乡镇财政所档案管理201505091

乡镇财政所档案管理滁州市档案局2015年5月1概述一、档案的定义：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案的本质属性：档案是历史的原始记录。档案以兼具原始性和记录性一体的突出特点，区别于其他资料。（档案注重原本、原稿和孤本）2第一节档案管理工作档案管理工作包括以下几个方面：档案室建设、档案的收集、整理、鉴定、编目与检索、保管、统计、编研和提供利用。一、档案室建设

档案室是统一管理一个单位各门类档案并主要为本单位提供利用的服务部门。3二、档案的收集

档案收集就是把散存在各机关、个人手中按照国家的有关规定，通过接收的办法，有计划地分别集中到有关档案室的活动。档案收集是整个档案工作中的一个重要环节，是档案工作的基础。收集工作做不好就没有完整的档案，就不会有健全的档案工作。

4三、档案整理

（一）档案整理工作就是将零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点；保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于档案的保管和利用。

5（三）档案整理方法档案整理方法有两种：一是以“案卷”为单位整理；一是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料形成过程中的联系将其组合成案卷。立卷是分类、组合、排列、装订、编目，使档案有序的过程。这里档案的基本保管单位是案卷。以“件”为单位整理，是装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使档案有序的过程。这里“件”是档案的基本保管单位。6文书档案业务档案会计档案声像档案实物档案档

案乡镇财政所档案门类

基建档案电子档案7乡镇财政所档案整理

依据标准和规范文书档案:2002年以前按《文书档案案卷格式》（GB/T9705—2008）以“卷”为单位整理；从2002年开始（含），按《归档文件整理规则》以“件”为单位整理。文书档案的收集按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）执行。业务档案：参照《文书档案案卷格式》（GB/T9705—2008），以“卷”为单位整理。8会计档案:

按《会计档案管理办法》（财会[1998]32号），参照《安徽省会计档案管理办法实施细则》（1999）执行。

《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）

从2015年起按《会计档案管理办法》（征求意见稿）（2015年7月1日起执行）执行。9科技档案:《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

注：在乡镇财政所主要指基建和设备档案。声像档案:《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）；《滁州市数码照片档案管理规范》（暂行）（滁档字〔2011〕15号）。10乡镇财政所档案分类11第二节会计档案整理一、会计档案归档范围按照安徽省财政厅、省档案局制发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》规定，会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：12会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他会计凭证；会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；财务报告：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；其他：银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。13会计档案整理原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。不拆封重新整理的，需按《安徽省会计档案管理办法》在原卷册封面加贴会计档案的封面，并按要求填写相关项目。14

二、会计档案保管期限规定

《办法》第八条规定：会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第九条规定：本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。15

企业和其他组织会计档案保管期限表16序号

档案名称

保管期限

备注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计帐簿4总帐15年包括日记总帐5日记帐15年现金和银行存款日记帐保管25年6明细帐15年7辅助帐15年8固定资产明细帐、卡片固定资产报废清理后保管5年三财务报告包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析、审计报告四其他11银行余额调节表5年12银行对帐单5年13会计档案移交清册15年包括会计人员交接表14会计档案保管清册永久15会计档案销毁清册永久17

2、财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表18序号档案名称保管期限备注财政总预算行政事业单位税收会计一会计凭证1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证10年10年2各收入机关编送的报表10年3行政机关和事业单位的各种会计凭证15年包括原始凭证、记帐凭证、传票汇总表4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根在销号后保存2年5财政总预算拨款凭证及其他凭证15年拨款凭证和其他凭证6农牧业税结算凭证15年二会计帐簿7总帐15年15年15年8日记帐15年15年现金、银行存款日记帐保管25年9税收日记帐（总帐）和税收票证分类出纳帐25年19序号档案名称保管期限备注财政总预算行政事业单位税收会计10明细帐、分户帐或登记帐15年15年15年11行政、事业单位固定资产明细帐、卡片固定资产报废清理后保管5年三财务报告包括文字分析、审计报告12财政总预算永久13行政、事业单位决算10年永久14税收年报（决算）10年永久15国家金库年报（决算）10年16基本建设拨款、贷款年报（决算）10年17财政总预算会计旬报3年所属保送单的保存2年18财政总预算会计月、季报5年同上19行政、事业单位月、季报5年同上20序号档案名称保管期限备注财政总预算行政事业单位税收会计20税收会计报表10年电报保管1年，所属单位3年四其他类21会计档案移交清册15年15年15年包括会计人员交接表22会计档案保管清册永久永久永久23会计档案销毁清册永久永久永久21三、会计档案的整理立卷将记账凭证连同所附原始凭证、凭证汇总表，按照编号顺序，去掉金属物，选取适当厚度，加上封面封底，装订成册。装订时用棉线在左上角装订，并用纸包封装订角，由会计机构负责人、立卷人加盖骑缝章。22四

、会计档案分类

会计档案按其形成特点和形式，采用形式（名称）——年度分类法。按形式（名称）分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四类，每个类别再按年度分开。有内部机构的应先按机构分类，如：财务处、机关会计室、机关服务中心等会计单位。同一会计单位的会计档案放在一起。不同会计单位的会计档案不要混同在一起。23（1）会计凭证的整理组卷会计凭证案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、年度、月份，本月共几册、本册是第几册，记账凭证的起讫编号、张数，保管期限，档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。24会计凭证封面单位名称内部机构名称本月共册本册是第册年月卷内记账凭证自第号至第号共张保管期限档号会计机构负责人立卷人25（2）会计帐簿整理会计帐簿按年分类分别整理立卷，一本为一卷。固定帐簿有固定的页码编号，无论用了多少，不易去除，维持原貌，只需加封面封底即可；活页帐簿，应抽去未用的纸页，而后统编页码，加封面封底，装订成册。编制页码时，凡有内容的页面都应编页号，不得跳号漏号。现在多为机打账簿，只要按类别装订，加封面封底即可。26会计账簿封面单位名称****财政所内部机构名称本年共

1

册本册是第1

册帐簿名称天长市**财政所2012年总分类账2012

年度卷内共30

张保管期限15年档号J039C—KJ2—2012—1会计机构负责人XX立卷人XXX27（3）财务报告的整理财务报告按月度、季度、年度分别整理立卷，一册为一卷。决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订，卷内应逐页编制页号。财务报告封面各项目应填写具体，不得漏项。28财务报告封面

单位名称内部机构名称本年共册本册是第册报表名称年度卷内共张保管期限档号会计机构负责人立卷人29（4）其他类会计档案的整理其他类会计档案主要包括银行余额调节表、银行对帐单、会计人员交接表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等，会计人员要认真收集、审查、核对，分别组卷。30其他类封面单位名称XX县XX镇财政所内设机构名称本年共2册本册是第1

册材料名称2012年度会计档案保管清册

2012年度卷内共52

张保管期限永久档号J039C—KJ4—2012—1会计机构负责人张X立卷人李X

31五、会计档案案卷排列与编号会计档案案卷应当按照类别—年度或类别—年度—内部机构的顺序进行排列，并按年度编小流水号。年度内的排列保管期限长的放前面。通常会计类别有：KJ1代表凭证类；KJ2代表帐簿类；KJ3代表报告类；KJ4代表其他类32在每一大类下分总会计、政府单位会计、专项资金会计、涉农补贴会计、一事一议会计、其它等，在同一大类同一年度下按上述顺序依次排列。同一种会计类别，在同一个年度排一个流水号。33会计档案的排列会计凭证类：在一个会计年度内，在一个机构内按1-12月份顺序排列。会计帐簿类：在一个会计年度内，在一个机构内，按总账、现金日记账、银行存款日记账、明细账、辅助账的顺序排列。财务报告类：在一个会计年度内，在一个机构内，按年报、季报、月报的顺序排列。其他类：在一个会计年度内，在一个机构内，按会计档案保管清册、销毁清册、移交清册、会计人员交接表、银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业材料的顺序排列。保管期限长的排在前面。34总会计凭证类

政府单位会计

凭证类

一事一议会计

凭证类

报告类

报告类

报告类

其他类

其他类

其他类

2010年会计档案案卷排列与编号1——5051——100101——1311—45—1011—151—1314—2627—391—45——1011—15总会计政府单位会计一事一议会计帐簿类

帐簿类

帐簿类总会计政府单位会计一事一议会计总会计政府单位会计一事一议会计……………………35会计档案的档号编制J039C-KJ1-2009-N

卷号会计年度凭证类会计档案代字全宗号

36会计档案档号的编制方法是：全宗号—类别代号—年度—卷号。如：J018C-KJ1-2009-15代表的意思是：某财政所财会档案凭证类2009年第15卷。KJ1代表会计凭证类；KJ2代表会计帐簿类；KJ3代表财务报告类；KJ4代表其他类。每个会计类别在同一个会计年度内编一个流水号。J018C-KJ1-2009-1、2、3……NJ018C-KJ2-2009-1、2、3……NJ018C-KJ3-2009-1、2、3……NJ018C-KJ4-2009-1、2、3……N37全宗号

J018

目录号

KJ1

案卷号

1—3年度

2010

1月共3

册第1—3

册保管期限

15年会计档案凭证盒盒脊格式38会计档案年度全宗号目录号案卷号盒号保管期限D44556×30310D=20、30、40单位：mm会计档案盒盒脊格式396、会计档案案卷目录填写40会计档案目录案卷号

类别

题名

起止时间保管期限卷内张数备注

自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月41会计档案目录示例：案卷号类别题名

起止时间保管期限卷内张数备注1凭证类2010年1月份收款会计凭证2010010120100131151302凭证类2010年2月份付款会计凭证201002012010022815124…………………………….…..102凭证类2010年12月份转帐会计凭证2010120120101231258942第三节文书档案整理1、传统方法整理（略）（2002年以前）2、简化方法整理（按“件”整理，2002年以后）43一、确定归档范围和划分保管期限

根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，结合本机关工作职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。44文书档案归档范围：1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本单位需要贯彻执行的上级机关的文件材料；其他单位报送的重要文件材料；4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。45文书档案不归档范围：1、上级机关普发的、不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，与本单位无关的文件材料；3、其他单位的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；供参阅的简报、情况反映等。46根据财政所工作实际，文书档案收集范围包括：1、本所根据工作职责形成的总结、汇报、通知、会议记录、制度、报表等文件材料；2、乡镇政府、党委、县财政局发的关于财政分局需贯彻的文件等。47

二、归档文件的整理单位的确定与装订（一）整理单位的确定（“件”即归档文件的整理单位）

1、正本与定稿为一件

2、正文与附件为一件

3、转发文与被转发文为一件

4、原件与复制件为一件

5、来文与复文各为一件

6、文件处理单与文件为一件

7、报表、名册、图册等每册（本）为一件

48（二）文件的装订

件内稿本、文本的排列：

1、正本在前，定稿在后

2、正文在前，附件在后

3、原件在前，复制件在后

4、转发文在前，被转发文在后

装订方式（使用缝纫机在文件左侧或左上角轧边）装订的要求：整齐、结实、美观采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐；采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐49

定稿正本附件正本被转发件转发件复制件原件来文批复“件”内的排序50

收文收文处理单定稿发文文件处理单文件正本51文件的装订方式

采用左上角或左侧装订。

采用左上角装订的文件应当左齐上齐。左侧左齐下齐。目前的装订方式多数采用传统的线装

可用缝纫机装订,厚的采用三点一线方式装订。安徽省省人民代表大会常务委员会公告（第五十九号）《安徽省档案条例》已经1997年11月2日安徽省第八届人民代表大会常务委员会第三十四次会议通过，现予公布，自1998年

1月1日起实施。安徽省省人民代表大会常务委员会公告（第五十九号）《安徽省档案条例》已经1997年11月2日安徽省第八届人民代表大会常务委员会第三十四次会议通过，现予公布，自1998年

1月1日起实施。52三、归档文件的分类（一）分类方法

1、年度分类法

2、机构或问题分类法

3、保管期限分类法

531、年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法需要注意的几种情况：

①文件有多个时间特征以文件签发日期（即落款日期为准）

②跨年度形成的有密切联系的文件归入办结年度

③件内稿本、文本日期不一致

以装订时排在前面的文本的日期为准

④文件没有标注日期

通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或接近日期1、年度分类法543、保管期限分类法保管期限分类法是将归档文件按照不同的保管期限分开，分为永久、定期（30年、10年）55乡镇财政所由于每年形成的文件材料数量不多，按照保管期限—年度或年度—保管期限进行分类。56四、归档文件的排列与编号（一）排列的原则：

“事由原则”即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。事由是一个比较笼统的概念，可以指一个事件、一个人物、一项工作活动、一项具体业务、一个具体问题等。件的排列顺序按同一事由、逻辑联系、时间先后、重要程度进行。零散件排列在最后。

57（二）排列的方法：

1、同一事由内归档文件排列最简单的方法是按照文件材料形成时间的先后顺序。还可以按文件材料的重要程度排列

2、不同事由间的归档文件排列

※按不同事由办结时间的先后顺序排列。

※按事由的重要程度排列。

※按事由文件材料的责任者或承办部门分别集中排列。

※按事由文件材料所反映的不同问题分别集中排列。

58

（三）件号的编制

件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

59

室编件号在分类方案最低一级类目内，按文件排列顺序从

“1”开始标注。

如采用“年度——保管期限”进行分类，室编件号应在同一年度内同一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。

如：年度—保管期限

2010年-永久

1、2、3、4……

2010年-30年1、2、3、4……2010年-10年

1、2、3、4……60（四）加盖归档章

1、归档章的项目填写要求

应使用字迹耐久的材料。如碳素墨水等，也可使用打号机打号。2、归档章的格式（长45mm,宽16mm,分为均匀的6格）（全宗号）（年度）（室编件号）*（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）613、盖章位置

归档章一般盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用了上述位置，可将归档章盖在首页的其它空白位置，但以上端为宜。24200215永久如上表示：滁州市档案局2002年永久的第15件档案。62五、归档文件的编目与装盒

（一）归档文件目录的编制与填写

归档文件应据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，即按照分类、排列、编号的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的全貌。

63（二）归档文件目录的格式件号责任者文号题名日期页数备注室编馆编64示例：件号责任者文号题名日期页数备注室编馆编1安徽省政府办皖政办〔2002〕55号关于加强农村中小学收费管理坚决制止乱收费的通知2002082152安徽省政府办皖政办〔2002〕52号关于大力培育农村致富带头人的若干意见2002080243安徽省政府办皖政办〔2002〕59号关于2002年目标管理考核工作的通知200208237秘密归档文件目录（盒内竖式）年度：200265①件号②责任者（应使用全称或通用简称）联合颁发的文件填写第一责任者，后边加一个“等”字；没有责任者的文件材料考证清楚后填写，并加“[]”标识。③文号（由机关代字、年度、年度内发文的顺序号组成）

归档文件目录各项目的填写66④题名题名即文件标题，是对文件材料内容的概括，也是检索利用的最重要的途径。机关有固定文头的文件，标题直接由事由（问题）和名称（文种）构成的，著录时原文照录，题名中不需增加著录责任者。例：冠有“安徽省档案局”固定文头的文件，题名是“关于加强档案安全工作的通知”，照原文著录为关于加强档案安全工作的通知。来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。67⑤日期：填写时应以8位阿拉伯数字标注。如20090415。⑥页数：填写一件文件的总页数。有字迹和图表的页面算作一页，空白面不得算作一页。正面在右下角，反面有内容在左下角编写页码。⑦备注：包括密级、缺损、移出等。⑧用纸：A4纸。68

归档文件目录

全宗名称

年

度

保管期限

机构或问题

目录装订：每年按不同保管期限装订三册；也可以按永久、长期、短期的排列顺序装订成一册。具体装订形式由各机关根据具体情况而定。69归档文件目录封面格式（横式）

归档文件目录

全宗名称滁州市档案局年度2012年

保管期限

30年

机构或问题70

（三）归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面以及盒脊项目等工作内容。

71

档案盒的格式（按件整理）

档案盒规格A=20、30、40、50等A***财政所档案盒背脊的项目72备考表盒内文件情况说明整理人：

检查人：

年月日

73装盒的具体要求不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒。不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒。同一类目的归档文件数量少，不够一盒时，也不能将这些文件材料装入其它档案盒。不要求同一事由的文件材料必须装入同一档案盒内。74第四节业务档案整理整理原则：1、业务档案采用文书传统方法组卷方式。2、每年根据文件材料的内容，考虑文件材料之间的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，组成案卷，每年根据保管期限排小流水号。75根据各个财政所的具体情况，大致可以分为以下类别:YW1资金监管YW2一事一议YW3债务审计YW4园区建设YW5农业税YW6家电，汽车、摩托车下乡各财政所可根据本所实际情况，选择上述类别，也可增设预管算理、惠民资金、其他专项资金等类别，只需在分类方案中说明即可。业务档案分类76业务档案的档号编制全宗号—类别号+属类代号—年度—保管期限—卷号示例：J018C—YW2—2009—Y—14

代表某财政所业务档案一事一议类2009年永久保管的第14卷档案。77立卷的操作规程一、编制归卷类目二、收集文件三、检查和调整卷内文件四、卷内文件的系统排列五、拟写案卷标题六、编写卷内文件页号七、填写卷内文件目录八、填写案卷封面与卷内备考表九、装订案卷十、案卷的排列与编号78案卷封面样式（全宗名称）（类目名称）（案卷题名）自年月至年月保管期限归档号本卷共件页全宗号分类号案卷号79示例某某镇财政所汽摩下乡2010年XX镇汽摩下乡资金发放清册自2010年1月至2010年2月10年保管期限归档号本卷共3件18页全宗号目录号案卷号J039JYW6880卷盒卷脊格式

（文书案卷）目录号年度起止卷号（全宗名称）81卷内文件目录卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。82卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注83卷内文件目录填写方法