公文写作交流课件

公文写作交流综合管理部马强涵义与种类格式与写作问题与错误心得与交流

公文是党政机关、社会团体、企事业单位等合法组织，办理各种公务时，使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，融洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。公文是什么？公文应遵循的原则符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。制定规章制度要切实可行，具有可操作性。

正确使用法定的计量单位和数字单位。界定清楚，不得模棱两可；前后一致，不得相互冲突。

观点明确、条理清晰、文字简炼、用词用句准确、规范。划定密级或确定密级，由拟稿单位负责。涉及军品名称的，用代号表示，不划密级，以普件行文。划密和确定密级要准确、适度。我们常说的那些公文2000年8月24日国务院发布的《国家行政关公文处理办法》规定，我国现行行政公文为

企业常用公文（行政公文）通知、决定、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、通报、公告、通告（其它应用文体）计划、总结、简报、讲话稿……公文写作，是指公务文书的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。何为公文写作？公文写作之演进古代公文讲究“以情动人”，如诸葛亮的《出师表》、李密的《陈情表》现代公文讲究模式化，语言上要求精确、简练、质朴，结构上有固定格式，从开头、正文到结尾均有章可循。公文写作“三步曲”第一步:开头。交代发文的背景、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。第二步:主体。

阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。第三步:结尾。

宜寥寥几笔、谨慎用字。通知的特点通知是常用公文中使用频率最高的文种。它有以下三个特点：1.使用范围的广泛性。2.功能的多样性。3.明显的时效性。标题、主送、正文、落款格式一、标题通常有三种形式（1）发文机关+事由+的+“通知”

如：XXXXXXXXXX公司+关于加强5s现场管理+的通知（2）事由+的+“通知”

如：关于加强5s现场管理+的通知（3）文种（通知）二、主送……各……结构三、正文：通知缘由和目的+通知事项+结尾

（1）通知缘由：通常是单独一个自然段，有的以形势、背景、情况入题；有的直接说明通知的根据、原因和目的。如：“为了……根据……经研究……现决定……特作如下通知：”（2）通知事项：正文的主体部分，或下达批示、布置任务、作出要求，或告知情况……，写法通常采用条例式、分条列项写出。通知事项的写作必须内容明确、具体、条理清楚。（3）结束语：通常提出希望、号召或具体执行要求。如主体部分已意尽言止，则不必专门写结束语。四、结语特此通知。以上通知请认贯彻执行。本通知从下发之日起开始执行。五、落款：写出发文机关名称和发文时间。

关于重申加强工作纪律的通知公司员工：为了加强公司员工作风建设，严肃工作纪律，现对相关要求重申如下：一、出勤管理要求1.员工调休有计划的安排，必须至少提前一天在OA上提出申请，事后调休均视为无效；2.特殊情况无法提前申请的，特殊情况只包括因生病、交通事故、自然灾害等，因个人原因（如堵车、堵在电梯里等）未能准时到岗的其他原因均不在特殊情况的范畴内，调休未能提前申请的需在OA上填写《特殊情况调休申请表》，详细写明原因并提供相关证明，经体系总监、行政部审批同意后方可调休。3.鉴于员工迟到严重的现象，公司重申不论任何级别员工一个月迟到一次，由行政部经理约谈，迟到两次，由人力行政总监约谈并对其直接上级通报批评一次；一个月迟到三次以上直接上级记小过一次，间接上级通报批评一次。4.总监级及以上员工出差、外出必须事先填写相关申请单到行政部备案，无申请单或事后申请一律无效。二、晨会管理要求1.总监级及以下员工必须每日按时参加晨会，因特殊情况不能参加需经体系总监审批同意方可；2.行政部每日对各楼层的晨会参加情况进行检查，并对未参加晨会人员进行登记，当日未能提供总监级以上领导同意的申请，行政部按照50元/次进行负激励。特此通知

XXXXXXX有限公司二〇一二年二月二十二日例作展示任免通知1、标题。任免通知的标题，应写明发文机关和被任免人员的姓名，同时任免多人职务时，标题中一般只写排列在第一位人员的姓名，后加“等同志”概括.如《xxx局关于xx等同志职务任免的通知》。2、正文。任免通知正文分两部分，一是任免根据，二是任免决定行文时要注意，任免决定包括了任职、免职和既免又任等几种情况。要区别情况写清被任、免职务人员的姓名和职务。任免的原因，一般不需要展开说明或发表议论，以体现通知的权威性。红头通知一、概念和适用范围1.概念：

记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。2.适用范围：

会议纪要适用于记载、传送会议主要情况、精神和议定事项；

会议纪要是较为重要会议的产物，是会议重要成果的反映，有沟通情况、统一认识、布置工作的记载凭证作用。会议纪要格式标题+正文+落款标题：1.由会议名称和文种两项构成。如《全国农村工作会议纪要》。2.是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。正文：1.会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。2.会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。落款写法（1）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

（2）分项叙述法。即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。（3）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。注意事项力求精炼，不能记流程帐。不是时间、地点、参加人员、每人所讲的内容都一一写下来，甚至天气情况等都写；重点是写经过讨论，最后形成的决定，达成的一致意见。否则等于会议记录。要把个人观点上升公司意志。不能简单地写徐总要求什么、张总又要求什么，应该写成，会议经讨论决定了有关事项，现纪要如下。如“会议听取，会议强调，会议指出，会议要求，会议号召”等。纪要的时效性强，必须在会后24小时之内形成正式文件。一般性会议或只涉及5个（含5个）以下部门参加的，由此所形成的会议纪要，用白头文形式下发。

报告的种类专题报告

调查报告

用于向上级机关汇报、反映某一项工作、某一事件、某个特殊情况或专门事项。内容比较专一、集中，一事一项。通过对典型的问题、情况、事件的深入调查，经过分析、综合，从而揭示出其本质或客观规律的书面报告。综合报告

用于向上级汇报、反映本单位一段时间内全面工作或几个方面工作情况，包含内容广泛，具有很强的综合性。

报告适用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问或提出建议，是一种陈述性的上行公文。报告各部门：

9月26日下午行政部及信息部对写字楼5S进行了全面检查主要存在以下共性问题：1、办公桌上较零乱；（主要有塑料袋、包包、饮料瓶、衣架、衣服、零食等杂物，主要集中在休闲设计中心、商品企划中心）2

、办公室地面杂物较多；（零星物品、面料、衣服和装修材料等，集中在女人设计中心、休闲设计中心、商品企划中心、空间规划部、技术部）3、墙壁、文件柜张贴纸张。（主要集中在品牌零售部、市场推广部）

在这次检查过程中相对比较好的部门是总经办和绩效薪酬部。此次检查不作评比，只公布部分照片，请各部门查看附件并尽快做出整改，下次检查将在十月中旬进行，届时会把各部门所得分数进行评比；对有问题的部门需在规定的时间内上交整改计划，否则将作拒不整改处理。

希望各级主管对5S工作重视起来，来共同创造一个良好的工作环境！

行政部二〇一一年九月二十九日9月26日5S稽核检查情况报告例作涵义：

计划是党政机关、社会团体、企事业单位对未来一定时期的工作预先作出安排时，使用的公用事务文书。作用：

贯彻党和国家的路线、方针、政策及上级指示。

领导和指导工作，使决策具体化。

建立正常的工作秩序，提高工作效率。

检查工作、总结经验。计划时间长短之分，而且有范围大小之别比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”种类

明确的目的性，这是计划的灵魂。

科学的预见性。

执行的约束性。

实施的可调性。特点

一般采取文字表述式、表格式、表述表格结合式三种。（1）文字表述式（如部门年度计划）：标题+正文+落款

①标题。通常由单位名称、时限、计划内容、文种组成。

②正文。一般由前言、主体、结语组成。前言：是全文的导语，写明任务依据，提出总的要求；主体：由计划的目标、措施、步骤“三要素”组成。但不同的计划对这些要素有不同的侧重与取舍。结语：简明扼要的发出号召并提出希望，或描述计划实施后的前景。③落款。在正文后面写明制文单位或制文日期。

写法（2）表格式（如季度生产计划）

项目具体、内容简单的计划可采用表格形式。它的特点是主要用表格的形式反映。（3）表述表格式

综合计划或重大的专题计划，大多涉及面广、内容丰富，往往采用文字表述与表格结合式写法。

正文部分的前言、主体、结语主要采用文字表述，而相关的计划指标、工作进度、完成时限等则用表格列出。无论何种形式计划，其计划事项必须具体，要有量化指标、具体的时间节点、明确的责任单位。特别是基层单位的计划，必须细化、具体；计划必须体现系统性，下级机关要根据上级计划来制定。如“公司计划→系统中心计划→各部门计划→员工个人计划”。集团年度工作计划各板块年度工作计划各项目公司行动计划注意事项

涵义：

总结是党政机关、社会团体、企事业单位对前一段工作进行回顾、评价和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，以指导今后工作的公用事务文书。作用：明确得失，提高水平；加强管理，指导工作；互通情况，彼此借鉴。总结

客观性与回顾性相结合；科学性与理论性相结合；

叙述性与议论性相结合。特点

由标题、正文、落款三部分组成标题①公文式。这种标题一般用于工作总结。由单位名称、事由、时间、文种四要素组成。如《XXXXXXX公司2012年销售工作总结》。

②新闻式。这种标题常用于专题总结。可分为单标题和复式标题两种形式。

单标题，如《培训部开展海贝大讲堂活动回顾》

复式标题，如《做自己立他人——XXXXXX公司开展“双学”活动总结》。写法正文

正文包括前言和主体两部分。①前言，即总结的开头，要紧扣中心、开宗明义。常用的方式有：概述式。概括介绍基本情况，工作的背景、时间、地点、条件等；结论式。先明确提出总结的结论，然后再引出下文；提示式。对工作的主要内容作提示性、概括性介绍；提问式。先设问提出问题，点明总结的重点，以引起人们的关注；对比式。开头对有关情况进行比较，展示成绩，表明优势，引出下文。主体：是总结的核心部分，主要包括以下内容基本情况概述；成绩与经验；（这是总结的主要内容）问题与教训；今后设想和努力方向。总结正文部分一般有如下几种常用的结构形式分部式。按“情况—成绩—经验—问题—意见”或者“主旨—做法—效果——体会”的顺序，分成几个大部分依次来写；阶段式。分阶段进行总结；条文并列式。把总结的内容按性质进行分类，逐条逐项排列总结；贯通式。紧紧围绕主旨，总结事态发展的全过程，前后贯通总结；总分式。先总述工作情况，然后再分若干工作逐项总结。落款，包括署名和日期。

总结是在工作结束后对计划完成情况的鉴定。所以任何形式的总结都要依照计划进行；总结条理要清楚，尽量用数据说话，如一味的用文字阐述，就缺乏说服力；要写出个性，分清主次，切忌肤浅。注意事项涵义与种类格式与写作问题与错误心得与交流一、附件的标识常见错误附件一：环境、职业健康安全管理体系工作计划附件二：安全质量标准化工作计划正确标注附件：1.环境、职业健康安全管理体系工作计划

2.安全质量标准化工作计划错误:附件:《XXXXXX》。正确:附件:XXXXXX附件后的文字不加标点符号。1、如果附件名称比较长，一行容纳不下，回行应该与本附件名的第一个字对齐。2、附件应当另页编排，附件说明中的附件标题与附件中的实际标题要一致。二、公文中的数字错误：汉字与阿拉伯数字混用

除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、节略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。“18-20岁”应为“18岁一20岁”“2-2.3%"应写为“2%-2.3%"

“2/3”不能写成“三分之二”三、结构层次

公文结构层次序数为：第一层：一、第二层：（一）不能写成“（一）、”第三