切实发挥档案信息服务平台在加强和创新社会管理中的基础性作用

切实发挥档案信息服务平台在加强和创新社会管理中的基础性作用一一基于绍兴的实践与思考杜园摘要：档案是在社会生产实践过程中直接形成的，具有原始性、真实性和唯一性，档案信息作为国家核心信息资源，具有其他信息无可比拟的可靠性，在社会管理中有着不可替代的信息保障作用，是社会管理基础工作的重要组成部分。建立一个能够覆盖全民的档案信息资源平台，对创新和提高社会管理能力有着积极的作用。关键词：档案信息资源社会管理基础作用加强和创新社会管理是指运用新的社会管理理念、知识、技术、方法和机制等，建构新的社会管理和制度，以实现社会管理目标的活动或过程。党的十八大报告提出进一步加强和创新社会管理的战略任务，指出提高社会管理科学化水平必须加强社会管理法律、体制机制、能力、人才队伍和信息化建设，改进政府提供公共服务方式，加强基层社会管理和服务体系建设，增强城乡社区服务功能。信息时代的到来，深刻地影响着政治、经济、军事、文化等各个方面，谁掌握了可靠的信息资源，谁就具有竞争和管理的优势，甚至可能成为决胜的关键因素。档案是在社会生产实践过程中直接形成的，具有原始性、真实性和唯一性，档案信息作为国家核心信息资源，具有其他信息无可比拟的可靠性，除具有存史的重要功能外，还具备决策参考、信息收集和传播、营造法制诚信社会、信息咨询利用、学术交流、文化休闲、展览教育等功能，是各项事业和工作开展的基础，在社会管理中有着不可替代的信息保障作用，是社会管理基础工作的重要组成部分。国家档案资源建设水平越高，档案资源越丰富、结构越合理、可用性越强，社会各方面、各层次的需求度也就越高，也就能更加切实有效地贯彻落实科学发展观，更加实际有效地促进经济建设、繁荣民族文化、维护广大人民群众的根本利益。加强和创新社会管理，更要全面了解和掌握社会管理的对象——社会成员的相关信息，因此，建立一个能够覆盖全民的档案体系，对社保、公安、工商、民政、卫生、银行、教育、土地、规划、环保、房产等各类档案信息进行有效整合，打造一个无缝隙的档案信息系统，统一平台，统一管理，统一提供利用，对创新和提高社会管理能力有着积极的作用。本文试从绍兴市探索建立统一的档案信息服务平台，为加强和创新社会管理提供基础信息作用、存在的问题以及改进的对策建议三方面加以论述。1、构建档案信息服务平台对于加强和创新社会管理作用明显近年来，绍兴围绕档案资源建设，特别是加强基层档案建设和现代化管理方面做了大量工作，为建设全市统一的档案信息服务平台打下了较好的基础，在加强和创新社会管理中取得了较好的实际成效。1.1、提高基层档案管理水平，开展全民建档工作，初步构建了覆盖城乡、规范有效的档案资源体系加强社会管理，要求把工作精力和注意力更多放到基层。行政村和社区组织是最基层的群众性自治组织，是社会管理工作重要的基础力量。随着农村和社区档案资源的日益丰富和档案管理的不断规范，档案工作在和谐社会建设中扮演着越来越重要的角色，档案工作已逐渐成为规范农村、社区管理的有效载体。如新昌县镜岭镇外婆坑村，利用齐全完整的照片档案、村民档案、合作社档案等为本村创建市级“科普村、生态村”、省级“先进基层党组织、示范性农民专业合作社”、“江南民族第一村”提供了详实的依据。全国劳动模范——该村党支部书记林金仁说：“我们村的发展全靠档案，档案的好处相当大”。到2013年底止，全市6个区（县、市）112个乡镇（街道）、2206个行政村、214个社区，已有98%以上的行政村、社区建成规范化档案室，以一户一档形式，为广大农民、居民建立了村民档案、居民档案，在平安县市、平安乡村、文明城市等创建中提供了第一手资料。1.2、提高现代化管理水平，开展档案数字化工作，为实现档案信息资源共建共享、高效利用奠定基础绍兴市档案馆对馆藏档案以开展了数字化工作，全面推进目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库建设，目前有档案条目级数据420万条、累计全文扫描260万件、2037万页。在机关、团体、企事业单位全面开展数字档案室建设，逐步把传统纸质档案、音像档案转化为数字档案，使档案信息资源可方便地为各级领导、机关干部乃至广大人民群众提供利用。随着市级档案馆（室）一体数字化项目圆满完成，130多个市级机关（单位）室藏档案完成档案扫描3500万页以上，基本建成了规范数字档案室，档案信息资源实现馆室交换和共享。档案馆（室）一体化项目（二期）正在进行中，2016年项目全部结束时，市级机关、企事业单位室藏档案完成扫描将达到6200万页以上。为民政、公安、工商、社保等部门在开展社会管理工作中，随时提供快速、便捷的信息查阅服务。1.3、提高档案数据管理水平，开展档案登记备份，确保了档案信息的安全可靠、真实完整通过开展档案与电子文件登记备份工作，对保存在各机关单位尚未移交到档案馆的档案与电子公文进行登记，并通过数字化等技术手段移交到档案馆备份，对其他电子政务、党务、公务等业务数据进行登记并备份。各单位建设成数字档案室后，将本单位的电子文件、档案数字化成果在档案部门进行登记备份，对公积金中心、社保、卫生、民政、教育等重要涉民部门的电子业务系统分批进行在线式登记备份，主要目的是确保档案真实性，强化法律凭证价值，提高抵御风险的能力，在档案、电子业务数据面临丢失、损毁时，能通过备份数据实现数据修复、恢复。同时，档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、真实性提供鉴证，通过确保档案数据的真实、安全、有效来保障其法律凭证价值，有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本，提高政府行政效能，为加强和创新社会管理提供基础性保障。2、着力提升档案信息服务平台建设水平面临的困难不容忽视档案信息日益受到社会的重视，公众对档案信息的关注程度和需求频率也日益增长。当前，如何进一步提升档案信息在加强和创新社会管理中的作用，还面临着诸多困难。2.1、馆藏档案信息资源结构单一2.1.1、在国家综合档案馆保存的档案结构不够合理，档案的来源一般仅为本行政区域的机关、团体、国有企业、事业单位的档案，难以反映本区域在社会结构转型、经济体制转轨以来公有制为主体、多种经济成份并存的立档单位性质多元化的状况；在绍兴市各级综合档案馆保管的1927个全宗，1550153卷档案，基本上是机关、团体、国有企业、事业单位形成的档案，来源的单一性决定了馆藏档案不能全面客观地反映当地社会政治经济发展全貌。2.1.2、在国家综合档案馆保存的档案内容不够丰富，以记载国家机关、社会团体职能活动方面的档案为主，与人民群众联系密切的档案内容相对较少；反映宏观管理方面的档案居多，体现地方优势的各类特色档案较少。2.1.3、在国家综合档案馆保存的档案门类不够齐全，以文书档案居多，专门、科技、声像、电子等门类档案的数量少；如绍兴市国家综合档案馆馆藏477个全宗、608872卷档案，基本为文书档案，其他还有315盘录音录像档案、8328盒光盘、63026张照片，馆藏档案以“红头文件”为主，社会保障档案、移民档案、林改档案等涉及民生、事关群众利益的档案在馆藏档案总量中所占的比例非常小。2.2、各类档案信息资源相对分散随着社会转型、经济转制，形成国家档案资源的主体呈现出利益的多元化格局，国家档案资源的归属与流向，特别是国家综合档案馆作为对国家和社会有保存价值的档案的最终流向的地位受到了挑战。国家档案资源分散保存趋势明显：一是实行垂直领导的部门按照规定不再向当地综合档案馆移交档案，如工商、国土、税务、商检、银行等部门的档案已经国家档案局同意不再向综合档案馆移交；二是具有保密性质的专业档案不向综合档案馆移交，如公、检、法的档案，因具有一定的机密性，按照规定不向综合档案馆移交；三是综合档案馆对专业档案的接收征集工作力度不够，形成专业档案的部门受利益驱使，不愿意将重要的专业档案向综合档案馆移交。国家档案资源分散保存的结果必定使国家综合档案馆的馆藏缺乏综合性和完整性，势必影响到档案信息资源作用的发挥。2.3、档案信息资源的开发利用力度不够大力加强档案信息资源的开发与利用，是党和国家对档案事业发展的基本要求，是档案事业适应时代发展的必然选择，是档案事业在新时期实现健康持续发展的必由之路。随着各项事业对档案信息需求的日益迫切和国家信息化发展的新形势，档案信息资源的开发利用还存在一些问题，档案信息资源的社会化服务水平不够高，档案信息开发利用的手段还比较落后，还没有真正实现档案信息资源的社会共享。档案利用依靠手工查找现象还较普遍，数字档案信息还没有在档案利用中发挥出举足轻重的作用。3、充分发挥档案信息资源在加强和创新社会管理中的基础性作用作为党和国家社会管理业务基础，档案涉及国家利益和公民权益的法律凭证，关系社会矛盾化解、影响社会和谐稳定。加强档案整合、管理，保证各类档案的完整性、及时性、真实性、有效性、安全性，打破行业、部门、单位所有，将分散的国家档案资源科学整合到国家综合档案馆集中统一管理，实现档案“一站式”服务，切实发挥好档案的凭证作用，是各级党委政府在加强和创新社会管理中必须高度重视的一项基础性工作。3.1、整合档案信息资源，形成完善的档案信息体系3.1.1、丰富档案馆藏资源。综合档案馆作为各级党委和政府直属的文化事业机构,要最大限度地集聚国家档案信息资源,为综合档案馆发挥全方位的辐射作用、拓展社会服务功能存储充足的能量。档案部门要在日常资料收集整理的基础上，着眼于社会需求，注重把改革发展实践中的各种新型档案收集进馆，有重点、有计划地征集散失在境内外的珍贵档案和具有地方与部门特色、反映城乡变迁等与人民群众生活密切相关的档案，不断丰富档案馆藏，保障加强和创新社会管理的需要。如要着眼于人才流动、劳务输出、下岗职工再就业需要，收集整理劳动就业专业档案；着眼于农民进城务工组织、管理服务的需要，收集整理农民工档案，为解决农民工的困难提供科学依据；着眼于社区处理经济纠纷、邻里矛盾、司法调解、社会保险提供依据需要，收集整理社区档案；着眼于各行各业的需要，收集整理重大活动档案、特种载体档案，也可通过征集、接受捐赠等形式获取相关档案。自2003年起，绍兴市档案局聘任《绍兴日报》首席记者袁云为摄影记者，将其20多年来直接参与重大活动的拍摄和收集的20万余张照片(底片)档案资料，接收进馆，为记录绍兴历史、保存绍兴历史起到积极作用。3.1.2、整合档案信息资源。国家档案资源的整合,不仅指一般意义上的档案接收、征集,而且主要是指在我国档案工作“统一领导，分级管理”的体制下,对国家和社会档案资源的有效配置，以适应社会管理需要的一项社会系统工程。对档案资源进行整合就是要突破其来源的限制,充分集聚各种档案资源的特殊优势,最终实现区域范围内档案资源的高度系统性要求。理顺其他专业主管部门在档案管理方面的关系，积极探索改革和调整国家档案资源的归属和流向，强化国家综合档案馆主体地位的管理体制和工作机制，逐步推进公民医疗健康档案、社会保障档案、公证档案、婚姻档案、土地管理档案、城市建设档案、房产档案、重大社会活动档案、重点建设工程档案、知识产权档案、信用档案、社区建设档案等档案资源向综合档案馆的定期移交和统一集中管理，实现档案资源的有效整合和优化配置，为全面实现档案资源社会共享、加强档案信息资源服务社会管理提供奠定坚实的基础。3.1.3、增强档案信息的时效性。要提前接收有较大现实利用价值的档案，加强对与人民群众联系密切的涉及民生领域档案的收集,使馆藏档案更加贴近社会需要。采取馆室协作的方式，对室藏档案实体或档案数据进行提前接收和有效整合，建立以综合档案馆为基地的区域性档案中心、电子文件中心等，对区域性档案资源实行即时形成、即时集中的信息管理模式，为对国家和社会有重要价值的、事关个人切身利益的档案得以妥善保管、有效利用奠定基础。3.2、创建档案信息数据库，形成高效的档案共享平台3.2.1、建立档案信息服务平台。为职能部门提供档案信息服务，提高行政管理效率。档案信息系统应以个人为单位，包含了覆盖城乡的全部基本信息，可提供个性化的文档和数据库；能全面反映社会保障、就业、房产、移民、婚姻、学籍、公证、破产企业等相关档案信息，在社会流动性越来越大的今天，用人单位档案管理的局限性日益增大，建立档案信息服务平台，可以使有关职能部门全面掌握有效档案资源信息，是社会管理基础工作的必要内容。建立统一的档案信息服务平台，提供一站式的档案信息服务，方便个人利用档案。在公证、出国、贷款、购房等各项事务办理过程中，越来越多地需要用到档案，为了办理各类手续，往往要多方找责任单位、开具相关证明。档案信息服务平台全部汇集了相关档案信息，个人要查询或要求出具证明，只要提供相关有效证件或证明，在一个办事窗口就可办妥，使个人利用档案变得简单、方便、快捷。3.2.2、加强档案数据安全管理。要严格实行数据备份制度，确保档案信息资源绝对安全。根据实际情况，制定档案信息备份工作方案，明确异地备份保存重要档案的范围、方法步骤、技术介质、备份方式和工作要求，并建立档案备份的长效工作机制，定期收集，定期移送，形成一批、鉴定一批、备份一批。各类重要档案、电子文件、电子业务数据等，都要进行异质备份保存。照片、录音、录像等档案，通过复制、转换为数字光盘等手段，进行备份。备份过程中要严格执行安全管理，加强备份复制件或备份数据维护，确保档案（文件、业务数据）原件、复制件或数据的安全。要认真做好档案备份交接工作，确保档案实体及档案信息的安全。3.2.3、发挥档案资源作用。顺应信息时代发展的需要，以档案信息化建设为契机，积极应用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平，尽可能地加快档案的整理、鉴定及密级变更等基础业务，将原始的、分散的、有保存和利用价值的档案进行系统的综合分析和加工，使过去的“死”档案变成系统的、有序的、动态的“活”信息，使档案信息能更迅速、准确、全面、完整地被利用，为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品，使档案工作更好地为社会发展服务，不断满足社会对档案信息的需求。如绍兴市档案馆近年来开展提前开放档案工作，对市委、市政府和人事、劳动等利用频率较高部门的档案提前开放，扩大了学籍档案、公证档案、工资档案、婚姻档案、房产档案等与人民群众关系密切的档案利用范围，仅2013年，全市各级档案馆共接待档案利用12183人次、调阅档案139625卷次，出具婚姻、房产、学历、工资、调动、公证等各类证明8288份。3.3、发挥档案信息资源作用，形成全民档案资源意识3.3.1、提高档案管理人员的素质。提高档案工作者的信息服务意识、服务水平，面对社会变革和信息化浪潮，服务意识的提高有赖于使档案工作者具备较高的思想道德品质，培养强烈的事业心和责任感，为广大档案利用者提供便捷、及时、有效的优质服务。同时，业务素质和服务水平的提高是保障，档案工作者不仅要立足对档案学专业知识的更新，还应及时补充信息服务能力和沟通能力。档案利用者查询档案的效果不仅取决于档案工作者的业务水平、沟通能力，也与其自身是否具有敏锐的信息素养息息相关。信息素养决定人们捕捉、判断和利用档案信息的自觉程度，影响到档案利用者的信息满足程度。信息素养可以通过实践、即时沟通和后期培训得以不断强化。因此，在强化档案工作者继续教育的同时，也应适时地加强对档案利用者的教育培训。3.3.2、强化全社会主动利用档案的意识。开发利用档案信息资源，必须唤起社会的档案意识，特别是社会利用档案信息的意识，扩大档案信息受益面。在宣传《档案法》的同时，还应加大力度，采取灵活多样的形式，加强对开放档案信息内容的宣传，使广大公众逐步了解熟悉档案信息收藏单位及其收藏的内容，并进而有针对性地利用档案。通过宣传，使公众进一步了解档案是什么，档案与经济建