费用管理规定

本文格式为Word版，下载可任意编辑——费用管理规定

***有限公司文件性质:三阶文件

文件编号HY-WI-FA-001

生效日期2022/01/01批准页第1页共16页批准

审核

制定

费用管理规定

修

订

记

录NO日期修订摘要页次版次变更登录者

一、目

的

加强公司费用管理，规范员工费用预算审批、费用申请的审批、费用报销程序,严控费用支出，提高管理效率。

二、原则

1、遵循集团集中统一管理的原则；2、提前做好集团及各分厂费用（资金）使用计划并报批准，遵照先计划再使用的原则；3、严格执行公司差旅费、接待费标准的原则；4、特别状况（超计划）一律报集团董事批准的原则。

三、适用范围

恒业集团大陆总部及其旗下东莞恒业印刷制品有限公司，武汉大业印刷有限公司，浙江恒业印刷制品有限公司、清远恒业包装有限公司及其他子公司。

四、内容

本规定内容主要包括资金使用计划规定、资金申请规定、费用报销规定、报销流程和报销标准。

11、、资金使用计划规定

集团对公司各职能部门及旗下各分厂的资金使用严格执行按计划使用资金，即要求集团各职能部门和各分厂必需提前做好本部门/分厂的年度和月度资金使用计划呈报集团董事批准,经批准后方可使用。

1.1年度资金使用计划集团各职能部门和各分厂在每年11月30日前做好本部门/分厂下年度资金使用计划，按程序提报集团董事批准。

1.2月度资金使用申请集团各职能部门和各分厂在每月18号（集团各职能部门和各分厂在15号提报集团审批）做好本部门/分厂下月资金使用计划按程序提报集团董事批准。

经集团董事批准后的集团各职能部门/分厂年度/月度资金使用计划,财务部才能安排付款。由行政部严格依照集团职能部门/分厂提报的差旅费、业务接待费及行政类事项费用计划监控集团各职部门/分厂的资金使用，对于年度/月度超计划和超标准的资金使用计划必需呈报集团董事特批。

22、、资金申请规定（借款//付款范围和审批规定）

221.1借款//付款范围

2.1.1员工因公出差：经集团主管部门负责人审批或分厂厂长审批原则上试用期内员工不得超过本人工资，正式员工不得超过本人月工资的两倍（审核借款标准参考出差员工所属集团职能部门和各分厂所作的月度差旅费费用预算标准，超标准的出差借款需呈报董事批准）。

2.1.2零星购买支出；2.1.3业务接待费用；2.1.4其它特别状况；2.1.5个人因私借款原则上一律不允许，特别状况需集团董事(或授权人)批准；222.2审批规定

2.2.1借款：任何借款申请都必需填写《借款单》（附件一），注明借款部门、姓名、借款事由、预计借款金额大小写，预计还款报销日期（特别状况除外）等事项，按《费用审批权限表》（附件二）规定费用金额权限的审批程序报有权限批准的公司领导批准后财务方可安排借款（审核借款标准参考出差员工所属集团职能部门和各分厂所作的月度差旅费费用预算标准，超标准的出差借款需呈报董事批准）。

借款原则：前帐不清，后帐不借（特别状况除外）。

2.2.2付款：任何付款申请都必需填写《支付证明单》（附件三），注明请款部门、请款人、付款方式、请款事由、付款单位、开户行及账号、预计付款金额大小写等事项，按《费用审批权限表》（附件二）规定费用金额权限的审批程序报有权限批准的公司领导批准后财务方可安排付款，签名审批后对审批结果承受领导责任。

2.2.3如出现异常或损失时,审批负责人需承受相应的领导责任。

223.3费用审批权限

详见附件二《费用审批权限表》，关于《费用审批权限表》中审批工程的几点说明：

2.3.1单笔非生产物料申购指的是：

2.3.1.1经营性资产：指用于生产、经营、办公的，单位价值较高、使用期限较长（两年以上）的设施、设备，以及经营办公用房的装修，设施、设备等资产的检修、保养等。

2.3.1.2经营性物资：指用于生产、经营、办公的单位价值较低，一次性花费或使用期限短的物料、配件及办公耗材等。

2.3.2单笔费用报销指的是：差旅费报销、业务接待费报销、非生产物料费用

报销（工厂正常离职人员工资除外）；2.3.3集团/分厂正常离职（含辞退）人员工资不涉及到经济补偿的由集团/分厂行政部核算，交集团/分厂财务部审核，然后交集团主管部门负责人/分厂厂长批准即可；如涉及到经济补偿的按《费用审批权限表》中规定的单笔费用报销额度规定的权限报集团行政部审核后，再报集团营运办和集团财务审批，对于个人补偿金金额超过30000元的需按程序呈报集团董事批准。

33、费用报销管理

3.1基本规定及职责：

3.1.1基本规定费用报销按公司费用报销流程执行，各项报销单必需经具有签字权限的负责人签字后凭原始凭单、报销单进行报销。

3.1.2职责

3.1.2.1经手人:填写《费用报销单》（附件四），说明费用开支的事由，并粘贴好原始凭证。

3.1.2.2部门负责人:核实报销单据，确认费用的真实性与合理性。

3.1.2.3行政部：主要审核差旅费、业务接待费用及行政类事项费用是否真实、标准是否符合公司规定，审批是否有效。

3.1.2.4财务部:主要审核原始凭证的合法性、真实性；报销金额是否写错；报销手续是否齐全；是否符合公司的费用开支标准等。

3.1.2.5厂长，集团主管部门营运办、财务部、行政部负责人：按《费用审批审权表》中列明权限行使审批权，主要核实报销管辖部门报销费用的真实性、报销费用是否超费用预算，对于超预算费用和标准报销需呈报集团董事特批后方可报销。

3.1.2.6厂长的报销费用由集团营运办负责人签批报销，集团各职能部门负责人直属营运办管辖的由营运办负责人签批报销，非营运办管辖的部门由集团董事（或授权人）签批报销。

3.1.2.7集团董事（或授权人）：按《费用审批审权表》中列明权限行使批准权（对于报销部门超费用预算和超标准的报销行使批准权）。集团董事不在公司期间由其授权人按其权限行使批准权。

3.1.2.7财务部：按本规定办理报销手续。

23.2差旅费报销规定

3.21.1出差申请

3.2.1.1关于公司内部员工出差申请规定集团各职能部门（含香港到大陆工作职员）及各分厂员工因工作需要到外地出差的，必需提前填写好《出差申请单》（附件五），并按公司规定的审批流程（参照《各分厂/集团工作工程审批权限表》审批）报有效审批人批准后方可安排出差。公司不接受任何形式的口头出差申请，未按规定履行有效审批手续的出差事项一律无效，行政部有权担心排相关接待工作，财务部有权不予以报销相关差旅费用。特别状况除外。

3.2.1.2关于非公司员工出差申请规定非本公司员工由于本公司开展业务工作需要到集团及旗下分厂出差的，由主办业务部门或陪伴部门提前填写好《出差申请单》，并按公司规定的审批流程（参照《各分厂/集团工作工程审批权限表》审批）报有效审批人批准后方可安排出差，非本公司员工可依照其在服务公司的级别安排对应级别的差旅费用接待标准，假如是客户的可按公司经理级别标准安排，经执行董事或授权人特批者不在此限。

3.2.1.3关于出差人数限制规定因公出差处理同一宗工作或业务与工作或业务相关联部门每个部门只能派1名员工出差处理工作或业务，与工作或业务相关联的部门需要指派2名或以上人员出差处理同一宗工作或业务的需呈报董事或授权人特批后方可。

3.2.1.4假如出差期间行程变更的，出差人应提前补出差申请单按公司规定的审批流程(参照《各分厂/集团工作工程审批权限表》审批)报有效审批人批准后方可变更行程安排,未经有效审批擅自变更行程而增加的费用财务部有权不予以报销。

3.2.2关于乘坐交通工具规定3.2.2.1关于乘坐飞机规定：分厂厂长及集团副经理级别（含）以上员工出差且直线距离在1000公里（不含）以上方可安排乘坐飞机（分厂副经理及经理出差不能乘坐飞机）。请集团各职能部门负责人和各分厂厂长提前做好部门工作安排，公司不接受任何形式不合标准的以事情紧急为由的坐飞机的申请（假如同等条件下坐飞机票价更低廉的，行政部也可以为不合坐飞机条件的出差人员订飞机票），如因部门负责人未提前做好相关工作安排影响工作的由部门负责自行承受责任。乘坐飞机由东莞厂行政部统一安排预订机票，对于符合本规定乘坐飞机要求并履行了有效审批手续的出差人，请提前3天以上通知东莞行政部预订飞机票，以节省公司成本。

3.2.2.2关于乘坐高铁规定：集团及分厂主管级别和分厂副经理及经理级别员工出差方可安排乘坐高铁，乘坐高铁席别一律为二等座，乘坐一等座需要有权审批人审批（经行政部核查有二等座的虽经有权审批也不能乘坐一等座，否则财务只能依照二等座报销车票费用）严禁商务座。乘坐高铁由出差人自行到财务部借款订票，出差员工回厂后按本规定自行报销。

假如乘坐高铁到出差地对比便利的（如东莞、深圳往来武汉，绍兴、杭州往来武汉等路线），公司所有人员（含香港到大陆工作职员）都应乘坐高铁，不能乘坐飞机。

3.2.2.3关于乘坐火车卧铺/硬座规定：公司主管级(不含)以下员工出差只能安排乘坐火车硬卧\硬座。乘坐火车硬卧/硬座由出差人自行到财务部借款订票，出差员工回厂后按本规定自行报销。

3.2.2.4关于乘坐公共汽车规定：公司各级别员工出差（市内和到达出差地后）只能乘坐公共交通工具去目的地处理工作或业务，公司原则上担心排车辆接送，陪伴客户除外，分厂厂长和集团副经理级别（含）以上员工出差分厂的分厂行政部方可安排车辆接送。

3.2.2.5关于乘坐的士规定：副经理级别（不含）以下人员出差人员原则上不报销出租车费用,遇特别状况（如①携带现金超过万元以上;②陪伴重要客户;③携带重物25公斤以上;④无公交车;⑤紧急公务等）需经主管厂长或集团部门负责人批准后方可乘坐。

3.23.3餐费标准

公司各级员工因公到集团旗下分厂出差的原则上到分厂员工食堂就餐，否则公司财务部有权不予报销餐费。假如在出差途中的或超过了分厂就餐时间或到分厂以外其它地方出差的，误餐费标准参照附表一《餐费标准表》中规定标准执行。

附表一：餐费标准表

备注：一般职员是指主管（不含）级以下职员，如办公室职员、客服、跟单、各部门组长，下同。主管级（含）以上人员带主管级(不含)以下员工出差时随行人员可享受领导餐费标准。

3.42.4住宿费标准

公司各级员工（含香港到大陆工作职员）因公到集团旗下分厂出差的，如分厂有客房安排住宿的一律住客房。如分厂无客房安排住宿的，方可由分厂安排住酒店，住宿费标准参照附表二《住宿费标准表》中规定标准执行。到分厂以外其它地点出差的住宿费标准参照以下附表中住宿费标准执行。

附表二：住宿费标准表出差目的地工程级别备注集团副总监及以上集团经理/分厂厂长集团副经理/分厂经理集团主管/分厂副经理分厂主管一般职员员工省内早餐1010108885乘坐飞机、高铁者中餐、晚餐统一按45元/餐标准报销中餐50454035302515晚餐50454035302515省外早餐15151210101010中餐60555045353020晚餐60555045353020香港及国外早餐公司统一安排

中餐晚餐级别

地区县级以下（含县级）

市级城市省会城市/经济特区/直辖市香港及国外地区说明员工/一般职员130元160元180元公司统一安排1、经理级以上人员单人出差或同性两人一同出差享受单房标准,可分住单间。

2、主管级(含)以上人员带主管级(不含)以下人员出差时随行人员享受领导住宿标准，单人或异性可住单人房，同性两人只能住双人房。

3、多人一同出差时依照上述原则计算，同性人员为奇数不清时按总人数加1除以2计算。

分厂主管150元180元220元集团主管/分厂副经理200元300元400元集团副经理/分厂经理250元350元450元集团经理/分厂厂长

280元380元480元集团副总监/总监300元400元500元集团总经理及以上实报实销

***有限公司

费用管理规定

制订部门：行政中心制订日期：2022-11-30版次：A/0文件等级：三阶文件编号：

HY-WI-FA-001

生效日期：2022-01-01页数第8页共17页

3.52.5电话费标准

附表三：电话费标准表级别职别标准元/月备注

Q