OHSMS文件控制程序规范

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1.目的通过实施本程序,以确保各相关场所及人员得到并使用体系文件的有效版本,并实时撤出失效、作废的文件。2.范围本程序适用于与OHS管理有关的文件和资料的操纵。3.职责3.1OHS管理手册由最高管理者批准公布,程序文件由管理者代表批准公布。3.2安好处负责OHS管理手册、程序文件的组织编写、发放、更改以及组织体系文件的评审工作,负责适用法律、法规的获取与识别,负责各单位支持性文件的批准。3.3各部门负责相关文件的实施,文件制(修)订观法的提出,以及本单位文件和资料的日常管理。4.工作程序4.1职业安好健康管理体系的文件布局一级职业安好健康管理手册二级程序文件三级a.职业安好卫生法律、法规及职业安好健康有关标准b.安好生产管理标准c.有关单位(部门)的支持性文件及安好操作规程d.年度安好工作筹划,年度设备大修安好管理规定,年度设备大修安好用电管理规定等e.OHSMS审核筹划和管理评审筹划f.从相关方得到的技术资料4.2文件的制(修)订4.2.1文件制(修)订的条件——公司的组织布局、技术改造、设备更新等变化,现文件不能得志需要的;——上级文件或标准举行了修订,现公司文件与之相抵触的;——经使用单位(部门)反映,文件的可操作性不强或与实际中行之有效的做法不相符的。4.2.2文件制(修)订的提出与归口使用文件的单位负责文件制(修)订观法的提出,由安好处负责统一修订。4.2.3文件的批准发布修订的文件经OHS管理者代表批准后,由安好处发布并收回原文。4.3文件的更改4.3.1文件更改的分类手改:指某些字、符号等展现错误时举行的修改。一般更改:指对原文件举行片面补充或完善、文件的主要内容发生根本变化的修改。更版:指对原文件版面内容更改二分之一以上,或原文件的主要内容发生较大变化的更改。4.3.2文件更改的方法和步骤手改的方法是由原文件的下发部门以书面形式下达校正表,各单位受控版本按校正表举行手改。概括手改的方法是:在错误处划两条水平线,将正确内容写在上方。一般更改由原文件起草单位填写“文件更改申请表”,并按4.2.3执行后,与原文件一同使用。更版由原文件起草单位填写“文件更改申请表”,并按4.2.3执行,并说明原文废止。4.3.3文件更版一般须经原文件审核人审核,若指定其他人审核,那么务必获得审核所需依据的有关背景资料。4.3.4全体文件更改,文件管理部门应举行编号登记,并编制文件更改一览表。4.4文件的日常管理4.4.1文件和资料日常管理由安好处负责。4.4.2安好处应填写全公司文件收发记录。4.4.3各部门也要填写本部门的文件收发记录(小公司可无此项)。4.4.4文件的受控状态文件受控状态分“受控”和“非受控”两类,加盖“受控”章的文件为受控文件,没有盖“受控”章的文件为“非受控”文件。“受控”文件的发放范围由安好处确定。4.4.5受控号文件的受控号填写在“受控”章内,各部门有固定的受控号。4.5作废文件的处理4.5.1文件作废后,应中断使用作废文件,送交安好处统一处理,如需留作资料,那么应加“作废”标识,以确保只使用有效的文件版本。4.5.2安好处应实时收回作废文件,予以更新,经主管领导批准后统一举行销毁,并建立记录。5.相关记录文件会签办文单