物业集团印章管理制度模版

‘’编号：**-GZ005版本：V2.0**物业集团规章制度手册文件**物业集团印章管理制度主责部门：会签部门：物业集团综合管理部日期：2017.10.16日期：修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人编号：**-GZ005版号：V2.0**物业集团印章管理制度1．目的为加强**物业服务集团有限公司（以下简称“物业集团”或“集团”）印章管理，确保印章使用的安全性，规范印章的使用流程，明确印章管理的责权划分、操作流程、审2．适用范围3．定义物业集团本部区域物业公司指**物业服务集团有限公司及其直接管理的各公司。指北京区域、华北区域、西南区域、上海区域、东南区域、华中区域、广深区域、海南区域公司及其直接管理的各公司。城市物业公司公章指由各区域公司组织设立在该区域范围内所管辖的分公司及子公司。指经公安部门备案的刻有主体名称并用于该主体作出意思表示的印指经公安部门备案的刻有主体名称及“合同专用章”字样并专门用于签订合同的印章，包括集团本部、区域公司和城市公司的合同专用章。合同专用章法定代表人指经公安部门备案的刻有主体名称及“财务专用章”字样并专门用于财务管理事项的印章，包括物业集团本部、区域物业公司和城市物业公司的财务专用章。（负责人）名章财务专用章发票专用章指经公安部门备案的刻有主体名称及“发票专用章”字样并专门用于发票管理事项的印章，物业集团本部、区域物业公司和城市物业公司可根据实际需要申请刻制和使用。2/8编号：**-GZ005版号：V2.0**物业集团印章管理制度4．职责体系/管理活动主要由印章管理制度制定部门印章保管部门和印章使用部门三种角色构成完整的组织系统。4.1印章管理制度的制定部门（1）物业集团综合管理部为物业体系印章管理制度的制定部门，是物业体系印章管理的归口管理部门，统一制定印章管理原则，区域物业公司和城市物业公司未经集团综合管理部同意不得突破。（2）具体职责包括：a．印章管理制度制定、修订及废止；b．区域物业公司印章管理情况的监督及考核；c．物业集团本部印章的刻制、保管及日常管理。4.2印章保管部门（1）物业集团本部、各区域物业公司、各城市物业公司综合管理部为除财务印章（含财务专用章和发票专用章，下同）外印章保管部门，各印章管理部门应设专人保管印章。财务印章由各公司财务管理部门负责保管。（2）印章保管部门的职责包括：a．负责物业集团本部、区域物业公司、城市物业公司的印章刻制、销毁、使用、外借管理；b．区域物业公司综合管理部应对城市物业公司的用印进行监督和考核。4.3印章使用部门（1）印章使用部门是指因业务需要使用或者外借印章的部门。（2）印章使用部门的职责包括：a．按照审批流程载明的用途使用印章；b．外借过程中按照印章管理人员的要求使用印章。5．印章管理流程刻制保管使用外借到销毁及日常管理的完整过程。5.1印章管理的基本步骤包括：（1）印章的刻制3/8编号：**-GZ005版号：V2.0**物业集团印章管理制度a．新公司成立刻制相应的公章、法定代表人（负责人）名章、合同专用章、财务专OA刻制印章的类型，审批完成后作为印章刻制的依据；b．物业集团本部的印章刻制还应在OA物业管理部模块发起《物业印章制作审批，经发起部门的负责人、法务、综合管理部负责人、物业集团总经理及集团执行总裁审批后方可刻制；c．区域物业公司及城市物业公司印章的刻制还应在OA印章系统内发起《物业印章c．印章管理部门根据审批完成的印章刻制流程，安排行政人员统一持公司介绍信到所在地公安部门刻制印章，如有长期合作的印章刻制供应商，应留存公安部门颁发的特种行业营业执照及相关资质备案；d1的备案文件一并留存归档；e．各类印章只可刻制一枚，严禁刻制多枚同一印章；f．除公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及法定代表人（负责人）名章外，各公司严禁刻制任何其他印章；任何部门或员工不得擅自制作公司、部门印鉴及各项工作用章，违者将追究相关责任人及其主管领导的法律责任，并应赔偿公司h．公司印章的样式和材质事项要求式样字体材质（2）印章的保管a．除财务印章外，其他印章原则上由综合管理部统一管理，物业集团本部、区域物业公司、城市物业公司应设置专责的印章管理员负责印章的管理工作；如因业务需要拟将印章交其他部门/物业集团总经理审批，如为区域物业公司或者城市物业公司，应经过区域总经理4/8编号：**-GZ005版号：V2.0**物业集团印章管理制度审批，审批完成方可将印章授权其他部门/个人管理；b．印章必须存放在专业的保险柜，并且公章、财务专用章、发票专用章等重要印章不得与空白票据同柜存放；印章存放于保险柜内并上锁，存放位置应与其它区域隔开，温度、干湿度适宜，防止印章损坏；c．保管人应妥善保管好各类印章，不得将印章交由其他人代管，因保管不善造成印章遗失或其他事故，保管人及直接主管领导负有直接责任；d．发现公章遗失或被窃后，保管人应立即向主管领导及相关政府部门报失，同时报备集团综合管理部，按规定进行通报作废；e36912月2）对所有印章进行盘点，并对针对盘点结果上报集团综合管理部。（3）印章的使用a．物业集团各部门在日常业务往来中如有用印需求，须提前在OA系统上完整填写3）进行登记后方可用印，但合同用印须按照本制度第5条（3）c款和d款规定执行。b．用印经办人与审批人不可为同一人，如经办人与审批人为同一人，审批人须为其上一级主管领导；cEAS人先盖章后再交由我方盖章，如果因合同相对人（仅限于合同相对人为政府及相关部门、金融机构的情形）特别要求必须先由我方盖章的情形除外，涉及我方先用印的情况，须在我方完成盖章3个自然日内返还印章保管处；d．合同盖章时，我方盖章前应经法务审核后加盖合同审核章并签字确认方可盖章。合同审核章应盖在合同及合同附件的骑缝处，单页文件应盖在文件右下角。如特印章管理员确认合同审核章及合同内容填写完整后方可用印，合同落款处日期及相关信息应填写完整，落款处盖章应骑年压月。合同盖章完成后印章管理员留存一份合同原件交公司档案室存档；e7印；5/8编号：**-GZ005版号：V2.0**物业集团印章管理制度f交还全部已用印的原件后方可重新用印，交还的原件由印章管理员当日销毁。如果因客观原因无法交还全部原件的，应由经办人以书面形式说明具体原因。g．凡涉及物业集团及公司重大事项的文件必须留存复印件或扫描件，并且编号、分h．用印操作要求序号要求1印，如确因工作特殊需要，必须详细注明原因并经审批人签批23页以上的，除在合同或文件的落款处盖章外，还应加盖骑边（缝）章4567/批（4）印章的外借a．印章管理员履行用印手续必须在印章存放场所进行，原则上印章不允许外借，确OA相关负责人审批后方可履行手续。除法务管理部及财务管理部明确指定的印章外借专责人外，印章外借时必须由印章管理部门派人陪同方可外借使用，外借期间印章由印章管理部门指派的人员负责保管。同城外借印章必须当天归还,异地印章借出期限一般不得超过三日，如超过期限应在前述期限届满前办理续借手续。印6/8编号：**-GZ005版号：V2.0**物业集团印章管理制度4由印章管理员和外借人双方进行印章归还确认，并将外借期间用印文件复印件或扫描件移交印章管理员存档；b．印章管理部门指派的人员在外借期间应妥善保管印章，对印章外借期间的印章管理情况负全责；c．外借业务应一次性办理完成，归还以后再次使用应重新发起流程。（5）印章的移交a5）填写详细内容并且加盖印模，经双方签字确认后方可移交。印章交接手续办理后，管理职责即转移至接收印章部门；b．印章管理员工作发生异动时，应及时与下一任印章管理员进行工作交接，在盘点完全部印章后方可办理人员异动手续。（6）印章的销毁a．原有印章破损、遗失或因机构变更、撤销等原因不能继续使用时，应履行报废手续，须在OAb作废”体注销日期并备注注销原因，与印章切角后一并另行存档；c．报废公章由印章保管部门统一切角封存。对于临时性的、没有保存价值的印章，OA印章销毁审批单号、印章注销回执单号及销毁日期等信息填写清楚，存档备查。5.2印章管理制度发布以红头（文件）通知的形式下发，制度内容以公文附件形式体现。6．罚则6.1使用、外借、销毁等各方面的义务。6.2相关部门或者人员有下列情形之一的，即构成对本规定的违反，对相关责任人将按照公司规章制度给予处罚，涉嫌刑事犯罪的，将移交司法机关处理：（1）未经申请，私自刻制印章；7/8编号：**-GZ005版号：V2.0**物业集团印章管理制度（2）未经申请，擅自将保管的印章交其他部门或者人员携带、保管或使用；（3）在未经审批完成的文件上用印；（4）将审批完成的文件篡改、调换后用印；（5）因工作失职导致印章遗失、损毁；（6）隐瞒印章遗失、损毁情况；（7）未及时办理印章销毁手续，导致公司利益受损；（8