妙笔生花的公文写作之道新编应用文系统写作教程市公开课获奖课件

第1页第1页第一章绪

论第二章

行政公文第三章

事务文书第四章

日常文书第五章

经济文书第六章

诉讼文书第七章

科技文书第八章

礼仪文书第九章

传播文书附

录附录一

附录二

附录三

附录四

附录五第2页第2页第一章

绪论第一节应用文概述

一、应用文概念与沿革人类自从有了文字就开始了写作活动。人类最早写作即是为了处理各种实际需要而开始。就写作目的而言分两大类，一类是文学写作，一类是应用写作，文学写作主要用于抒发作者主观情感，反应社会现实，是为人们欣赏而进行艺术创作，如诗歌、小说、戏剧、散文等，应用写作是为了处理公务和个人私务而写，用于处理实际问题。人们通常把实用型文章写作称为应用写作，而实用型文章是同欣赏型文章相对而言，是指为处理实际问题而撰写各类文章，是在社会生活中有着特定用途文章。应用文使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个人。比如，科研单位人员，需要用学术论文；政府机关指导工作，需要用公文；工商公司经营，需要用协议；打官司，需要用诉状；即使个人今天生病了、不能上课，也需要用到请假条；……相对于其它文体来说，应用文使用频率要高得多，许多人能够一辈子不写小说、剧本、诗歌、散文，但他在工作、生活、学习中却免不了要写应用文，小到写张请假条，大到计划、总结、论文等。正如叶圣陶先生所说第3页第3页那样：“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和学习中实用文章，并且非写得既通顺又扎实不可。”能够这样说，应用文使用广泛，已经到了无所不在程度。今天在中国特色社会主义市场经济条件下，应用文是任何企事业单位和个人日常工作、生活中不可缺乏一个主要工具。

总而言之，应用文是国家机关、企事业单位、社会团队或个人在处理各项公务和日常事务中为处理实际问题时所使用含有惯用格式实用性文章总称。

我国应用文写作已有3500余年历史，可谓历史悠久，源远流长。殷墟出土甲骨卜辞，商周时期钟鼎铭文，《周易》中卦辞、爻辞等，都能够看作是应用文原始形态。因此，假如说，神话是中国文学“祖先”，那么甲骨文则是应用文“祖先”了。

从殷墟甲骨文中能够发觉，其多数是生活、生产中一些事项记载，主要内容是占卜统计(占卜时间、原因、应验之类)，这能够算是我国最早实用文。《尚书·序》中说：“古者伏栖氏之王天下也，即画八卦，造书契，以代结绳之政，由是文籍生焉。”“书契”即文字，“文籍”就是指“实用文”。由此可见，实用文是伴随文字产生而产生，实用文

第4页第4页诞生结束了人类结绳记事历史。《尚书》从来被认为是我国第一部散文总集，但同时也能够说是我国最早应用文专集。书中记载了虞、夏、商、周四个朝代属于应用文体例祝辞、誓词、诰言、法令等文书，尚有反应各诸侯国之间关系盟约文书等。能够说，从有文字开始，就有了应用文写作。

秦汉时期，公文文体分类和公文格式已基本形成，皇帝制作公文“命曰制,令曰诏”，有了上行文和下行文区别，臣下向皇上文书有：章、表、奏，议，其作用是“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情。议以执异”（刘勰《文心雕龙·章表》），皇上向臣“圣旨”有：制、诏、策、戒。秦始皇时期对公文格式作了许多详细要求，比如上行文开头用“臣××言”，结尾用“臣××诚惶诚恐，顿首顿首，死罪死罪”；遇有“皇帝”字样时，另起一行，顶格书写，称之为“抬头”。这些有明显等级观念公文格式，被以后历代王朝沿用。

汉以后魏晋南北朝时期，公文无论从写作实践上还是从理论上看，都有明显发展进步，主要代表人物首推曹操、曹丕父子。曹操亲自动手写过不少公文，代表作有《让县自明本志令》、《求贤令》等。曹丕《典论·论文》，把文第5页第5页章分为4类8种：“奏议宜雅，书论宜理，铭诛尚实，诗赋欲丽。”这4类8种，多属应用文体。南朝梁人刘勰《文心雕龙》中，把文章分为33类，其中属于应用文就有2l类之多。萧统编《昭明文选》，选文37类，其中属于应用文有二十多类。这些都相应用文写作理论研究做出了突出奉献，成为后人研究文体主要理论依据。唐宋以后，文学创作日趋发展，不少文人致力于诗、词、曲、小说创作，但应用文写作仍处于“政事之先务”主导地位上。著名唐宋八大散文家就有不少可称为“应用文”闻名作品。明清时期，文体分类日趋详细、繁杂。清代学者刘熙载正式提出“应用文”这一名称。他在《艺概·文概》中说：辞命体，推知即可为一切应用文字。应用文有上行、有平行、有下行。重其辞乃因此重其实也。纵观古代应用文写作，佳作如林。如西汉时期邹阳《狱中上梁王书》，晁错《论贵粟疏》，司马迁《报任安书》；三国时期曹操《让县自明本志令》，诸葛亮前、后《出师表》，嵇康《与山巨源绝交书》；西晋时期李密《陈情表》，张载《剑阁铭》；唐代韩愈第6页第6页《祭十二郎文》，刘禹锡《陋室铭》，魏征《谏太宗十思疏》；宋代欧阳修《答吴充秀才书》，王安石《答司马谏议书》，李清照《金石录后序》，文天祥《指南录后序》；明代宗臣《报刘一丈书》；清代林觉民《与妻书》等，都是古代应用文写作中奇花异葩，至今仍煜煜生辉。

19爆发辛亥革命，推翻了清王朝．结束了长达两千年封建制度，中国进入了一个新历史阶段。巨大社会变革，必定也推动了应用文新发展。

19，南京暂时政府正式宣布废止几千年体制，并颁布了《新公文程式》，要求政府公文为令、谕、咨、呈、示、公布、状等；并取消了“老爷”、“大人”等称呼，代之以“先生”或以职务相称。197月26日，北洋政府公布了《新公文程式》类增至13种，并明确要求：“凡处理公事之文献为公文”，对公文概念作出了明确界定。

新中国成立后，我国应用文更是有了长足发展并逐步建立起当代应用文体制。从1951年到1981年30年中，党和政府先后公布了十多个关于机关公文写作文献，使我国公文写作逐步走上了规范化、科学化、系统化道路。1987年，国务院办公厅公布了《国家行政机关公文处理办法》，1993年第7页第7页11月对此又作了修订，要求国家行政机关公文为12类13种，这是对建国后四十多年公文写作系统全面总结。1996年5月3日，中共中央办公厅颁布了(中国共产党机关公文处理条

例)，要求了党机关公文共14种；国务院于8月24日

公布《国家行政机关公文处理办法》，要求了行政机关公文

13种，标志着我国应用文写作进入了一个崭新阶段。

二、应用文特点

应用文同别文体比较，有共性，也有个性。共性是他

们都是对客观事物反应，都要谋篇布局、用词造句、使用

标点符号，讲究条理性、逻辑性，但同时必须表达其个性特

征。详细表现在下列几方面：

（一）实用性。伴随社会经济不断发展和信息时代

到来，人们互相间交往愈加频繁，需要传递信息日益增

加，人们几乎随时随地都离不开应用文这个统计、传递信息，商洽、处理问题工具。能够说，在各种文体中，应用文是

使用范围最广，使用频率最高文体。应用文文种繁多，应

用广泛，无论是党政机关、企事业单位、社会团队撰写公

务文书，还是人们在日常生活、学习、工作中撰写事务类

文书，其主线目的都是为了处理或处理实际问题，都是含有

第8页第8页实用价值，为实现一定目的而写。

（二）真实性。应用文书为处理实际问题而写，强调是方针政策正确和客观事实真实。一切从实际出发，按照客观规律行文，事实确凿可信、不虚构，统计数据准确无误、不夸张，有根有据，这是应用文书写作对真实性基本要求。

（三）简明性。应用文写作目的是为了处理或处理实际问题，它语言在准确得体基础上必须做到简练明快、通俗易懂，不能堆砌辞藻、滥用修辞。

（四）时效性。应用文为实用而作，为处理实际问题、应对突发事件、快速及时传递信息情报而作，因此务必及时迅捷，不然贻误时机，错过处理问题最佳时间，将会给学习、工作和生活带来诸多不利。比如，会议告知就一定要在开会前发出，若会后再写告知，就失去了它效用。另一方面，应用文处理，即传递、阅读、办理整个过程都要讲究时效。

（五）规范性。各类应用文普通都有惯用格式，也就是程式性。应用文在漫长使用和发展过程中，形成了相对稳定规范格式和语言。各种文体都有特定合用范围，不可随意互换使用。

三、应用文作用第9页第9页应用文作用主要表达在下列几种方面：

（一）宣传教育作用。借助行政公文法规制度，党方

针政策得以进行及时和权威宣传，它们对个人组织作出道德

和行为规范，以统一思想和行动；各级企事业单位也能够通过

宣传类应用文使自己树立良好社会形象；社会团队和人民群

众则可通过汇报等形式更加好地落实执行党路线、方针和政策。

（二）权威规范作用。应用文是行政管理工具，党和国

家各级组织和各部门组织系统以及企事业单位，从上到下

都是通过公务文书来传达法律规范、方针政策、意见办法，来

布署工作，实现领导职能。下列达命令、决定、告知、批复、意见等，含有领导和规范作用。

（三）沟通协调作用。上级机关能够通过批复、命令等应

用文下达指导；下级机关能够通过汇报、请示等应用文报请有

关事情；企事业单位和人民群众能够通过各种专用书信、启事、函件等应用文来沟通思想、传递信息，加强联系。

（四）依据和凭证作用。应用文还是单位、团队履行职责、开展公务活动真实统计，大部分文种在宣传政策、指导工作、规范行为、沟通信息同时，也含有便于检查、监督凭证和第10页第10页依据作用，一旦阅办完毕，便需立卷归档，以便查考。

四、应用文分类

伴随社会发展和科学技术进步，人们社会活动领域

不断拓宽，应用文使用范围日益广泛，新文体不断涌现。

应用文分类当前尚难统一，当前通用分法是按应用文适

用范围，将其分为公务文书和私务文书。公务文书分为通用文

书和专用文书。

通用文书是指人们在日常各种生活、学习、工作和生产

活动中普遍使用应用文。通用文书则又分为法定公文和事务

文书。法定公文，即《国家行政机关公文处理办法》要求13

种公文文种；事务文书，如计划、总结、调查汇报、简报等。

专用类是指含有一定专业性应用文。它包括传播类，如

新闻、广告、演讲稿等；财经类，如经济协议、市场预测汇报、经济活动分析汇报等；科技类，如学术论文、科学试验汇报、

毕业论文等；司法类，如诉状、答辩词、公证书等。

第二节

应用写作基本要素

写作包括主题、材料、结构、表示方式、语言、修辞等基

本要素，而应用文写作是写作学主要构成部分，它也有内容第11页第11页和形式两方面基本要素。

一、内容要素

应用文内容要素是指其所含有主题和材料。

（一）主题。是作者经过文章详细材料所表示中心思

想或基本观点。是作者意图、主张或看法在文章中表示。

主题是统帅全篇文章灵魂，它决定文章是否有价值，衡量写

作是否成功。对于应用文也是如此。既然主题是应用文统帅

和灵魂，那么一篇应用文材料选择、取舍、结构安排、语

言利用及文体选择、表示方式等等，都要受主题制约。这么，应用文各种要素才干在主题统领之下，整合为一个

相互协调统一体。

尽管应用主题随文种不同，有不同要求，但对全部

应有共同要求，即正确、鲜明、深刻、集中。

1.正确。就是要符合党和国家方针政策，符合相关法律

法规，符合客观实际情况，能够正确反应客观事物本质规律，对工作起主动指导作用，经得起实践检验。一篇应用文稿，

首要问题是主旨正确，它决定着文稿质量和价值。假如主

题错误，会给工作带来损失。

2.鲜明。就是文章基本思想、作者态度表现得明确清楚。第12页第12页赞成什么，反对什么，必定什么，否认什么，都要表述和交代得一清二楚，决不模糊其辞，模棱两可。这就要求应用文写作者头脑要清楚，思维要灵敏，对事物要有明确结识，在表示时不出现歧义。

3.集中。就是应用文主题要单一、突出，即“一意贯底”，把文章基本观点集中、突出地表现出来，把中心思想写深写透。就是要求一篇应用文主题要相对单—，重点突出。对于一些篇幅短小应用文，如请示，要做到一文一事，不能表示各种意图。对于那些内容比较复杂、篇幅较长应用文，主题也要集中，就是说，即使其详细观点也许不只—个，但这些观点在一篇文章中应存在一个内在逻辑联系，它们共同表示一个中心思想。比如，一篇经验总结，详细经验能够有好几条，但这几条经验围绕一个关键，共同表示某种观点。

4.深刻。就是要求应用文主题不能停留在表面事实罗列上，要从事实中归纳出观点，提炼出思想。这当然是对那些思想内容比较复杂、篇幅较大应用文而言，如总结、调查汇报、学术论文、可行性研究汇报、市场预测及经济活动分析汇报等。这类应用文主题要做到深刻，要能反应某种规律性问题，帮助人们达到对某一客观事物深刻结识。

第13页第13页总之，应用文主意在表示上应该采取直截了当方式，开门见山、直奔主题。它要求单一、正确。意多则文乱，应用文应集中表述一个事件，围绕一个主题，不然将不知所云。

（二）材料。应用文材料是指写进文章事实、依据以及相关背景资料，它既不同于议论文中证实论点论据，也不同于记叙文以及文学作品中题材。如同一幢建筑物，主旨是设计者建筑理念和格调，材料便是符合设计格调砖瓦水泥。

材料是组成文章内容，形成、支撑并表示主旨各种事实与理论。善于从材料出发，注意让材料说话，才干言之有据，言之有物，写出内容充实、丰富，有较强说服力文章。

从材料本身形态来看，事实与理论是材料两大类型。假如再作深入划分，事实则有事件与情况、实物与现象等许各种，理论则有方针、政策、要求及概念、原理、学说等等。从材料起源来看，有第一手材料和第二手材料之分。不同类型材料往往要经过不同路径获取，观测、试验和调查是在实践中获取事实材料主要路径，是得到珍贵第一手资料主要渠道。查阅文件则能够集中获取理论材料，第二手材料主要由此或经过调查得到。材料真实是实用型文章生命，而材料真实又是使文章含有真实性首要条件。有力是实用型文章第14页第14页材料所应具备另一个特点。有力首先是说材料要能为主旨所统率，而不是游离于主旨之外，或同主旨相悖。另一方面要求所用材料为主旨表示所必需，而不是可有可无。

材料是为表示主旨（应用文章中心思想）而准备，主旨必须依托材料来阐明和支撑，两者必须高度统一。

二、形式要素

形式要素是指结构、语言、表示方式等要素。

（一）结构。应用文结构，是依据表示观点需要，对材料进行处理安排。其作用就是将各个部分统一起来，把内容和形式统一起来，使文章成为一个有机整体，实现其实用目的。

应用文体常见层次安排有总分式、并列式、递进式三种。

1.总分式：文章开头先对全文内容作简明概述，然后依次分别对其展开叙述。总分式结构可分为先总后分式和先分后总式。总分式通常适合用于篇幅较长应用文，如调查汇报、经济活动分析汇报、科技论文等。

2.并列式：亦称横式结构。文章中几种层次之间关系是平行。这样结构方式通常按空间或场面转换安排层次，

第15页第15页如综合简报、通讯报道中事件通讯，常把不同地域、不同部

门动态情况，按同一主题，采取并列结构方式进行综合报道；按材料性质归类安排层次，在计划、规划、协议等文体写

作中，多采取此种类型。按中心论点若干侧面，提炼各个分

论点，从不同角度共同论证论点，许多说理性文体惯用此种

方式。

3.递进式：也叫纵式结构。文章是以时间为推移或从因到

果等逻辑关系逐层深入展开结构形式，情况通报、事件通讯、经济诉状等文体惯用此种方式。

应用文惯用开头方式：

①原因目标式。交代写作动机、缘由和目标，惯用“为了……”“……为此”“因为……”“因为……”“鉴于……”

等介词作为文章开端之语，公文中惯用这种开头。

②依据式。交代写作依据，增加文章权威性，惯用”根

据……”“按照……”“遵照……”“经……决定”“经……

经过”等介词组成介词短语作为文章开端之语，在公文、规

章制度、计划、调查汇报中多用这种开头方式。

③引述式。引述对方来文或来函，作为拟写文章依据，公文中复函、批复惯用此方法开头。

第16页第16页④提问式。用提问方式将叙述或叙述问题提出，让读者首先对全文要说明问题心中有数，并引发对问题注意和思考，科技论文、调查汇报、一些新闻类文章等惯用此开头。

⑤结论式。开头先提出结论性意见，下文再详细解释、说明、阐述。

⑥概述式。将全文主要内容在开头部分简明介绍出来，便于读者了解文章基本内容，新闻、总结，调查汇报、经济活动分析惯用此开头。

应用文常见结尾方式有：

①总结式。利用简练明了语言，概括全文内容，或得出结论，深入加深读者印象。

②要求式。向受文者发出指示，提出要求和希望。

③祈请式。请求相关部门同意、支持或帮助。

④号召式。发出希望和号召，指明方向，激励读者。

（二）语言。应用文语言，显著不同于文学作品语言。应用文语言强调准确、简明、朴实和庄严。

1.准确，是指努力使语言表示愈加符合客观实际，准确无疑，确凿无误。事实、数字甚至细节都必须确实可靠；遣词造句，要求语意明确，所叙述概念，只能做单一解释，不

第17页第17页能让人产生歧义，也不能让人做出各种了解。正确地记载与传递信息是撰写应用文基本要求。遵照这一要求，应用文语言表述必须符合客观实际，符合逻辑，既要概念准确、恰当，又要符合语法修辞规范。

词语信息容量与信息确实定性成反百分比，假如一个词语信息容量太大，就会使人们对词语所含内容认识模糊，从而影响对文章准确了解，甚至因为主观原因不同而发生误解，因此，在撰写公文和科技文章时，要避免使用词义不确定词语，如“最近他表现不好”这句话，就难以给人以准确认识。首先，“最近”是指什么时间?而“表现不好”又缺乏明确而详细衡量标准。在公文和科技文章中表述事物状态时，宜用含义单一、意义确定数量词、名词、动词和代词，尽也许不用或少用副词与形容词。如：说明一项工作任务已“基本完成”，不如说“已完成80％”更为确定，表述事件发生时间，应确切地写出“X时X分”，而不要写“太阳已经落山”或“时近黄昏”，因为后者会使读者对时间产生模糊认识。在表述事物性质时，也应选取词义确定词汇，若因事物性质复杂，无确切词语表示，就要增添附加词语，作必要修饰与限定，使概念得以明确。如《中华人民共和国刑法》第86条对于第18页第18页“首要分子”界定是“在犯罪集团或聚众犯罪中起组织、策划、指挥作用犯罪分子”。“首要分子”概念，经如此说明之后，就非常明确了，有利于在执行时划清政策界线。与此相反，假如使用词义不确定词语，则无法准确地反应客观事物本质属性、形态以及作者意图。

2.简明，即简练明了，就是说要浮词净尽，不枝不蔓，要求使用规范化书面语言同时，应用文语言应讲求实用，不但让人准确了解、掌握，还要惜墨如金，考究简练明快，所谓“文约事丰”、“字字千钧”。毛泽东就曾指出：汇报文字，每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不超出两千字。

3.朴实和庄严，应用文是处理事务工具，又是沟通信息基本方式，因此，强调用语朴实和庄严。朴实，即文风朴实无华，语言实在，强调直接叙述，不追求华丽词藻，也不搞形象描写，更不用含蓄、虚构写作技巧。庄严，指应用文语言应适应不同文体需要，说话考究分寸、适度。这就要求应用文使用通俗易懂而又规范化语言，不拿腔作调，不滥用形容词和堆砌词语，力争朴实自然，质朴无华。不然，就会冲淡主旨，不伦不类。比如，有一份通报是这么叙述事故发生经过：

第19页第19页

“当起吊后，撬棍忽然飞出，其速度非常之快，以至在场人们一时弄不清去向。撬棍以迅雷不及掩耳之势穿破南窗两层玻璃，飞入室内，先粉碎了第一张桌子上烟灰缸，继而砸碎了下面玻璃砖。然后越过第二张桌子落到西窗下第三张桌子上。室内人被这突如其来事件吓得目瞪口呆，手足无措。所幸，此时三张桌子主人都因事离开，不在其位，未遭此难，不然，后果不堪设想，真是幸运、幸甚！”这种描写用在应用文体《通报》里，就不够妥当了，缺乏严厉性和科学性。

朴实和庄严，是说写应用文时，无论是叙述、说理，还是议论、阐明，都要实事求是，朴实确切，严厉规范。这不但是使用语言要求，也是树立良好文风路径。

另外，应用文写作尚有一些惯用专用词语和固定介词句式，在第二章公文写作中进行简介。

（三）表示方式。文章表示方式有记叙、描写、抒情、阐明、议论五种，应用文通常使用是记叙、阐明和议论，抒情和描写除了在一些通讯报道、广告语中使用外，其它应用文基本不用或很少使用。

1.记叙第20页第20页

记叙也叫叙述，主要用来交代事物基本情况，事件发生、发展与改变过程，简介人物经历和事迹，阐明问题来龙去脉、原因与结果等。完整叙述包括时间、地点、人物、事件、原因、结果六要素。叙述是应用文写作中最惯用表示方式，应用文书对叙述要求是：只注重对事件整体勾画，不要求细节详细、内容详尽。只叙述与表示主旨，阐明问题有直接关联部分，或者只是综合地、概括地叙述若干人或事共同点。

叙述方式诸多，有概叙、详叙、顺叙、倒叙、插叙、补叙等。叙述时以顺叙为主，有时也可用倒叙和分叙，普通不用插叙、平叙等办法。另外，叙述还要注意人称选择。应用文写作叙述主要使用第一人称和第三人称。第一人称是指作者以当事人、见证人身份进行叙述，如我、我们、笔者、本局

(部门)等。第一人称叙述，常见于书信、汇报、总结、计划等。第三人称叙述是指作者在文章中以局外人身份进行叙述，如他(她)、他们等。第三人称常见于通讯、报道、会议纪要等文体。

2.阐明

第21页第21页说明，即阐述和讲解。在应用文写作中，说明往往在陈说或议论过程中出现，主要用于讲解事物形态、结构、性质、特性、成因、关系、功用等。应用文中说明方法主要有以下几个：

（1）定义说明：定义说明就是下定义，它用简练语言对

某一事物本质属性或某一概念内涵和外延作出确切说明。这种方法惯用于科技说明书、新产品介绍等。比如：

《当代汉语词典》给“人”下定义：“人是能制造工具并使用工具进行劳动动物。”

定义说明揭示事物本质，前面和后面内容能够互换。

（2）分类说明：就是将被说明对象，按照一定标准

划分成不同类型，依据其不同类别进行分门别类说明方法。比如：

刺绣是我国传统技艺之一，我国刺绣品种主要有：苏州苏绣，湖南湘绣，四川蜀绣和广东粤绣等。

这段话用分类方法对“刺绣品种”进行了说明。

（3）举例说明：就是用详细事例来说明事物特点、本质

及其规律。所用事例必须有代表性、经典性，能表达事物本质特性，便于读者了解和接受。比如：第22页第22页地震是一个破坏性最惨烈地质灾害。比如，1976年我国发生唐山大地震，整个都市地面建筑基本被毁，数十万人死亡；1923年日本发生东京大地震，也使整个东京市夷为平地，死伤人数难以统计。

这段话是列举唐山大地震、东京大地震例子，来阐明地震这一破坏性最惨烈地质灾害。

（4）引用阐明：就是引用相关文献资料或作品片断来阐明事理。它引用是文献或别人原话。比如蔡远福《盛夏倍觉西瓜好》一文开头：

西瓜，这种夏令佳品，从来为人们所爱慕。宋代范成大有诗曰：“碧曼凌霜卧软沙，年来处处是西瓜。”清人纪晓岚赞美它道：“凉争冰雪甜争蜜，消得温暾倾诸茶。”……据《本草纲目》记载：唐五代时期，有些人从西北带回瓜种。取名西瓜，表示来自西边。从此全国各地都种，至今已1500多年历史。

这里引用了范成大与纪晓岚诗句与《本草纲目》记载来阐明西瓜特点与来历，是恰当。

（5）比较阐明：就是把两种或两种以上事物放在一起对照，以突出阐明对象特质、结构等。

第23页第23页苏州园林建筑布局不讲究对称，而我国古代宫殿和近代住房都讲对称，这可说是苏州园林建筑布局一大特点。

这段话，把苏州园林与古代宫殿及近代住房相比较，阐明了苏州园林在建筑上特点。

（6）数字阐明：就是用数字来阐明事物特点、性质等。这种定量描述办法，能使行文表述大大简化，从而使立意愈加清楚。比如：

中国是一个缺水较严重国家。淡水资源总量为28000亿立方米，占全球水资源6％，但人均只有2200立方米，仅为世界平均水平1/4，美国1/5，在世界上名列12l位，是全球13个人均水资源最贫乏国家之一。

这段话用一系列数字阐明了我国是世界上人均水资源最贫乏国家之一，从而呼吁人们节约用水。

（7）图表阐明：就是用图像或表格来阐明事物。表格能显示事物某种体系，图像能辅助文字阐明并使之形象化，使行文大大简化。比如：

北京有些高校大学生，毕业后想去外国留学，有些人对234名大学生进行了调查，他们去国别、人数、百分比下列表所表示。

第24页第24页

从中能够看出，大学生们最想去留学地方是美国，另一方面是日本。

以上所述，是应用文惯用阐明办法。在详细写作实践中，要依据文种需要选择适当办法加以利用。

3.议论

议论，指对客观事物进行分析，作出评价或判断，表明立场、观点和态度。议论有“三要素”，即论点、论据和论证。议论要言之有理，以理服人，就必须做到论点正确，论据充足，论证严密。

论点是作者在实践基础上明确提出对事物观点与见

国别美国日本法国英国新加坡加拿大德国澳大利亚瑞士俄罗斯人数186192128135511百分比70.98.10.95.13.45.62.12.10.40.4第25页第25页解。它是议论出发点和归宿。论点成立是否，需要论据来证实。

在应用文中，论点能够在开头出现，开宗明义，让读者先明确议论中心；也能够在结尾点明，即开头提出问题，然后分析问题，最后得出结论，顺理成章。

论据是证实论点依据，也是议论基础。在应用文中，论据有事实论据和理论论据两种。事实论据包括作者调查研究得到事实、文献检索取得事实、数据等；理论论据包括已被证实和公认原理、定律、结论和观点等，在一些应用文体中，也包括已被公布、实行法律和法规。

论证是提醒论点与论据之间逻辑关系，也就是用论据证

明论点过程和办法。论点和论据本是各自独立存在，只有

通过论证过程，才干将两者联系起来，构成一段完整议论。

在应用文写作中，议论是叙述和阐明补充手段，处于从

属地位，往往只是点到即止。

在实际写作中，论证经常要使用下列办法：

（1）例证法：利用详细事例或统计数字作为论据证实论点办法。比如：第26页第26页勤出结果。马克思写《资本论》，辛勤快动，艰苦奋斗了

40年，阅读了数量惊人书籍和刊物，其中做过笔记就有1500种以上；我国历史巨著《史记》作者司马迁，从20岁起就开始漫游生活，足迹遍及黄河、长江流域，汇集了大量社

会素材和历史素材，为《史记》创作奠定了基础……

这里用了马克思与司马迁勤奋出结果例子。

（2）引证法：引用名人名言、权威性叙述、科学上公理和定律、生活中道理以及国家公布权威性统计数据等文字资料等作为论据证实论点办法。比如：

要做出成绩，就得不避辛劳，艰苦奋斗。马克思说得好：“在科学上面是没有平坦道路可走，只有那些在崎岖山路攀登上不辞劳苦人，才有希望达到光辉顶点。”

在这段话里，论点是“要做出成绩，就得不避辛劳，艰苦奋斗”，论证办法是引用马克思叙述。

（3）对比法：把两个截然相反事物或观点进行横向对比，辨明是非、优劣，或进行过去与现在纵向对比，比如改革开放给普通老百姓生活带来巨大改变。拿我自己家庭来说，改革前，全家最值钱东西是一块手表。为买这块表，我省吃

第27页第27页

俭用，整整“奋斗”了一年时间。而改革开放后今天，我家不但有了彩电、冰箱、电脑等高档电器，并且有了小轿车。这在过去是做梦也不敢想事。

这段话使用是纵向对比法，论证改革前后老百姓生活发生巨变。

（4）反证法：是从相反角度分析问题，假设一个与正面论点相反观点，并通过议论推翻该观点，从而必定正面论点办法。比如：

打开国门做法是完全正确。假如仍然走闭关锁国老路，在国际上我们没有任何朋友，我们连联合国都进入不了，更别说经济上做到突飞猛进了。

这段话中，正面论点是“必须打开国门”，通过假设并推翻反面观点“闭关锁国”，从而论证了正面论点。

（5）喻证法：通过打比方讲道理来证实论点办法。比如：

调查就像“十月怀胎”，处理问题就如“一朝分娩”。

（6）因果法：分析事物前因后果，并以此证实论点办法。可由因及果，也可由果溯因。比如：第28页第28页

我们系统内大多数老公司，多年来承担很重，有厂福利性开支竟占年收入20％；有些老厂，离退休人员工资占全厂年收入30％以上，这些公司亏损是体制造成。有些公司没有市场意识，产品几年不变，质量低劣，大量库存积压，造成投资无法回收，从主线上说，这些公司亏损也是体制造成。因此我们要走出困境，就必须要深化体制改革。

（7）归谬法：把错误观点进行合乎逻辑推理，引出其荒唐结论，从而间接证实论点办法。比如：

阶级斗争不是推动历史唯一动力，由于假如阶级斗争是推动历史唯一动力，那么蒸汽机就一定是阶级斗争产物，科学技术进步也一定是阶级斗争产物，而人类发展史证实，并不是这样。

第三节

学习应用文写作意义及办法

叶圣陶先生说：“大学毕业不一定能写小说诗歌，但是一定要写工作和学习中实际文章，并且非写得既通顺又扎实不可。”时隔数十年，在资讯高度发达，人们交际日益密切第29页第29页当代社会，应用写作更是成了信息生产、储蓄、传递、实现交往必不可少主要工具。应用写作这种突出工具性质，决定了无论什么专业学生都要学好应用文，写好应用文。

一、学习应用文写作意义

（一）提升素质。听、说、读、写能力是当代人才应当具备四大基本素养，其中以写作能力最能检测出一个人综合素质，因此越来越多用人单位将应用写作作为接纳人才主要素质之一。

（二）优化知识。学习应用文写作，能够开阔学生视野、拓展学生知识面，使同窗们知识能力结构更合理，对未来发展更有裨益。

（三）增添优势。学习应用写作，能够提升学习者在言语交际、文字表示、遣词造句、思维训练方面能力，因而，在就业形势日趋严峻今天，同窗们能够凭借其优势在求职、交际以及处理公私事务方面表现得愈加出色。

二、学习应用文写作办法

（一）大量阅读应用文范文，积累感性结识。

阅读和借鉴范文是提升应用写作能力一条主要路径。诗歌创作中有“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟”之说，其

第30页第30页实从事应用写作学习，阅读和借鉴价值似乎比诗歌创作更直接、更明显。比如，写一封求职信，多看几篇例文，就也许会受到启迪，增长对求职信写作感性结识，并从中悟出一些写作办法和要求，甚至在应急时能够模仿与本身情况比较吻合文本去写作。

当然，在阅读和借鉴范文同时，还要善于总结，不能走马观光地看，而是要用“脑”去思考，范文为何要这样写，这样写长处是什么，等等。这样，读得多了，思得多了，相关文体文本印象就会镌刻在脑海里，积累到一定阶段，就会从量变转入质变，真正掌握这种文体写作办法。

（二）学习应用写作理论，掌握基本模式。

应用写作包括文种众多，个体仅通过阅读和借鉴范文来

学习应用写作知识带有很大不足。由于一个人精力和时间

毕竟是有限，不也许把所有应用文写作知识都通过相应用

文范文阅读和借鉴去掌握。学习已有、千百年来无数人长

期实践中总结出来应用写作理论知识，对于初学者而言，显

得尤为必要和主要。由于，这样做能够帮助学习者少走一些弯

路。

同时，由于应用写作本身特殊性，使得应用文逐步形

第31页第31页

成了一个商定俗成或法定基本模式。这些模式通过人们

重复实践使用，也日趋规范和稳定，并被总结出来供人们写作

时参考借鉴。因此，初学者在阅读范文、学习理论同时，还

要依据自己实际情况，积极积极地去掌握相关文体写作模

式。

（三）坚持多写多练，在实践中提升。

叶圣陶说：“要把写作手腕训练到纯熟，必须经常去写，规规矩矩去写。”（《叶圣陶创作论》，上海文艺出版社1982

年版，第125页）提升写作能力，最主线路径，就是要坚持多

写多练。这正如学游泳，站在岸边看别人游一千次，看游泳指

导书一千册，听游泳教练讲一千遍，自己就是不下水，必定是

学不会游泳。应用写作也是如此，仅仅阅读应用写作范文，学习应用写作理论是远远不够，关键是要多写多练。因此，在做到前两点基础上，必须刻苦训练，持之以恒，才会熟能

生巧，得心应手，真正掌握和不断提升应用写作实际能力。

思考与练习

一、填空题

1.应用文对语言基本要求是准确

、

简明

、朴实

和庄严。

第32页第32页2.应用文书惯用阐明办法有

定义阐明

、分类阐明

、举例阐明、引用阐明、比较阐明、数字阐明、图表阐明法

7种。

3.应用文书惯用论证办法有例证法、引证法

、对比法

、反正法

、

因果法

、

喻证法

、

归谬法

7种。

4、应用文通常使用表示方式

叙述

、阐明

、

议论

。

5、“应用文”这一名称是

清·刘熙载

在

《艺概·文概》中正式提出。

6、我国最早应用文写作是随

文字

出现而产生。

二、简答题

1、如何理解“应用文”这一概念？

写作是以书面语言为工具，表示作者对客观事物结识和感受创造性劳动。应用文写作是写作学科一个分支，能够从内容和形式两个方面加以界定。从形式上讲，应用文是与文学作品相相应一个文体。人类写作分为文学写作和应用第33页第33页写作，以欣赏为目的写作称为文学写作，已以实用为目的写作称为应用写作。从内容上看用文是国家机关、企事业单位、社会团队或个人在处理各项公务和日常事务中为处理实际问题时所使用含有惯用格式实用性文章总称。

2、如何理解应用文实用性和真实性？

应用文写作与文学创作一个很大区别，就在于它有明确实用性。文学创作能给读者审美享受，有结识生活、陶冶情操功效，但很难马上处理现实生活中实际问题。应用文写作目的不是为了审美，而是为了应用，为了处理实际问题。比如，写一则消息，就能达到传递消息目的；写一份公文，就能发挥管理职能。任何一篇应用文都有特定事由、明确读者对象和要处理实际问题，目的明确，针对性强，与实际生活、工作要求密切相关，含有实事求是地反应客观事物、处理实际问题实用价值。

应用文是用来处理现实生活中实际问题，其政治观点、思想结识和事件情况都必须是客观存在事实，不能有任何虚构东西。文章所涉及到内容，都必须是准确可靠，包第34页第34页

括人物、事件、时间、地点、、事实、数据等都要真实，文学

作品也强调真实，但是是艺术真实，只要反应了社会生活

本质或本质某个方面，就能够说是真实，写作时可虚构、

夸张。

3、应用文主题表示要注意哪些问题？

三、写作训练

就如何学好应用文写作给任课老师写一封信，把你愿望、要求、提议提出来，要求主题鲜明，要求详细，提议明确。字

数在600字以上。

应用文主题在表示上应当采用直截了当方式，开门见山、直奔主题。它要求正确、鲜明、集中、深刻。意多则文乱，应用文应集中表述一个事件，围绕一个主题，不然将不知所云。应用文主题要单一、突出，即“一意贯底”，把文章基本观点集中、突出地表现出来，把中心思想写深写透。赞成什么，反对什么，必定什么，否认什么，都要表述和交代得一清二楚，决不模糊其辞，模能两可。第35页第35页第一节行政公文概述

一、行政公文概念

公文属于科学文章中应用文体。应用文是非常庞大文章类群。私人信件、留条一类短文，都属于应用文。公文，全称公务文书，是机关团队、企事业单位等依法成立社会组织用来办理公务、有一定格式应用文。公文办理公务，就是以文字形式实行管理。

8月24日公布《国家行政机关公文处理办法》（下列简称《办法》）第二条给行政公文定义：行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成含有法定效力和规范体式文书，是依法行政和进行公务活动主要工具。

公务指国家机关、社会组织和团队为办理社会公共事务而进行有组织、有计划活动。从事公务活动，是法律赋予行政机关权利。行政公文就是依法行政工作和进行公务活动主要工具。

二、行政公文特点

（一）公文制发含有程序性。

在撰写和制发过程中，它要受公文处理程序严格制约。如公文制发，必须通过起草、核稿、签发等程序；对收文第二章行政公文第36页第36页办理，普通就包括签收、登记、分办、批办、承接、催办等程序。这一系列过程不是无序，其目的是确保公文制发或办理质量，以维护公文法定效力和机关权威性。

（二）公文格式含有规范性。

公文格式，有惯用格式和法定格式两种。惯用格式，是商定俗成，没有严格限制。如普通公文中计划和总结格式。法定格式则是权威机关要求，必须严格按照格式写作。法定公文中行政公文和党务公文，更由最高权力机关及相关部门通过法规性公文要求了严格格式。还要进一步阐明是，公文格式同时又是程式，呈现出公文写作和办理程序性。

公文格式规范性，是公文本质特性发展，是公文写作和办理需要。公务含有公众性和同一性，对社会组织组员产生一致认可、制约和指挥，不然社会组织就不也许运作。相应地，反应和办理公务公文，也就形成了格式和程式，可提升公文写作和办理效率。完全能够预见，伴随时代发展和社会组织进步，公文规范及格式会愈加科学、严谨，以至于公文写作和办理睬有高度先进电脑软件来实现电子化和自动化。第37页第37页（三）公文由法定作者制发。

公文法定作者指依法成立并能以自己名义行使职权和担负义务机关或组织。撰写和制发公文不是个人所为，所表达是机关或组织。普通科学文章作者是个人或者是个人之间自由结合，读者普通是没有限制或者是不可计量。但是，公文作者只能是法定社会组织及其法人代表或者称为第一领导人。有权利进行公文写作社会组织，必须依照法律在相关政府部门登记注册。这一社会组织及其第一领导人，就成为公文法定作者。至于动笔起草公文草稿人，如秘书，应称为起草人，不是法律意义上作者。公文读者是特定，在公文格式上有专门要求，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”。有一点要注意，有告知性公文，如通告，指定读者应包括发出公文社会组织之外社会群众。

（四）法定权力制约性。

公文只能由法定作者制发，法定作者即社会组织机关及其部门都要求了从属关系和职权范围，其公文是这种从属关系和职权范围反应。写作公文和办理公文都有一定要求性。也就是说，对于作者和读者，公文含有法规予以第38页第38页社会组织职权所产生制约性。制约性在不同公文中有不同情况。行政公文命令，对于公文接受者含有强制性。假如接受者不按命令办理，就会受到法律制裁；发出命令政府机关有权依照法律要求，动用军队或警察等进行处罚。行政公文决定，含有国家指挥性和约束力。行政公文通知，含有要求性、指挥性和指导性。经济公文协议，依照《中华人民共和国协议法》对于缔约各方含有确定制约性，如奖惩、期限等。普通公文发言稿，对听众含有领导者所拥有指导性和指挥性。法规性公文如法律、规章，制约性更是不言而喻。公文正因为有制约性，才干产生现实管理作用。

三、行政公文种类

（一）依照行文关系和行文方向不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。

上行文是指含有从属关系下级机关或业务部门呈报给上级领导机关或业务主管部门公文。下行文是含有从属关系上级领导机关或业务主管部门发给下级机关或业务部门公文。平行文是指同系统内平级机关或者不相从属机关、部门之间来往公文。第39页第39页所谓从属关系，指上下级机关含有直接管理和被管理关系。比如，福建省政府与泉州市政府就有从属关系，福建省政府与江西省政府所辖南昌市政府就没有从属关系。

（二）按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类。紧急公文又分为“特急”和“急件”两种。“特急”件应在接到来文后1天内办理完成，“急件”应在3天内办理完成，普通公文不作时间上严格要求，但也要尽快办理，以提升文件处理效率。

（三）按照有没有保密要求、秘密等级可将公文分为无保密要求普通文件和有保密要求保密文件两大类。保密文件又分为绝密文件、机密文件和秘密文件三类。

绝密文件指包括党和国家最关键机密文书；机密文件指包括党和国家最主要机密文书；秘密文件指包括党和国家最普通机密文书。全部这些保密文件，一旦泄漏会使国家安全和利益遭受损害，必须严厉对待，严格管理。

（四）按照详细职能不同，可将公文分为法规性公文、指挥性公文、报请性公文、执照性公文、联络性公文、实录性公文六大类。

（五）按合用范围分，依据《方法》要求，我国行政机第40页第40页关现行公文有13种：命令、决定、公告、通告、告知、通报、议案、汇报、请示、批复、意见、函和会议纪要。

四、行政公文行文规则

（一）下行文规则

1.政府各部门依据部门职权能够互相行文和向下一级政府相关业务部门行文，除以函形式商洽工作、问询和回复问题、审批事项外，普通不得向下一级政府正式行文。

2.部门之间对相关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如私自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。

3.上级机关向受双重领导下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

4.向下级机关或者本系统主要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（二）上行文规则

1.“请示”应当一文一事,普通只写一个主送机关，需要同时送其它机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

2.“汇报”不得夹带请示事项。

3.普通不得越级请示和汇报。

第41页第41页

4.除上级机关责任人直接交办事项外，不得以机关名义向上级机关责任人报送“请示”、“意见”和“汇报”。

5.受双重领导机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

（三）联合行文规则

1.同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府能够联合行文。

2.政府与同级党委和军队机关能够联合行文。

3.政府部门与相应党组织和军队机关能够联合行文。

4.政府部门与同级人民团队和含有行政职能事业单位也能够联合行文。

（四）其它行文规则

1.属于部门职权范围事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批事项，经政府同意也能够部门行文，文中应注明经政府同意。

2.属于主管部门职权范围内详细问题，应当直接报送主管部门处理。

五、行政公文格式

（一）行政公文书面格式

第42页第42页

按国家质量技术监督局1999年12月公布《国家行政机关公文格式》要求,构成公文要素有眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色线以上各要素统称眉首；置于红色线下列至主题词之间各要素统称主体；置于主题词下列各要素统称为版记。

1.眉首

眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六个部分构成。

（1）公文份数序号。是指将同一文稿印制若干份时每份公文顺序编号。普通用七位阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。在行政公文中，份号只适合用于密级较高或需要如数收回公文。

（2）秘密等级和保密期限。秘密等级是指公文秘密程度等级。国家要求保密文献，分为秘密、机密、绝密三级。保密期限是指公文保密时间期限。

（3）紧急程度。是对公文送达和办理时间要求。紧急公文依据紧急程度分为“特急”、“急件”两种。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”等字样。

（4）发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规第43页第43页范化简称后加“文献”构成；对一些特定公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

（5）发文字号。发文字号是发文机关编排文献序号，便于公文登记、分类、保留和查询。它由发文机关代字、年份和序号构成。用3号仿宋体居中排布。机关代字，用1到3个中文表示发文机关。如“国办发〔〕3号”中，“国办发”表示由国务院办公厅制发；〔〕用六角括号〔〕括入，表示文献是制发，“3号”表示该文是当年所发第3号文献。

机关代字是发文机关名称极度简缩，但还能辨认出是哪一个机关。如：“国发”是国务院机关代字；“沪商委”是上海市商业管理委员会机关代字；陕西省人民政府机关代字是“陕政字”，四川省人民政府机关代字是“川政字”，依据代字能够看出发文是什么机关。年份就是发文当年年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，比如：〔1999〕。不得用圆括号或别括号。

发文字号是引用和查找公文时主要依据，正规公文普通都要有发文字号，其组合方式也要按《办法》和《条例》

第44页第44页要求执行。本章中有些例文为了简便，省略了发文字号。

（6）签发人。即代表机关最后审核并同意公文生效领导人姓名。上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

2.主体

主体是公文主要写作部分，由公文标题、主送机关、正文、附件、落款、印章、附注等几种部分构成。

（1）公文标题。公文标题应当准确简明地概括行政公文主要内容并标明公文种类。普通由发文机关、事由和文种三要素构成。如：

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，普通不用标点符号。

（2）主送机关。指公文主要受理机关，即负责承接、落实执行、回复收文机关。主送机关要求使用全称或规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格，最后一个主送机关后加冒号。公文主送机关普通有下列两种情况：

第45页第45页第一、上级机关制发下行公文，如是普发，主送机关能够是多个，但必须是同一级别。

第二、下级机关发送上行文，普通只有一个主送机关，不可多头主送，以免责任不明，相互推诿，贻误工作。如需同时报送另一上级机关，可采取抄送形式。

（3）正文。正文是公文关键部分，反应公文详细内容，表明制发机关行文意图。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。不同文种公文正文写法、要求不同。正文结构普通包含导语、正文主体和结尾三部分。导语用来表明制发公文依据、目标或原因。主体是公文关键部分，安排结构要有逻辑性、条理性。结尾，各种公文普通有与文种相适应习惯用语作结束语。

（4）附件。只适合用于有附件公文，用于说明从属在公文正件之后相关文字材料名称、件数和次序号等。公文如有附件说明，在正文下空1行，左空2字标识“附件”，后标冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码（如“附件：1．××××××”）；附件名称后不加标点符号。

（5）落款。包含公文制发单位和成文日期。成文日期用于表明公文开始正式发挥效用时间。成文日期以机关责任人第46页第46页签发日期为准；联合行文以最后签发机关责任人签发日期为准；通过会议通过，以会议通过日期为准。成文日期必须用中文将年、月、日标全，“零”写成“○”。

（6）印章与签署。印章是发文机关对公文生效负责标志。公文除“会议纪要”或以电报形式发出以外，应当加盖印章。联合上报公文，由主办机关加盖印章；联合下发公文，发文机关都应加盖印章。印章上不压正文，下压成文时间。当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，2个印章均压成文时间。当需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余1个或2个印章，均居中排布。印章之间互不相交相切。

签署。以国家领导人名义公布公文还需有领导人署名。

（7）附注。指与文献相关简明阐明。应加括号标志，标识在成文日期下一行。

3.版记

包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。

（1）主题词。指标识公文主题、文献类别，并通过规范化处理名词或名词性词组。标引主题词必须从相关主题第47页第47页词表中选取，如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等。主题词位置在附注下方、文尾横线上端。一份文献选取2至3个主题词，最多不超出5个，词与词之间有1个字间距。

（2）抄送单位（抄送机关）。指除主送机关外需要执行或知晓公文内容其它机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。

（3）印发机关和印发日期。印发机关指负责印制、发送公文机关，通常是发文机关办公厅（室）。印发日期指文献印制完毕时间，普通比成文时间晚。这两项位于“抄送”之下（无“抄送”时，则标识在“主题词”之下）占一行位置：用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。

（二）公文排版规格与印制装订要求。

排版规格：正文用3号仿宋体字，普通每页排22行，每行排28个字。

制版要求：版面洁净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸原则，版心不斜，误差不超出1mm。第48页第48页

印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超出2mm。黑色油墨应达到色谱所标

BL.100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

公文用纸：采用GB/T148中要求A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm，尺寸允许偏差见GB／T148。

装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文封面与书芯不脱落，两页页码之间误差不超出4mm。

（三）公文格式示意图。

0000001机密★一年（公文份数序号）特急（秘密等级保密期）□□市人民政府文献×政发[]8号（发文机关标识）（发文字号）第49页第49页第二节公告通告

一、公告

（一）公告概念、特点及种类

1.公告概念

关于××工作告知（公文标题）××××：（主送机关名称）…………………………………………（正文）附件：1，…………2，…………××市人民政府二○○七年×月×日主题词：××××××抄送：××××××××××××（印发单位）二○○七年×月×日印发

共印××份第50页第50页公告是“适合用于向国内外宣布主要事项或法定事项”公文。

2.公告特点

属于公开宣布告晓性公文，它与其它告晓普通事件“通知”和用于表彰、批评和传达主要情况“通报”不同，它含有高度庄严性和权威性。

3.公告种类

公布性公告、通知性公告、关涉国内外相关方面事项公告。

（二）公告格式与写法：包含标题、正文、落款和成文日期等。

1.标题

①发文机关加事由加文种，如“中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情公告”；②发文机关名称加文种，如“中华人民共和国国务院公告”；③事由加文种，前加“关于”；④只写“公告”。

2.正文

直述公告缘由，宣布事项。内容必须是真正要事，要高度概括；大多是消息性，普通不提出执行要求。第51页第51页3.落款

写明公告公布机关全称和发文日期。公告标题系发文机关名称加文种，也可不写公告公布机关名称。

（三）公告写作要求

1.公告作者是国家领导机关，地方机关、基层单位、群众团队不制发公告。

2.公告是向国内外“宣布”事项，有公告事项要求公众执行，有仅为使大众周知，因此公告重在事项写作，要求明确而详细，事由可简明或不写。

3.一件公告只公布一项专门事件或事项。

4.语言要准确、通俗和简明。

【例文2.1】公告

中华人民共和国最高人民法院公告

《最高人民法院关于如何处理农村五保对象遗产问题批复》已于6月30日由最高人民法院审判委员会第1121次会议通过。现予公布，自8月3日起施行。

二００六年七月二十五日

简析：这是一则知照性公告。告知“处理农村五保对象遗产问题批复”通过时间和施行日期。第52页第52页二、通告

（一）通告概念和种类及特点

1.通告概念

通告是“适合用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项”公文。

2.通告种类

周知类通告。主要是使受文者理解主要情况、主要消息。因此文中不提直接执行要求。

执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行政策、办法以及其它行为规范，含有一定强制力。

3.通告特点

（1）用于宣布普通性事项，有别于公告宣布重大事项。

（2）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。

（3）通告能够由各级机关、人民团队、公司或事业单位公布，有别于公告只能由地位较高机关公布。

（4）通告无主送单位。

（二）通告格式和写法

通告由标题、发文字号、正文、落款三部分构成。

第53页第53页1.标题

由发文机关、事由、文种组成。依据详细情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。

2.正文

由缘由和通告事项两部分组成。缘由为公布通告原因和依据，事项为须知和恪守内容。用“特通告以下”转承连接。通告事项是面对大众，应简练明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。

3.落款

正文后签署公布通告机关名称和日期。

（三）通告写作要求

1.通告撰稿者，要有政策观念，以政策衡量通告事项，确保其不与现行政策抵牾，不搞不符合法律程序“土政策”。

2.因为通告能够用来处理带有一定专业性公务，因此写相关专业性内容时，难免会使用一些术语，但要注意尽也许选择大多数人熟悉行业用语。同时，也要求撰稿者有一定专业知识。

第54页第54页3.通告内容一定要突出，才干给人以深刻印象。

4.通告普通能够张贴，见报，也能够文献形式下达。

【例文2.2】通告

关于全区人事系统先进工作者候选人员公告通告

经区政府研究，我单位×××同志被拟定为全区人事系统先进工作者候选人员。为进一步扩大表彰奖励工作中民主，认真落实群众公认和公正公开原则，加强对表彰奖励工作监督和管理，依据表彰奖励工作相关要求及区人事局要求，现将×××同志相关情况公告下列：

一、简明情况

（由单位填写）

二、拟受表彰奖项

全区人事系统先进工作者

三、公告期限

3月16日至3月18日

四、表彰条件

（一）认真学习邓小平理论和“三个代表”主要思想，坚持正确政治方向，模范执行党各项路线、方针、政策和规章制度，政治过硬，立场坚定；第55页第55页（二）全心全意为人民服务，坚持原则，团结同志，办事公道，乐于奉献，含有良好职业道德，在群众中有较高威信；

（三）热爱本职员作，勤于学习，敢于开拓，善于钻研人事政策，业务能力强，办事效率高，群众公认；

（四）严于律已，廉洁奉公，严格执行党风廉政建设各项要求和组织人事纪律，敢于向各种腐败现象作斗争；

（五）—中，年度考核优秀等次两次以上。

五、受理意见方式

公告期间，所有干部职员如有认为公告对象不符合表彰条件和要求，可通过书面或口头形式反应公告对象问题。书面意见可直接投入我单位设置意见箱内或投寄（传真）到区人事局。口头意见可直接找领导反应或向区人事局电话反应。

区人事局受理地址：

邮编：

联系人：

联系电话：（传真）

六、反应情况基本要求

第56页第56页（一）反应内容要实事求是、真实详细，不允许借机故意捏造事实，泄愤报复或故意诬陷。反应情况如有诬陷等行为，一经查实，将严厉处理。书面反应意见必须署真实姓名。

（二）受理人员对反应人和反应情况严格保密。

对公告期间反应出也许影响表彰问题，区人事局将认真调查核实，视情况进行研究处理。

特此通告

（本单位署名盖章）

××××年×月×日

简析：这则通告先写通告原因，再写先进工作人员受奖情况、评选条件，再指出如对受奖人员有异议可提出意见及反应方式，以求做到公平、公开、公正。

第三节告知通报

一、告知

（一）告知概念、特点及种类

1.告知概念

第57页第57页通知是知照性公文，“适合用于批转下级机关公文、转发上级机关和不相从属机关公文，传达要求下级机关办理和需要相关单位周知传达或者执行事项，任免人员”公文。

2.通知特点

（1）知照性。通知主要功效在于知照。

（2）广泛性。通知广泛性表现在多方面。

（3）时效性。通知有一定时效要求。

3.通知分类

依据内容不同，通知大致能够分为四类。

（1）批转、转发、颁发性通知。即颁布（颁发）与批转公文时使用通知。①颁布（颁发）本机关制订行政法规与规章、决定等公文使用。比如《国务院办公厅关于公布〈国家行政机关公文处理方法〉通知》。②转发公文时使用。比如《国务院办公厅转发水利部关于加强长江近期防洪建设若干意见通知》。

（2）指示性通知。用于布置下级机关工作事项，指示工作方法、步骤。比如《国务院关于切实加强艾滋病防治工作通知》。第58页第58页（3）会议告知。是组织会议单位制发公文。比如《泉州经贸学院关于召开继续教育教学工作会议告知》。

（4）任免人员告知。用于任免干部。

（二）告知格式与写法

告知格式，包括标题、主送机关、正文、落款。

1.标题

由制发机关、事由、文种三部分构成。

2.主送机关

写被告知者姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因告知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)

3.正文

另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会告知要写清开会时间、地点、参与会议对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作告知，要写清所告知事件目的、意义以及详细要求和做法。

4.落款署名和日期。

写告知普通采用条款式行文，能够简明扼要，使被告知者能一目了然，便于遵循执行。

第59页第59页

（三）告知写作要求

1.批示性告知：须写明提出批示依据与批示事项，内容要求明确详细。

2.颁布或转发性告知:要求在正文中简短地阐明所颁布或转发公文制发机关、制发（同意、生效）日期与公文标题以及颁发或转发目的、意义与要求等。被颁布或转发公文均为告知附件，须注明附件序号与标题、件数。

3.任免人员告知：要求写明同意机关、日期与被任免人员职务、姓名。

4.会议告知：要求写明召开会议名称、目的、议题、时间、会址、对参与会议人员要求（如准备发言、文献、论文、生活用具等）、注意事项以及筹备会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、电报挂号、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。有告知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之，要写得清楚、详细，对必须写明项目无一错漏，以确保会议按预定要求按时召开。

【例文2.3】批转性告知

第60页第60页国务院关于批转国家税务总局关于

加强个体私营经济税收征管强化查帐征收工作意见告知

国发〔1997〕12号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：国务院同意国家税务总局《关于加强个体私营经济税收征管强化查帐征收工作意见》，现转发给你们，请遵循执行。加强个体、私营经济税收征管，强化查帐征收工作是规范个体、私营经济管理，增进个体、私营经济健康发展主要办法。各级人民政府要高度注重，切实加强领导，协调税务、工商行政管理、公安和金融等相关部门，积极稳妥地做好这一工作，并帮助税务部门处理工作中出现困难和问题。国家税务总局要结合深化税收征管改革，切实做好对这项工作组织指导和监督检查。各相关部门要互相支持、密切配合，确保这项工作顺利进行。本告知详细实行意见，由国家税务总局会同相关部门制定。本告知落实执行情况，各省、自治区、直辖市和计划单列市人民政府应于七月底前汇报国务院，同时抄送国家第61页第61页税务总局。

附件：关于加强个体私营经济税收征管理化查帐征收工作意见（略）

中华人民共和国国务院

一九九七年二月十八日

【例文2.4】转发性告知

陕西省人民政府办公厅关于