资料表的操作

第5章資料表的操作製作5-1-1關聯式資料庫的資料儲 存方式

關聯式資料庫（或稱關聯式資料模式）是以表格（在Access中稱為資料表）儲存資料，且表格的一個儲存格裡，僅能儲存一個值。

下圖是Access的一個資料表，這個資料表是用於儲存一些通訊資料。在資料表的第一列是資料表的各個欄位名稱，橫的一列稱為一筆記錄，所以在這個資料表共有四筆記錄。

欄位名稱一筆記錄5-1-2主索引(主鍵)的觀念在關聯式資料庫理論裡，有所謂的主鍵的觀念，對應到Access裡，就是在資料表中指定的主索引。為何要設定主索引呢？主索引的功能在於定位資料，說白話一點，就是要確定資料庫要運作的資料是哪一筆。所以，一個欄位若被指定為主索引時，就表示這個欄位的值不能重複，這樣才能透過主索引決定出一筆記錄。就好像，我們可以用身份證號碼來區分每一個人，因為不會有人的身份證號碼與您相同。5-2資料表的工作畫面

5-2-1資料表物件設計檢視畫面簡介協助訊息資料表物件欄位檢視欄位屬性檢視設計檢視畫面的工具列簡介按鈕圖示按鈕名稱功能敘述檢視用於切換資料表物件的檢視畫面主索引將欄位設為主索引欄位索引呼叫索引對話盒，用以檢視該資料表物件，所有做為索引的欄位及相關設定插入列、刪除列在游標目前所在的列之前，插入一空白列。刪除游標目前所在的列。屬性呼叫屬性對話盒，檢視該資料表物件的屬性建立幫手呼叫建立輸入遮罩與驗證規則的幫手資料庫視窗切換到資料庫對話盒各資料型態的使用時機(一)

資料類型使用時機備註文字用於儲存一般文字資料，如：客戶姓名、地址、品名….等可以自訂欄位的儲存大小，但最大不可超過255個字元備忘儲存一段敘述性文字，如：備註欄可以自訂欄位的儲存大小，但最大不可超過64000個字元數字儲存數字資料，如：數量、電話號碼、發票號碼

日期/時間儲存日期資料，如：出貨日期、員工到職日、訂單日期…等

貨幣儲存金額資料，如：貨品之單價、貨物銷售額、員工薪資..等

各資料型態的使用時機(二)自動編號由Access自動產生記錄的編號，如：訂單編號、人員編號…等使用自動編號的欄位大多設定為主索引是/否儲存只需選擇是/否的欄位，如：是否給予折扣

超連結記錄Internet網址與檔案路徑，如：某一公司的網址最多可儲存20456個字元OLE物件儲存圖片、多媒體資料..等OLE物件最大不可超過1GB資料類型使用時機備註5-2-2工作畫面的切換按下按下選取切換至資料表的設計檢視畫面5-3資料表的建立與匯出/匯入5-3-1利用資料表精靈建立資料表

1 開啟範例ex5-3-1.mdb

快速點二下切換進入Access後，將資料庫對話盒切換至資料表物件頁，在使用精靈建立資料表選項上，快速點兩下，進入資料表精靈對話盒。

2 操作資料表精靈

選取點選範例欄位中的欄位，按下此鈕，可將該欄選取為新資料表的欄位完成欄位選取後按下點選進入資料表精靈後，請點選商務多選鈕，選擇連絡人範例資料表，然後將範例欄位中，連絡人編號、名字、姓氏、出生日期、地址四個欄位，選取到新資料表的欄位欄做為欲建立資料表的欄位，然後按下

下一步

按鈕。

3 設定資料表名稱

按下在這個步驟裡，我們採用預設值，並由精靈自動設定主索引，請按下

下一步

按鈕。

4 選取執行步驟

按下選取在這個步驟裡，將詢問在完成資料表的建立後，您所希望執行的步驟。請選取請直接輸入資料至資料表中後，按下

完成

按鈕，進入資料工作表檢視畫面。

5-3-2匯出資料

1 開啟範例ex5-3-2.mdb， 匯出資料表

在欲匯出資料的物件上按下滑鼠右鍵選取進入Access後，將資料庫對話盒切換至資料表物件頁下，接著用滑鼠右鍵點選通訊錄資料表，在蹦現的快顯功能表中點選匯出選項，執行通訊錄資料表的資料匯出動作。

2 設定匯出目標的類型

設定檔案名稱設定欲輸出檔案的類型按下進入匯出資料表對話盒後，我們在該對話盒的檔案類型欄中，設定匯出檔案的類型。這裡選取為MicrosoftExcel5-7，表示將把資料輸出為Excel所使用的xls檔，檔案名稱為通訊錄資料表。

3 檢視匯出檔案

資料表的欄位名稱5-3-3匯入資料

1 開啟範例ex5-3-3.mdb， 選取欲匯入的資料

選取匯入的檔案類型選取按下選取

2 匯入試算表精靈

欲匯入資料的工作表內容按下點選

3 設定欄名

欲匯入資料的工作表內容按下點選欲匯入資料的工作表內容按下點選

4 選取匯入資料的方式

5 選取欲匯入欄位與設定欄位格式

您可以在此欄中點選各欄位，以設定各欄位資料的匯入設定設定各欄位的匯入設定

6 建立資料表的主索引

按下點選

7 選取欲匯入欄位與設定欄位格式

按下按下輸入請在匯入至資料表欄位中鍵入通訊錄資料表，做為新增資料表的名稱。鍵入後請按下

完成

按鈕，Access將會蹦現一訊息方塊，告訴您已經完成了檔案的匯入。

5-3-4與XML的整合XML建立語法如下:<元素名稱>元素內容</元素名稱>

從XML文件滙入資料(一)設定欲匯入檔案的類型設定欲匯入檔案的位置選取欲匯入的檔案選取按下從XML文件滙入資料(二)按下按下匯入後的資料表名稱將資料匯出至XML文件(一)按下選取選取設定將資料匯出至XML文件(二)按下 5-4資料表欄位的編輯與主 索引欄位的建立5-4-1欄位的新增、刪除、修改、 插入與位置調整

1 開啟範例ex5-4-1.mdb

按下選取進入Access的資料庫對話盒資料表物件頁中，點選客戶資料表，按下

設計

按鈕，將進入客戶資料表的設計檢視畫面。

2 新增欄位資料

鍵入資料將畫面移至最後的net欄位，並用滑鼠在此欄位的下一列點一下，該列前將會出現一個

符號，表示目前正在編輯此列，請按照下圖鍵入資料，並設定屬性，完成欄位的新增。

3 修改欄位資料

鍵入『修改』二字刪除『新增』二字將滑鼠游標移動至新增的欄位的欄位名稱欄中，並將『新增』二字消除，並鍵入『修改』，使該欄位的名稱由『新增的欄位』更改為『修改的欄位』。

4 選取單一欄位資料

完成此列的選取將滑鼠游標移動至修改的欄位前，待滑鼠游標變成

狀時，按下滑鼠左鍵，該欄位將變成黑色，表示該欄位已經被選取。

5 欄位資料的刪除

欄位被刪除了完成欄位資料的選取後，按下鍵盤上的

鍵，即可刪除欄位資料。

6 插入欄位

按下插入的欄位將滑鼠游標移至此欄將滑鼠游標移至傳真號碼欄，並按下工具列上的插入列

按鈕，將會在傳真號碼欄前面插入一空白列。

7 刪除欄位

按下欄位已被刪除將滑鼠游標移至此欄將滑鼠游標移至傳真號碼前的空白欄位，按下工具列上的刪除列

按鈕，將刪除傳真號碼欄前的空白列。

8 調整欄位順序

城市欄的位置向上移動了按住滑鼠拖曳

9 同時選取多個連續的欄位

完成多個欄位的同時選取選取欄位後，按住滑鼠左鍵往下拖曳

10 同時選取多個不連續的欄位

若想同時選取多個不連續的欄位時，請按住鍵盤上的

鍵，然後點選欲選取的欄位即可。

5-4-2主索引欄位的建立與更改取消欄位的主索引設定按下完成主索引的取消將游標移至此欄更改主索引按下完成主索引的更改將游標移至此欄設定複合主索引按下完成複合主索引的設定選取欲設定為複合主索引的欄位5-5欄位一般屬性的介紹5-5-1欄位大小屬性文字文字的欄位大小屬性設定值範圍為0~255個字元。當使用者未設定文字的欄位大小時，Access將預設為50。數字(一)欄位大小輸入數值範圍小數點位數儲存空間位元組0~255無1位元組整數-32768~32767無2位元組長整數-2147483648~2147483647無4位元組小數點（浮點數）儲存數字範圍由-1028-1至1028-12812位元組單精準數儲存數字範圍，如下述：負值：-3.402823E38至-1.401298E-45正值：1.401298E-45至3.402823E3874位元組數字(二)雙精準數儲存數字範圍，如下述：負值：-1.79769313486231E308至-4.94065645841247E-324正值：1.79769313486231E308至4.94065645841247E-324。158位元組複製編號全域唯一識別子不適用16位元組欄位大小輸入數值範圍小數點位數儲存空間自動編號欄位大小輸入數值範圍小數點位數儲存空間長整數-2147483648~2147483647無4位元組複製編號全域唯一識別子不適用16位元組格式屬性文字與備忘(一)符號代表意義設定示範顯示結果@顯示所有輸入的字元，包含空格@@@@輸入”John”時，顯示為”John”。若只輸入”Joh”時，則顯示為”Joh”，Joh前加入了一個空格。&顯示所有輸入的字元，遇空格時，則予以省略&&&&輸入”John”時，顯示為”John”。若只輸入”Joh”時，則顯示為”Joh”，Joh前不加空格。文字與備忘(二)>將輸入的英文字都顯示為大寫>在格式欄中輸入”>”，輸入”john”時，將顯示為”JOHN”<將輸入的英文字都顯示為小寫<在格式欄中輸入”<”，輸入”JOHN”時，將顯示為”john”-在字元間加入”-”符號@@-@@@@@@@輸入”023697302”，將顯示為”02-3697302”符號代表意義設定示範顯示結果數字、貨幣與自動編號

格式設定說明輸入值顯示值通用數字依輸入方式顯示數字。當數值過大時，則轉以科學符號顯示2786.12786.1貨幣在輸入的數字前加入貨幣符號（$），使用千位分隔符號（,），預設兩位小數。2786.1$2,786.10整數依輸入方式顯示數字，但預設兩位小數。1000.81000.80標準依輸入方式顯示數字，但預設兩位小數，且使用千位分隔符號（,）。1000.81,000.80百分比將輸入的數字乘以一百，並在數字後加入百分符號，預設顯示兩個小數點位數。0.8585.00%科學記法使用科學記法方式，顯示數字資料58725.87E+03數字符號使用說明範例輸入值顯示值0顯示一個數字，若未輸入會顯示0000001752.68901753#顯示一個數字，若未輸入不會顯示0#1752.6891753.（句號）控制小數點出現的位置#.##1752.6891752.69,（逗號）出現千位分隔符號#,###1752.6891,753$顯示貨幣符號$#,###1752.689$1,753E-或e-以科學記號顯示數字，負指數將出現負號，但正指數不會出現正號0.00E-001752.6891.75E30.17521.75E-1自訂格式語法區段一;區段二;區段三;區段四

各區段的意義資料類型各區段的意義區段一區段二區段三區段四文字與備忘正常輸入時的格式輸入零字串或”Null”值時的顯示格式無，分隔符號（;）不用保留無，分隔符號（;）不用保留數字、貨幣與自動編號輸入數字為正數時的格式輸入數字為負數時的格式輸入數字為零的格式Null值時的格式是/否無，但分隔符號（;）要保留值為真時的顯示格式值為假時的顯示格式無5-5-3輸入遮罩屬性

1 開啟範例檔ex5-5-3.mdb

按下選取進入資料庫對話盒的資料表物件頁，選取電話物件，按下

設計

按鈕，進入資料表的設計檢視模式。

2 啟動輸入遮罩精靈

按下精靈呼叫按鈕將滑鼠游標移至此欄用滑鼠在電話欄位點一下，一般屬性標籤中將會顯示目前電話欄位的一般屬性設定，將滑鼠游標移至輸入遮罩欄，游標將顯示在該欄位中，且在該設定欄位旁將出現一個精靈呼叫

按鈕，按下該鈕將可啟動輸入遮罩精靈。

3 選取輸入遮罩種類

按下選取進入輸入遮罩精靈中，請點選電話（兩碼區號）選項，並按下

下一步

按鈕，表示我們要建立這種輸入遮罩。

4 設定定位字元

測試一下精靈所提供的輸入遮罩設定未輸入資料時使用的定位器字元按下

5 資料儲存方式

按下選取點選遮罩中含有符號，就像核取方塊，表示儲存資料時，將連同輸入遮罩的符號一同儲存。請再按下

下一步

按鈕。

6 完成輸入遮罩的建立

由精靈所建立的輸入遮罩按下自行建立輸入遮罩(一)符號意義是/否一定要輸入範例輸入範例0只能輸入數字0-9是000123#可輸入數字0-9或空白，且可輸入+與-，但若輸入遮罩的符號不被儲存，則儲存時空白會被取消否####+239可輸入數字0-9或空白，但不可輸入+與-否99\-99912-3L可輸入字母A-Z是LL\.0000NO.0012?可輸入字母A-Z否???\.0000NO.0012自行建立輸入遮罩(二)A可輸入字母A-Z與數字0-9是AAAAZ123a可輸入字母A-Z與數字0-9否

aaaaaZ123&可輸入任何字元與空白是&&&&&A-021C可輸入任何字元與空白否CCCCCCA-021@D輸入中文是@DL000000地B456725\顯示後面這個字元

00\?0012?12符號意義是/否一定要輸入範例輸入範例自行建立輸入遮罩(三)輸入二個空白

jo.,:-/小數點定位與千位、日期及時間的分隔符號，實際使用的字元，將以Windows98/Me的控制台中，國別設定

內容對話盒之設定為依據

>強迫右邊的字母變成大寫

>????JOHN<強迫右邊的字母變成小寫

<????john!使輸入遮罩從右到左顯示，而不從左到右顯示。鍵入遮罩中的字元始終從左到右填滿遮罩。您可在輸入遮罩的任何地方加入驚嘆號。

!????符號意義是/否一定要輸入範例輸入範例5-5-4驗證規則與驗證文字屬性資料型態

文字備忘數字日期/時間貨幣自動編號是/否超連結OLE物件功能與用途簡述驗證規則*****

**

檢驗輸入值是否正確的條件式驗證文字*****

**

當輸入值違反驗證規則時，產生之錯誤訊息屬性

1 開啟範例ex5-5-4.mdb

進入資料庫對話盒的資料表物件頁，點選產品資料表，按下

設計

按鈕，進入資料表的設計檢視畫面。

2 設定驗證規則與驗證文字屬性

3 儲存資料表

4 驗證規則測試

驗證文字輸入違反驗證規則的數值5-6查閱屬標籤的設定5-6-1文字方塊當建立具有顯示控制項屬性的欄位時，文字方塊是Access所預設的顯示控制項，如下圖所示。5-6-2清單方塊組合方塊清單方塊清單方塊的用途，在於限制欄位資料的輸入方式以選取清單的方式進行。

控制項為清單方塊,各設定欄位之意義屬性名稱設定值意義資料來源類型資料表/查詢清單方塊中的資料來源是由其他資料表或查詢所提供，做為資料來源的資料表或查詢，其名稱設定於資料來源欄中值清單清單方塊中的資料由使用者自行輸入，清單內的資料設定於資料來源欄欄位清單清單方塊的資料來源為其他資料表或查詢的欄位名稱，資料表或查詢的名稱設定於資料來源欄資料來源輸入資料表/查詢物件的名稱當資料來源類型欄設定為資料表/查詢或欄位清單選項時，由本欄位設定資料來源的物件名稱輸入清單選項的值當資料來源類型欄設定為值清單時，由使用者在本設定欄中設定輸入的值，設定方式『”欄位一的值”;”欄位二的值”;”欄位三的值”…..』，範例：”朋友”;”同事”;”大學同學”……控制項為清單方塊,各設定欄位之意義結合欄位選取清單方塊選項時，資料真正被儲存的欄位在資料來源物件中的順序當資料來源類型欄設定為資料表/查詢選項時，由本欄位設定真正被儲存至欄位的資料是資料來源（資料表或查詢物件）的第幾個欄位欄數顯示於清單方塊的欄位數當資料來源類型欄設定為資料表/查詢或欄位清單選項時，由本欄位設定清單方塊中，顯示幾個資料來源物件的欄位欄名是設定在清單方塊中顯示欄位名稱，並以欄位的標題、名稱或資料項目的第一列做為欄位名稱否設定不顯示欄位名稱欄寬設定清單方塊中欄位的寬度設定方式『欄位一的寬度;欄位二的寬度;欄位三的寬度…..』，範例：1cm;1cm;1cm……屬性名稱設定值意義

1 開啟範例ex5-6-2.mdb

進入資料庫對話盒的資料表物件頁，選取訂單物件，按下

設計

按鈕，進入資料表設計檢視畫面。

2 設定顯示控制項

切換按下選取將游標移至此欄將滑鼠游標移至客戶編號欄位，再切換至查閱屬性標籤，按下顯示控制項欄旁的

按鈕，點選清單方塊選項，設定欄位使用清單方塊為顯示控制項。

3 設定資料來源類型

資料來源類型欄採用預設的資料表/查詢設定，表示客戶編號欄位的清單方塊之資料來自其他資料表或查詢物件。

4 設定客戶資料表為資料來源

按下選取

5 設定資料來源物件的第一 個欄位資料為輸入資料

6 察看設定結果

因為欄寬設定為『0cm,1cm』，所以只看到公司名稱，而沒看到主索引欄的資料5-6-3組合方塊值清單將在通訊錄資料表的分類欄位建立一個值清單類型的組合方塊，如下圖所示。

1 開啟範例ex5-6-3.mdb

進入資料庫對話盒的資料表物件頁，選取通訊錄物件，按下

設計

按鈕，進入資料表設計檢視畫面。

2 設定顯示控制項為組合方塊

按下選取組合方塊選項切換至查閱標籤將滑鼠游標移至分類欄

3 設定資料來源為值清單

按下選取按下資料來源類型的下拉選單按鈕

，選取值清單選項。

4 利用放大顯示視窗，輸入 值清單的資料來源

輸入資料按下按下鍵盤上的+按鍵將滑鼠游標移至資料來源欄

5 檢視值清單建立結果

輸入在資料來源欄的資料未出現在值清單的資料5-6-4利用查閱精靈建立查閱欄

1 開啟教學範例ex5-6- 4.mdb，啟動查閱精靈

選取將訂單資料表開啟在設計檢視畫面下，並設定客戶編號欄的資料型態為查閱精靈。

2 進入查閱精靈

按下點選進入查閱精靈後，請點選我希望查閱欄查閱資料表或查詢中的值，然後按下

下