正大集团饲料厂采购管理制度

......一.采购管理制度1.采购委员会制度采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原材料成本占据销售成本75－85％左右的行业,原材料采购成本和储存成本的合理性,会对经营利润产生很大的影响。因此,有效的采购委员会制度可以让我们得以：<1>.奠定稳定的采购管理工作基础；<2>.提高采购管理水平；<3>.降低采购成本和储存费用,合理使用资金。1.1.采购工作基本原则1.1.1.采购委员会是公司在原材料采购过程中的最高决策机构。1.1.2.公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。1.1.3.公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符,予以充分的反映和监督。1.1.4.品管部门必须对购入原材料的质量予以全过程的监控。1.1.5.采购部门必须根据采购委员会的会议精神,以最低之价格；最少之损耗；最低之资金成本作为购入原材料之准则。1.1.6.采购委员会会议须定期与不定期的交叉召开。例如,根据年、季、月的生产,销售目标应定期举行；根据原材料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。1.1.7.采购部门必须定期作出市场、供货、存货、采购等分析,并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场；供应商情况；需购原材料质量、价格、数量、运输、气象资料、原材料库存、原材料耗用情况等作出定期分析。1.1.8.原材料采购须遵循"钱货两讫"的原则,严格控制原料预付货款。必要的原材料预付货款应遵循以下几点：<1>.必须是信用良好的固定供应商。对贸易公司性质的供应商不得采用预付货款的结算形式。<2>.信用良好的第三方为供应商提供担保,是采购工作者必须努力的工作任务之一。<3>.必须事先派专人,如派采购,品管人员一起去实地调查供应商的实物供应,质量保证情况,和目前的经济状态等情况,并将调查报告提交采购委员会。<4>.必须有完整的正式合同,并经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必须有明确的交货地点,交货期限,质量标准,和在需方所在地的人民法院管辖范围内履约。<5>.预付款的额度控制,须由采购委员会会议决定。对每一项预付款都应在会议上专题研究,予以额度上的限制,以及作出既要保证生产的需要,又要保证货款安全的相应对策。<6>.原材料预付货款支付以后,采购部和财会部必须同时派出专人负责该项原材料和货款的追踪记录,并根据实际情况按天,或周,或旬将记录提交给采购委员会,直至该合同履行完毕。1.1.9.经批准购入的新品种原材料,须遵循试产,试销原则。为降低产品成本,在征得集团配方部门的同意后,所购入的新品种原料,在试产、试销过程中,应派专业技术人员进行技术追踪,并将分析结果提交采购委员会；采购部应进一步收集该原料的供货渠道、供货量及供货趋势、品质情况、保管要求、价格变动趋势等资料,提交采购委员会以供作出进一步的决策。1.1.10.采购部和财会部应于每月末,与供应商核对供货数量,应付货款等往来资料。.采购委员会应定期对采购人员进行业务考核,以提高采购人员的业务能力和思想品德。1.2.采购委员会的基本组成<详见图表1-A>采购委员会是由以下人员组成:1.2.1.总经理；1.2.2.财务长；1.2.3.采购负责人；1.2.4.品管负责人；1.2.5.生产负责人；1.2.6.其他与采购业务有关人员<列席人员>；1.2.7.采购委员会秘书<兼任>。采购委员会秘书,由委员会指定专人兼任,无表决权。1.3.采购委员会组织的运行<详见图表1-B>1.3.1.定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购管理工作之一,由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间,并相应的要求有关部门定期提供分析资料,以供会议讨论和决策。1.3.2.不定期召开采购委员会会议对采购管理过程中的特殊事项,或经采购委员会成员的提议,应临时召开采购委员会会议。1.3.3.采购委员会的决议须由半数以上人员表决通过,方可执行。出席采购委员会会议的列席人员和会议秘书无表决权。1.3.4.采购委员会召开会议时,采购委员会成员若无法参会,应授权代理人员参会。1.3.5.采购委员会各成员须有独立的权责,其中财务长与采购部负责人不得互相兼任。1.3.6.采购委员会秘书必须将有关部门所送的分析资料,以及会议文件资料分类整理后存档。1.4.采购委员会制度控制要点1.4.1.对采购过程中发生的重大采购事项,必须由采购委员会讨论决定。1.4.2.原材料价格应在同地区,同行业中保持较低的水平。1.4.3.原材料质量必须在同地区,同行业中保持较高的水准。1.4.4.根据产销实际情况,确定每月原材料的最低和最高库存量。1.4.5.对有预付货款的采购,必须事先提交采购委员会讨论通过。1.4.6.采购部必须有完整的采购结算档案,并建立有效的采购分析挡案。对一年以上的各类档案应交公司档案室保存。..2.采购批准权限2.1.采购批准权限制定目的和实施条件2.1.1.有利于采购管理工作的顺利进行。2.1.2.明确采购权责关系。2.1.3.采购委员会的会议决议和经批准的采购计划,采购申请是行使采购权的前提。2.1.4.采购批准权限由采购委员会按照集团规定的制定原则,由各公司董事会制定,并报集团备案。2.2.采购批准权限制定原则2.2.1.采购批准额度权限采购批准额度权限的制定,须分采购委员会批准额度、总经理批准额度、采购负责人批准额度。2.2.2.采购批准额度行使权受每一品种原材料最高库存量的限制。即当某一品种原材料库存量已达最高库存,或原库存量加申请购买量超过最高库存时,该品种原材料的采购批准额度权限随之失效。若因客观实际情况需要购买,须提交采购委员会讨论决定。2.2.3.原材料仓库每一品种原材料的最高和最低库存量,由采购委员会每月根据生产和销售的实际情况予以核定,对积压原材料应另行处理,不包括在内。2.3.采购批准权限表2.3.1.采购批准权限的范围<1>.大宗原料的采购批准权限；<2>.超级混合料的采购批准权限；<3>.包装物的采购批准权限；<4>.零星原材料的采购批准权限；<5>.备品备件的采购批准权限。2.3.2.原材料采购批准权限表采购批准权限表由采购委员会讨论编制后,提交公司董事会决定。原材料采购批准权限表一式六联,第一联送集团主管部门；第二联送总经理；第三联送财会部；第四联送采购部；第五联送品管部；第六联作董事会文件存档。<详见图表1-C>..3.原材料市场分析与采购决策3.1.原材料市场分析制度3.1.1.原材料市场分析制度实施的意义<1>.实施该制度,可以保证企业有长期的市场供应信息资料来源,为分析市场供应变动状况提供充分的依据。<2>.坚持长期实行供货市场分析制度,努力做好供货市场分析工作,是现代采购管理工作的基本要求。<3>.实施该制度可以提高采购业务人员的工作水平,是降低采购成本的根本途径。3.1.2.建立、取得原材料市场的分析资料原材料供应市场的资料收集主要包括以下内容：<1>.有交易供应商的供货资料；<2>.无交易供应商的供货资料；<3>.国际市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料；<4>.国内异地市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料；<5>.本地市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料；<6>.原料质量结构对比资料；由于同一品种原料因供货渠道不同,其原料的品质亦有所不同,从而引起价格水平的不一。在保证到货原料质量的前提下,应以成本最低为准则,选购最合适的原料。<7>.本公司与同行业的原材料存货资料；<8>.付款方式变动分析资料和资金需求量、资金需求时间变动分析资料。<9>.供应商的信用分析资料；<10>.供应商及公司的运输损耗资料；<11>.历年来的气象资料,以及近期的气象预测资料,包括原材料采购地点和运输路线地区,原材料库存地点的历史气象资料和气象预测资料；<12>.与兄弟公司、同行业公司在采购管理水平、采购数量、质量、价格、存货上的比较分析资料。3.1.3.原材料市场分析报告的完成与通过<1>.原材料采购市场分析是以采购部为主,财会部、品管部为辅的,对生产原料、超级混合料、燃料、包装物等的目前供应状态,以及变动趋势情况的分析和预测,它是公司领导人制定采购决策的主要依据之一。<2>.原材料市场分析报告的主要内容分为五个部分,第一部分是公司原材料<原料、超级混合料等>的库存数量及金额；第二部分是当前可供货情况和当前市场价格的资料搜集对比情况；第三部分是市场价格、供货量、需求量的变动预测,主要依据于所搜集的市场动态信息分析填制；第四部分是气象变化预测和运输状况的预测,主要依据于历年的经验和所取得的气象分析资料、运输单位实际运输变动状况而填制；第五部分为订购点的初步确定,它根据以上分析结果填制,并供采购委员会会议分析和讨论,以作最后的确定。 <3>.原材料市场分析报告一式五联,由采购部负责编制,交采购委员会会议秘书；由采购委员会会议秘书编号后,分送以下人员：<a>.第一联地区副总裁； <b>.第二联总经理； <c>.第三联财务长；<d>.第四联品管部负责人； <e>.第五联采购部。<4>.采购委员会成员收到原材料市场分析报告后,应对其内容进行核实和作出分析意见,并在定期召开的采购委员会会议上发表意见进行讨论,以确定原材料的订购点及各项采购决策,或者视情况紧急而召开临时采购委员会会议,以及时作出供货过程中的各项决策。3.2.采购决策采购决策是采购委员会在定期和不定期召开的会议上,在统一认识了目前的供货状态、供货形势后,所制定的各项采购策略；及针对供货过程所发生的各种问题所决定的将采取的各种措施。<详见图表1-D>3.2.1.实施采购委员会制度后采购决策的意义<1>.通过集体决策,可以保持采购管理水平的稳定性。 <2>.采购决策的实际效应,体现在采购成本的合理性和保持在较低水平上,以增加公司产品的竞争能力。 <3>.锻练和提高了公司中上层管理人员的素质和工作责任。3.2.2.采购决策的主要依据 <1>.原材料市场分析报告 <2>.原材料库存日报表 <3>.原材料安全库存分析表 <4>.原材料采购计划 <5>.原材料采购资金分析 <6>.其他各种采购资料3.2.3.采购委员会会议内容和决议的执行<1>.会议内容<a>.当期采购决策。<b>.上期采购委员会会议决议的执行检查上期会议决议的执行检查,主要是针对采购过程的组织工作、费用控制、损耗控制情况的检查。 <c>.趋势分析和相应对策主要是对下一阶段的原材料供应量、价格、供应商等变化情况的预策分析及对策。 <2>.当期采购决策与会议决议的执行 <a>.对目前供货市场作进一步的讨论分析,以确定各品种原料的需求量及储存量,并结合价格变动趋势预测供货变动情况。 <b>.分析因季节性变动所需变动的原料品种或数量,并测算因此而产生产品成本结构变动所带来的影响。 <c>.根据原材料库存和安全库存分析及产销实际情况,调整修改采购计划。 <d>.对采购成本进行测算,并分析资金占用情况和计入资金占用利息. <e>.分析采购成本变动对销售价格的影响。 <f>.分析公司资金的流入、流出情况,确定资金实际需求量。 <g>.依据各供应商的情况,如价格、数量、品质、质量、运输、信用、结算方式、交货地点等,分析并确定供应商选择范围和作出选择方案。 <h>.对会议讨论、修改的采购计划和各项措施进行讨论通过。 <i>.根据会议决议授权采购部签定采购合同。3.3.原材料市场分析制度控制要点3.3.1.定期提供撛牧鲜谐》治霰ǜ鏀。3.3.2.每项采购业务须有财会部的会签意见。3.3.3.原材料采购档案建立的完整性与应用水平的提高。3.3.4.定期评估采购工作。..4.采购业务的管理与控制<详见图表1-E,1-F,1-G>4.1.采购业务的确定采购业务首先依据与产销状况而予以确定,因此年度、季度、月度的生产计划<包括内部调拨量和库存量>,销售计划,是编制年、季、月采购计划的基础。4.1.1.原材料需用量计划和原材料需用款计划<1>.原材料需用量报告。<a>.品管部根据月度生产量计划,并与销售计划、内部调拨用量计划、产成品库存量计划核对后,编制"原材料需用量测算表"。 <b>."原材料需用量测算表"是根据各品种产品的数量,按配方计算成各品种原料、超级混合料的报表,该表由品管部自用。 <c>.品管部根据"原材料需用量测算表"编制"原材料需用量报告",并在报告中提出有关采购原料的分析意见和建议,该报告一式四联,第一联交总经理；第二联交财会部；第三联交采购部；第四联由品管部留存。<2>.原材料采购资金分析周报 <a>.财会部每周应编制"原材料采购资金分析周报",并作为采购委员会会议制定采购决策的分析依据。 <b>."原材料采购资金分析周报"也是财会部安排付款的依据之一,它包括有已订购、在途、已人库原材料的付款状况。 <c>."原材料采购资金分析周报",一式二联,第一联交总经理,第二联由财务长留存。4.1.2.年度、季度、月度采购计划<1>.原材料采购年度计划<a>.采购部依据年度目标生产量和原材料安全库存编制原材料采购年度计划。 <b>.原材料采购年度计划一式三联,由采购部编制后,将第一联交总经理,第二联交财务长,第三联由采购部留存。<2>.原材料采购季度计划 <a>.采购部根据调整后的季度目标生产量,和原材料安全库存,修改原材料采购年度计划中的本季度采购计划。 <b>.该表一式三联,第一联交总经理,第二联交财务长,第三联由采购部留存。<3>.月度原材料采购计划<a>.采购部根据调整后的本月目标生产量,和品管部提供的"原材料需用量报告",确定本月计划采购量。 <b>.采购部根据当前原料市场实际价格测算出资金需用量。<c>.原材料采购计划一式三联,第一联交总经理,第二联交财务长,第三联留存采购部。 <d>.采购委员会会议上,根据会议决议修改原材料采购计划,并作为采购业务发生的依据。4.2.采购申请4.2.1.采购申请依据采购业务每次发生时,包括向供应商采购原料、包装物；向集团内兄弟公司采购的超级混合料,都必须填写"原材料采购申请"采购申请应依据采购委员会会议确定的供应商或供应商选择范围,以及采购计划进行编制。4.2.2.采购申请的填制及采购部门领导核准<1>.采购部根据供应商提供的原材料样品品质情况和品管部的化验结果填列在采购申请上。<2>.采购申请根据本月批准的采购计划填列所需购买的原材料品种和数量；在采购申请中分供应商情况和采购部申请意见两大部份,应根据实际情况和具体分析填列。 <3>.采购部负责人根据采购申请的内容核对有关资料后,签字核准。并将原材料样品化验资料存档备查。4.2.3.样品化验及品管部、财会部的会签 <1>.品管部将样品分析结果和分析建议意见会签在采购申请单上,供采购部参考。对提货形式的原材料采购,品管部必须派专人前往供应商仓库进行100%的实地抽样检查。 <2>.财务长检查采购申请是否符合采购委员会的决议,以及检查最高库存情况。<详见图表2-A,4-A>4.2.4.总经理核准后的建档追踪与合同的签定 <1>.总经理根据采购申请的内容,进行修改与核定,并建立追踪档案,以保证按期完成采购任务。 <2>.采购部根据总经理核准的采购申请,与供应商签定合同,并经总经理、财务长审核无误后,盖章生效。 <3>.采购申请一式四联,经总经理批准后,第一联留于总经理,第二联交财务长,第三联交品管部,第四联留存采购部。 <4>.采购合同的正本一式四联。其中,第一联供应商,第二联财会部,第三联总经理,第四联采购部。<5>.采购合同控制要点<a>.在合同签发之前,财会部必须审核合同是否与批准后的采购申请一致。 <b>.应采用经集团总部认可的本公司的采购合同。 <c>.在合同中必须注明合同的履约地在公司所属地,即由公司所属的人民法院管辖处理。 <d>.必须有供应商单位的法定代表人签字；若供应商单位法定代表人授权代理人在合同上签字,采购部必须向供应商索取授权书,经审核后交公司档案室存档。<详见图表2-B,4-B><e>.采购合同生效后,采购申请单才相应生效。原材料收货时的收货报告的开立,须以生效后的采购申请单作为原材料收货报告开立的依据。4.3.原材料交货地点的确定与控制4.3.1.控制原则<1>.损耗最小原则即应采用送货制,并以公司计量设备计量为准<过公司地磅>。 <2>.运输成本最低原则原材料在提货制的情况下,应尽量了解各种运输方案以降低运输成本,如利用回程车降低运输成本。 <3>.风险最低原则大宗原料的异地采购应以送货制为宜,因其价值大,路程远,运输情况复杂,虽有保险可降低其风险,但若发生供货时间的贻误、成本的增加等情况,对生产和销售都会带来很大影响。 <4>.综合分析原则除考虑以上三项原则外,还须考虑结算方式、运输条件、包装情况、装卸情况、采购数量、品种等诸多因素而定。4.3.2.运输方式的确定 <1>.按承运对象分类<a>.公司自运<提货> <b>.供应商自运<送货> <c>.供应商委托代运<送货> <d>.公司委托代运<提货><2>.按运输工具不同分类 <a>.铁路运输 <b>.公路运输 <c>.海运 <d>.水运<内河> <e>.空运<特殊情况下的贵重超级混合料><3>.运输保险原材料采购在提货制的情况下发生的运输保险办理一般有两种情况：<a>.由公司向保险公司办理运输保险<b>.供应商代为办理运输保险为了加强货物运输投保管理工作,降低货物运输的风险,若无特殊情况必须由本公司向保险公司办理运输保险。4.3.3.财会部会签控制要点 <1>.应要求采购部主管在"采购申请"表上对交货地点的确定理由,作出分析说明。 <2>.财务长在会签时应对交货地点的选择与确定提出分析意见,供总经理和采购委员会会议讨论参考。<3>.原材料运输保险须由本公司向保险公司办理。4.4.安全库存的控制4.4.1.安全库存管理包括安全库存量和安全存放期的管理与控制。4.4.2.安全库存量的设定应由采购部会同生产部、品管部研究提出,并在采购委员会会议上讨论通过,作为采购决策的依据。4.4.3.安全库存应随产品销售结构变动和季节性变动予以调整。4.4.4.每日比较安全库存和实际库存差异。4.4.5.对比原材料的有效存放期和实际存放期。4.5.采购费用的控制4.5.1.采购费用预算目标设定4.5.2.实际费用与预算相比较4.5.3.单位数量费用的分析与比较4.5.4.采购损耗的对比分析4.6.采购资金成本控制4.6.1.采购原材料专项贷款的利息支出合理性控制<1>.为采购原材料而向银行举借的货款,必须在作出采购决策前做出分析,供采购委员会讨论。 <2>.对仓库原材料最低库存量的品种结构作出分析,并在采购委员会议上提出修改,以保证原材料库存不出现积压的情况。4.6.2.销售现金流入和采购现金流出的时间性控制 <1>.销售信用政策是建立在稳定的销售现金流入的基础上进行的,即资金的回笼量应随着赊销而增加。资金的回笼期应控制在一定的时间范围内,而不应扩大。 <2>.采购现金流出和时间控制。<a>.分析原料供应量的间断点,以求避开间断点出现之前购买,和间断点结束之前购买。 <b>.分析运输状况和气候变化,以求避开运输高峰和运输不畅的情况下购买。 <c>.分析同行业公司的购买动向,根据以上两点作出正确的购买决策。4.7.原材料采购资料的建立与管理4.7.1.采购部资料的建立与管理<1>.采购申请档案详见4.2采购申请一节。 <2>.采购合同档案详见4.2采购申请一节。 <3>.‘供应商基本情况表’档案<a>.‘供应商基本情况表’应根据交易记录随机登记。 <b>.‘供应商基本情况表’一式三联,应每月定期将第一联交总经理,第二联交财会部,第三联留存采购部。 <4>.访问供应商情况登记表档案 <a>.采购业务员与供应商接洽时,必须将供应商的有关情况记录在访问供应商情况登记表上,以供采购部或采购委员会分析之用。 <b>.‘访问供应商情况登记表’一式二联,第一联交财会部,第二联留存采购部。 <5>.原材料市场分析报告档案详见3.1.3.原材料市场分析报告的完成与通过。 <6>.原材料采购计划档案详见4.1.2.年度、季度、月度采购计划。 <7>.原材料安全库存分析表档案 <a>.‘原材料安全库存分析表’的特点是由采购、生产、品管、财会部都可在采购委员会会议上发表自己的分析意见,以保证生产的正常进行,避免原材料的积压。 <b>.‘原材料安全库存分析表’一式五联,采购部编制后留存第五联,分送第一联给总经理,第二联财务长,第三联品管部,第四联生产部。<8>.原材料采购损耗档案<a>.异地采购损耗分析详见6.4.异地原材料采购分析。 <b>.收购损耗分析详见6.5.收购原料损耗分析。 <c>.原材料采购损耗分析表详见6.6.原材料采购损耗分析. <9>.异地采购异地提货的资料档案详见5.1.原材料异地采购异地提货。 <10>.本地采购或异地送货或送货收购的资料档案详见5.3.原材料本地采购/异地送货/送货收购的收货过程。 <11>.本地上门收购资料档案详见5.4.本地原材料上门收购过程。 <12>.原材料采购付款申请档案 <a>.由采购部采购业务员根据合同付款期限而预先填写的凭证,在结算和付款后存档备查。 <b>.财会部门根据采购合同,并结合实际供货情况予以核批。 <c>.根据采购批准权限分别由采购部、总经理或采购委员会核准后,交出纳按规定的付款方式支付货款。 <d>.‘付款申请’一式二联,第一联交财会部,第二联申请人留存。 <e>.‘付款申请’亦可作为日常报销付款之凭证。4.7.2.关联资料的建立与管理<1>.生产产量计划表档案详见生产管理制度2.7.1.产量计划的编制。 <2>.销售量计划表档案详见销售管理制度。<3>.每月原材料需用量报告档案详见4.1.1.原材料需用量计划的原材料需用款计划。<4>.品质分析报告档案<a>.采购部应按产地分类存档 <b>.‘品质分析报告’由品管部编制后留存第二联,并将第一联交采购部。<c>.该‘品质分析报告’亦可作为产成品的品质分析报告,填制完成后留存第二联,将第一联交生产部。<5>.原材料到货复检报告<a>.异地提货后到货,由品管人员对原材料再次进行检验的记录。<b>.若运输出险,在通知和委托本地保险公司勘查时,进行复检。 <c>.本表一式三联,由品管部编制后留存第三联,第二联交采购部,第一联交财会部。 <6>.原材料库存日报表档案详见生产管理制度1.2.1.<2>.原材料库存日报表的编制。 <7>.原料过磅单档案 <a>.原料过磅单应设计在原料收货报告中。 <b>.原料收货报告详见。4.7.3.历史资料的应用与管理应根据实际需要利用过去资料作出对比和变动分析,以供决策之用,主要的分析有以下几种：<1>.对各部供应商的信用和经营状况进行对比分析。 <2>.对原材料供应地点和数量作出对比分析。 <3>.对公司采购品种结构的数量变动情况作出对比分析。 <4>.对采购结算方式作出对比分析。 <5>.对运输状况作出对比分析。..5.原材料采购收货过程控制5.1.原材料异地采购异地提货过程<详见图表2-C-1-----2-C-4>5.1.1.原材料异地提货的一般程序 <1>.品管部派专人在异地提货地点对原材料进行100％的抽样,并将抽样检查结果通知公司。 <2>.经检验合格公司同意购买签定合同和落实运输工具后,采购部派采购业务员在异地对交货地的计量设备进行检验。公司如有自检经验可以自行检验,否则应请国家认可的计量单位进行检验。 <3>.采购部办理原材料运输保险。 <4>.在异地提货时,如采用钱货两讫的交货付款形式,采购部根据合同和异地原材料检验的数量办理付款申请<钱货两讫的情况,是指在提货地点提货后付款的形式>。为保证货款的安全,公司须事先在提货地点的银行办理银行存款专户,并约定未经公司财务长的同意,提货地点银行不得付款。<5>.提货开始后,在提货地的港/站地磅过磅前,由品管人员对货车装运的原料作30％抽样检查,对不合格的原料作退回处理。 <6>.在异地交货点对供应商所运送的原料进行过磅称重,并在过磅单 <公司外过磅单>上登记。 <7>.原料在卸下装船或装火车车皮前,由品管人员作100％的抽样检查,对不合格原料作退货处理,并将检验结果登记在品质分析报告上。 <8>.抽检合格后,在原料装船或装火车车皮时由采购业务员按车登记原材料装车/船情况记录。<9>.供应商送货车辆卸完货后,在交货点地磅作空车计重,公司过磅人员在过磅单上登记后,将过磅单第三联交司机带给供应商作为结算的依据。经100％检验不合格予以退货的原料,须过磅计重,并作为货款结算的扣减项目。 <10>.装船或装车完毕后,根据‘原材料装车/船情况记录’和‘地磅单’装运数量,及应扣减项目结算后,予以支付货款。 <11>.火车或货船启程时,为保证按时到达公司和做好运输环节的协调工作,应派公司押运人员照看公司所运原料,并做好押运记录。5.1.2.异地提货原材料的品质保证 <1>.品管部必须派经验丰富的品管技术人员前往提货地点对供应商的原材料库存进行100％抽检。 <2>.在提货时须对原料进行过磅前的30％抽样检查和装船或装车皮前的100％抽样检查。 <3>.公司应重视异地提货原材料的品质,并保证抽样检验的可靠性。 <4>.由品管部将异地供应商库存原材料的品质分析报告,与来样品质分析作对比分析。 <5>.在异地提货时,采购人员应根据品管人员对装运原料的抽检结果,将不合格原料作退回处理。5.1.3.异地计量设备的检查在异地提货时对原料的计量必须是正确的,因此应按以下两种情况对提货点的地磅予以检测和校正：<1>.计量设备自检情况记录<a>.将校正前的地磅数据,记录在‘计量设备自检情况记录’上。 <b>.自检过程应选定标准称重物a.标准法码 b.标准载重物品。在标准法码无法借到的情况下所采用的方法。 <c>.过磅检查 a.作两次过磅记录,检查其差异。 b.不同地磅的复磅检查,并与异地提货点地磅的过磅数据进行比较。复磅时,应选择其他公司的正常工作地磅。<d>.校正地磅,并将调整结果记录‘计量设备自检情况记录’上。 <e>.‘计量设备自检情况记录’一式三联,由采购部人员在检查地点记录后,交采购负责人核准,并将第一联交财会部,第二联交品管部,第三联留存于采购部。<2>.计量设备外检情况记录 <a>.在无自检能力的情况下,应委托提货地点由国家认可的计量单位予以检测,并将检测情况记录在‘计量设备外检情况记录’上。 <b>.‘计量设备外检情况记录’一式三联,由公司采购部检测人员填写后,交采购负责人核签后,将第一联交财会部,第二联将交品管部,第三联留存采购部。5.1.4.原材料运输保险 <1>.为避免原材料运输过程因各种意外造成的损失,签定合同后应着手办理原材料运输保险事项,并将投保过程情况记录在‘原材料运输保险记录’上。原材料运输保险应全额保险。随着运输保险业务量的增加,须要求保险单位降低保险费率,而不允许对原材料运输保险采用部分保险,以单独达到降低保险费,同时亦增加运输风险的现象。 <2>.‘原材料运输保险记录’一式二联,由采购部投保经办人负责办理后,交采购经理会签,并将第一联交财会部,第二联留存采购部。5.1.5.异地原材料采购付款申请<1>.一般来说,异地原材料采购并在异地提货的情况,往往出现在原材料货源比较紧张的时候,在结算方式上也就形成一手交钱一手交货<钱货两讫>的形式。根据这一情形,一般在采购合同订立以后,在提货之前就可以拟定付款方式和办理付款申请。 <2>.财会部对钱货两讫的付款方式必须严格控制。为保证货款的安全性,原则上必须在提货地点的银行设置银行专户,并与提货地点的银行约定公司将款项划入后,未经财务长通知提货地点银行付款,当地银行不得将款项划至供应商的帐号。 <3>.异地原材料货款的划款通知,应在原材料装车/装船完毕后,由采购部和品管部通知财务长,并经核实后,由财会部通知当地银行划转。<4>.‘付款申请单’付款申请单的格式,详见4.7.1.<12>的说明。5.1.6.异地提货过磅报告<1>.由异地提货点过磅的采购人员或公司其他人员,将提货地点的过磅计重情况、过磅车次情况,记录在‘过磅单<公司外>’上。 <2>.‘过磅单’一式三联,第一联交财会部,第二联交采购部,第三联交供应商作货款结算的依据。 <3>.提货地点的采购人员应将‘过磅单’与‘原材料装车/船情况记录’核对,并作为付款的依据。5.1.7.原材料装船或车记录<1>.‘原材料装车/船记录’是指过磅后的合格原材料装至货轮或者火车车皮,或者装至运回公司重型货车的装载记录。 <2>.装载记录根据每一短途运输货车的卸货检验合格数量予以记录原材料的实收数量。装船或装车完毕的实收总数即为接合同购买原料的应付款数量。<3>.‘原材料装车/船记录’亦适用与公司收货以后,因变更运输工具的原材料转运过程。对转运过程中发生的泄漏原料,在装袋、装车后,应记录在‘原材料装车/船记录’之中。 <4>.‘原材料装船/车记录’一式三联,由公司采购部人员在装船/车现场予以记录,经采购经理、品管部会签后,将第一联交财会部,第二联品管部,第三联留于采购部。 <5>.在异地提货工作完成后,经核实无误的‘原材料装船/车记录’作为付款的依据之一。5.1.8.原材料运输押运记录 <1>.对无押运人员押运异地提货原材料的情况,采购部经理应事先在采购委员会会议上或者在采购申请上说明原因,否则在异地采购异地提货的原材料应安排人员押运。 <2>.‘原材料运输押运’是针对目前运输状况而采取的供货畅通决策之一,它对运输途中的货物安全情况和运输环节出现的问题予以协调,以保证货物及时地到达公司有着积极的作用。 <3>.‘原材料运输押运记录’一式三联,由押运人员填制后交采购部负责人核签后,将第一联交财会部,第二联交品管部,第三联交采购部。5.1.9.异地提货报告 <1>.采购部业务主管将异地提货过程的各项记录和资料汇总后,填制在‘异地提货报告’上。<2>.有关汇总数据应与记录人核实确认。 <3>.‘异地提货报告’是检查异地提货工作情况的一揽性报告,是采购委员会会议决议执行报告之一。 <4>.‘异地提货报告’一式四联,由采购部编制后,将第一联交总经理,第二联交财会部,第三联交品管部,第四联留存于采购部。5.2.异地采购提货后到港或到站时的提货及收货过程<详见图表2-D-1-----2-D-6>5.2.1.异地提货后原材料到货及收货的一般程序<1>.异地提货原材料在到达公司所在地之前,采购部根据应到达日期发出到货通知。 <2>.成立提货管理小组,负责港口或车站的理货工作、短途运输的巡视工作和公司收货工作。 <3>.确定到港或到站的地点,并对港/站的计量设备进行检查和校正。 <4>.确定运输单位<或公司自运>和装卸单位,并对运输工具进行检查。 <5>.到货后,品管部应立即组织对原材料的品质进行复查。 <6>.若运输过程中发生原料受损的情况,应即通知并委托当地保险公司进行勘查、确定损失、出具出险证明,以作为索赔的依据。 <7>.在港/站由装卸单位将原料转装至短途运输车辆上,品管人员应指示装卸人员将受损等不合格原料单独装运,公司理货小组人员须按车作‘原材料装车记录’<其格式与‘原材料装车/船记录’相同>；在港/站装运过程中发生的漏地原料应装袋、装车,并记录在原材料装车记录上。 <8>.运输单位车辆将原料运至港/站地磅进行过磅计重,由公司理货小组人员记录在‘过磅单’<港/站>上；并将过磅单第三联交司机,作为进入公司的凭证。 <9>.公司巡逻小组按照运输路线进行巡视,将短途运输中的漏地原料装袋、装车后运到公司,并记录在漏地原料报告上。 <10>.运输单位司机出示港/站过磅单,并将身份证或驾驶证交门卫换取出门证<收货通知单>；门卫将运输原料车辆情况记录在货车进出情况记录上；门卫通知采购部、品管部、原材料仓库运送原料车辆到达情况。<11>.采购人员向司机收取过磅单第三联,将过磅单号登记在原料收货报告上,并将原料收货报告交司机,通知其前往过磅计重。<12>.地磅员在原料收货报告上过磅计重后,将原料收货报告交司机带往仓库。<13>.司机将送货车辆驶至仓库卸货时,由品管人员作100％的抽样检查,并将检查结果登记在‘品质分析报告’和‘原料收货报告’上。 <14>.仓库收货人员根据品管部的检查结果,将合格原料和不合格原料由装卸单位人员分别按指定地点予以卸货存放；仓库收货人员根据合格原料的卸货包数登记在"原料收货台帐"上,对不合格原料则登记在"不合格原料登记簿"上。 <15>.原材料仓库收货人员在每一辆车卸货后,在"原料收货报告"上作收入包数、扣除单位原料包装物重量的有关登记,并在出门证<收货通知单>上签字后交司机。 <16>.卸货完毕司机将空车驶往地磅进行过磅,地磅员在"原料收货报告"上登记,并留存"原料收货报告"第四联<原材料仓库联>其余交采购部。另外地磅员在"收货通知单<出门证>上签字后交司机。 <17>.出门时司机将"收货通知单<出门证>"交门卫,门卫审核"收货通知单<出门证>"上仓库收货人员和地磅员的签字后,交司机签字后予以放行；同时门卫在"货车进出情况记录"上相应登记；每日门卫将收到的"收货通知单<出门证>"、"货车进出情况记录进行核对后交财会部。<18>.公司仓库收货人员在收到由地磅返回的"原材料收货报告"上登记有关数据,并根据其过磅资料在"原料收货台帐"上登记过磅净重资料。<19>.采购部根据港/站交来的原料装车记录和港/站过磅单,与公司的"原料收货报告"进行核对后,完成"原料收货报告"的核算填制工作,并作为编制"异地提货原料本地接货报告"和"原材料收货汇总报告<异地提货>"的依据。 <20>.采购部根据结算结果,支付原料短途运输款时,应填制"付款申请",由财会部审核无误后支付。 <21>.财会部依据异地港/站、本地港/站的过磅单,异地原材料装车/船情况记录,公司的"原料收货报告’,以及异地提货、本地到货、接货和汇总报告等各项资料,编制"原材料采购成本明细表",以及"异地提货原材料采购损耗分析表"。5.2.2.到货通知<1>.异地大宗原料采购在提货后,应根据实际到达时间和已确定的接货地点向公司有关部门发出到货通知。 <2>.应通知的有关部门：a.总经理办公室 b.财会部 c.品管部 d.原材料仓库e.地磅 f.门卫 g.食堂 h.运输部门等<3>.到货通知的内容包括： a.到货时间、地点、接货时间。 b.原材料品种、数量。 c.成立接货管理小组。 d.接货要求等。5.2.3.成立接货管理小组<1>接货管理小组负责人一般由采购负责人担任,作为接货管理小组的总协调人应负责安排原料接货班次,协调接货环节,解决接货过程中的各项问题。 <2>接货管理小组按管理要求分为三个小组,即理货小组,巡逻小组,收货小组。a.理货小组它是指在港口或火车站等接货地点负责监督装卸工作,负责港/站清扫漏地原料,负责在港/站过磅计量的工作小组。b.巡逻小组巡逻小组负责监督运输单位从港/站接货点装车后至公司仓库路程中的原料运输情况,即防止偷盗行径和清扫运回运输途中的漏地原料。c.公司收货小组.负责安排送货车辆在公司过磅、作品质检验、安排原料存放地点,并指挥车辆将原料卸入桶仓或指定的仓库存放位置。5.2.4.异地提货原材料到港/站前的准备工作<1>.到港/站的计量设备的检查a.自检〔表单同前 b.外检〔表单同前 <2>.短途运输工具的检查<a>.为保证原材料在装运过程中的质量,免遭污染、破包和漏地的损失,应对车辆完好程度,清洁程度进行检查,并记录在"运输工具检查记录"上。 <b>."运输工具检查记录"由采购部业务人员在检查地点对运输工具检查后填制,经采购负责人、品管部负责人会签后,将第一联交财会部,第二联交品管部,第三联留存采购部。5.2.5.原料异地提货后到货时的原料品质复检与分析 <1>.原料到港/站时,公司品管人员需对其进行复检。 <2>.到货原材料若有出险情况,公司采购人员、品管人员应配合保险公司人员确定损失数量。 <3>.原料入库前须进行100％的检查。 <4>.将异地品质分析和到货品质分析进行对比。5.2.6.在本地港/站装运过程中原料漏地的处理 <1>.对在本地港/站装运过程中原料漏地的情况,由理货小组人员记录在"原料装车情况记录"表上。 <2>.漏地原料分列两种情况：<a>.漏地以后散包应组织人员装袋、装车,并作计包记录。 <b>.漏地后但未散包组织人员重新装车,并作计包记录。<3>.对漏地原料品质的监控对受污染的漏地原料在计包计重后,由品管部人员鉴定后,提出处理意见。 <4>.财会部会计人员根据漏地损失情况,作相关的采购损耗处理。5.2.7.在本地港/站原材料装车记录由理货小组人员在本地港/站按每辆运送车辆的装运情况,作"原材料装车情况记录",该表与异地提货时的"原材料装车/船情况记录"表单的格式相同。5.2.8.本地港/站过磅记录由理货小组人员在本地港/站对每一原料运送车辆进行过磅计重,其过磅记录格式与异地提货时的过磅单相同。5.2.9.本地短途运输过程中的原料漏地处理<1>.公司巡逻小组将短途运输中的漏地原料装袋、装车后,回公司过磅计重,并交品管部检验和交仓库入库。对运输过程中的漏地原料,应记录在‘漏地原料情况记录表’上。 <2>.对已受污染的漏地原料,由品管部人员鉴定后,提出处理意见。 <3>.财会部会计人员根据其损失,作相关的采购损耗处理。 <4>.‘漏地原料情况记录表’一式三联,由公司巡逻人员在原料漏地现场记录后,回公司交采购负责人、品管负责人会签后,将第一联交财会部,第二联交品管部,第三联留存采购部。5.2.10.收货通知单<出门证><1>."收/发货通知单"即出门证,可用于原材料收货和原材料销售等 <即原材料发货>,以及产成品的发货和收货<产成品退货或购入等> <2>.出门证一式二联,第一联为进出公司人员持有,在出门时交门卫,经门卫审核,并由进出人员签字后交财会部,第二联由采购部或成品仓库留存。5.2.11.货车进出情况记录 <1>.门卫根据进入公司人员填写的"收/发货通知单<出门证>",在检查进出车辆的情况后,填写"货车进出情况记录"。 <2>."货车进出情况记录"是检查各有关部门原材料、产成品收发情况的核对依据。 <3>."货车进出情况记录"一式三联,由门卫每日填制后,将第一联交财会部,第二联交采购部或交成品仓库,第三联由门卫留存。5.2.12.公司原料收货过磅记录 <1>.地磅员应在"原料收货报告"上做过磅记录。 <2>.司机空车过磅后,应向其收回"原料收货报告",并将空车过磅记录登记在"原料收货报告"上,在本班工作结束前地磅员应将"原料收货报告"第四联交仓库收货人员。5.2.13.原料收货台帐 <1>."原料收货台帐"根据"原料收货报告"和"地磅单"及实际入库包数予以登记,对于收货扣项应根据合同或采购部根据实际情况与供应商交涉后予以扣减〔即由供应商承担部分〕。5.2.14.原料收货报告 <1>."原料收货报告"可以反映收货过程中每一辆车装运的原料品质情况、过磅计重情况、仓库收货情况和采购部进行结算的情况。 <2>."原料收货报告"也是财会部作为付款和据以作为原料入库帐务处理的依据之一。 <3>."原料收货报告"一式五联,第一联交财会部,第二联交供应商,第三联交采购部,第四联交仓库,第五联交品管。5.不合格原材料的登记 <1>.在供应商交货以后,由于运输原因或仓储管理不善等原因造成的不合格原料应单独存放,并登记在‘不合格原材料登记簿’上。<2>.财会部对‘不合格原材料登记簿’中的可变买数量在作入库处理时,应估计其变价收入后将差异部分计列损耗处理。 <3>.‘不合格原材料登记簿’一式四联,由原材料仓库收货人员根据收货情况登记后,由品管部核实并签字,并由仓库主管会签；之后交采购,品管负责人会签后,将第一联交财会部,第二联交品管部,第三联交采购部,第四联留存于原材料仓库。5.2.16.异地采购原料本地接货报告<1>.原料异地提货后到本地港/站的接货报告<a>.根据到港/站的复检、卸货、装车、港/站过磅的有关记录资料汇总填制在异地提货后到本地港/站的接货报告上。 <b>.有关表单记录人员在"异地提货原料本地接货报告<异地提货到本地港/站>"上签字确认。 <c>."异地提货原料本地接货报告<异地提货到本地港站>"一式四联,第一联交总经理,第二联交财会部,第三联交品管部,第四联留存采购部。<详见图表3-A-1-----3-A-6><2>.本地港/站到公司仓库的收货报告 <a>.根据本地港/站至公司仓库的公司门卫检查、过磅、入库前的100％抽检和仓库收货的有关记录资料汇总到"异地提货原料本地收货报告<本地港/站至公司仓库>"上。 <b>.在收货过程中各有关表单记录人员应在本地港/站到公司仓库的收货报告上签字确认。<c>"异地提货原料本地接货报告<本地港/站到公司仓库>"一式四联,第一联交总经理,第二联交财会部,第三联交品管部,第四联留存采购部。5.2.17.原材料收货汇总报告<异地提货><详见图表1-H><1>.撛牧鲜栈趸阕鼙ǜ<异地提货>"可以反映提货、接货全过程中的原料收入情况和原料损耗处理情况,以及计算和反映原料采购成本、货款结算情况。 <2>.经核实的"原材料收货汇总报告"亦是编制"原材料采购成本明细表"的主要依据,并作为原料入库帐务处理的依据之一。 <3>."原材料收货汇总报告"一式四联,由采购部编制后,将第一联交总经理,第二联交财会部,第三联交品管部,第四联留存于采购部。5.3.原材料本地采购/异地送货/送货收购的收货过程<详见图表4-C-1----4-C-8>5.3.1.原材料本地采购/异地送货/送货收购的一般程序。 <1>.到货通知采购部根据与供应商约定的送货时间,应提前向品管部、财会部、地磅、门卫、原材料仓库发出到货通知。 <2>.供应商送货车辆进入公司时,送货司机供应商的送货单,并将身份证或驾驶证换取"收货通知单<出门证>",门卫在检查送货车辆后,填写"货车进出情况记录",并通知采购部、品管部,和原材料仓库。 <3>.采购部人员向司机收取送货单后,根据生效合同及采购申请单开立"原料收货报告",并交司机。 <4>.原材料30％抽样检查与过磅计重<a>.若公司地磅前的场地较大,对送货原料应先进行30％的抽样检查,然后再过磅计重。<b>.若公司因场地原因,影响过磅前的30％抽样检查工作,则可先过磅,后进行30％的抽样检查。<c>.以上两种情况一旦确定其中的一种,则应遵照一贯性原则,不得任意更改。 <d>.30％抽样检查工作品管人员对送货原料进行30％抽样检查后,将检查情况登记在30％品质分析报告上,对不合格原料应通知退货,并在原料收货报告上进行登记；采购部人员根据品管部的品质分析报告填写"原材料退货通知单",并在出门证上签字；司机领取退货通知单、出门证、原料收货报告后,返回公司大门<如先过磅,后进行30％抽样检查,送货车辆还应再次过磅,并由地磅员在出门证上签字>；司机在出门证上签字,并交门卫换回身份证或驾驶证,门卫检查出门证、原材料退货通知单和车辆情况后签字,予以放行；门卫在货车进出情况上登记出门情况。<e>.对送货原料过磅计重地磅员将送货车辆过磅计重数据记录在原料收货报告,然后交司机。若30％抽检不合格,司机应再次过磅计重,地磅员原料收货报告上登记、签字后,将原料收货报告第二联和原材料退货报告第二联