【行政管理制度】管理文件及工程技术资料控制制度

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治理文件及工程技术资料掌握制度

1.

目的

对公司治理文件及工程技术资料的批准、分发、使用、实施和更改良行掌握，

确保治理体系的有效性。

2.

适用范围

2.1

装饰公司各部门及各职能岗位工作职责。

2.2

装饰公司内部和外部的工程技术文件。

2.3

集团公司颁发的正式文件。

3.

治理权责

3.1

行政部负责对集团公司颁发的文件、装饰公司治理文件贯彻实施和保管。

3.2

业务部负责对合同类文件、资料的掌握保管，行政部帮助治理。

3.3

设计部负责对设计类文件、资料的掌握保管，行政部帮助治理。

3.4

工程部负责对工程技术类文件、资料的掌握保管，行政部帮助治理。

3.5

选购部负责对选购类文件、资料的掌握保管，行政部帮助治理。

3.6

总经理负责批准颁发装饰公司的治理文件、技术文件和更改文件。

3.7

公司各部门保管的治理文件、技术文件和更改文件均应为正本有效文件。

4.

治理程序

4.1

治理文件的分类

4.1.1各部门的内部工作程序、工作流程类文件。

4.1.2公司治理文件，治理职责、工作制度类文件。

4.2

工程文件的分类

a.

图纸；

b.

外来标准文件（包括国家和当地适用的标准、规程、标准）；

c.

施工专用文件（指施工组织设计、工程质量规划、施工方案及技术交底）；

d.

合同类文件（包括设计合同、工程合同、分包合同）；

e.

设计类文件（包括设计交底、业务洽谈记录）；

f.

选购类文件（含选购合同、客户档案、样板名目、选购规划）。

4.3

文件的批准公布

4.3.1

工程施工图纸由设计部按工程治理和施工需要直接发放治理掌握。

4.3.2

外来标准文件由行政部在总经理助理的指导下对标准文件的有用性和有效

性进展核定，经总经理批准后，转换为公司文件，行政部负责治理掌握。

4.3.3

施工组织设计、工程质量规划，由工程部编制，总经理审核、批准后实施；

施工方案及技术交底文件由工程经理编制、工程总监审核批准后实施。

4.3.4

工程合同及分包合同由公司法人或其授权托付人签名后生效，选购合同和

选购规划由总经理或其授权托付人签名后生效。

4.3.5

设计文件由设计总监审批，总经理签名后生效，重大重要的设计文件由总

经理审批，由公司法人或其授权托付人签名后生效。

4.4

工程技术文件、资料的接收、分发

4.4.1

接收分发：全部工程技术文件、资料都要填写《文件资料收发登记表》，注

明文件、资料的名称、编号、份数、受文部门、签收人、签收日期、签发

部门。

4.5

工程技术文件、资料的编号

4.5.1

不同文件、资料以文件的名称、编号为标识。

编号规章如下：

TL—**—**

流水号

部门代码

公司代码

部门代码（总经办

ZJ

业务部

YW

估算部

GS

设计部

SJ

工程部

GC

行政部

*Z

）

4.5.2

已经报废、失效的文件、资料以加盖“报废”印章为标识。

4.6

工程技术文件、资料的更改

4.6.1

工程施工图纸的更改以设计变更通知为准。

4.6.2

外来标准文件的更改由行政部依据国家和地方政府公布的信息提议，经总

经理批准后，变更有效版本及文件清单。

5.

相关表格

5.

1

重要文件发放登记表。

5.

文件资料收发清单

5.

重要文件变更登记表。

5.

外来标准文件清单。

拟议：

批准：

生效日期：

5.

1

重要文件发放登记表

文件名称

编

号

发文部门

份

数

经办人

分发记录

序号

部门

签收人

签收日期

保存期

备

注

5.

1

重要文件发放登记表

文件名称

编

号

发文部门

份

数

经办人

分发记录

序号

部门

签收人

签收日期

保存期

备

注

5.

文件资料收发清单

日期

时

间

发文部门

纪

要

签收人

时间

备

注

5.

重要文件更改登记表

日期

文件名称

编

号

更改内容

备

注

5.

外来标准文件清单

日期

文件名称

编

号

内

容

生效日期

备

注

篇2：CM物业日常治理文件：回访工作程序

CM物业日常治理文件：回访工作程序

回访工作程序

1.0目的

确保用户投诉处理、修理效劳效果以及相关意见、建议的准时反应。

2.0范围

适用于本物业公司的回访工作。

3.0职责

3.1业主效劳部负责详细的回访工作。

3.2公司其他人员接到用户对所供应的效劳及工作效果的意见,均应准时反应到业主效劳部。

4.0程序

4.1用户投诉处理的回访

4.1.1客服中心每周根据《客户投诉处理记录表》,安排客服管家/前台接待人员对上周全部投诉处理进展回访。

4.1.2回访形式以邀约回访方式为主，因工作需要无法安排邀约回访的，可采纳“电话回访”代替。

4.1.3负责实施回访人员依据回访工作实事求是的填写《回访记录表》，对于邀约回访的要求业主签署意见，电话回访不做此项要求。

4.1.4对于投诉人没有留下姓名或上级部门只要求复函的投诉，可不进展回访，但应将复函状况附在客户投诉处理记录表后。

4.1.5用户投诉的回访率应保证达100%。

4.2修理效劳的回访

4.2.1业主效劳部每星期依据上星期的《修理单》,安排人员对修理效劳进展回访,回访处理率不低于30%。

4.2.2回访以电话回访形式进展，实施回访人将回访状况照实填写《回访记录表》。

4.3相关意见及建议的回访

4.3.1客户效劳中心每周派人将收集的业主、各部门的意见或建议进展分类，业主效劳部负责人负责安排人员分别处理。

4.3.2对同一问题所提意见和建议，实施回访后在《回访记录表》上只做一次记录。

4.3.3对于意见、建议的回访率，业主效劳部可依据需要进展。

4.4回访检查

客服中心主管负责对实施回访人的回访工作进展检查，并在《回访记录表》部门意见栏签署意见。

4.5回访答复

对于回访中所提出的新意见、建议或投诉，不能当即解释清晰或无法做出明确答复的，应告知预约时间回复;对需要其次次回访的，必需进展其次次甚至更屡次的回访，所进展的回访仍按本程序执行。

4.6公开信

对于同一问题进展的回访，业主效劳部可以用公开信的形式给使用人答复，公开信应存入回访档案。

4.7不合格处理

客服中心主管安排人员对回访结果进展分析,发觉存在的不合格项应准时向公司领导汇报，安排人员限期解决,并再次进展回访,直至业主满足。

4.8回访记录

回访的记录由行政部进展统一治理。

5.0相关记录表格

《回访记录表》

篇3：CM物业日常治理文件：业主投诉处理规定

CM物业日常治理文件：业主投诉处理规定

1.0目的

为业主投诉处理供应作业指导。

2.0根本标准

2.1投诉登记：不缺项，具体仔细，转呈准时。

2.2投诉解释：急躁细致，用语礼貌，用词精确，不模糊其词。

2.3投诉处理：准时，不刁难，不推诿，做到“事事有着落、件件有回音”。

3.0详细规定

3.1全部员工都必需听取业主的意见和业主的投诉，任何状况下不得与人争论。

3.2对投诉的全部事项都应准时汇报或书面记录填写《工作信息记录本》，事无大小，处理如何均必需有事后交待。

3.3要向投诉的业主致谢，但未查清事实前不要急于认错。

3.4接到投诉的人员将内容登记完后，应马上转呈，分类处理。

3.5业主直接投诉到相关部门的：由该部门主管负责处理，当事人原则上不得自行处理。

3.6未经过相关部门到公司直接投诉的

⑴征得业主同意的前提下，指引投诉人与相关部门取得联系，直接反映状况。

⑵将投诉状况转告被投诉的部门处理，并在两天内追踪检查投诉处理结果。

3.7部门未能处理而投诉到公司的

⑴治理人员在明确投诉内容后，马上与投诉所涉及的部门联系，调查并推断投诉的有效性。

⑵对于有效投诉，治理人员应在三天内深入分析缘由和责任，依据需要填写《客户投诉处理记录表》，由调查人制定订正预防措施，经部门负责人与公司领导认可后，进展实施，同时应与投诉人联系，答复其处理结果。

⑶