化妆品质量管理制度全套

XXX有限公司化妆品质量管理文件编辑说明依据《化妆品监督管理条例》（2015年版）等文件规定要求，为进一步规范企业化妆品购、销、存质量管理，加强商品质量风险监测，确保经营活动过程中商品质量安全，保障人民群众身体健康，结合企业经营实际情况，经公司质量管理小组研究决定，制定化妆品质量管理文件，包括：质量管理制度、岗位职责、操作规程管理；在日常工作管理中按该文件内容规范操作执行，公司质量管理领导小组、质量管理部最终解释权。化妆品安全管理规章可以保障化妆品质量可追溯、可查、可究，在经营管理中提供必要制度、职责、程序支持；对本质量管理文件中没有提到的条款，按国家标准或行业规范执行，进一步修改、完善质量管理体系文件内容。有限公司质量管理部2017年5月8日质量管理文件目录一、 制度目录TOC\o"1-5"\h\z1、 采购（进货）质量管理制度 42、 收货、查验管理制度 63、 进货查验记录管理制度 84、 贮存、养护管理制度 105、 出库复核管理制度 116、 化妆品凭证、质量记录管理制度 137、 化妆品销售记录、售后服务管理制度 158、 人员健康检查管理制度 179、 人员培训考核管理制度 1810、 化妆品安全自检自查与报告管理制度 1911、 化妆品安全追溯管理制度 2212、 化妆品质量安全管理员管理制度 2613、 化妆品经营过程与控制管理制度 2914、 化妆品安全突发事件应急处置方案管理制度 32二、 岗位职责1、 质量安全管理员职责 342、 米购职责 353、 销售职责 364、 储运职责 375、 购销员职责 386、 化妆品经营操作流程图 39一、管理制度一、采购（进货）质量管理制度文件名称采购（进货）质量管理制度文件编码JW-HZP-ZD-OI-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月10日审核日期2017年5月15日批准日期2017年5月20日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：为加强对化妆品质量的监督管理，把好进货经营第一关，防止假劣化妆品进入本企业，制定本制度。2、 范围：公司采购的所有商品质量管理。3、 责任：采购员、采购部、质量管理部4、 内容:化妆品定义：是指以涂擦、滇洒或者其他类似方法，施用大人体表面（皮肤、毛发、指甲、口唇等）、口腔黏膜，以清洁、保护、美化、修饰以及保持其处于良好状态为目的的产品。化妆品的分类：普通化妆品和特殊化妆品（非特殊用途化妆品）。首营企业系指购进化妆品时与本企业首次发生供需关系的化妆品生产或经营企业；4.2.首营品种是指本企业向某一化妆品生产企业首次购进的化妆品品种。4.3.首营企业需由采购部索取以下资料进行初审：4.3.1.加盖企业原印章的《化妆品生产许可证》、《卫生许可证》、《化妆品经营许可证》、《营业执照》证书复印件；化妆品生产许可和经营许可证明文件；化妆品注册或备案相关证明文件（含技术要求、产品说明书等）和企业产品质量标准书；化妆品出厂检验合格报告、进口化妆品检验检疫合格证明书。4.3.2.加盖企业原印章和企业法人代表印章或签字的委托授权书原件，并注明委托期限、地区（区域）、品种。4.3.3.业务负责人员身份证复印件。4.3.4.加盖企业原印章的《税务登记证》、《组织代码证》、《物品编码备案证》。4.3.5.加盖企业原印章的质量协议或购销合同书。4.4,首营品种需由采购部索取以下资料进行初审：4.4.1.加盖企业原印章的产品批准生产的文件（批准文号）复印件；4.4.2.药监部门的检验报告书、产品生产企业的检验报告书。4.4.3,产品最小包装、标签和说明书（需加盖供货企业原印章）。4.5.采购部负责收集相关资料室，交质量管理部对资料进行审核，确认供应商的合法资格和质量保证能力的可靠性、产品的合法性。若材料不能证明供货单位的合法性和质量可靠性，要求其补充材料重新审核，必要时采购部会同质量管理部进行实地考察。4.6.对首营企业、首营品种要严格审查。采购人员按要求填写《首营企业审批表》、《首营品种审批表》，经质量管理部审核，质量经理审核批准后，方可从首营企业购进药品和采购首营品种。采购（进货）各项记录要真实、准确、归档保存。4.7.质量管理部对首营企业，首营品种的相关资料存档，保存5年。4.8.对首营企业、首营品种未经审核即采购销售者，一经查实，对责任人进行严肃处理，并将产品封存和退回原进货单位。二、收货、查验管理制度文件名称收货、查验管理制度文件编码JW-HZP-ZD-O2-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月10日审核日期2017年5月15日批准日期2017年5月20日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：为保证入库化妆品数量准确，质量完好，确保化妆品安全有效。2、 范围：采购入库商品质量管理3、 责任：收货员、验收员4、 内容:4.1.收货员对米购商品进行确认，检查到货商品的外包装是否完整、破损、渗漏、污染等，有质量凝问的拒绝收货；4.2.收货员对照采购订单查验产品名称、生产厂家、供货单位、产品数量等，还应审查运输工具、运输时限、发货单位、联系人等。4.3.收货合格的商品存放在待验收区通知验收员验收。验收员要求：验收人员应具有高中（含）以上文化程度，必须经过专业培训、熟悉保健食品知识、理化性能、掌握各项验收标准内容，有一定独立工作能力，视力在0.9以上（不包括校正后），无色盲、色弱和传染性疾病的人员担任。4.5.有符合卫生条件的专门验收场所，配备验收设施设备。4.6,验收员接到收货商品通知后，在待验收区对采购商品进行确认验收。验收化妆品时，应对产品的外包装、外观质量、标签、说明书以及有关证明或文件进行逐一检查，产品的包装、标签和说明书与批准的内容相符后方可入库。购进票据应注明生产企业、注册证号/备案凭证号、生产日期、生产批号、有效期（保质期）、数量、单价、金额等内容。4.6.2,验收整件化妆品应有产品合格证。4.6.3,化妆品到货后，应在两个工作日内验收完毕。4.6.4.验收进口化妆品，应凭加盖供货单位原印章的《进口化妆品批准证书》复印件和口岸进口食品药品监督检验机构的检验合格证复印件O其包装的标签应以中文注明化妆品的名称、主要成分以及注册证号，并有中文说明书。4.6.5,对销后退回的化妆品，验收人员应按进货验收的规定验收。4.6.6.对生产日期超过六个月和近效期的化妆品，原则上不得验收入库，对确属用户急需，须经采购部经理签字批准，方可验收入库。4.6.7.经验收的化妆品，验收人员应在计算机系统的入库验收凭证上填写验收结论，打印验收验收入库单，通知仓库保管员凭验收员签章的入库验收凭证，根据验收结论调整化妆品存放位置，办理入库手续。财会人员凭验收员、保管员签章的凭证入帐。4.6.8.化妆品验收应在计算机系统中做好验收记录。内容包括：供货单位、数量、到货日期、品名、剂型、规格、产品证号、产品批号、生产厂家、有效期（保质期）、质量状况、验收结论和验收人员等项目。4.6.9.查验记录应保存至超过化妆品有效期一年但不得少于二年。三、进货查验记录管理制度文件名称进货查验记录管理制度文件编码JW-HZP-ZD-O3-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月10日审核日期2017年5月15日批准日期2017年5月20日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：加强化妆品质量管理，做好质量风险防范，制定本制度。2、 范围：经营食品类所有品种。3、 责任：质量管理人、查验员4、 内容:4.1.购进的任何化妆品一律进行实地查验。4.2.购进化妆品时，要查验证明供货方主体资格合法的有效证件，并按批次向供货方完毕取证明化妆品质量符合标准或规定，以及证明化妆品来源的票证，并保存原件或者复印件。需要查验和索取的具体票证。从供货商采购化妆品的，还必须检验是否持有合法有效的授权文书，查验企业法人授权销售员委托书，身份证证明，并将文书复印留存归档备查。4.3.经营包装化妆品的，要对化妆品包装标识进行查验核对，主要查验内容包括：4.3.1.查验化妆品包装是否有中文标明的商品名称、生产厂家厂名、厂址;是否在包装上显著位置清晰标明化妆品名称、配料清单、配料定量、将含量和沥干物（固形物）含量。特殊化妆品是否在显著位置予以清晰标示、使用方法和适宜人群的。4.3.2.是否标明生产日期、有效期、贮藏说明、产品执行标准、质量等级。4.3.3.对使用不当，容易造成损害及可能危及人身、财产安全的食品是否标警示标记或中文警示语。4.3.4.经感官鉴别是否存在已经腐败变质、油脂酸败、霉变、变味、生虫、污秽不洁、混有异物或者有其他感官性状异常，可能对人体健康有害的。4.3.5.化妆品是否符合产品说明书的质量情况。4.3.6,是否存在应当检验、检疫而未检验、检疫，或者伪造检验、检疫结果，或者检验、检疫不合格的话；4.3.7.进口化妆品是否用中文标明的原产国国名或者地区名以及在中国依法登记注册的代理商、进口商或者经销商名称和地址的。4.4.法律法规规定必须检验或者检疫的，必须查验其有效检验检疫证，未经检验检疫的，不得上市销售。法律、法规没有明确规定的，应经有关产品质量检测机构或市场设立的检测点检测合格才能上市销售。4.5.加强检查化妆品的外观质量，对包装不严实或不符合卫生要求的，要及时予以处理，对过期、腐烂变质的化妆品，不得进入库，并立即停止销售，并进行无害化处理。4.6.审查化妆品是否与其广告宣传相一致，是否存在有虚假和误导宣传的内容。4.7.在进货时，对查验不合格和无合法来源的化妆品，要拒绝进货。发现有假冒伪劣化妆品时，要及时报告当地工商行政管理部门。4.8.实行统一配送经营方式的化妆品经营企业，可以由企业总部统一查验供货者的许可证、营业执照和化妆品合格的证明文件，进行化妆品进货查验记录。企业总部向所属经者提供进货查验的证明。统一配送之外自行采购的化妆品，建立进货查验记录制度。4.9.化妆品到货后由验收组组织进货、查验，并记录，记录保存有5年。四、贮存、养护质量管理制度文件名称贮存、养护管理制度文件编码JW-HZP-ZD-O4-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月10日审核日期2017年5月15日批准日期2017年5月20日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：为加强化妆品的保管，保证在库食品质量，防止食化妆品过期、变质失效。2、 范围：商品储存、养护质量管理3、 责任：保管员、养护员4、 内容:1.储运部保管员应根据化妆品的储存要求，合理储存化妆品，冷藏储存温度为2-10°C,阴凉、凉暗储存指避光，温度不高于20oC,常温储存温度为0-30°C,相对湿度应保持在35-75%之间，按产品外包装贮存要求合理存放商品。化妆品应离地、隔墙放置，各堆垛间应留有一定的距离。搬运和堆垛应严格遵守化妆品外包装图示标志的要求规范操作，化妆品堆垛必须牢固、整齐，不得倒置；对包装易变形或较重的化妆品，应适当控制堆放高度，并根据情况定期检查、翻垛。3.严格按照法律法规和化妆品安全标准要求储存化妆品，经营场地和经营场所的设施符合要求。按照保证化妆品安全的要求贮存化妆品，定期检查库存化妆品，及时清理变质或者超过保质期及其他不符合化妆品安全标准的的化妆品。贮存化妆品，在贮存位置标明化妆品的名称、生产日期、保质期、生产者名称及联系方式等内容。应保持库区、货架和出库化妆品的清洁卫生，定期进行清扫，做好防火、防潮、防热、防霉、防虫、防鼠和防污染等工作。7.应定期检查化妆品的储存条件，做好仓库的防晒、温湿度检测和管理，如温湿度超出范围、应及时采取调控措施。4.8.因根据化妆品的流转情况，定期检查化妆品的质量情况，发现质量问题应立即停售和处理。9.按养护计划做好贮存化妆品养护工作，并记录相关养护数据。五、出库复核管理制度文件名称贮存、养护管理制度文件编码JW-HZP-ZD-O5-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月10日审核日期2017年5月15日批准日期2017年5月20日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：为保证出库化妆品质量合格，数量准确，保证人民食用安全有效。2、 范围：商品出入库、复核质量管理3、 责任：保管员（发货员）、复核员4、 内容:1.化妆品出库应贯彻“先产先出”、“近期先出"“拆零先出”和“按批号发货”的原则。4.2.化妆品必须经复核后方可出库，出库复核员须按发货凭证逐批次、逐品种对实物进行质量检查和核对。4.2.1.复核的主要内容有：品名、规格、剂型、数量、批号、效期、生产厂家、质量状况等。4.2.2.如发现以下问题应停止发货，挂“暂停发货〃牌，并在计算机系统中将该商品锁定，通知质量管理部检验，填写“质量问题确认通知单"报质量管理部复检确认，经确认的化妆品整货不合格品挂红色标示牌，放不合格品区，在计算机系统中将该商品锁定，停止销售，经检查后为合格商品解除限制，在货架商品上撒消“暂停发货"牌，方可出库正常销售。4.2.2.1,化妆品包装内有异常响动和液体渗漏的；1.化妆品包装出现破损、捆扎不牢、衬垫不实、封条严重损坏等现象；4.2.2.2.包装模糊不清或脱落的；4.2.2.3,化妆品已超过有效期的；4.2.2.4,化妆品霉烂、变质、虫蛀、鼠咬；4.2.2.5.有退货通知或食品监督部门通知暂停销售的；4.2.2.6,怀疑质量有问题，未经质量管理部复检的；4.3.化妆品复核完毕，发货人与复核人均应在销售随货同行（出库复核）单凭证上签字并在计算机系统中确认。4.4.认真做好质量跟踪的基础资料，做好销售随货同行（出库复核）记录，记录内容包括：购货单位、联系人、品名、剂型、规格、批号、生产厂家、有效期、单位、数量、单价、金额、销售日期、质量状况和复核人员，记录应完整真实，保存至超过商品有效期一年，但不得少于二年。六、化妆品凭证和质量记录管理制度文件名称化妆品凭证和质量i己录管理制度文件编码JW-HZP-ZD-O6-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月10日审核日期2017年5月15日批准日期2017年5月20日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：为提供符合要求的质量管理体系有效运行的证据，保证质量管理工作的真实性、规范性、可追溯性，有效控制质量记录（此制度中所指的“质量记录”系纸质记录及相关的档案、凭证在内）。2、 范围：所经营商品企业、品种的各种证明文件、凭证、记录资料等3、 责任：质量管理部、采购部、销售部、财务部、储运部、财务部4、 内容:4.1、 管理:4.1.1、 质量管理部为质量记录的管理部门。负责对各部门质量记录的使用和管理进行指导、监督、检查。负责公司质量管理体系策划、验证、审查、完善等记录、报告的管理工作。设计、审核:K质量管理部负责编制公司的质量记录管理标准，并根据要求设计质量记录格式。质量管理部组织有关部门的人员对质量记录格式的规范性、适宜性、可操作性和有效性进行审核。质量管理部根据审核结果修订质量记录格式。按公司《质量管理体系文件管理制度》中规定的保存期限备案，并通知有关部门可以使用。质量管理部汇编公司《质量记录清单》，并汇集空白记录表格样本，报质量管理负责人确认。各执行部门必须负责保证质量记录填写内容的符合性、全面性、真实性和有效性。4.3、 形式：4.3.1、 质量记录可以是表格、图样、文字等形式。4.3.2、 质量记录可采用纸张、磁盘、光盘、备份等媒体形式，应分类归档，便于检索。4.4、 填写：4.4.1、 质量记录填写要及时、真实、内容完整（不空格、不漏项）、字迹清晰，不能随意涂抹,没有发生的项目划,内容与前项相同时，应重复填写，不得有“・・・・・・»或“同上〃、“同前"来代替。各相关责任人签名不允许空白，要签全名。4.4.2、 如果发生错误需更改，不得使用涂改液涂改，应在原内容上划横线，写上更改后的内容，并在更改处由更改人签名（章）及注明日期，签名（章）要全名，更改原内容应清晰可辩，日期填写要清晰，年、月、日，不得竖写和用“、〃代替“年、月、日”。4.4.3、 质量记录使用墨水笔填写，以便于保存。多层复写的例外。5、处置：4.5.1、 各部门每月整理工作现场的质量记录，所有记录保存5年。4.5.2、 质量记录、档案及凭证由各部门指定专人统一妥善保管，防止损坏、变质、蛀蚀、发霉、遗失。5、 公司的质量管理所有记录和凭证按规定保存5年。记录、凭证由各岗位人员负责填写，由各部门主管人员每年整理，并按规定归档与妥善保管。1,记录要求:2,本制度中所指的记录是指质量管理体系运行中涉及的各种质量记录。3,质量记录应符合以下要求：3.1,质量记录表格由质量管理部统一编写；3.2.质量记录由各岗位人员填写；5.3.3、 质量记录字迹清楚，正确、完整，不得用铅笔填写，不得撕毁或任意涂改，需要更改时应划线后在旁边填写，并在划线处盖本人图章，具有真实性、规范性和可追溯性；3.4.质量记录应按规定妥善保管，防止损坏、变质、丢失。凭证要求:本制度中的票据主要指购进票据和销售票据。购进食品和销售化妆品要有合法票据，并按规定建立购销记录，做到账、票、货相符。3.购进票据和销售票据应按规定妥善保管。6、 质量管理部、采购部、销售部、财务部按照各自的职责，分别负责记录和票据使用的日常检查和监督指导；对不符合要求的提出改进意见。七、化妆品销售记录、售后服务管理制度文件名称化妆品销售记录、售后服务管理制度文件编码JW-HZP-ZD-O7-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月10日审核日期2017年5月15日批准日期2017年5月20日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：为保证化妆品销售品种质量安全，做好售后服务，制定管理制度。2、 范围：本规定适用于化妆品销售和售后服务质量管理。3、 责任：质量管理部、销售部对本制度实施负责。4、 内容:1、 对其办事机构或者销售人员以本企业名义从事的食品购销行为承担法律责任。销售人员销售化妆品类品种，提供加盖本企业公章的授权书。授权书载明授权销售的品种、地域、期限，注明销售人员的身份证号码。所有销售人员必须经卫生知识和产品知识培训后方能上U-4冈。2、 销售服务对象为合法的购货单位，销售前应当对购货单位的证明文件、经营范围进行核实，建立购货单位档案，保证化妆品销售流向真实、合法。1.在化妆品销售过程中，要经常注意有效期限，销售时要严格执行先产先出、近期先出、按照批号发货原则问题，防止过期失效。2.公司规定，距离有效期差6个月的化妆品定为近效期，对近效期化妆品销售部每月应填写化妆品近效期催销报表，通知相关部门尽快处理。3、 化妆品类销售记录包括：3.1.化妆品的名称、规格、剂型、注册证号或备案凭证号、数量、单价、金额；化妆品的生产批号、有效期（失效期）、销售日期；3.生产企业和生产企业批准证号或备案凭证号。4.购货单位的名称、化妆品经营许可证号、经营地址、联系方式。4、 销售员学习并熟悉《化妆品管理条例》等法律、法规中有关销售质量管理的条款，规范销售行为；应严格按照要求正确介绍化妆品的作用、适宜人群、使用方法、储存方法和注意事项等内容，不得夸大宣传作用，严禁宣传疗效或利用封建迷信进行化妆品的宣传。销售过程中怀疑保健化妆品有质量问题的，应先停止销售、立即报告质管员或质量管理员。5、严格审核购货单位的合法资格和购货人员的合法身份，并索取其合法证照，化妆品类品种不得销售给无合法证照的经营单位和无执业许可证的医疗单位。销售化妆品应订立合同或质量保证协议书，明确质量条款。6、 掌握库存化妆品动态，对效期较近、库存时间较长的合格要积极组织销售，避免造成损失，促销品种要有相关1己录；7、 正确介绍化妆品适应症，不得虚假夸大和误导用户；按食品标签、说明书正确宣传；8、 注意收集由本公司售出化妆品的不良反应情况，对化妆品销售中出现的质量问题应及时报告质量管理部负责人，及时追回有质量问题的医疗器械；9、 按规定做好销售记录，记录保存应超过化妆品有效期年，但不得少于2年。10、 售后服务人员质量管理：认真贯彻执行国家有关法律法规和公司的规章，加强报务质量意识；2.自觉学习化妆品业务知识，熟悉产品；11、 坚持质量第一、客户第一的经营思想；严禁以任何形式销售假劣化妆品，凡质量不合格、过期失效、或变质的化妆品，一律不得销售。13、 公司建立顾客访问制度，采取不定期上门访问、书面征求意见或利用各种机会等方式广泛征求顾客对本公司商品质量、服务质量的意见和要求，同时做好记录。对顾客反映的意见应及时反馈到有关部门负责人，提出改进措施，并组织实施。14、 对顾客来信、来电、来访提出的问题，销售部门应认真做好接待处理工作，做到态度热情虚心，处理及时公正。不管顾客提出的意见正确与否，都应虚心听取，沟通和加强与顾客之间的联系，并做好相关记录。15、 公司建立客户档案，认真处理客户来信、来访。每件来函、复函、编号，按产品分别归档管理。16、 对顾客在商品质量方面的反馈意见，应及时分析研究处理，认真解决用户提出的问题，同时将处理意见上报质量管理部门。17、 按照公司gsp质量管理体系销售、售后岗位职责管理；逐渐使客户服务工作制度化、标准化，不断提高服务质量。18、 做好产品质量跟踪、产品质量信息反馈记录。八、人员健康检查管理制度文件名称人员健康检查管理制度文件编码JW-HZP-ZD-O8-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月15日审核日期2017年5月20日批准日期2017年5月25日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：为为保证化妆品质量，确保消费者使用安全有效，防止商品污染和传染性疾病交叉传染，制定管理制度。2、 范围：本规定适用于丛业人员健康状况质量管理。3、 责任：质量管理部、综合部对本制度实施负责。4、 内容:1.综合部制定年度体检健康计划，凡事直接接触商品的人员均要每年进行一次健康体检，专业岗位：验收、养护要进行色视视弱眼睛检查，体检单位为县（区）级以上综合医院或卫生防疫部门；检查时间由公司统一安排，对检查不合格的人员要调离工作岗位；从事经营活动的每一位员工每年必须在县（区）以上医院体检一次，体检除常规项目外,应加做肠道致病菌、胸透以及转氨酶、乙肝表面抗原检查，取得健康证明后方可参与工作。3.凡患有痢疾、伤寒、病毒性肝炎等消化道传染病（包括传染病携带者）活动性肺结核，化脓性或渗出性皮肤病，精神病以及其他有碍食品卫生的疾病的、不得参与直接解除保健食品的工作。员工换上述疾病的，应立即调离原岗位，病愈要求上岗必须在指定的医院体检、合格后方可重新上岗。4.5.企业发现有患传染病的职工后，相关接触人员必须立即进行体检，确认为受传染的，方可继续留岗工作。4.6.每位员工均有义务向部门领导报告自己及家人身体情况，特别是本制度中不允许有的疾病发生时，必须立即报告，以确保保健食品不受污染。4.7.在岗员工应着装整洁，勤洗澡、勤理发、注意个人卫生。4.8.公司制定卫生健康管理制度，岗位人员必须遵守。4.9,质量管理部对人员卫生健康进行不定时检查。4.10.应建立员工健康档案，由专人负责保存并随时更新，档案至少保存三年。九、人员培训考核管理制度文件名称人员培训考核管理制度文件编码JW-HZP-ZD-O9-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月15日审核日期2017年5月20日批准日期2017年5月25日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：为提高全员的质量素质和业务水平，熟悉化妆品相关专业知识，制定管理制度。2、 范围：本规定适用于从业人员专业知识培训考核质量管理。3、 责任：质量管理部、综合部对本制度实施负责。4、 内容:4.1.各级管理人员、经营人员以及经营活动有关的维修、保洁、仓储、服务等人员，均应按《化妆品监督管理条例》的规定，根据各自的职责接受培训教育。企业负责人、岗位责任人员认真学习贯彻化妆品安全法律法规，明确化妆品安全管理分工，加强化妆品安全管理，履行相应的法律义务。4.2.质量管理部负责制定年度培训计划、报总经理批准后下发实施，综合部门按照培训计划合理安排全年的质量教育、培训工作并负责建立职工教育培训档案。4.3.培训方式以企业定期组织集中学习和自学方式为主，以外部培训为辅。任何人无正当理由，均不得缺席公司的培训，并应自觉完成学习计划。新录入员工，转岗员工上岗前进行质量教育与培训，主要培训内容包括《中华人民共和国食品安全法》、《保健食品卫生管理办法》等相关法律法规，岗位职责、各类质量台账、记录的登记方法等、培训结束后统一考核，不合格者不得上岗。4.5.参加外部培训及在职接收继续学历教育的人员，应将考核结果或相应的培训教育证书原件交行政部门验证后、留复印件存档。4.6.企业内部培训教育的考核，由行政部门与质量管理部共同组织，根据培训内容的不同可选择笔试、口试、现场操作等考核方式，并将考核结果存档。4.7.培训和继续教育的考核结果，作为有关岗位人员聘用的主要依据，应作为员工晋级、加薪或奖惩等管理工作的参考依据。4.8.综合部做好人员培训考核个人档案。十、化妆品安全自检自查与报告管理制度文件名称化妆品安全自检自查与报告管理制度文件编码JW-HZP-ZD-IO-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月15日审核日期2017年5月20日批准日期2017年5月25日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：为了保证化妆品的质量以及化妆品的安全，特制定化妆品安全自查管理制度，保证落实质量安全企业主体责任。2、 适用范围：适用于公司内对质量安全有关的管理层及各职能部门和有关人员。3、 职责：质量负责人：负责化妆品安全自查工作的协调、管理工作，批准化妆品安全自查方案和自查报告。向公司管理层报告化妆品安全自查结果。监督不符合标准的质量管理整改、验证。自查组长：提出自查小组名单，全面负责食品安全自查实施活动，化妆品安全自查审核方案和安全自查报告。质管部：负责起草化妆品安全自查方案，组建化妆品安全自查小组，按照化妆品安全自查计划实施自查，起草自查报告，对不合格项目的整改，实施效果进行确认。4.自查小组成员：按照食品安全自查计划及时实施自查，提交自查报告。5.受检部门：在职责范围内，协助自查，负责本部门不合格项目的整改措施的制定和实施。内容:1起草食品安全自查的策划4.1.1自查频次：每年不少于1次且时间间隔不超过12个月，每年1月对去年质量情况进行自查。质管部每年初起草化妆品安全自查方案，在每个年度内所进行的安全自查，并覆盖所有的相关部门。4.1.2当有下列情况时，需追加化妆品安全自查：a）发生了严重产品质量问题或外界有重大投诉；b）组织的内部机构、质量方针和目标等有重大改变。4.1.3化妆品安全自查方案的准则、范围、频次和方法由质量管理部提出，质量负责人批准实施。2.化妆品安全自查的准备4.2.1由自查组长提出化妆品安全自查实施计划，质量负责人批准，经批准生效的化妆品安全自查实施计划表中的自查组长和自查小组成员即被制定为该次食品安全自查的自查组长和自查小组成员。4.2.2自查小组成员不检查自己的工作。4.2.3质量管理部负责向自查小组成员提供自查时所需的质量手册和程序文件，受检部门负责提供其他支持性文件和相关标准。4.2.4自查小组成员按所检查的范围和受检部门的特点，标志有可操作性的化妆品安全自查表，供检查时使用。4.3化妆品安全自查的实施4.3.1召开一次简短的会议，组长介绍自查的目的、范围、准则、方式、计划和自查人员分工及日程安排，澄清自查计划中不明确的问题，确定末次会议的时间、地点。4.3.2在收件部门人员陪同下，由自查组长主持进行现场检查，检查员采用现场观察、查阅资料、提问等方法进行抽样调查。4.3.2在受检部门人员陪同下，由自查组长主持进行现场检查，检察院采用现场观察简约资料、提问等方法进行抽样调查。4.3.3寻找客观证据，在自查表中记录质量管理体系是否符合规定的要求和事实。若发现不符合要求时，将不符合事实与受检部门交换意见。4.3.4自查结束，自查小组成员互相交流分析，确定不符合事实。在编写“化妆品安全自查不符合项报告"时，须事实描述清楚，证据确凿。4.3.5帮助受检部门制定并评价纠正措施。4.3.6对自查结果进行汇总分析，确定不合格项，取得首检部门签字认可。4.3.7召开末次会议，由自查组长报告自查情况和自查结果。就食品安全提出检查结论，并对如何提高食品安全提出建议。4.3.8提交自查报告。4.4纠正措施4.4.1根据审核员填写的《化妆品安全自查不符合项报告》，受检部门处进行确认外，还要分析不符合产生的原因，由问题的责任部门在5个工作日提供提出纠正措施，并规定完成纠正措施的期限。4.4.2纠正措施须在规定的日期内实施完成，如不能按期完成，责任部门必须向负责人说明情况，请求延期。4.4.3受检部门在预定期限内完成纠正措施的实施后，通知质保部确认完成情况，并报质量负责人认可。4.4.4对期限较长的纠正措施，可在下一次食品安全自查时由自检小组确认。4.5化妆品安全自查结果提交质量管理小组评审。4.6化妆品安全自查的记录由质量管理部负责保存。十一、化妆品安全追溯管理制度文件名称化妆品安全追溯管理制度文件编码JW-HZP-ZD-II-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月15日审核日期2017年5月20日批准日期2017年5月25日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、目的：为了贯彻实施《化妆品管理条例》及相关要求等，以化妆品质量安全可追溯性,确定食品的类别及安全状态,制定必要的化妆品安全追溯管理制度。2、 范围：经营化妆品的品种质量全过程管理活动记录情况，销售、使用、服务质量的全过程。3、 职责:质量管理部、采购部、储运部、销售部4、 内容:5、 化妆品质量追溯体系制度的建立本制度所称化妆品追溯体系，是指本企业按照规定的程序采购、销售的化妆品，建立健全企业经营活动中化妆品追溯体系的管理；建立以计算机系统化妆品追溯为管理系统，确保化妆品在采购、储运、销售环节中质量安全和可追、可查，落实责任主责，管控质量风险，完善化妆品追溯体系管理。企业负责人是化妆品追溯管理责任第一责任人，要强化企业主体责任和内部管理，质量负责人主导建立化妆品追溯管理制度、职责、操作规程，质量管理机构负责实施、监督各项权限工作的落实。企业化妆品追溯管理应按要求配备有化妆品采购、储存、销售设备，要保证化妆品从生产到销售终端可追溯性，实行计算机系统信息管理；对特殊管理的化妆品按国家相关政策执行。企业质量负责人、质量管理机构负责人对化妆品追溯体系管理实施监督，在药品质量标准检查、抽验、投诉与查询、不良反应事件监测报告做到信息可查、可追溯。化妆品追溯管理制度的建立应贯穿整个化妆品经营质量管理体系，包括质量管理制度、职责、操作规程及相关记录等。6、 化妆品追溯管理制度实施细则化妆品采购，必须从合法的化妆品生产企业、化妆品经营企业建立供需关系，对企业的资质要严格审查，层层把关，对首营企业和首营品种的审核，需要收集供货企业加盖原印章的《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》、《税务登记证》《组织机构代码证》《营业执照》及上一年度企业年度报告公示情况（可以提供三证合一证照）、《化妆品生产许可证》《化妆品经营许可证》复印件，相关印章、印模、随货同行单（票）、税票样式，开户户名、开户银行及帐号，法人委托销售员委托书等，均需加盖原印章或法人章；采购员要按照“化妆品采购（进货）管理制度"，在计算机系统中对供货企业和采购化妆品品种实行常态化、动态化管理，实时更新，做到可查询食品来源和可追溯；不能追溯化妆品来源的，发现问题及时在计算机系统中锁定，暂停业务往来，并通知质量管理部。化妆品储运收货员、验收员负责对到货化妆品品种查验，依据采购订单核对来货票据查生产企业、供货商、品种名称、剂型、规格、生产批号、生产日期、有效日期、单位、数量、价格、注册证号、贮存条件、质量合格等，以及核实供货企业资质与该企业首营企业、品种存档资质是否一至，核对票样、出库印章等是否一至，核实来货化妆品的真实性；对不能确定化妆品追溯来源的，应当拒收，并通知采购部、质量管理部。化妆品在复核出库时要在计算机系统中操作执行，并祥细记录，发货员负责销售票据上食品的发货，交复核员复核准确后，装箱打包存放在发货区等待配送员配送；6.2.3,化妆品运输记录在计算机系统或纸质文字记录中要做好相关记录并保存：运输启运时间、车牌号、司机、配送员、配送地点、交接人等。6.3.质量管理员协助化妆品追溯信息管理员负责本企业经营化妆品追溯信息更新，对有预警信息立即进行处理完成，确保计算机系统信息及时、完整、准确。6.4.综合部负责组织计算机系统化妆品追溯信息等方面的培训工作，建立员工培训档案，并会同质量管理部做好此项工作的协调、督促和检查。6.5.化妆品追溯信息管理员负责对相关工作人员进行技术指导。6.6.化妆品追溯信息管理员要保障计算机信息数据按日备份、保管、准确等；6.7,对化妆品追溯信息数据有凝问的要及时通知质量管理部调查表；6.8.对化妆品追溯信息不能查实来源、确定品种真实性、生产企业或供货商不能提供相关证明文件的、有疑问的、实际信息不相符的品种，质量管理、采购、销售岗位相关人员应当立即在计算机系统内锁定，并报告质量管理部，经公司质量管理部审核确认后，通知采购员与供货单位处理。7.化妆品追溯信息的管理7.1.质量管理部负责对化妆品追溯信息管理关注国家、省（自治区）、市、县（区）食品药品监督局发布的化妆品质量信息，并收集、传阅，结合公司实际经营商品分析、管控商品质量风险。质量管理员负责收集、监测本企业食品不良反应事件监测报告，发现的信息要及时上报到国家食品不良反应监测中心计算机网络信息平台。化妆品追溯信息管理员负责计算机系统中药品采购、储运、销售管理，做到化妆品追溯信息可查、可追、可控。化妆品追溯召回、追回管理本制度所称化妆品追溯召回、追回，是指本公司按照规定的程序停止销售已上市销售的存在安全隐患的化妆品，协助化妆品生产企业或供应商履行化妆品追溯召回义务。安全隐患的化妆品主要包括：研发缺陷或生产不当造成的可能危及人体健康和生命使用安全的化妆品，且该化妆品尚未或已经被食品监督管理部门确认为假化妆品或劣化妆品，生产企业、供货企业或药品监督管理部门确定召回、追回的化妆品品种适用于本制度。接到食品药品监督管理部门、生产企业或供应商化妆品追溯召回通知后，应协助生产企业或供应商履行追溯召回义务，按照化妆品药品监督管理部门、生产企业或供应商制定的追溯召回计划要求及时传达、反馈化妆品追溯召回信息，控制和收回存在安全隐患的化妆品。因客户投诉等市场流通化妆品质量信息或食品养护种类信息收集中，发现经营的化妆品存在安全隐患的，应当立即停止销售该化妆品，通知生产企业或供应商，并向当地食品药品监督管理部门报告。质量管理部门负责配合协助食品药品监督管理部门、药品生产企业或供应商履行追溯召回义务，按照追溯召回计划的要求及时传达、反馈追溯召回信息，控制和追溯存在安全隐患的药品。销售部门接到追溯召回、追回药品通知后，应立即停止销售，根据销售记录确定追溯召回范围并通知客户停止销售和使用追溯召回药品。业务销售人员负责清理客户的追溯召回药品库存数量，配合相关部门的收回工作。储运部门接到追溯召回、追回药品通知后，应立即停止出库。根据药品监督管理部门、生产企业或供货方的追溯召回计划和公司质量管理部门的要求，安排追溯召回药品的储存保管和运输事宜。发现本企业经营的药品存在安全隐患的处理8.8.1.质量管理部门对存在安全隐患的药品，应当立即发出停止销售该化妆品的通知，同时在计算机管理信息系统中锁定，并通知储运部保管员在货架上放置“停止销售”标识。8.8.2销售部门接到停止销通知后，应根据销售记录及质量管理部门的安排，通知销售客户停止销售和使用存在安全隐患的药品。8.8.3.储运部门应将存在安全隐患的药品用黄色标志进行隔离。8.84采购部门应及时通知药品生产企业或者供货商，要求其及时回复处理意见。质量管理部门负责向药品监督管理部门报告。公司采购部门和销售部门必须建立和保存完整的购销记录，保证销售化妆品的可溯源性。质量管理部门配合化妆品生产企业、供货商或者食品药品监督管理部门开展有关化妆品安全隐患的调查并提供有关材料。食品药品监督管理部门在责令化妆品生产企业追溯召回化妆品过程中，要求经营企业立即停止销售该化妆品的，本公司将依照有关规定，立即停止销售该化妆品，协助化妆品生产企业履行追溯召回义务。经食品药品监督管理部门对生产企业追溯召回效果进行审查、评价，认为追溯召回不彻底或需要采取更为有效措施的应按照要求重新追溯召回或扩大追溯召回范围，并将执行情况报告当地食品药品监督管理部门和化妆品生产企业或供应商。对相关资料并做好记录保存5年。在化妆品追溯召回过程中不履行职责的，将按照公司相关规定对部门负责人和具体责任人予以严肃处理。对不严格按照化妆品追溯体系制度、职责、操作规程执行的各部门各岗位责任人，按照公司化妆品管理制度及惩罚制度执行。公司以药易通计算机管理软件为化妆品追溯信息管理系统，确保经营化妆品商品信息购进可追、在库可查、销售可去向明确、责任可究等原则。十二、化妆品质量安全管理员管理制度文件名称化妆品质量安全管理员管理制度文件编码JW-HZP-ZD-I2-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月15日审核日期2017年5月20日批准日期2017年5月25日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、目的：为明确质量安全管理员的岗位制度，保证质量管理工作能够有序开展，在公司内贯彻实施，特制定质量管理部负责人和质量管理员职责。2、 范围：本职责适用于质量安全管理员岗位制度的管理。3、 职责：化妆品质量安全管理员对本制度实施负责。4、 内容:1.质量安全管理员管理制度内容：1、 负责在公司内贯彻执行《化妆品监督管理条例》等法规要求。2、 负责化妆品经营全过程的质量监管，监督各项质量管理制度的执行情况，对公司的质量管理工作负主要责任。3、 负责领导与组织质量管理部的工作，落实质量管理部的各项职责，坚持原则，严把质量关，履行质量否决权。4、 在质量领导小组的带领下，完成公司年度质量管理执行情况考核和风险评估。5、 负责计算机系统操作权限的审核和指导设定。6、 协助办公室在公司内开展化妆品质量管理方面的培训工作。7、 负责在公司内组织开展化妆品安全教育工作。8、 负责组织验证、校准公司相关设施设备。9、 负责质量体管理制度的制定、完善和更新，贯彻执行国家有关药品管理的法律法规和各项通知要求。10、 负责指导质量管理员对医疗器械质量事故、质量查询和质量投诉进行处理，收集与分析化妆品质量信息。11、 负责指导、监督保管员和养护员对仓库库存食品进行质量巡查，管控好库存化妆品的保管和养护；并做好书面记录，上报公司总经理。12、 对不合格化妆品进行审核、确认，组织开展对不合格化妆品的销毁工作，对不合格原因进行汇总分析。13、组织部门员工对最新食品有关法律法规进行学习，不断提高团队质量管理综合水平。15、 负责组织编制质量管理相关制度、操作规程、岗位职责，并指导、监督文件的执行。16、 质量管理部门负责人应积极参加有关部门组织的业务学习与培训，不断提高自身的业务水平。17、 负责首营企业和首营化妆品品种的审批。18、 负责化妆品不良反应信息的收集、处理及报告工作。19、 协调好与其他各职能部门的工作关系。20、 完成公司领导交办的其他工作。二、质量管理员管理制度内容：1、 负责化妆品质量管理工作，有效行使质量监督管理职能。2、 坚持质量第一的原则，拒绝假冒伪劣化妆品入库。3、 对首营化妆品品种、首营食品企业、下游客户的资质的合法性进行审核，借助国家局网站查询窗口，确保资质合法真实有效。4、 负责对供货单位、购货单位及药品资料等基础信息的维护及在计算机系统的录入，并对上述资质进行动态监控、更新，协助部门负责人完成对供货单位、购货单位质量管理体系和服务质量进行考察和评价。5、 负责对采购部、销售部提交的首营客户（首营企业及首次购进客户）、首营品种的审核和在计算机系统内数据的修改和完善，并建立化妆品的质量档案。6、 负责质量体系文件、法律法规文件、药监部门下发的各种文件的归档和保存。7、 负责不合格化妆品的确认、汇总、分析、上报、销毁，对不合格化妆品的处理过程实施监督。8、 负责化妆品质量的查询和食品质量事故或质量投诉的调查、处理报告。9、 负责化妆品不良反应的监测和上报工作。10、 负责收集和分析化妆品质量信息，建立与经营相适应的质量信息管理网络。11、 负责组织实施对质量问题化妆品的停售和召回工作。12、 指导和监督仓库对化妆品验收、保管、养护、复核和运输过程中的质量工作。13、 收集和分析化妆品质量信息，及时将信息传递给各部门。14、 在部门负责人的带领下定期对公司化妆品经营活动进行内部评审和检查。15、 协助部门负责人及综合部对从事化妆品经营活动的员工开展化妆品专业知识内容培训。16、 协助部门负责人对设施设备的验证及自动温湿度监控系统校准的工作。17、 参与对委托运输单位质量保证能力的审查。18、 完成上级领导交待的其它工作。指导和督促质量验收员搞好化妆品入库验收工作和养护员搞好在库化妆品循环检查工作，收集用户反馈意见。十三、化妆品经营过程与控制管理制度文件名称化妆品经营过程与控制管理制度文件编码JW-HZP-ZD-I3-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月15日审核日期2017年5月20日批准日期2017年5月25日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：为加强所经营的化妆品品种质量安全、可控、信息可追溯、质量风险级别低。2、 范围：公司化妆品采购、储存、销售全过程3、 责任：质量管理部、采购部、储运部、销售部4、 内容：化妆品采购、储存、运输、销售、不合格化妆品退市质量管理制度。（一）化妆品采购制定化妆品米购计划。确定米购化妆品的品种、品牌、数量等相关计划安排。选择供货商。要认真查验供货商的主体资格证明，保证化妆品的来源合法。签订供货合同。与供货商签订供货合同，明确双方的权利义务，特别是出现化妆品质量问题时的双方的责任和义务。索取化妆品的相关资料。向供货商索取化妆品的相关许可证、认证证书、商标证明、进货发票等证明材料，采用扫描、拍照、数据交换、电子表格等科技手段建立供货商档案备查。对化妆品进行查验。具备条件时设立食品检测室，对供货商提供的食品进行检测并做好详细记录。经查验不合格的化妆品，通知供货商做退货处理。每一批次的进货情况详细记录进货台帐，账目保管期限为二年。（二）化妆品储存因公司化妆品销售业务主要为厂家（经销商）直接供货给客户，公司不单独设立仓库进行食品贮存，小批量的化妆品进货可短期存放于经营场所。详细记录化妆品入库信息。化妆品入库要详细记录商品的名称、商标、生产商、进货日期、生产日期、保质期、进货数量、供货商名称、联系电话等信息。按照化妆品储藏的要求进行存放。化妆品要离墙离地，按入库的先后次序、生产日期、分类、分架、生熟分开、摆放整齐、挂牌存放。严禁存放变质、有臭味、污染不洁或超过保存期的食品。贮存位置表明化妆品的名称、生产日期、保质期、生产者名称及联系方式等内容。化妆品出库要详细记录商品流向。销售的情况应建立销售台帐，详细记录购买方的信息，以备查验，账目保存期限为二年。每天对库存化妆品进行查验。发现化妆品有腐烂、变质、超过保质期等情况，要立即进行清理。每周对仓库卫生检查一次。确保库房通风良好、干净整洁，符合化妆品储存要求。变质化妆品设立专门的仓库或容器进行保管。不得同合格的化妆品混放在一起，以免造成污染。（三）化妆品运输运输化妆品时运输工具和容器要清洁卫生，并生熟分开，运输中要防蝇、防尘、防食品污染。在装卸所采购的化妆品时要讲究卫生，不得将化妆品直接与地面接触。。（四） 化妆品销售每天对商家销售的化妆品进行查验。销售人员要按照化妆品标签标示的警示标志、警示说明或者注意事项的要求销售化妆品，确保化妆品质量合格和安全。对即将到达保质期的化妆品，集中进行摆放，并作出明确的标示。用于外用化妆品销售工具必须符合卫生要求。销售特殊化妆品，应化妆品的名称、生产日期、保质期、生产经营者名称及联系方式等内容。销售的情况应建立销售台帐备查，账目保管期限为二年。（五） 不合格化妆品退市1.化妆品安全管理人员在化妆品经营中发现经营的化妆品不符合化妆品安全标准，或接到执法部门、生产企业的召回通知，应当立即停止营业，下架封存，做好登记，并及时通知政府监管部门。通知相关生产经营者或供货商，并记录停止经营和通知情况。在经营场所向消费者公示召回化妆品的名称、批号等信息，并安排专人处理消费者退货事宜。被召回化妆品，化妆品安全管理人员应当进行无害化处理并予以封存，做好记录，严禁再次流入市场。召回及封存化妆品的情况要及时通知供货商即政府监管部门。不合格化妆品的处置。与供货商有合同约定的，按照约定执行。政府监管部门有明确要求的，按照政府部门的通知要求进行处置。政府部门命令召回的不合格化妆品，其召回和销毁处理流程依照要求的规定及政府监管部门的通知要求执行。不合格化妆品退换货、下架封存、召回等处置资料，要建立专门的档案进行保管，以备查验。十四、化妆品安全突发事件应急处置方案管理制度文件名称化妆品安全突发事件应急处置方案管理制度文件编码JW-HZP-ZD-I4-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月15日审核日期2017年5月20日批准日期2017年5月25日编制依据《化妆品监管管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日一、目的：对已发生的化妆品安全事故，迅速做出应急响应措施，并认真做好化妆品安全处置工作，使各级领导和相关部门掌握相关情况，取得指导和处置的主动权，最大限度减少化妆品安全事故造成的影响，特制定本方案。二、 定义：化妆品安全事故，指使用过程中引起的中毒，对人体健康有危害或者可能有危害的事故。三、 责任1、 本单位负责人负责在第一时间立即向食品药品监督管理部门报告安全事故发生情况。2、 本单位食品安全专（兼）职质量安全管理人员负责组织对食品安全事故造成的食品安全问题进行记录，并配合相关部门分析和处理。3、 本单位食品安全专（兼）职质量安全管理人员负责制定必要的食品安全事故应急预案，在食品安全事故中对食品安全等问题进行统筹协调和尽快解决。4、 本单位负责人在发生疑似或认定为食品安全事故后负责配合执法人员对可疑食品进行封存留样及现场控制等具体工作。5、 本单位各相关部门负责本岗位的食品安全经营管理工作，如出现食品安全事故后配合政府相关各部门进行原因调查和分析，妥善处置所涉及的不安全食品商品。四、工作程序1、 报告原则每名员工有义务在第一时间报告或越级报告本单位所发生的食品安全事故。2、 报告程序发生食品安全事故时本单位各部门负责人应立即向主管领导汇报，对于重大的食品安全事故要立即向企业主要负责人报告，并在两小时内及时向当地行政部门和食品药品监督管理部门报告，任何部门或者个人不得对食品安全事故隐瞒缓报，不得毁灭有关证据。1.初次报告尽可能清除报告食品安全事故发生的时间、地点、单位、危害程度、发病人数、事故报告单位及报告时间、报告单位联系人员及联系方式、事故发生原因的初步判断、报告事故的简要经过、事故发生后采取的措施及事故控制情况等。2.2.阶段报告既要报告新发生的情况，也要对初级报告的情况进行补充和修正，包括事故原因和影响因素，提出今后对类似事故的防范和处置建议。3、食品安全事故处置本单位发生食品安全事故后应立即停止经营活动，对引起中毒的可疑食品，原料立即封存，放入冷藏箱（柜）等待调查人员查验，禁止继续使用和擅自销毁可疑食品现场进行控制。五、责任追究1、 本单位负责人及各部门负责人必须保持每天24小时联络通畅，对无法联络造成严重后果的要严肃追究责任。2、 本单位各部门主要负责人为本部门食品安全事故报告的第一责任人，如事故发生后，要及时要求实事求是上报，不得迟缓、漏报和瞒报，如因报告不实，影响领导决策，影响事件处理的，要追究有关领导和责任人的责任。哪一级发生迟报、漏报、瞒报造成严重后果的，要严肃查处。3、 相关事件处置过程，要记录存档5年。二、岗位职责一、质量安全管理员职责文件名称质量安全管理员职责文件编码JW-HZP-ZD-OI-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月15日审核日期2017年5月20日批准日期2017年5月28日编制依据《化妆品监督管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：明确质量安全管理员质量管理工作职责2、 范围：公司化妆品经营质量管理权限3、 责任：质量管理员4、 内容:4.1.树立“合法经营、质量为本''的观念，负责公司化妆品经营质量管理方面的具体工作，负责公司各部门质量管理工作。2.对本公司各部门进行不定期巡查，发现质量管理方面违规行为当场制止。3.负责指导和监督食品保管、养护和运输中的质量工作。4.4.规范各种质量台帐和记录，汇总质量情况，负责对上报的质量问题进行复查，确认处理。负责食品不良事件信息的处理及报告工作负责建立化妆品首营企业、品种档案，实时更新管理。负责处理化妆品质量查询、投诉，做好食品质量查询、投诉记录。对及时查出原因，客户反映的质量问题填写“质量查询登记表〃迅速予以答复解决，并按整理查询情况报送质量和业务部门。做到件件有交待，桩桩有答复，并协助研究整改措施。负责收集和分析食品质量信息，并作好信息反馈工作。配合业务部门做好用户访问工作，广泛收集用户对化妆品质量、工作质量、服务质量的评价意见并分析处理，做好访问记录，建立用户访问档案。4.8.负责不合格化妆品报损前的复核及报废化妆品处理过程的监督工作，做好不合格化妆品处置记录。二、采购（进货）职责文件名称采购（进货）职责文件编码JW-HZP-ZD-O2-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月15日审核日期2017年5月20日批准日期2017年5月28日编制依据《化妆品监督管理条例》文件版本2017年版分发部门质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部实施日期2017年6月01日1、 目的：明确采购部门质量管理工作职责2、 范围：公司化妆品经营质量管理权限3、 责任：采购部4、 内容:一、 树立“质量第一、安全第一”的思想，认真贯彻执行《化妆品监督管理条例》要求,加强化妆品采购过程中的质量管理，对化妆品的采购质量工作负全面责任。二、 搞好市场调研，掌握市场信息，制定购进计划，合理组织货源，优化库存结构，及时组织补充货源，保证市场供应，最大限度地满足消费者的需求负责。三、 负责首营企业和首营品种的审报，负责收集供货单位的合法证照、法人授权委托书、身份证复印件，按规定签订购货合同和质量协议。四、 负责化妆品物价的市场调研，并及时反馈。五、 在经营中，经营数量、进度与质量发生矛盾时，应在保持质量的前提下，求数量和进度，对经营的化妆品质量负责。六、 在掌握经营进度的同时掌握质量动态，发现质量问题及时与质量管理部联系，对重大质量改进措施实施落实负责。七、 建立健全本部门的质量管理的基础资料，对各种记录的规范性、动态性负责，确保发生质量问题的化妆品能最快召回。三、销售职责文件名称销售职责文件编码JW-HZP-ZD-O3-17编制人审核人批准人编制日期2017年5月15日审核日期2017年5月20日批准日期2017年5月28日编制依据《