系统化行政管理实务

系統化行政管理實務

─以台灣經濟研究院為例

中華民國96年12月4日何俐禛台灣經濟研究院行政處處長主要經歷83.08~85.08

助理研究員85.08~89.04

院長室企劃86.08~89.04

院長室企劃兼公關88.09~93.08

行政處副處長(代理處長)93.09~迄今行政處處長83.08迄今財團法人台灣經濟研究院(TIER)1簡報大綱組織架構與業務簡介管理內涵與規章制度組織活動與內控系統2本院組織架構及業務簡介3台灣經濟研究院4台灣經濟研究院台灣經濟研究院組織架構董事會員工福利委員會員工退休基金管理委員會人事評議委員會升等委員會智慧財產評價服務中心氣候變遷因應政策研究中心景氣預測中心院長副院長主任秘書顧問室(諮詢委員、顧問)院長室生物科技產業研究中心東京事務所行政處產經資料庫資訊服務處國際事務處東南亞研究所研究六所研究五所研究四所研究三所研究二所研究一所產諮會BOT研究中心企業發展推動中心調查中心資料處理中心圖書館行銷部生產部稽核小組台經院業務範疇委託研究調查

產經資料庫

會議籌辦學術會員服務

訓練、輔導及出版台灣經濟研究院5政策推動輔導

行政處職掌人資：招募、任用、考評、訓練、升遷、薪獎、福利、差勤、離職財務：會計帳務處理、預算結算作業財務報表編製、經營績效分析綜計：專案行政管理總務：財物設備之採購、養護營繕、盤點文書：公文收發、證書印鑑管理、檔案管理67業務規模註：1.人員數為當年度全年平均數。2.96年資料為截至96.10.31資料。

42.1840.1339.8241.640.17服務單位人員數(人)214.28197.95184.69176.78157.25研究業務單位人員數(人)9695949392年度489485376347341收入規模(百萬元)17171716.516行政處人員數(人)256.46238.08224.51218.38197.42全院人員數(人)5.084.934.634.253.91平均服務人數(研究/服務)1.912.041.671.591.73平均每人生產力(百萬/人)12.6011.6410.8610.719.83平均服務人數(研究/行政處)管理內涵與規章制度8管理的目的建構具競爭力的組織提昇績效、永續經營9行政管理的原則最適管理模式─興利防弊、適當完善明確劃分權責─權責明確、充分授權標準作業程序─工作說明、流程管理異常作業管理─掌握法理、保持彈性10組織管理─因應迅速變化的環境管理制度─組織章程、組織架構部門職掌、權責劃分管理重點與相關規範11人員管理─讓知識工作者適切發揮生產力管理制度─招募任用、薪獎福利差勤請假、訓練升等提案獎勵、論著發表績效評估、退休離職管理重點與相關規範12財務管理─雖非營利，但須永續管理辦法─預算編列、費用報支憑證核銷、績效分配資金運用、稅務規劃管理重點與相關規範13資源管理─資訊分享、應用擴散管理辦法─檔案管理、資產管理資源分享、成果運用管理重點與相關規範14作業管理─作業標準化、流程簡單化管理辦法：業務職掌、權責劃分作業規範、工作規則管理重點與相關規範15作業程序與流程實例說明招募─用人需求作業─招募作業16招募作業程序一、用人需求作業(一)各單位因業務需要新增或遞補遺缺時，應詳填「人力需求表」，經用人單位主管簽核後，會簽行政處人事，經行政處處長核定後，統一由人事單位進行招募作業。(二)用人單位提出人力需求申請時，應就需求人力之資格、條件等資料詳加說明。17二、招募作業(一)人事得依用人單位需求，在本院或院外招募員工，其招募管道如下：1.在本院網頁刊登求才廣告。2.在104人力銀行刊登求才廣告。3.因特別情況或需求，可刊登報紙廣告。4.經人介紹。(二)人事單位必須依用人單位需求對應徵者的各項資料進行初步審核，檢閱應徵者學經歷是否符合所需，不合格者予以淘汰。招募作業程序18招募作業程序(三)人事單位將初步篩選出之應徵者資料，以e-mail或書面(無電子檔者)分送用人需求單位，再由用人需求單位主管作進一步資格與條件篩選後，由該單位自行決定並邀請應徵者作進一步應試。(四)用人需求單位收到人事單位初步篩選出之資料後，應在3個工作天內副知人事單位是否邀請應試或淘汰。(五)經用人需求單位面試合格並擬錄用之應徵者應由用人需求單位提出「新聘人員申請表」。19招募作業程序(六)經用人需求單位淘汰之應徵者資料，應由人事單位建檔備查。(七)對於特殊應徵者(例如經其他單位主管或院內顧問推薦者)，若未經錄用，應由人事單位於結果知曉後一週內回覆應徵者。20招募─用人需求作業流程21用人需求開始人事單位審核填寫人力需求表主管批核?審核ok?資料補正No(要求補正)主管批核?No招募作業流程NoYesYes用人需求單位人事單位人力需求表人力需求表組織活動與內控系統22組織活動與作業內容銷售及收款採購及付款固定資產薪工循環融資循環投資循環生產循環23銷售預測與計畫作業：評估市場環境、擬定目標客戶管理作業：建立客戶基本資料、找(留)住好客戶交貨作業：進度管理、核對合約內容、開立收據收款及票據作業：編製應收帳款明細表、核對收款內容訂單與簽約作業：訂單評估、合約審閱、交易條件異常款項作業：退回扣款、客訴處理銷售及收款循環24採購及付款循環請購作業：提出需求、核准請購採購作業：選擇供應商、詢議價作業、訂購作業驗收作業：通知驗收、數量點收、品質檢驗、完成記錄付款作業：辦理請款、核對請款、憑證審查、費用核銷、辦理付款25薪工循環用人需求與招募作業：依需求招募、招募方式任用作業：任免權責、敘薪建議、報到程序、資料建立訓練作業：新人訓練、試用期評估、訓練計畫考勤考核作業：差勤、請假、考績獎懲升遷作業：資格條件、審核程序、公佈建檔薪資作業：基本參數設定、薪資資料設定、調整異動、撥薪作業、薪資報表、人事成本分析福利作業：福委會組織與工作計畫、福利金提撥離職、資遣、退休作業：資格條件、申請審核程序、移交手續、流動分析人力資源規劃：考量全面性人資相關制度26生產循環製程及負荷規劃：分析應投入之人力及作業時間委外加工作業：委外評估、委外評選、品質進度控制排程及生產作業：編定進度、工作分配生產及品質管制：進度管制、餘力管理、標準作業、檢驗標準生產成本控制：掌握生產過程中所發生的各類成本27固定資產循環取得作業：取得效益評估、請購程序、保管入帳

異動及盤點作業：移動與增減、定期盤點處置作業：報廢、出售、租賃、借貸投保作業：投保要件、投保申請、投保手續、續保手續28融資循環預算作業：設定年度目標、編制預算負債作業：借款利弊得失及用途分析、借款條件評估出納現金收支作業：現金及銀行存款、調節核對財務報表查核作業：編製報表、重要事項報告績效評估作業：經營績效分析、財務結構分析、差異分析會計帳務處理作業：會計制度、結帳調整29投資循環長短期投資與決策：投資標的評估投資買賣、保管及記錄：投資標的資料列管、交易資料列管、結帳日投資標的市場資料記錄投資會計處理作業：投資標的種類之增減、有價證券評價30組織內控系統定義結果指定責任檢查追蹤即時獎懲人們不會做你希望的，只會做你要檢查的要的是結果，不是過程重要事=大家做=人人做大家做→別人做→