复印机改善案-中文版课件

ZAEC复印机改善案ZAEC复印机改善案目录12期望改善3解决方案4现状分析5总结成本计算2目录12期望改善3解决方案4现状分析5总结成本计算2现状分析3现状分析3公共电脑放置区CANON（制造部）FAX（全社共用）生管部管理部制造部生管部品管部生技部技术部EPSON（技术部）HP（技术部）HP（品管部）表示黑白打印机表示彩色打印机810(全社共用)230(全社共用)改善前的复印机、打印机分布图4公共电脑放置区CANON（制造部）FAX（全社共用）生管部管改善前办公设备费用分析设备型号功能单张成本设备输出张数（月平均预估）小计810打印、复印0.09元月印量2万页（使用量无法有效控制）1800元230打印、复印0.09元月印量2万页（使用量无法有效控制）1800元佳能CanonIX9000喷墨机彩色打印3元月印量270页（成本高）810元EPSON喷墨打印机彩色打印3元月印量180页（成本高）540元佳能IP4200喷墨打印机彩色打印3元月打印量50页150元松下传真机传真0.3元月印量600页（其中100页垃圾传真）180元HP1000激光打印机打印0.2元月打印量600页（维修成本高）120元合计5400元/月（年度费用：5400元/月×12月=64800元）5改善前办公设备费用分析设备型号功能单张成本设备输出张数（月平期望改善6期望改善6目前面临的困扰一、办公费用高：彩色输出成本高、垃圾传真多、随意输出造成浪费。二、存在文件安全隐患：设计图纸、经营决策、财务文件输出等被误拿、忘拿甚至泄密。三、使用人员多，对人员使用设备不能有效管理，造成设备故障工作效率降低。四、部门的输出印量不能实现报表化，无法进行有效管理。五、设备品牌种类繁多，耗材采购及维修繁琐造成管理不便。六、公司发展人员增加，设备数量增多，造成办公环境质量下降。存在的困扰7目前面临的困扰存在的困扰7有效管理机密文件输出确保文件输出安全成本管理安全管理全面化、自动化、报表化！避免浪费，降低总体使用成本，费用透明化！期望改善8有效管理机密文件输出确保文件输出安全成本管理安全管理全解决方案9解决方案9公共电脑放置区改善后的复印机分布图MPC2050（不带传真）彩色复印机生管部管理部制造部生管部品管部生技部技术部表示彩色打印机MPC2050（带传真）彩色复印机10公共电脑放置区改善后的复印机分布图MPC2050（不带传真）改善前后的复印机、打印机配置比较改善前改善后从改善前的7台打印机减少为改善后的2台打印机11改善前后的复印机、打印机配置比较改善前改善后从改善前的7台打改善前后优缺点比较区分现状改善后优点打印之后会直接打印出来，使用者使用时较方便①因更换后复印机带有传真接受功能，节省目前传真机的费用和可解决垃圾传真的问题②可以解决彩色（A3、A4）扫描、打印的问题，彩色打印质量和速度提高③控制每个人的复印机使用量，管理容易化④确保机密文件的安全性(AI信息安全化对应)⑤减少非公务用印刷的使用量缺点①没有彩色扫描功能②对人员的使用量无法控制③机密文件如发生泄密后果严重④非公务用印刷无法控制⑤不能控制有打印出来无人认领的资料①一次性投资费用（投入13000元）②现有的彩色喷墨打印机会闲置③管理部工作内容会追加（发卡、变更和销户等）④打印、复印速度减慢：由现在直接打印、复印→刷卡后才能打印、复印出来⑤未带卡人员就不能使用复印机12改善前后优缺点比较区分现状改善后优点打印之后会直改善前后的复印机使用方式对比改善前改善后PC打印打印复印机输出USER复印机输出复印PC打印打印复印机输出USER复印机输出复印刷卡刷卡复印机刷卡的功能整合在目前使用的餐卡中13改善前后的复印机使用方式对比改善前改善后PC打印打印复印机输改善前后复印机组成方式对比++改善前改善后复印机+全包租赁方式复印机管理软件+IC认证全包租赁方式14改善前后复印机组成方式对比++改善前改善后复印机+全包租赁方IC卡认证系统通过IC卡进行输出认证，避免输出的浪费，可以跟据公司的职员的岗位或者业务的需要为不同的员工分配不同的使用权限，避免未授权的用户去使用输出设备。同时也可以让传真接收在指定文件夹，只保留需要的文档，进一步做到避免输出浪费的情况发生。IC卡认证功能（拒绝浪费）管理员设定人员的权限—(案)区分复印打印扫描传真黑白彩色黑白彩色总经理○○○○○○副总经理○○○○○○经理○○○○○○课长○○○○○○系长○○○○○○组长○×○×○×专员○×○×○×现场专员××××××事务所一般人员○×○×○○其他一般人员××××××15IC卡认证系统通过IC卡进行输出认证，避免输出的浪费，可以跟23用户像往常一样打印刷卡后对打印任务进行释放选择你要打印的文档或者删除错误打印的文档拿取你打印的文档1通过IC卡解决方案锁定打印功能能够实现安全打印，用户向平常一样，打印的文档会保存在机器的硬盘中，通过刷卡认证后，打印任务才被释放出来。同时可以避免在公用的打印设备上，打印的文档与其他人的混淆。通过IC卡锁定打印功能实现安全输出，避免机密的文档没有及时拿走而造成泄密。同时减少打印浪费和避免错误的打印。锁定打印功能使输出变得更加安全，高效，方便。IC卡认证功能（安全性）1623用户像往常一样打印刷卡后对打印任务进行释放选择你要打印的ChangesettingsCheckprint显示详细的打印属性参数在面板上更改打印设置打印的文档可以保存在FelexRleaseServer上，可以选在在事务所的任意一台复印机上进行输出(服务器版支持无限台数漫游打印）。打印后的文件设置参数，可以在MFP的面板上就行修改，如单面改成双面，彩色改称黑白，以及打印份数等。再也不会出现因打印设置错误而造成打印浪费了。IC卡认证功能（灵活性）MPC2050-①MPC2050-②17ChangesettingsCheckprint显示详细通过输出计费软件对员工的输出进行统计，方便公司管理和成本分摊。使用AccountingReportPackager对输出进行统计通过WebSmartDeviceMonitor收集输出员工的使用记录,监控输出日志和文档名，日期，文档属性，访问记录等。张先生打印方案书彩色3页李先生打印报价单黑白1页王小姐复印黑白2页IC卡认证功能（统计及报表）18通过输出计费软件对员工的输出进行统计，方便公司管理和成本分摊成本计算19成本计算191.设备减少：从原有7台输出设备降至2台：

更换设备的明细及相关费用型号数量类型功能MPC2050-①1台彩色数码复合机打印复印彩色扫描传真MPC2050-②1台彩色数码复合机打印复印彩色扫描项目费用费用负担备注IC刷卡设备2台11000元ZAEC负担彩色打印、复印0.85元/张黑白打印、复印0.09元/张彩色、黑白扫描免费A3纸、A4纸190元/箱合约3年复印机用电-复印机2台（含1套传真模块）-厂商负担厂商负担厂商负担租金内（含）墨粉-复印机设备更换零件-2.设备及相关费用：

3.后续维护费用（包含保养费用）由厂商负担1.设备原价14000元2.厂商承担3000元201.设备减少：从原有7台输出设备降至2台：设备型号功能单张成本设备输出张数（月平均预估）小计MPC2050-①彩色打印、复印无纸化传真黑白：0.09元彩色：0.85元扫描：免费月印量1.9万页（使用IC卡管理有效控制）彩色月印量300张传真实现无纸化1965元MPC2050-②彩色打印、复印彩色扫描月印量1.8万页（使用IC卡管理有效控制）彩色月印量200张1790元佳能喷墨打印机彩色打印3元被MPC2050整合使用0元EPSON喷墨打印机彩色打印3元被MPC2050整合使用0元佳能喷墨打印机彩色打印3元被MPC2050整合使用0元传真机传真0.3元被MPC2050整合使用0元HP激光打印机打印0.2元被MPC2050整合使用0元合计：3755元/月（年度费用：3755元/月×12月=45060元）改善后办公设备费用预估表21设备型号功能单张成本设备输出张数（月平均预估）小计MPC20设备型号功能购入时间改善后办公设备处理方式佳能喷墨打印机A3彩色打印10年8月作二手贩卖EPSON喷墨打印机A3彩色打印12年6月作二手贩卖佳能喷墨打印机A4彩色打印05年7月作二手贩卖传真机传真08年7月只发送传真使用，不接收传真HP激光打印机A4打印10年1月作二手贩卖改善后被整合的办公设备处理方式22设备型号功能购入时间改善后办公设备处理方式佳能喷墨打印机A3改善前后费用对比区分设备费用ZAECIC刷卡设备2台11000元厂商彩色复印机2台+传真模块1套预计45000元1.一次性投入

区分改善前改善后差异年度费用5400元/月×12月=64800元3755元/月×12月=45060元低减19740元2.后续费用

23改善前后费用对比区分设备费用ZAECIC刷卡设备2台1100使用成本大幅降低，文件输出管理可控：传真、打印、复印、扫描得到监控和管理，每月费用可提供报表。优化文件打印、传真和管理流程，达到提升工作效率的目的，整合设备，除去了设备的维修费用，提高文件输出品质。打印、复印、传真和扫描全通过IC卡统一管理，文件安全性大大提高。释放管理部门的工作量。无需承担后期维修风险，无需另行采购耗材。总结24使用成本大幅降低，文件输出管理可控：传真、打印、复印、扫描得ZAEC复印机改善案ZAEC复印机改善案目录12期望改善3解决方案4现状分析5总结成本计算26目录12期望改善3解决方案4现状分析5总结成本计算2现状分析27现状分析3公共电脑放置区CANON（制造部）FAX（全社共用）生管部管理部制造部生管部品管部生技部技术部EPSON（技术部）HP（技术部）HP（品管部）表示黑白打印机表示彩色打印机810(全社共用)230(全社共用)改善前的复印机、打印机分布图28公共电脑放置区CANON（制造部）FAX（全社共用）生管部管改善前办公设备费用分析设备型号功能单张成本设备输出张数（月平均预估）小计810打印、复印0.09元月印量2万页（使用量无法有效控制）1800元230打印、复印0.09元月印量2万页（使用量无法有效控制）1800元佳能CanonIX9000喷墨机彩色打印3元月印量270页（成本高）810元EPSON喷墨打印机彩色打印3元月印量180页（成本高）540元佳能IP4200喷墨打印机彩色打印3元月打印量50页150元松下传真机传真0.3元月印量600页（其中100页垃圾传真）180元HP1000激光打印机打印0.2元月打印量600页（维修成本高）120元合计5400元/月（年度费用：5400元/月×12月=64800元）29改善前办公设备费用分析设备型号功能单张成本设备输出张数（月平期望改善30期望改善6目前面临的困扰一、办公费用高：彩色输出成本高、垃圾传真多、随意输出造成浪费。二、存在文件安全隐患：设计图纸、经营决策、财务文件输出等被误拿、忘拿甚至泄密。三、使用人员多，对人员使用设备不能有效管理，造成设备故障工作效率降低。四、部门的输出印量不能实现报表化，无法进行有效管理。五、设备品牌种类繁多，耗材采购及维修繁琐造成管理不便。六、公司发展人员增加，设备数量增多，造成办公环境质量下降。存在的困扰31目前面临的困扰存在的困扰7有效管理机密文件输出确保文件输出安全成本管理安全管理全面化、自动化、报表化！避免浪费，降低总体使用成本，费用透明化！期望改善32有效管理机密文件输出确保文件输出安全成本管理安全管理全解决方案33解决方案9公共电脑放置区改善后的复印机分布图MPC2050（不带传真）彩色复印机生管部管理部制造部生管部品管部生技部技术部表示彩色打印机MPC2050（带传真）彩色复印机34公共电脑放置区改善后的复印机分布图MPC2050（不带传真）改善前后的复印机、打印机配置比较改善前改善后从改善前的7台打印机减少为改善后的2台打印机35改善前后的复印机、打印机配置比较改善前改善后从改善前的7台打改善前后优缺点比较区分现状改善后优点打印之后会直接打印出来，使用者使用时较方便①因更换后复印机带有传真接受功能，节省目前传真机的费用和可解决垃圾传真的问题②可以解决彩色（A3、A4）扫描、打印的问题，彩色打印质量和速度提高③控制每个人的复印机使用量，管理容易化④确保机密文件的安全性(AI信息安全化对应)⑤减少非公务用印刷的使用量缺点①没有彩色扫描功能②对人员的使用量无法控制③机密文件如发生泄密后果严重④非公务用印刷无法控制⑤不能控制有打印出来无人认领的资料①一次性投资费用（投入13000元）②现有的彩色喷墨打印机会闲置③管理部工作内容会追加（发卡、变更和销户等）④打印、复印速度减慢：由现在直接打印、复印→刷卡后才能打印、复印出来⑤未带卡人员就不能使用复印机36改善前后优缺点比较区分现状改善后优点打印之后会直改善前后的复印机使用方式对比改善前改善后PC打印打印复印机输出USER复印机输出复印PC打印打印复印机输出USER复印机输出复印刷卡刷卡复印机刷卡的功能整合在目前使用的餐卡中37改善前后的复印机使用方式对比改善前改善后PC打印打印复印机输改善前后复印机组成方式对比++改善前改善后复印机+全包租赁方式复印机管理软件+IC认证全包租赁方式38改善前后复印机组成方式对比++改善前改善后复印机+全包租赁方IC卡认证系统通过IC卡进行输出认证，避免输出的浪费，可以跟据公司的职员的岗位或者业务的需要为不同的员工分配不同的使用权限，避免未授权的用户去使用输出设备。同时也可以让传真接收在指定文件夹，只保留需要的文档，进一步做到避免输出浪费的情况发生。IC卡认证功能（拒绝浪费）管理员设定人员的权限—(案)区分复印打印扫描传真黑白彩色黑白彩色总经理○○○○○○副总经理○○○○○○经理○○○○○○课长○○○○○○系长○○○○○○组长○×○×○×专员○×○×○×现场专员××××××事务所一般人员○×○×○○其他一般人员××××××39IC卡认证系统通过IC卡进行输出认证，避免输出的浪费，可以跟23用户像往常一样打印刷卡后对打印任务进行释放选择你要打印的文档或者删除错误打印的文档拿取你打印的文档1通过IC卡解决方案锁定打印功能能够实现安全打印，用户向平常一样，打印的文档会保存在机器的硬盘中，通过刷卡认证后，打印任务才被释放出来。同时可以避免在公用的打印设备上，打印的文档与其他人的混淆。通过IC卡锁定打印功能实现安全输出，避免机密的文档没有及时拿走而造成泄密。同时减少打印浪费和避免错误的打印。锁定打印功能使输出变得更加安全，高效，方便。IC卡认证功能（安全性）4023用户像往常一样打印刷卡后对打印任务进行释放选择你要打印的ChangesettingsCheckprint显示详细的打印属性参数在面板上更改打印设置打印的文档可以保存在FelexRleaseServer上，可以选在在事务所的任意一台复印机上进行输出(服务器版支持无限台数漫游打印）。打印后的文件设置参数，可以在MFP的面板上就行修改，如单面改成双面，彩色改称黑白，以及打印份数等。再也不会出现因打印设置错误而造成打印浪费了。IC卡认证功能（灵活性）MPC2050-①MPC2050-②41ChangesettingsCheckprint显示详细通过输出计费软件对员工的输出进行统计，方便公司管理和成本分摊。使用AccountingReportPackager对输出进行统计通过WebSmartDeviceMonitor收集输出员工的使用记录,监控输出日志和文档名，日期，文档属性，访问记录等。张先生打印方案书彩色3页李先生打印报价单黑白1页王小姐复印黑白2页IC卡认证功能（统计及报表）42通过输出计费软件对员工的输出进行统计，方便公司管理和成本分摊成本计算43成本计算191.设备减少：从原有7台输出设备降至2台：

更换设备的明细及相关费用型号数量类型功能MPC2050-①1台彩色数码复合机打印复印彩色扫描传真MPC2050-②1台彩色数码复合机打印复印彩色扫描项目费用费用负担备注IC刷卡设备2台11000元ZAEC负担彩色打印、复印0.85元/张黑白打印、复印0.09元/张彩色、黑白扫描免费A3纸、A4纸190元/箱合约3年复印机用电-复印机2台（含1套传真模块）-厂商负担厂商负担厂商负担租金内（含）墨粉-复印机设备更换零件-2.设备及相关费用：

3.后续维护费用（包含保养费用）由厂商负担1.设备原价14000元2.厂商承担3000元441.设备减少：从原有7台输出设备降至2台：设备型号功能单张成本设备输出张数（月平均预估）小计MPC2050-①彩色打印、复印无纸化传真黑白：0.09元彩色：0.85元扫描：免费月印量1.9万页（使用IC卡管理有效控制）彩色月印量300张传真实现无纸化1965元MPC2050-②彩色打印、复印彩色扫描月印量1.8万页（使用IC卡管理有效控制）彩色月印量200张1790元佳