市场营销部资料管理规定

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档市场营销部资料管理规定1、管理内容。营销部在日常业务活动中需要使用和接触的资料很多。主要包括酒店基本情况介绍、宣传小册子、宴会和会议宣传册、餐饮促销资料、房价表、明信片、营销手册、来往电函、传真、信件、协议书、合同副本、客户档案、各类报表、记事本、营销报告等，为了提高工作效率，适应市场竞争，应搞好资料管理。2、资料分类。可分为：宣传资料类；经营表格类；协议合同类；业务通讯类；内部通启、工作请示类、文件类；客户档案类；重点客户档案类；团队客人类；会议客人类；散客类；长包房客人类等其他类别。3、建立资料档案。营销部应有专门的资料档案柜。应选用抽屉式档案柜，经常查用的档案以字母顺序或其他索引方法排列。客户档案内容包括：抵离店日期、房间种类、所住房号、生日、实收房价、特殊爱好、禁忌、投诉、宴请次数、规格等。潜在客户档案内容包括公司名称、地址、背景、法人姓名、生日、个人爱好，拜访次数、拜访结果需求和要求等。4、建立资料的保管和使用。公用资料，不涉及商业的资料。如：宣传册、内部报表等，由销售代表领取保管和使用；合同书、协议书等文件由秘书保管。本部门人员查阅在当天必须归还，不得带出办公室；外部门人员查阅有关资料，须本部门经理认可并办理借阅手续，重要资料必须当日归还。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档销售部资料管理规定一、资料内容文字部份：1.送董事会资料。2.公司下发文件。内容关于“某某项目”的通知、通告、指示、决定、决议等。3.会议纪要。4.内部资料。包括一般资料和重要资料(需长期保存)。5.送其他部门资料。主要指部门衔接函。6.其他部门送本部门资料。衔接函、落款为“**部”的通知、通报、决定等。7.策划部送行业信息。包括：策划部送来的《简报》、其他楼盘信息等。8.活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则，实施方案，请柬，门票样本等。9.报刊杂志信息。分相关行业信息、广告信息等。10.法律方面资料。主要指法律顾问的意见书、信函。11.各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。12.各项目售中资料。包括合同书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。13.各项目售后资料。主要指物管公司送来的，如客户住宅电话等资料。14.销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚情况。15.各项目《销售日报表》。16.每天各销售代表的《工作日志》及每周、每月汇总。电脑部份：1.销售资料。主要指商品房合同摘要，营业用房合同摘要，车库购销情况，已售房、余房信息。2.工作日志。3.客户档案。4.销售代表档案。二.资料的管理销售助理负责本部门的资料管理工作，主管进行监督和督促。销售助理作为资料的管理人，应及时做好资料的收集、整理、归档，确保资料的完整、正确和安全。1.文字资料。报董事会资料。注明所上报的具体董事、时间。公司下发文件。在收文的次日早会宣读，会后存档。《销售日报表》。由经办的销售代表当日详细填写，销售助理每天早会检查，会上汇总(包括当日汇总、截止当日汇总)，主管会后检查。一本填完后存档。《工作日志》。由各销售代表每天下班前完成，销售助理当日汇总，次日提供给相关领导和相关部门。分项目销售时间存档。合同书的管理。详见《预定单合同的管理》。预定单的管理。详见《预定单合同的管理》。工程变更单的管理。销售部保留的工程变更单应分项目长期保存。项目售前资料长期保存。项目售中资料长期保存。项目售后资料长期保存。注意事项：①每份资料编写目录，建立借阅签字制。如造成售楼资料遗失，须原样弥补，并罚款100元，如造成其他资料的遗失，须承担相应的经济及法律责任并罚款200元。②根据质量手册规定执行文字资料的保存期限，特别注意以下资料的保存，如指与客户签署的易引起争议的书面资料，如a、客户的更名、转让资料(见《更名、转让手续的办理》)；b、优惠客户的情况说明；c、公司对客户的赔偿资料(含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔偿结果、领导签字、经办人签字、客户获赔后的声明)；d、退房