4.9合同管理程序

1.0目的为规范公司经营行为，降低经营风险，预防合同纠纷，保障公司权益，减少因合同疏漏而造成的经济损失。2.0适用范围2.1适用于全集团的合同管理。2公司合同主要包括劳资合同（如：劳动合同、培训合同）、销售合同（如：房屋买卖合同、物业服务合同、社区商务服务合同）、采购合同（如：工程施工合同、服务供方合同）和投融资合同（如：股权转让合同）。0职责3.1合同管理采取统一归口管理与分类专项管理相结合的形式。2规划发展部门是集团合同统一归口管理部门，主要负责公司合同管理制度的建立、完善及以集团名义签订的合同的归档管理。3成员企业行政事务管理部门为成员企业合同统一归口管理部门，主要负责公司合同管理制度在成员企业范围贯彻、落实。以及以成员企业名义签订的合同的归档管理。4合同经办单位负责草拟合同及合同评审的组织工作，以及合同签署后对合同执行情况的跟踪检查，定期统计并编制合同管理台账。3.5财务管理部门负责编制本单位的所有涉及费用收支的合同管理台帐。3.6各类合同按照签订主体和授权的不同，具体管理职责及权限如下：合同签订主体合同经办单位合同评审单位合同签署人合同归口管理部门集团集团职能部门集团相关职能部门及集团经营班子成员集团总裁集团规划发展部门成员企业（授权范围内）成员企业职能部门或分支机构成员企业相关职能部门及成员企业经营班子成员成员企业总经理成员企业行政事务部门成员企业（授权范围外）成员企业职能部门或分支机构集团相关职能部门及集团经营班子成员成员企业总经理（批准后）成员企业行政事务部门0活动描述合同管理流程合同管理流程合同经办单位合同经办单位合同经办单位合同评审单位合同签署人合同归口管理部门合同策划合同经办单位合同评审单位合同签署人合同归口管理部门合同策划合同策划合同调查合同谈判草拟合同会议评审或会

签评审签署合同策划合同调查合同谈判草拟合同会议评审或会

签评审签署签署履行合同签署履行合同履行合同归档小履行合同归档小小▼草拟变更或解

除协议▼合同终止小▼草拟变更或解

除协议▼合同终止2合同准备阶段的要求1合同策划合同策划目标应与企业战略目标和业务目标保持一致性；不得将需要招标管理的重大合同拆分为不重大的合同，以逃避招标程序和分化合同审批权限。2.2合同调查确定合同签约对方时应注意以下几项重点审查内容：a.签约对方的主体资格：营业执照、经营范围、资质证书、注册资本等。b.授权委托书：受托人及身份证复印件、受托事项及权限、有效期等。c.签约对方的履约能力：有无违约记录、银行信誉、股东背景等；对于服务分包合同，应从合格分包方中选取。d.合同条款的完备和严谨，特别是对于违约责任的约定应明确合理，经办人应充分估计违约风险。2.3合同谈判集团及其成员企业对外签订重大经济合同，如有必要，集团规划发展部门、财务管理部门、公司法律顾问应参与合同谈判及合同文本的草拟。2.4合同草拟a.合同一律采用书面形式。政府主管部门（如建设部、工商行政管理局）和所在地有示范文本的应使用该示范文本，没有的应使用公司统一的合同范本，有特殊约定的可以在格式文本的基础上作补充。重要条款变更须向格式合同编制部门申请，经批准后方可变更。b.合同由合同经办单位草拟。合同起首部分，必须写明合同双方的全称、法定代表人、地址、联系电话；正文部分，合同事项及责、权、利表述要明确，意思表达准确约定明确；结尾部分，预留适当位置供双方签字、盖章，并注明合同具体的签订地点及时间。2.5合同评审a.合同评审分为会议评审和传阅评审两种方式。•会议评审方式：合同经办单位应组织召开评审会议。会议过程中，合同经办单位必须对合同评审会议内容进行记录，并形成《合同评审会议记录》。•传阅评审方式：必须填写《合同传阅评审表》后附合同交指定评审人员评审，全部人员传阅后收回《合同传阅评审表》，其过程由合同经办单位负责跟踪。b.合同评审结束后应提交相关法律事务主管部门（集团规划发展部门或成员企业行政事务部门）审查合同的合法性、规范性。c.对于重要合同（如股权收购合同、长期使用的格式合同等）的评审，应邀请公司法律顾问（律师）参与，或书面征求法律顾问（律师）的意见。d.集团和各成员企业产权整合、股权转让、借款和担保、对外投资、工程开发类和新设公司事务由集团总部统一管理，由集团总部审批。e.已经过评审的格式合同，则不须再进行合同评审。f.合同承办部门须对合同评审的资料进行收集和整理，并与合同一起提交归口管理部门存档。4.3合同签署要求4.3.1合同签署前，承办部门负责对合同对方当事人的民事主体资格、履约能力等情况进行严格的审查，不得与资信状况不明、没有履约能力的当事人签订合同。3.2合同经审核批准后必须加盖公章或合同专用章，才具备法律效力。合同盖章必须在合同指定位置盖章，如合同文本在二页以上的须加盖骑缝章。对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章。凡未进行合同评审并提供有关审批文件的，公章管理人员应当拒绝在合同文本上加盖公章。公司签订的合同，应保证经办单位和合同归口管理部门各持有一份合同原件；涉及费用收付的合同，应保证财务管理部门持有一份合同原件。如合同原件数量不足，则按财务管理部门、合同归口管理部门、经办单位的优先顺序，其他部门可保留复印件。成员企业签订合同时，合同金额和合同期限不得超过授权书的约定，否则需上报集团总部审批。不得以各级职能部门和成员企业的分支机构（如管理处）的名义对外签署经济合同。4.4合同归档合同经办单位签订合同的文本和相关资料的原件，包括合同文本、评审记录以及能证明双方函电往来内容的凭证等，应在如下时限内移交合同归口管理部门存档。a.劳资合同和销售合同等，最迟在每月末移交；b.投融资合同、采购合同和其它合同等，最迟在合同签署后的五个工作日内移交。合同经办单位负责分发合同，分发合同时必须在《发文登记本（表）》做好记录，并由合同接收部门的经办人签收，明确合同去向。合同经办单位应在归档前对合同进行编号，编号的方法详见《CCPG信息编码规则》。4.4.4合同归口管理部门应及时将合同登记归档，具体按《档案管理程序》要求执行。4.5合同的执行4.5.1合同生效后，经办部门应明确合同的跟踪检查负责人员，认真履行所签合同，定期跟踪检查合同的执行情况，预防合同纠纷的发生，提高合同履约率。我方应尽量避免违约，如我方违约，有关经办人员应及时采取补救措施，认真与对方友好协商，对合同条款进行修改或补充；如对方违约，应及时追究对方的违约责任，避免我方损失或损失的进一步扩大。4.5.3对于涉及费用收支的经济合同，合同经办单位以及财务管理部门应分别建立合同管理台帐，合同管理台账应按合同履行进展情况、收付款情况做到一事一记，准确、及时、完整。4.6合同的变更或解除经济合同一经生效，不得擅自变更或解除。4.6.2在合同的履行过程中如对方当事人提出变更或解除合同的，应从维护公司合法权益出发，从严控制。我方需要变更或解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商，妥善处理。4.6.3当事人双方应在法律规定或合同约定的期限内进行协商，协商一致后方可变更或解除合同。变更或解除合同均应以书面形式予以确认。变更或解除合同的手续，应按合同规定的程序执行。变更合同时必须经该份合同的评审单位重新评审。4.6.5若经工商鉴证或公证处公证的合同均应报有关部门备案或重新公证。变更解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应当继续履行。特殊情况经双方一致同意的例外。4.6.7变更或解除合同的通知和回复应当符合公文收发的要求。必须由对方签收的，签收凭证的复印件作为合同重要文件交由合同归口管理部门保管。4.6.8变更或解除合同的补充协议作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律