中属于二级文件，重在叙述跨岗位或跨部门的作业流程、管理规定和技术标准。SOP的基本特征是涉及多个岗位、多个动作。5.0作业指导书作业指导书为三级文件。主要用于规范、指导相关岗位的作业。作业指导书会张贴或存放于作业者就近位置，以便于作业者获取相关信息。6.0ISO9001-2000ISO9001-2000为公司的质量管理系统，是管理系统中的一个部分。ISO9001-2000的相关文件同其他系统文件在管理上是完全一致的。7.0受控文件指已经批准，相关作业者须按照该文件执行相关作业的系统文件。8.0非受控文件该不作为相关作业的指导或标准，仅用于参考或学习等用途的系统文件。9.0作废文件指已失效，不再具有效力的系统文件。五、作业流程图权责单位流程权责单位流程确立系统文件架构确立系统文件架构总经办标准化小组总经办标准化小组编定文件编号编定文件编号各部门编写各部门编写撰写单位、相关业务部门撰写单位、相关业务部门评评审总经理审总经理审批标准化小组建档标准化小组建档、分发及受控各部门运各部门运行各部门持续完善、优化各部门持续完善、优化六、作业说明1.0确立系统文件体系架构1.1体系文件架构由四部分构成，分别为:一级文件二级文件三级文件四级文件。1.2系统文件架构说明1)本公司将《年度管理规划》定为公司一级文件，《年度管理规划》为管理系统建设或运行的纲领性文件，应覆盖《质量手册》所有要素，由经管会编制，其内容包括但不限于：管理方针管理目标运作模型组织及职责关键过程的控制要素等。2）二级文件指为了实现一级文件的管理目标，按照一级文件要求的运作模式、组织架构和人员职责，进一步回答类似于：如何作怎么作谁去作什么时间作作多少等问题，从而实现一级文件的具体化和可操作性的文件。本公司将将二级文件称为SOP（标准化运作程序）。二级文件的基本特征为跨岗位、多动作。3）三级文件指张贴于作业者就近位置的工作要求和指导文件，主要包括但不限于：作业指导书平面布置图物料堆放标准设备操作、保养规范等4）四级文件为管理体系运作中产生的表单和报表，是判断管理系统运行状况的基本依据。编写文件编号2.1编号原则1）系统文件编号共五码，第一码表示文件等级，第二码表示文件所属管理类别，后三码为从001开始的流水码。2）第一码对照说明A表示一级文件B表示二级文件C表示三级文件D表示四级文件3）第二码对照说明：A表示行政类；M表示物料类，具体包括采购、计划和仓储等；F表示财务类，具体包括出纳、会计等；T表示技术类，具体包括设计、开发、工艺等；P表示生产类，具体包括生产、设备等；H表示行政和人力资源类；S表示市场和销售类；Q表示品质类。2.2由标准化小组编定系统文件的编码，并填写于《系统文件管制表》（如附件一），并通知编写人将该编号置于系统文件上。4.0编写系统文件文件格式1）SOP文件格式为：封面格式如附件二；正文页边距：左2.5CM，右2.5CM，上2.0CM，下2.0CM；正文页眉：距边界1.0CM，左侧为文件名称，向左对齐，右侧为页码，向右对齐，文字均为5号字体。字体：通篇文字均为“宋体”，正文为小四号字段落：正文段落为1.5倍行距正文序号及对齐：一级序号、二级序号和三级序号向左对齐，各序号后的起始文字亦对齐，第二行开始的文字同第一行对齐；四级序号和五级序号同上一极序号后的文字对齐，其第二行开始的文字同第一行文字对齐，如附件三所示；对于SOP文件的附件表单、报表的格式需要依据其具体情况调整其上下左右边距，以使其上下左右的边距协调。2）三级文件(作业指导书等)的格式为：左上角第一行为向左靠齐的“广东本邦电器有限公司”字样，字体大小同正文一致；标题为18-22号字；文件名称为16-18号字；字体为均宋体；其上下页边距为1.5CM；其左右的页边距均为2.0CM；具体如附件四（竖式）、附件五（横式）所示。3）四级文件（表单、报表）的格式为：左上角第一行为向左靠齐的“广东本邦电器有限公司”字样，字体大小同正文一致；标题字体大小范围为18-22；通常，其上下页边距为1.0-1.5CM，左右页边据为1.5-2.0CM，若需要加大内容的左右宽度时，也可适当缩小左右页边距；如果表单或报表涉及多个动作时，应于左下方注明该文件的作业流程。具体如附件六所示。版本系统性文件须采用版本管理，首次发出的文件版本为A，经修改后的同一编号文件第二次发出时，其版本为B，依次类推。新版本发出的同时，应回收旧版本的文件，失效的系统文件不得作为可操作文件出现在文件使用或保管场所。编写系统文件制作人应严格遵循系统文件格式，格式是对系统文件最基本的要求，不符合格式的系统文件将不予评审；系统文件的编制人为各部门的部门主管、工程师或管理师；编写者应向作业的权威人（权威人指相关作业、业务的一线操作人员，由于他们最贴近事实，故称为权威人）调查真实运作情况，收集运作数据，以确保即将编写的系统文件具有有效性、可操作性。系统文件的制作过程可能会涉及诸多的专业知识，并需要编写人员调查现实业务的状况，但系统文件只是这些过程的最后呈现，要求系统的文字简洁、逻辑清晰，重点在于叙述“如何做”、“谁去做？”、“什么时候做？”等操作指导性的问题。表格是SOP运行的载体，一个没有表格的SOP文件，将只会停留在“了解”，难以产生“行动”，故要求在制作SOP文件过程中必须设计其运作过程中的对应的表单、报表，并作为SOP附件。评审系统文件的评审旨在使系统文件的内容考虑到相关流程的输入和输出，使系统符合实际的运作，增加系统的可操作性、有效性。各部门在完成系统文件的制作和内部评审后，须填写《系统文件评审表》（如附件七）连同文件交于标准小组检查格式，若格式符合要求，则由标准小组安排评审时间。对于不能符合公司格式要求的文件予以退回修改。系统文件评审可采用书面会签形式，也可采用投影会议形式，但均需将评审结果填写于《系统文件评审表》。评审人员为编写者、业务相关人员和公司领导，参加人员需将评审结果填写于《系统文件评审表》上，由总经理最终判定该次评审是否通过，若总经理未参加该次评审，则由授权代理人裁决。一级文件和二级文件须评审后方能申请发布，未评审或未评审通过的一、二级文件不得发布。三级文件可酌情安排评审。四级文件（表单、报表类）无需评审。审批对于经评审合格后一、二级系统文件须经总经理或其授权人审批后生效；对于三级文件经部门经理以上（含）人员批准后生效。建档及分发标准化小组以“受控文件”、“非受控文件”和“作废文件”三种状态管理分发的文件；标准化小组需要制作以上三种文件状态的印章，以管理各文件的状态；“作废文件”应在其作废时刻起由标准化小组回收，并加盖“作废文件”印章；新版本的系统文件发出的同时，应回收旧版本的文件，并对旧版本系统文件加盖“作废文件”印章；对于有多页的系统文件，应加盖相关印章的“骑缝章”。两种不同版本的文件不得存放在“受控文件”的存放地或作业者就近位置；系统文件的原件不属于以上任何一种状态，不得以以上任何一种状态标示；标准化小组须在系统文件生效三天内收集对应的电子文件并统一保存；标准化小组按系统文件要求将系统文件分发到各单位，并填写《系统文件收发记录》（如附件八）。8.0系统运行未有特殊说明的情况下，系统文件批准的日期为系统文件的生效日，系统运行初期，各业务相关部门应同编写部门密切沟通，以便编写部门及时修正并完善系统文件。9.0系统文件完善、优化当各业务相关部门发现有更好的运行方案，或发现现有系统有缺陷时，便向编写单位提出优化建议，必要时，应召集相关部门进行评审。七、罚则对于未编订或未正确编订系统文件的编号者，每次罚款文控5元；对于未能审查出错误的系统文件格式者，每次罚款文控5元；对于未及时回收旧版本的系统文件者，每次罚款文控5元；对于未执行评审规定，便发放系统文件者，每次罚款文控、编写人各5元；对于未能正确表示系统文件状态印章者，每次罚款文控5元；有关其他违反本管理规定的行为，将予酌情处罚。八、附件系统文件管制表SOP封面格式SOP正文格式三级文件竖式格式三级文件横式格式表单格式系统文件评审表系统文件收发记录附件一：系统文件管制表序号文件编号版本文件名称编号时间制作人/部门批准时间失效时间作业流程：编写系统文件编号→检查文件格式→填写相关记录附件二：封面格式广东本邦电器广东本邦电器有限公司XXXX管理办法编号：BXXXXX版二级文件总页数：X制作：审核：核准：分发：各部门附件三：正文格式XXXXX管理办法XXXXX管理办法目的XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX适用范围XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX职责XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX流程图XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX作业说明1.0XXXX1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX1.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.0XXXXX2,1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX3.0XXXX3.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX3.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件四：广东本邦电器有限公司作业指导书文件名称XXXXX作业指导书版本页码文件编号CXXXX制作时间生效时间制作审核批准附件五：广东本邦电器有限公司作业指导书文件名称XXX作业指导书版本页码文件编号CXXXX制作时间生效时间制作会签审核批准附件六：表单格式广东本邦电器有限公司记录编号：DXXXXXXXXXX单（表）以下内容由XXXXX填写以下内容又XXXXX填写以下内容由XXXXXXX填写作业流程：XXXXXXXXXXXXXXX→XXXXXXXX→XXXXXXXXX→XXXXXXXXX附件七：系统文件评审表以下内容由系统编写人填写文件编号文件名称编写人部门制作时间评审部门部门内部评审□提供了合理、有效的解决方案内部评审结论：□格式符合要求□同意提交公司评审□具清晰的流程和行动描述□修改后再提交公司评审□流程和正文具有一致性□设计了运作过程中的所需的表单□表单的信息完整，并具有操作性主管确认：公司评审意见及结论□提供了合理、有效的方案结论：□评审通过，即刻签发运行□格式符合要求□评审通过，局部修改后投入运行□具清晰的流程和行动描述□修改后再评审□流程和正文具有一致性其他意见：□设计了运作过程中的所需的表单□表单的信息完整，并具有操作性评审人：□提供了合理、有效的方案结论：□评审通过，即刻签发运行□格式符合要求□评审通过，局部修改后投入运行□具清晰的流程和行动描述□修改后再评审□流程和正文具有一致性其他意见：□设计了运作过程中的所需的表单□表单的信息完整，并具有操作性评审人：□提供了合理、有效的方案结论：□评审通过，即刻签发运行□格式符合要求□评审通过，局部修改后投入运行□具清晰的流程和行动描述□修改后再评审□流程和正文具有一致性其他意见：□设计了运作过程中的所需的表单□表单的信息完整，并具有操作性评审人：□提供了合理、有效的方案结论：□评审通过，即刻签发运行□格式符合要求□评审通过，局部修改后投入运行□具清晰的流程和行动描述□修改后再评审□流程和正文具有一致性其他意见：