时间管理和高效沟通

杨文华老师

北京会佳心语健康科技有限公司副总经理

十年人力资源管理与咨询、培训工作经验

高级人力资源咨询顾问

亚洲人力资源管理协会中国认证中心特约讲师

10余年人力资源管理与咨询工作经历，曾任跨国公司人力资源总监，具有丰富的实战经验，擅长将培训理论与实践相结合。

《源动力》系列课程创始人，十余年企业人力资源管理的经验，对员工团队建设管理与职业化提升有着非常深刻的理解，并长期致力于企业培训，侧重职业能力提升、团队职业化、阳

光心态、人力资源管理、中层基础管理与技能

等领域的研究。有丰富的培训经验。帮助企业

提升个人与组织绩效，被誉为课程最实用的培

训专家。

服务客户：

慧聪国际、乌鲁木齐电视台、安徽电视台、郑

州电视台、济南电视台、海南电视台、炎黄健

康传媒、红鲤鱼数字电影院线、中持环保、高

能时代、河南移动、银川移动、中国航空材料

研究院、亦庄工会、SMC（中国）、奥科瑞丰、

沈阳移动、北京诺华制药、中国核电集团、河

北移动、中国山野杂志、金诚立信会计事务所……时间管理课程收获掌握学会使用掌握时间管理的系统与法则。学会有效建立工作目标并合理规划工作时间。熟练使用工具和技巧，提高工作效率。掌握使用学会1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡3．你有好几个月没有回家看望父母，也没有写信或打电话4．下个星期二，你要参加一次业务考试5．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6．爱人上周就说这礼拜要看那部他喜欢的电影7．你在图书馆借的书明天到期8．外地一个朋友来北京邀请你周末去玩，你需要整理行李9．你要在星期五交教研报告之前把它复印一份10．明天下午2点到4点有一个会议11．你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议12．你明天早上从9点到11点要听一场讲座13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15．你想好好洗个澡16．你负责的科研小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时17．你身上只有5块钱，需要取钱18．教研室明天晚上聚餐19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时21．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他22．周日早上要作一次业务演讲，准备时间要15个小时，且只能用业余时间23．你邀请一个重要合作伙伴后天晚上来你家晚餐，但家里什么吃的也没有现在是周一晚上，你要计划未来5天的日程，这五天要做的事情有：早上从9点到11点听一场讲座在附近的ATM机上取钱。打电话将你负责的科研小组会议推迟到周三天下午6点钟开会下午2点到4点参加会议，还200元钱。会议结束后去图书馆还书。晚8点到9点看电视节目晚清洗内衣并好好洗一个澡一早看医生。用等待的时间给父母电话问候，并告诉他们你将在明天去看望他们去超市购物准备晚上聚餐。与你的上级见面下午6点到7点组织科研小组会议教研室晚上聚餐复印一份教研报告，同时复印一份会议记录用2个小时整理材料洗一大堆脏衣服给你的朋友回信晚上去看望你的父母准备下个星期二的业务考试陪爱人看那部她喜欢的电影给周六过生日的好朋友买礼物和生日卡整理行李准备周日和外地朋友出去玩用15小时准备周日的业务演讲周二周三周四周五周六确定事件你的时间流向到哪里去了？确定事件突发事件确定事件突发事件琐碎事件确定事件突发事件琐碎事件浪费游戏：我的时间四代时间管管理的演化化第一代时间管理第二代时间管理第三代时间管理第四代时间管理平衡、超越越、以人为为本、系统统备忘录型特点:纸条或备忘忘录本，一一方面顺其其自然，一一方面追紧紧时间安排排。事先规划安安排行程特点:制定合适的的目标与计计划，讲究究效率、明明确责任。。规划.制定优先顺顺序,操之在我特点:明确价值观观，制定中中、长、短短期目标，，将每天的的活动排出出优先顺序序，有详尽尽的计划表表、组织表表。第三代时间间管理最大大的贡献是是将目标与与计划置于于价值观之之上。有效时间管管理系统的的五个步骤骤价值观目标目标排序任务任务排序5.对任务按优优先级排序序4.明确你的任任务1.明确你的价价值观2.确定你的目目标3.对你的目标标按优先级级排序有效的时间间管理系统统包含以下下五个步骤骤：时间管理的的原则你知道什么么是沮丧么么？那就是当你你花了一生生的时间爬爬梯子并最最终达到顶顶端的时候，却发发现梯子架架的并不是是你想上的的那堵墙。。——约瑟夫夫.坎贝尔尔14地图：了解解决定的规规则精神身份价值观能力行动环境游戏：你的的重要五样样游戏规则：：拿出你的纸纸笔，写出出生命中对对你最重要要的五样，可以以是形容词词也可以是是名词，可可以是实物也可可以是抽象象的状态。。凭直觉写写，不必在意他他人的评判判。请选出你认认为重要的的词：创新成成功富富有卓卓越越挑挑战冒冒险亲亲情情快快乐健康自自由美美丽勇勇气气自自信幸幸福关关心心学学习服务奉奉献真真诚真真实实兴兴奋爱爱尊尊重尊尊严严安全稳稳定活活泼智智慧慧伟伟大权权利幽幽默默高高雅高尚和和谐争争议简简洁洁乐乐趣活活力公公平平和和平自律毅毅力诚诚信体体贴贴吸吸引热热情忠忠诚诚舒舒适享受完完美娱娱乐独独立立耐耐心浪浪漫感感激激激激情家庭同同情发发明鼓鼓舞舞控控制休休闲平平静静造造诣教导工工整认认同助助人为乐成成就创创造力………判断自己的的价值观时间管理法法则-目标原则触目惊心只有3％的顶尖管理理者才有明确的目标。明确性可衡量性可接受性目标时限性实际性合格的目标标？时间管理法法则-帕金金森法则做一份工作作所需要的的资源，与与工作本身身并没有太太大关系；；一件事情情膨胀出来来的重要性性和复杂性性，与完成成这件事情情所花的时时间成正比比。工作会自动动的膨胀，，占满所有有可用的资资源（包含含时间），，在管理中中这隐含着着你可以为为一项任务务安排过多多的资源（（时间）去去从事一项项工作，你你会放慢你你的节奏用用掉所有可可分配的资资源（时间间）时间管理法法则-帕金金森法则无限期拉长不设立期限松弛无弹性时间象一根根弹筋：帕金森原则则：做任何何事情都要要有规划，，设立期限限。在任何特定定的群体中中，重要的的因子通常常只占少数数，而不重重要的因子子则占多数数，因此只只要能控制制具有重要要性的少数数因子即能能控制全局局。时间管理法法则-帕累托原则则时间管理法法则-艾森森豪威尔原原则急迫不急迫重要不重要紧急情况迫切的问题题限期完成的的会议或工工作准备工作计计划预防措施价值观的澄澄清人际关系的的建立增强自己的的能力造成干扰的的事、电话话信件、报告告会议许多迫在眉眉睫的急事事忙碌琐碎的的事广告函件电话浪费时间逃避性活动动IIIIIIIV时间管理法法则-艾森森豪威尔原原则如何把事务务分配到四四个象限之之中：紧急不紧急重要不重要

危机急迫的问题有期限压力的作业

防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲

不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动

玩游戏某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动时间管理法法则-艾森森豪威尔原原则救火员模式式：紧急重要不重要不紧急偏重第一类事务的结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局

时间管理法法则-艾森森豪威尔原原则紧急

重要

不重要不紧急偏重第二类事务的结果有远见，有理想。平衡纪律自制少有危机

胸有成竹模模式：时间管理法法则-艾森森豪威尔原原则胸徒劳无功功模式：紧急重要不重要不紧急

偏重第三类事务的结果

短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人。人际关系浮泛，甚至破裂。时间管理法法则-艾森森豪威尔原原则无足轻重模模式：紧急重要不重要不紧急

偏重第四类事务的结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生时间管理法法则-注意意力之谜锯齿效应：：损失28%的时间如果在工作作持续受到到干扰或者者被打断，，就呈现所所谓的“锯锯齿效应””。即使只只是在工作作上短暂分分心，要再再从被打断断的地方开开始，就必必须再花时时间重新进进入状况。。把这些能能力损失总总和加起来来，最多可可达28%的时间都因因此而浪费费了。时间管理法法则-注意意力之谜100%能力因持续干扰扰而中断工工作会引起起能力的降降低因为—越来越长的的助跑时间间—越来越弱的的注意力所以要及时时恢复注意意力艾维·利时时间管理法法故事：2.5万美美金的故事事工作规划的的六个步骤骤1.明确你的目标2.将目标依重要程度排序3.详细列出你的任务清单4.将任务依轻重缓急排序5.合理安排任务需要时间6.一次只做一件事每日工作规规划原则清单原则分类原则ABC分析原则弹性原则清单原则根据目标制制定计划，，明确本日日的主要任任务和核心心时间处理重要的的文件往來來次重要任务务/会议优先次序较较后的电话话签文件对照长期计计划检查明天的的事回家分类原则检查任务清单细分清单类别做时间日志第一类：日日常性事务务第二类：周周期性事务务（规划与与发展）第三组：不不定期事务务（突发事事务）测定每件事事所花费的的时间ABC分析析原则A型：重要并并且紧急的的任务；B型：重要或或紧急、但但不既重要要又紧急的的任务；C型：既不重重要也不紧紧急的日常常任务分析你的工工作任务01优先顺序与与工作委派派02计划你的一一天重新查看一一下你的工工作任务表表，现在做做三个独立立的表——A型、B型和C型任务表各各一个。根据重要程程度将记事事簿中的工工作会晤归归类。03确定工作的的优先顺序序：ABC分析析原则事情的价值65%20%15%

任务A任务B任务C

非常重要

重要

杂务例行公事

15%20%65%

实际消耗的时间ABC－分析－－任务A专心处理－－任务B授权－－任务C清理弹性原则谨慎原则保保留弹性时间分配三三部曲a.约60%给预定计划划（日计划划表）b.约20%给预料之外外的事务（（干扰，时时间窃贼））c.约20%给突发事件件与社交活活动（创造造性时间））时间计划的的基本原则则：40%会出岔理念：利用用整个番茄茄时间，专专注于某一一段时间，，减少打断断，提高时时间的感知知和掌控。。概念：番茄茄时间为25min工作+5min休息，3-4个番茄时间间为一轮，，之后休息息10-15min。番茄工作法法番茄目标充满热情并并一直保持持。缓解时时间的压迫迫感与紧迫迫感。加快学习和和工作进度度，提高工工期预测能能力，保质质保量。番茄工作法法的目标效率热情能力用最简单的的工具和方方法来提高高团队的工工作效率。。使用范围将抽象的时时间变成具具体连续的的事件，使使我们能抓抓住时间，，不再是分分分秒秒地地去追赶时时间。番茄时间的的概念，特特别是倒计计时，产生生了一种有有利于工作作的积极的的紧迫感。颠覆对时间间的依赖复杂的事情情简单化有利于自我我观察和分分析放轻松番茄工作法法有利于在在时间紧迫迫的情况下下提升效率率大任务分散散番茄时间间，小任务务合并番茄茄时间----对简单的任任务进行估估测会更加加容易，估估测的质量量也会提高高，把复杂杂的事情简简单化，能能鼓励自己己实现目标标。保持劳逸结结合，保持持大脑高效效运转和思思维敏捷。。每25分钟的休息息，人们会会从不同角角度思考问问题，因而而能激发创创造力，放放松提高了了连续工作作的效率。。番茄工作法法代表着每每25分钟一次的的自我观察察，掌握并并直接影响响我们的工工作进程，，使效率不不断提高，，这能大大大激发我们们的兴趣，，自发地完完成工作和和任务。时间的盗贼贼——内在的拖延延和外在的的干扰拖延干扰我习惯拖延延拖延症的形形成拖延症的特特点：1.没有自信。。因为每次完完成任务都都达不到自自己最高的的能力，对对自我能力力的评估会会越来越低低。2.我太忙。我一直拖着着没做是因因为我一直直很忙。3.顽固。你催我也没没有用，我我准备好了了自然会开开始做。4.操控别人。。他们着急也也没用，一一切都要等等我到了才才能开始。。5.对抗压力。。因为每天压压力很大，，所以要做做的事情一一直被拖下下来。6.受害者心态态。我也不知道道自己怎么么会这样，，别人能做做的自己做做不到。解决内在的的拖延的方方法1、确立一个个可操作的的目标，而而不是那种种模糊而抽抽象的目标标。我要停止拖拖延。我要在九月月一日之前前打扫和整整理我的办办公室。2、将你的目目标分解成成短小具体体的迷你目目标，每一一个迷你目目标都要比比大目标容容易达成，，小目标可可以累积成成大目标。。我打算要写写那份报告告。我今晚将花花半小时设设计表格，，明天我将将花另外半半小时把数数据填进去去，再接下下来一天，，我将根据据那些数据据花一个小小时将报告告写出来。。解决内在的的拖延的方方法3、为困难和和挫折做好好心理准备备。当你遭遭遇到第一一个（或者者第二第三三个）困难难时，不要要放弃。教授不在办办公室，所所以我没办办法写论文文了。虽然教授不不在，但是是我可以在在他回来之之前先列出出论文提纲纲。4、奖赏你一一路上的进进步。将奖奖赏聚焦于于你的努力力，而不是是结果，即即便是迈出出一小步也也是进步。。除非我全部部完成，否否则我就会会感觉哪里里不对。我已经走出出了几步，，而且我做做事非常努努力，这感感觉很好。。解决内在的的拖延的方方法5、留意你的的借口。不不要习惯性性地利用借借口来拖延延，而要将将它看作是是再做15分钟的一个个信号，或或者利用你你的借口作作为完成一一个步骤之之后的奖赏赏。我累了（饿饿了/很忙/很烦，等等等），我以以后再做。。我累了，所所以我将只只花15分钟写报告告，接下来来我会小睡睡片刻。浪费时间的的主要因素素小组讨论：：什么在干扰扰你？同事需要帮帮忙领导临时任任务外在的干扰扰——突发情况发发生王老师一位善聊同同事的电话话学生的咨询询电话打印机坏了了突发情况有有哪些？职责内紧急程度、、重要程度度职责外马上处理暂缓处理授权学会说“不不”高效沟通49课程收获掌握学会使用掌握沟通要要素及正确确的沟通理理念。体验高效沟沟通的特征征。使用沟通技技巧，提高高与不同特特质的人沟沟通的能力力。掌握使用学会体验活动：：驿站传输输要求：1、不能讲话（（包括有规规律的发出出声音）、、移动；2、不能回回头；3、后面的的队员的任任何部位不不能超过前前面队员身身体的肩缝缝横截面以以及无限延延伸面；4、不能使使用手机等等通迅工具具；5、不能传传递纸条和和扔纸条。。小组讨论：：1、通过这个个活动重新新感悟什么么是沟通；2、怎样才能进进行有效沟沟通；3、你认为为沟通中最最核心的要要务是什么么。认识沟通7%——语言38%——语气语调55%——肢体语言最多读出几几个意思？？我没有说你你拿了我的的书。我没有说你拿了我的书。你是谁你要如何表表达你要表达什什么沟通要素与与角色定位位55有效沟通三三要务1、勇于沟通，，面对问题题，不是逃逃避问题2、乐于沟沟通，解决决问题，不不是我赢你你输3、善于沟沟通，换位位思考，不不是固执己己见我好我不好你好你不好彼此尊重，，并承认对对方的价值值。自卑的，贬贬低自我价价值的自大的，不不认可别人人价值的消极的，一一切事情都都毫无意义义沟通是双赢赢的过程57分小组情景景讨论：公主的死谁谁应该负责责？公主嫁给了邻国国英俊的王子，在城堡中中过着幸福福的生活。。不久，王王子为了抵抵御外敌入入侵，披上上战袍去远远征。浪子来到公公主身身边，，对公公主花花言巧巧语、、海誓誓山盟盟，终终于公公主与与浪子子一起起私奔奔离开开了城城堡。。很快快浪子子厌倦倦了公公主，，无情情的把把公主主抛弃弃在黑黑森林林里。。公主主懊悔悔万分分，想想回到到城堡堡，但但是无无力走走不出出恶魔控制的的黑森森林。。公主主找到到了她她能干干的伯父，向伯伯父陈陈述了了事情情的全全部原原委并并表示示了深深深的的忏悔悔，伯伯父没没有料料到公公主会会做出出这样样的事事情，，震惊惊之余余拒绝绝帮助助公主主。有有人告告诉公公主剑客可以帮帮助她她，但但剑客客需要要钱。。公主主找到到剑客客希望望得到到帮助助但她她告诉诉剑客客她没没有钱钱，于于是剑剑客去去帮助助能付付钱给给他的的人去去了。。终于于公主主没有有走出出黑森森林，，被恶恶魔吃吃掉。。问题：：对于于公主主的死死谁应应该负负责，，从重重到轻轻排序序。价值系系统的的关系系价值系系统的的关系系价值系系统的的关系系高效沟沟通的的四大大特征征明确性性双向性性谈行为为不谈谈个性性积极聆聆听63问题出出在哪哪里？？案例：：王老老师想想要了了解本本学年年自己己所负负责的的三个个班级级参加加某项项科研研活动动的情情况，，交待待一名名学生生干部部统计计参加加人员员数目目，请请他三三天后后报告告。三三天后后接受受命令令的学学生干干部向向王老老师报报告本本学年年总共共有82名名同学学参加加了此此项活活动。。王老老师接接着问问他各各班参参加的的人数数有多多少，，男生生、女女生各各占多多少人人，在在本学学期参参加的的人数数有多多少，，哪个个月参参加活活动的的人数数最多多等，，这位位学生生干部部一概概答不不上来来，王王老师师不悦悦的说说：我我给你你三天天的时时间，，你只只给我我统计计一个个总人人数啊啊！？64因人而而异的的沟通通小案例例：领导安安排你你与张张老师师、黄黄老师师一起起用三三天进进行一一项关关于本本城市市人口口调查查报告告的资资料收收集工工作，，你想想到或或首先先要做做的第第一件件事是是什么么？E、A、P、I的不不同特特质E：创创造力力（为为什么么做？？）P：执执行力力（做做什么么？））A：管管理（（怎么么做？？）I：人人际关关系（（谁来来做？？）课程