ERP系统助力加强企业内控管理

精选优质文档-----倾情为你奉上精选优质文档-----倾情为你奉上专心---专注---专业专心---专注---专业精选优质文档-----倾情为你奉上专心---专注---专业ERP系统助力加强企业内控管理0引言内控是指被审计单位为保证业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。广义的内控是指被审计单位的内部管理控制系统。按其控制目的的不同,内控可以分为会计控制和管理控制。会计控制是与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性有关的控制;管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行,促进经营活动的经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。内控的目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性。以财务会计管理为核心的ERP(企业资源计划)系统是一个财务会计导向的全面企业集成系统,管理整个供需链上的各个实体的价值,实现对制造、财务、客户、分销和供应商的业务流程管理。是依托信息技术等手段,实现企业内部资源的共享和协同,克服企业中的官僚制约,使得各业务流程无缝平滑地衔接,从而提高管理的效率和业务的精确度,提高企业的盈利能力,降低交易成本。ERP系统虽然在技术上依托于现代信息技术,但本质上是个管理工程,其目的是要把根据企业实际情况提炼出来的先进管理流程、管理方法、管理技术及管理理念,用现代IT技术固化成型,从而提升企业的工作效率。而内控作为一种先进的组织管理制度在现代企业管理中有着重要的地位,它对于确保企业经营目标的实现、国家法规制度的贯彻、财会信息质量的保证、以及财产物资的安全与审计工作的开展等诸多方面都有着非常重要的作用。因而,在ERP系统中建立内控系统是ERP项目实施中不可缺少的一部分。1ERP系统为内控管理带来的优势企业引入ERP系统,一方面可以帮助企业节省内控的人力成本,提高内控的效率,但是另一方面也会给企业内控体系带来很多具有IT技术特点的新问题。因而在ERP系统实施与二次开发过程中,应当全面考虑,将完善的内控体系有步骤地融入ERP环境当中,并将由信息技术带来的风险纳入新的内控之中,以便在内控方面尽量扬ERP之长,避ERP之短,为企业引入ERP系统带来最大收益。ERP系统在建设过程中,统一规范业务流程,促进管理提升,应用的核心价值将主要体现在三个方面,这也正是ERP系统助力企业加强内控体制的优势所在:1.1各业务部门在统一平台上协同工作,实现信息共享,提高工作效率。1)ERP系统助力提升内控即时性。在ERP系统中,信息联动且能够实时更新,每个拥有相关系统权限的人员都可以随时掌握准确、即时信息,避免了依赖大量人力、时间积累信息基础。影响企业竞争力的一个很重要因素,在于企业对内部各种信息的把握,以及对外部市场的资讯、现状变化的了解。在当今信息社会里,不仅要知己知彼,还在乎“即时”。以外汇市场为例,企业的国际化经营,对外币结算的业务不仅增多,且面临一个如何规避多元货币、汇率变动的风险问题。如果不能对各种货币的汇率消长变化、各国客户订单、各种交易(包括应收账、应付账、总账等)进行即时运作,那么,即使到手的企业利润,也会因汇率的波动或缓慢的作业而缩水。2)ERP系统助力提升内控实时性。由于ERP系统的高度集成和信息更新的“即时”性,让系统实时控制可成为现实。可以实现对企业价值移动的实时控制。利用ERP系统进行财务管理不仅能了解销售、采购、库房、生产等部门经济活动的全过程,甚至于每一个经济活动,财务部门都有相应的反映和监控。例如,在采购订单通过ERP系统发送给供应商时,财务部门也得到了这个信息;库房按订单收货后,该信息同步传到财务部门;发票校验后,产生应付账款的同时,已按发票价格记入应付账款和存货账户。可以实现对预算的实时管理。ERP系统不仅可以根据历史数据,准确地预测各地区、各部门、各种业务、各种产品、各费用科目的数据,而且可以做到按月分解预算和及时调整不合理预算。ERP系统能够将每项费用实时报告到应该承担责任的部门负责人,并且可以与预算进行比较,及时提示预警或错误信息,实现对预算的实时管控。1.2把财务与业务之间的管理高度集成在一起,实现财务管控向业务管控的延伸。以财务管理为核心的ERP系统是一个财务导向的全面企业集成系统,因而考虑从财务入手有利于重要业务内控的实施,并逐步地融入整个内控体制。在ERP系统中,财务与各项业务关系密切,在每一笔业务发生的同时,财务部门也能获得其业务信息,因而内控从财务入手容易对业务的成本费用进行有效监控和管理;财务管理和其他业务的集成使得企业的所有业务环节、所有部门都被有效制约和监控,做到事前预算、事中控制、事后准确核算;财务与业务的一体化集成,也使得任何被固化控制在ERP系统中的业务开支如不进入系统将无法实现,而一进入系统就可被企业总部机关的内控功能跟踪,实现财务的集中控制。此外,从财政部要求实施全面预算管理模式的政府强制性要求来看,财务部门内控的观念和程序相比其他部门更为牢固和自然,因此,也是ERP系统这样一个注重内控的信息化项目最易实现的部分。在财务模块的内控融入系统后,再在销售、采购、库房、生产等环节的业务循环中逐步扩展、融入和实施,重点应放在强化贯彻执行内控制度的规范性上。当所有预设的控制程序和控制参数被固化到ERP系统中后,就初步完成了面向流程的人机内控系统的雏形。1.3强化经营管理活动的全过程控制,实现企业精细化管理和规范化运作。1)ERP系统助力提升内控灵活性。企业的经营运作随ERP系统的应用,由原来的以部门职能为中心,转化为围绕业务流程进行,这种变化使企业的各种作业活动都跟物流、资金流、信息流紧密地结合在一起。企业在适应ERP系统管理理念过程中,组织结构日益扁平化;另一方面,由于ERP系统高度集成的特性,数据在业务发生源头一次性输入,经过系统逻辑处理后,实现信息共享,满足了利用ERP系统提供的数据进行分析、决策的管理需要。这样一来组织结构更具灵活性,组织结构边界由于扁平化的发展不再明显,从而促进了组织结构的优化,也加剧了内控系统的灵活性,为内控的施行创造了更有利的环境。2)ERP系统助力提升内控整体协调性。企业通过应用ERP系统,可以方便地对内控体制进行通盘设计,更好地对企业的各种业务流程进行整体协调。在传统环境下对“点”的控制,在ERP系统中,可以发展成对“线”和“面”的控制:对某一控制点的内控措施可以同业务流程内其它控制点串成线,同其它业务流程的控制功能连成面,更利于协调各业务流程的统一控制。总之,ERP系统的核心管理思想――企业运作的流程化管理,使企业在ERP环境下的内控体制有了新的发展。在ERP环境下,企业可以在产、供、销等各个环节实现对人、财、物的全面控制,实现财务处理与业务处理的一体化。ERP环境下数据库的统一将整个企业的运作系统集成为一体,实现了供应链条上各环节信息的高度统一,保证了资金流、信息流和物流的同步和一致,改变了资金信息滞后于物料信息的状况,便于实时做出决策。ERP环境的流程化、扁平化、一体化特点使企业在进行内控体制设计的时候可以进行整体考虑和安排。ERP系统的应用提高了控制措施之间的关联性和有效性,提升了内控体制的效率。2ERP系统为内控管理带来的挑战辩证唯物主义认为,事物就像一把双刃剑,具有两面性,即有其有利的一面,也有其弊端的一面,ERP系统建设对企业内控带来的影响亦是如此。ERP系统的实施为企业提升内控水平提供了机遇,但同时也对企业内控提出了新的挑战。2.1ERP系统的使用加大了内控的风险。1)控制环境风险加剧。由于内控强调公司领导在内控制定与实施中的作用,内控的风险的大小很大程度上取决于管理当局的态度。虽然组织的扁平化对企业的发展是件好事,但是对领导的管理思维造成了冲击。ERP系统应用后,伴随着企业内控层次的减少,领导不再是等级中的“塔尖”,而是成了行动的核心,企业的内控不再是基于权力的需要,而是基于信息的科学性和企业健康发展的需要。如果领导无法将ERP的现代管理理念融入企业管理思想和管理模式,内控将形同虚设。2)业务流程风险加剧。传统的业务流程是以“凭证账簿报表”的会计循环方式设计的,内控是通过复核凭证、账簿核对、审阅报表等方式实现的,即控制点存在于业务流程的多个环节。ERP系统彻底改变了传统会计模式下单一化、顺序化的信息传输方式,实现了会计信息与业务信息的同步。在业务流程优化过程中,重复、不增值环节的消除,使一些有利于内控的审计线索消失。这样一来,业务流程的风险也随之加大。2.2ERP系统的使用加剧了对数据安全性的威胁。ERP系统实施后,对数据的安全性的威胁主要来自两个方面。第一,计算机系统风险,外部不可抗力(如雷雨)或人为因素(如:ERP系统中,数据通常是一次输入完成后在系统内通用的,由于没有了传统环境下对数据的核对和检查过程,那么如果数据初始输入有误,就会导致错误的数据在系统内被反复使用并造成一连串的错误处理活动、输出一连串的错误处理结果,直接影响到其他流程的运作。这种情况对ERP环境下数据输入点的控制提出了更高的要求)。由于ERP系统高度集成化,数据逻辑化、信息自动生成化的特点,面对这些风险控制无法实施,所以一旦出现故障损失惨重。第二,数据库被修改的风险,各企业的ERP系统都有专用的数据库,通常业务处理人员的操作均会在操作日志中留下详尽的审计痕迹,但是对于ERP支持中心精通数据库的技术管理人员来说却易于修改,不留痕迹,这就加剧了数据被人为破坏的风险。2.3ERP系统的使用对内控系统提出了更高的要求。ERP系统所依赖的软、硬件环境对企业内控体系提出了新的要求。对硬件运行实体环境的安排、对计算机硬件系统和外设的实体控制、对ERP系统二次开发和系统维护的控制、对软件数据的备份安排等内容,也都要被企业纳入内控体系中去。ERP系统的网络应用结构,可以方便地实现各个不同业务模块之间信息的即时传递,可以使企业的内控体系实时反映运营状况。ERP网络环境的这个特点,具备了实时控制的思想,针对各个关键控制点设定的实时控制手段使企业从传统的发现问题、事后补救,发展成在业务运行中进行的事前预防和事中控制。但由于网络环境自身的安全性存在问题,任何对企业内部网络系统的破坏都可能会给企业的运作带来严重后果。所以企业在网络安全上会面临各种控制难题,在安全性方面(即风险控制)同样也提出了更高的要求。实质上,不论是传统方式管理,还是ERP系统应用后,对人的控制都是企业内控的基础,企业人员素质的高低实际上决定了其内控系统的设计质量和应用效果。ERP系统的应用实际上也就是要通过其体系化、流程的管理思想来提升企业整体管理水平、提升人员素质,达到提高企业效益的目的。对人的控制非但没有削弱,而且也有了更新更高的要求。3内控管理对ERP系统建设提出的要求内控系统与ERP系统的建设在企业内都涉及部门、项目、流程等范围极广。ERP系统建设工作,是“一把手工程”,内控部门尽早参与到ERP系统建设过程中,是项目建设能否顺利进行的必要条件。以企业的管理流程为导向,设计内控管理方案大势所趋,需要特别强调的是,必须要建立在企业本身的实际业务流程的基础上,因此对企业本身业务流程的梳理与提炼是至关重要的。避免内控流程梳理工作流于泛泛,造成不必要的资源浪费,一定要针对有风险的流程进行控制。风险控制的前提是风险识别,识别途径可归为以下四类:1)固定的业务流程。围绕固定的业务流程,内控、财务与业务人员密切协作,共同分析基于ERP系统环境下的产、供、销环节的作业过程、管理过程和信息过程,明确业务流程中各个作业前后的衔接,明确这些作业相互之间的关系,制定固定的业务流程的对应控制规则;2)重复的业务流程。针对多部门重复存在的业务流程,通过内控流程梳理,制定并固化每一项作业相应的作业标准和考核指标,规范、统一企业内部重复存在的业务流程;3)重要的业务流程。对于与企业经营情况密切相关的业务流程是重中之重,明确重要业务流程中每项作业内的任务组合,对每项任务制定出相应的标准,即完成任务的指标,其中包括量化和非量化指标。重要业务流程,与业务部门有无或调整无关,未来可随企业战略目标变化而调整;4)风险成因涉及的业务流程。风险成因涉及的业务流程要重点关注,将每一项任务落实到执行任务的个人或者功能模块,使用量化指标作为考核业绩指标。另外,业务流程目录应尽早提交财务部门及业务部门,先行确认目录,避免业务蓝图初稿正式提交内控部门审核时,因流程缺项、或例外等原因,影响项目进度。即便如此,在ERP系统当中将内控具体化的过程也需要企业内控管理人员与ERP系统建设人员共同努力做很多工作,除了需要企业业务骨干对系统实施顾问进行详细的流程业务描述使其能够使用一些内控手段固化到系统当中去之外,还必须听取系统实施顾问的意见,讨论并明确哪些内控功能不能完全依赖于ERP系统而仍然需要传统的方式来施行。基于内控业务流程设计的ERP系统控制机制反映的是一个人机共同作用的系统,只有通过充分沟通,项目组内部统一认识,明确控制点的处理方式,才能建立起完善有效的ERP内控体制。4ERP系统与内控管理优势互补的建议4.1建设专业化支持队伍,做到保障有力。内控的主体仍然是人,内控在ERP环境下能够正常顺利运行,需要既懂业务、又懂ERP系统和内控制度的专业化人才队伍作为有力的保障。为满足内控的需求,需要进一步完善ERP运维支持体制,建立对ERP运维支持人员、业务关键用户、最终执行用户的逐层管理体制。一是针对不同业务人员结合不同的内控要求,分别进行业务和内控培训,强化其专业能力和内控管理意识;二是对不同岗位分别落实内控责任,责权明确,做到用户业务操作规范有序,支持保障得力。4.2细化管理制度,保证ERP业务操作规范。配套符合内控制度要求的各种规章制度,是ERP系统在内