会计档案管理

会计档案管理

会计档案及其特点会计档案管理制度会计档案归档会计档案整理会计档案排列会计档案编号会计档案编目会计档案销毁会计档案移交会计档案及其特点

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。上述概念包含两层含义：

1.会计档案是会计核算的产物。

会计档案主要指会计凭证、会计账簿和财务报告等。财务会计管理活动中形成的会计工作政策法规、预算、计划、总结、请示批复、制度办法等不属于会计档案范畴。

2.会计档案是重要的凭证和史料。

会计档案以丰富的数据信息记载着各单位经济活动，具有很强的凭证性，不仅是各单位经济业务活动的重要依据，而且对保护国家财产，执行国家财经纪律起到监督作用，此外还是研究经济发展史的珍贵史料。

会计档案有以下四个特点:

1.会计档案形成范围的普遍性。

无论国家机关、社会团体、企业事业单位，以及按规定应建立账户的个体工商户和其他组织，凡是

具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案。

2.会计核算材料之间的连续性。

从会计核算过程看，先有会计凭证；然后依据会计凭证填写会计账簿；最后，根据账簿汇总编制会计报表，进行财务说明与分析，形成财务报告。以上三者各工作环节紧密相连，环环相扣，互相制约。会计核算材料之间的连续性超过了其他种类的档案文件材料之间的联系。3.会计档案类别的稳定性。

会计工作种类繁多，有单位预算会计、工业会计、农业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计等，虽然遍布于各个领域，但是其基本内容成份主要有三个方面；即会计凭证、会计账簿和财务报告。这种类别的稳定性是会计档案区别于其他档案种类的重要标志之一。4.会计档案外在形式的多样性。

会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计账簿有订本式、活页式、卡片式三种。财务报告因为有文字、表格、数据等，出现了8开、16开或A4的纸张规格，以及会计电算化打印输出的会计核算材料等。会计凭证在不同行业，其外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案管理制度

会计档案管理制度由两部分组成：一是《档案法》、《会计法》中的有关会计档案管理的条款；二是国家和省级财政部门与档案行政管理部门联合制定的《会计档案管理办法》等规定、规范、标准：1.《会计法》

1985年制定，1999年10月修订通过的《会计法》，对建立会计档案工作，制定会计档案管理办法，配备会计档案管理人员，以及违反会计档案管理规定所应承担的法律责任等作了明确的规定。2.《会计档案管理办法》

财政部、国家档案局1984年6月制定、1998年10月修订的《会计档案管理办法》，对会计档案的归档、保管、利用，鉴定、销毁、移交及会计电算化档案等管理工作做了全面的具体规定。3.《福建省会计档案基础工作规范》

2000年10月福建省财政厅、省档案局根据《会计档案管理办法》，结合我省会计档案工作实际，制定了《福建省会计档案基础工作规范》，进一步统一了全省会计档案的整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等工作规范和程序。4.《会计档案案卷格式》

档案行业标准《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008）规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求，适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。会计档案归档

会计档案归档是指财会部门将办理完毕且具有保存价值的会计核算材料经系统整理后移交档案室或档案馆保存的过程。为了保证会计档案收集的齐全、完整与准确，必须建立严格的会计档案归档制度。会计档案归档制度包括：归档范围、归档时间、归档要求三个方面的内容。（一）会计档案归档范围

1.会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据，是会计核算活动中最初形成的、重要的核算材料。会计凭证按填写程序和用途可分为原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

2.会计账簿。会计账簿是以会计凭证为依据，连续系统地记录和反映各项经济活动过程和结果的簿籍，是编制财务报告的重要依据。会计账簿是会计核算的主要材料，按其用途可分为：总账（也称总分类账）、明细账（如现金出纳账、银行存款账、经费支出明细账等）、固定资产账、辅助账簿（也称备查账簿）、其他会计账簿等。

会计账簿的外形一般有订本式、活页式和卡片式三种。订本式账簿，是指账簿在启用之前，已将账页统一编号装订成册的硬皮本账簿。活页式账簿和卡片式账簿是将账页放置于活页夹中或卡片盒内的账簿，这两种账簿便于记账人员的使用，但账页不固定，容易散失或被抽换。

3.财务报告。财务报告是根据日常会计核算材料定期编制的书面报告，它由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成，是综合反映一定时期的资产负债和所有者权益状况、以及某一特定时期经营成果和现金流动情况的书面会计文件，是非常重要的核算材料。

财务报告的种类较多，按报告编制的时间分，有月度、季度、年度财务报告；按报告编制单位分，有单位财务报告、汇总财务报告；按报告的内容或名称分，有企业的资产负债表、利润表、现金流量表、行政事业单位的经费执行报表、资金活动报表等；按报告的服务对象分，有内部报告和外部报告。

4.其他核算材料。其他核算材料是指银行存款余额调节表、银行对账单等。银行存款余额调节表是补充性的说明材料，银行对账单是各单位核对银行账目的重要依据。此外，还有会计档案管理中的会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等，也属于会计档案归档范围。（二）会计档案的归档时间

会计档案的归档时间，是指会计机构将会计核算材料整理后，向本单位档案机构移交的时间。《会计档案管理办法》规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”（三）会计档案的归档要求

1．收集、整理应符合规范。应归档的会计核算材料要求齐全、完整，准确，分类清楚，组卷合理，排列系统，案卷题名简明确切，装订美观结实，编目科学清晰，便于查找利用。

2.保持原封装。移交归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构经办人员共同拆封整理，以分清责任。

3.签章项目要完整。会计凭证封面、财务报告封面、备考表与会计账簿启用表、经管人员一览表、账户目录等应按规定，由经手人、会计机构负责人（会计主管人员）、主管会计工作的负责人、单位负责人签字盖章，设置总会计师的单位还须由总会计师签名并盖章。

4.严格办理交接手续。会计档案归档时，会计机构和档案机构必须逐卷认真清点，一一核准后，交接双方应按规定要求在会计档案移交清册上履行签字盖章手续，移交清册应明确交接人员、时间、数量，交接双方应各存一份。会计档案整理

会计档案整理就是将零散和需要进一步条理化的会计核算材料，通过分类、组卷、排列、编目，组成一个有序体系的过程。（一）会计档案由谁整理

会计档案的整理要坚持由会计机构负责整理的制度。《会计档案管理办法》规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”

会计人员对会计核算材料的真实准确负有法律责任，会计人员进行会计核算材料的整理，既是会计人员职责和职业的要求，也是会计档案的管理特点。档案人员（指档案机构的人员）可参与会计档案的分类、整理方案的确定并进行档案业务指导，但不应介入会计核算材料的分类、组卷工作，更不能采取包办代替整理组卷。（二）会计档案分类法

会计类型分类法即以会计类型为标准，对会计档案进行分类的方法。如分为税收计划、税收会计、经费会计、单位预算会计等。会计年度分类法，即以会计年度时间为标准，对会计档案进行分类的方法。

会计形式分类法，即以会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计核算材料等会计档案形式为标准，对会计档案进行分类的办法。

会计机构分类法即是以会计核算组织机构为标准，对会计档案进行分类的方法。

会计档案保管期限分类法即以会计档案保管期限为标准，对会计档案进行分类的方法。

会计档案分类一般不单独使用一种分类方法，而是将两种或两种以上的分类方法联合使用，称之为“复式结构分类法”。如：年度—形式—保管期限分类法，形式—年度—保管期限分类法。

某行政机关2015年度会计档案

会计凭证

会计账簿

财务报告

其它保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限年度——形式——保管期限分类法（三）会计档案保管期限的划分

会计档案保管期限划分的依据是《会计档案管理办法》有关规定和会计档案保管期限表。1.会计档案保管期限的规定。（1）保管期限的种类。会计档案的保管期限分为永久、定期两类，其中定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

永久保管期限的档案主要是年度决算财务报告以及会计档案保管清册和销毁清册。这些档案在各单位构成比重小但价值大。25年保管期限的档案主要包括现金出纳账、银行存款账以及税收日记账等。15年保管期限的档案在各单位构成比例最大，数量多，主要包括：各类凭证、总账、明细账、日记账以及档案移交清册等。

10年保管期限的档案包括：国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证、各收入机关编送的报表、行政单位和事业单位决算、税收年报（决算）、国家金库年报（决算）、基本建设拨、贷款年报（决算）、税收会计报表（包括票证报表）。5年保管期限的档案包括：银行余额调节表、银行对账单、行政单位和事业单位的月度、季度财务报告等。3年保管期限的档案包括：企业的月度、季度财务报告等。

（2）保管期限的计算。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管期限原则上应当按照《会计档案管理办法》附表所列期限执行：各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记总账5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年月、季度财务报告10年度财政报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对帐单5年财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注财政总预算行政单位事业单位税收会计一会计凭证1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证10年10年2各收入机关编送的报表10年3行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根联在销号后保管2年5财政总预算拨款凭证及其他会计凭证15年包括：拨款凭证和其他会计凭证6农牧业税结算凭证15年二会计账簿7日记账15年15年8总账15年15年15年9税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账10明细分类、分户账或登记簿15年15年15年11现金出纳账、银行存款账25年25年12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）行政单位和事单位固定资产报废清理后保管5年三财务报告类13财政总预算永久14行政单位和事业单位决算10年永久

15税收年度（决算）10年16国家金库年报（决算）10年17基本建设拨、贷款年报（决算）10年18财政总预算会计旬报3年所属单位报送的保管2年19财务总预算会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年20行政单位和事业单位会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年21税收会计报表（包括票证报表）电报保管一年，所属税务机关报送的保管3年四其他类22会计移交清册15年15年15年23会计档案保管清册永久永久永久24会计档案销毁清册永久永久永久注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。

（三）会计核算材料的组卷方法与要求

会计核算材料的组卷，首先应当按照会计档案的分类方法，把会计核算材料按不同类别分开，其次，在每一类别的材料中区分不同的保管期限；第三，按形成的时间顺序，结合材料形成数量的多少，组成若干保管单位。

会计凭证的组卷

会计凭证需按月分开组卷，根据每月凭证的多少组成一卷或数卷。不同月份产生的凭证不能组合在一个案卷里。1.检查。会计人员在月份结账后，先区分不同凭证类别，再按凭证编号顺序排列，第三，对各类凭证进行认真检查。检查内容有五个方面：

(1)对原始凭证进行复核审查，确认真伪；

(2)凭证编号有否漏号或颠倒；(3)所附原始凭证票据或附件折叠、粘贴是否整齐规范，一般原始凭证和附件要折叠成略小于记账凭证的长、宽度。左上角的两条边、线要直，无毛边，呈直角；

(4)对于一些不便随同记账凭证一起装订或保管价值明显不同的原始凭证，比如涉及外事、末了债权债务、工资名册等，应单独抽出装订和保管，并在原记账凭证上注明抽出凭证的名称、数量及其去向；(5)各类凭证区分是否准确。

2．拆除金属物，修补破损：(1)去除凭证上的大头针、回形针、钉书钉。(2)破绽的票据和附件要修补粘贴，重要内容残缺的，要查清内容及时补齐，并在备考表或空白处说明情况。3.装订。会计凭证装订时应加封面和封底，并用棉线在会计凭证的左上角装订，凭证厚度以不超过2厘米为宜。

4.包角盖骑缝章。会计凭证装订好后，应用封纸包角，并在包角处盖上骑缝章。

5.填写凭证封面。封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。

会计凭证封面会计凭证封面（1）单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“福建省人民政府财政厅”简称为“福建省财政厅”。不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。会计凭证封面项目的填写方法：

（2）会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。

（3）时间：填写本册会计凭证的起止年月日。

（4）册数：填写会计凭证的册数。

（5）册次：填写本册会计凭证的序号。（6）记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。（7）记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。（8）附件数：填写本册会计凭证的附件张数。（9）会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。（10）会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。

（11）装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。（12）装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。（13）备注：填写该本凭证需要说明的事项。

6.装盒。立好卷后，会计凭证还应加装卷盒，一卷一盒。

会计档案凭证盒正面格式会计档案凭证盒正面格式尺寸

会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。

会计凭证盒正面项目的填写方法：（1）单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封面一致。（2）归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。

（3）立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。（4）保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。（5）全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。

（6）目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。（7）案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。会计凭证盒盒脊项目及填写方法：会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限。盒脊项目与正面有关项目对应填写。会计档案凭证盒盒脊格式

会计账簿的组卷

会计账簿组卷时要按账簿形成的特点区分会计年度，不同种类的账簿分别组卷。1.各类账簿扉页的启用及交接表和账户目录（见下图）应逐项填写完整、规范，有关人员应签章。帐簿启用及接交表正面格式帐簿启用及接交表背面格式

2．订本账（也称死页账）应保持原样，空白账页不能拆但须在记录账页的最后一行上下画一条线，以示结束使用，在卷末备考表写明使用账页和空白账页的页数。3.活页式或卡片式的账页应将账中的空白账页去掉后重新整理，分别在已记账的账页正面的右上角和反面的左上角依次编页号，活页账页较少的，可将账页按科目内容依次间隔排列编号。

4.活页式账簿装订时应加封面（见下图）与封底，采用棉线在左侧装订，并在装订处用封签密封，加盖骑缝章。封面项目要填写规范。订本账可直接装入会计档案盒，一般一本账簿可作为一个案卷装在一个会计档案盒内。账页数量少的可几种账簿合装在一个会计档案盒。

××市××局会计账簿类××市××局2015年度银行存款往来账起止时间自2015年1月1日至2015年12月31日止卷内页号第1号至第100号保管期限

25年全宗号目录号案卷号会计账簿封面填写示意5.跨年度使用的固定资产账簿，可在使用完的那一年立卷，在账簿封面上注明××年至××年，每本厚度不超过2厘米，并在装订处用封签密封。

财务报告的组卷

财务报告组卷时，要按会计年度，结合保管期限分别组卷。财务报告是总结和反映各单位在一定时期内经济活动的过程和结果，所以组卷时应按照规定的表格形式和指标体系整理。

1.财务报告案卷一般由财务报告封面、财务报告编制说明、财务情况分析、文字说明材料、各种会计报表、会计报表附注、财务报告的封底等构成。

2.会计报表组卷时要注意“四分开”：一是将月报、季报、年报分开组卷；二是本单位的报表与下属单位的报表分开组卷；三是各级财政主管机关的报表较多，可按报表的名称或报表所反映的地区和行业分开组卷；四是不同年度、不同保管期限的财务报告分开组卷。

3.编制页码。所有财务报告案卷均需在有数据或有文字的报表的正面右上角或背面左上角依顺序编写页号。4.填写卷内目录。卷内目录项目包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注。项目的填写方法：（1）顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。

（2）责任者：填写对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，即文件材料的署名者。（3）文号：填写文件制发机关的发文字号。（4）题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

（5）日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20150619。（6）页号：填写卷内文件材料所在之页的编号。（7）备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*”号，并将需说明的情况填写在备考表中。卷内目录格式

5.填写备考表。卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间。项目的填写方法：（1）本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。

（2）立卷人：由负责立卷者签名。（3）检查人：由案卷质量审查者签名。（4）立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。（5）检查时间：填写审查案卷质量的年月日。卷内备考表格式

6.填写财务报告封面（见下图）。财务报告案卷封面项目要填写规范、齐全，要有单位负责人和主管会计负责人、会计主管人的签名或盖章，设置总会计师的单位还需由总会计师签名并盖章。同时案卷装订的密封处要加盖财务专用章。××市××局财务报告类××市

××局2015年度财务报告起止时间自2015年1月1日至2015年12月31日止卷内页号第1号至第36号保管期限永久全宗号目录号案卷号

财务报告封面填写示意目录在前文件居中备考表在后封面封底卷皮折叠后装订前横断面视图要形成两个90度直角←目录在前文件居中备考表在后封二封三卷皮折叠向卷脊方向翻开横断面视图卷内材料要与卷脊内侧紧贴装订部位“三孔一线装订法”穿针引线走势见下图

线头在备考表背面和封三处打结错误的装订方法正确的装订方法其他会计核算材料的组卷

其它会计核算材料组卷时，应根据其内容及保管期限的异同分别立卷。银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要分别组卷。具体要求：1.按产生的年度组卷，一年一卷或一年数卷。2.卷内文件按时间顺序排列，编写页号，卷首放置卷内文件目录，卷尾放置备考表并规范填写。3.用棉线在左侧采用“三孔一线”装订方法装订。4.案卷封面要填写清楚、规范。会计电算化纸质核算材料的组卷实行会计电算化的单位，其打印输出的纸质会计核算材料应按上述纸质会计档案要求整理立卷。会计档案盒立体图

会计档案盒正面格式一会计档案盒正面格式二

会计档案盒项目及填写方法：会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、时间、卷数、张数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。正面项目的填写方法：

1．全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。

2．案卷题名：由整理会计档案的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“××市××局××××年度（或上半年、下半年、季度）财务报告”、“××市××局××××年基金管理总帐”、“××市××××局××××年行政（或事业、或工会）现金日记帐”。文字力求简炼、明确。

3．时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。

4．卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。

5．保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。

6．全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的“全宗号”、“目录号”的要求相同。

7．案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。

8．盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号装盒的编号。会计档案盒盒脊格式会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限。盒脊项目的填写方法：年度填写本盒会计档案所属年度，其他项目与正面项目填写一致。会计档案排列

（一）年度——形式（名称）——保管期限把一个单位形成的会计档案先按会计年度分开；在一个会计年度内再按财务报告、账簿、凭证、其他等形式分开排列；在每种形式内按保管期限永久、25年、15年、10年、5年、3年的顺序排列，期限长的排在前，期限短的排在后。年度形式（名称）保管期限2014年度财务报告永久、l0年、5年、3年账簿25年、15年凭证15年、l0年其他永久、15年、5年2015年度财务报告永久、10年、5年、3年账簿25年、15年凭证15年、10年其他永久、l5年、5年…………年度——形式（名称）——保管期限排列法

这种方法的优点是：简便易行，便于按照会计年度查找会计档案，并可以充分地利用档案库房和装具。不足之处在于排列不够美观，会计档案的四个类别外形不尽一致，上架排列后会出现有高有低，大小不统一。这种方法适用于大多数中小型、会计档案形成数量不多的单位，或只有一种会计类型的单位预算会计。

（二）年度——组织机构——形式（名称）——保管期限

把一个单位形成的会计档案先按会计年度分开；在一个会计年度内再按单位内部会计核算机构分开排列；在每个机构内按财务报告、账簿、凭证、其他等形式结合保管期限分别排列。年度组织机构形式（名称）保管期限2014年度预算处财务报告永久、l0年、5年、3年账簿25年、15年凭证15年、l0年其他永久、15年、5年财务处财务报告永久、l0年、5年、3年账簿25年、15年凭证15年、l0年其他永久、15年、5年2015年度以此类推年度——组织机构——形式（名称）——保管期限排列法

这种方法的优点是：年代清楚，能体现单位内部机构的会计档案的完整性，便于按会计年度或会计核算组织机构查找会计档案。不足之处在于排列不够美观。这种方法适用于各级财政主管机关、总预算会计单位、或所属组织机构多的专业主管单位。

（三）年度——会计类型——形式（名称）——保管期限

把一个单位形成的会计档案先按会计年度分开；在一个会计年度内，会计档案按会计税收计划、税收会计、经费会计等会计类型排列；在每一类型内，会计档案按报表、账簿、凭证、其他等形式结合保管期限分别排列。年度会计类型形式保管期限2014年度税收会计财务报告永久、l0年、5年、3年账簿25年、15年凭证15年、l0年其他永久、15年、5年经费会计财务报告永久、l0年、5年、3年账簿25年、15年凭证15年、l0年其他永久、15年、5年2015年度以此类推年度——会计类型——形式（名称）——保管期限排列法

这种方法的优点是：能够反映不同类型会计活动的性质；保持档案材料的内在联系，能够体现会计档案的系统性；便于随时查找和使用。不足之处在于各类型会计活动形成的会计档案形式不同，排列起来有高有低，不够整齐美观。这种方法适用于税务机关和有特定会计类型的专业单位。

（四）形式（名称）——会计年度——保管期限

把全部会计档案先按会计凭证、账簿、财务报告、其他等四种形式分开排列；在每一种形式内，会计档案按会计年度排列；在每一年度内，根据档案保管期限排列。形式（名称）2014年2015年财务报告永久、10年、5年、3年永久、10年、5年、3年账簿25年、l5年25年、15年凭证15年、10年15年、10年其他永久、15年、5年永久、15年、5年形式（名称）——会计年度——保管期限排列法这种方法优点是：一个类别的会计档案可集中排列，保持了类别的连贯性；便于按类别查找会计档案；便于鉴定销毁；由于每类会计档案的外形基本一致，按类别集中排列会计档案，可使排列美观，整齐划一。

不足之处在于一个年度形成的会计档案分散排列在几个类别上，不便按年度查找会计档案。这种方法适用于每年形成的会计档案数量大的大中型企事业单位、银行会计单位。如果单位形成的会计档案数量不多，不宜采用这种方法。会计档案编号

按照《福建省会计档案基础工作规范》规定，会计档案的编号有两种形式：

（一）年度编号法会计档案数量较少的单位，一年形成的会计档案按分类类别结合保管期限进行排列，编一个案卷流水号。例如:

某机关单位2015年会计档案采用年度—形式（名称）—保管期限分类排列法，编号方法是：

财务报告：永久的年报1号、5年的季报2、3号4号，账簿：25年的账簿5号6号、15年的账簿7号8号9号，凭证：15年的凭证10—23号，其它：永久的保管清册24号销毁清册25号，15年的移交清册26号。

（二）类别编号法会计档案数量较多的单位，各类别会计档案分别按每一会计年度结合保管期限，分别进行排列，每一类别编一个案卷流水号。

如：财务报告：1、2、3、4、5…账簿：1、2、3、4、5…凭证：1、2、3、4、5…其它：1、2、3、4、5…

（三）会计档案档号的构成会计档案作为单位档案的一个重要组成部分，其档号的编制应纳入单位档案的整个编号系统，结构模式编制为：大类代号＋分类号＋目录号＋案卷顺序号。（如下图）

D·11—1

案卷顺序号（第1号）案卷目录号（第1号）属类代号（财务报告）大类代号（会计类）·

档号包括：全宗号、分类号、目录号、案卷号等。

1.全宗号。指立档单位的代号。其设置与变更以当地档案行政管理部门的有关规定或档案馆编制指定为准。这个号单位会计部门和档案部门可暂不填写。

2.分类号。指单位档案分类序列中的类别顺序号。一般有大类代号和属类代号。大类代号用英文字母或汉语拼音字母表示，如：会计类D或KJ。属类代号用数字表示，如1代表财务报告，2代表会计账簿，3代表会计凭证，4代表其他。大类代号和属类代号是上下从属关系。

3.目录号。指会计档案目录代号。一般按会计档案类别，或按一个会计年度或若干会计年度编一本目录，一本目录编一个目录号，不能重复。

4.案卷号。指案卷在其所在目录的顺序号。财务报告、账簿、凭证等应以本、册为单位，按分类、排列方案排定后，一本或一册编一个案卷号，与目录内的顺序号一致，每个目录内的案卷号不能重复。编制会计档案目录

怎样编制会计档案目录会计档案目录也称会计档案保管清册，它是会计档案的检索工具。目录一般在会计档案分类、排列、编号完毕后，由会计机构分别按保管单位进行登记、编制，并应与会计档案的分类排列方法相一致。会计档案目录编制要求著录项目齐全，字迹清晰，一式三份。会计机构保存一套，随档案实体移交档案机构两套，其中一套备存，一套提供查找使用。

会计档案目录编制方法有三种：1.统编法。统编法即将一个单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料一年或数年统一编制一本会计档案目录。2.保管期限编制法。保管期限编制法即将一个单位形成的会计档案，按不同保管期限分别编制目录。3.分类编制法。分类编制法即将一个单位形成的会计档案，按会计档案的不同形式、不同机构或不同类型分别编制会计档案目录。如按会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料四种形式，编制四种目录；按不同核算机构编制目录，有几个机构即编几本目录；按不同会计类型编制目录，有几个会计类型即编几本目录。

怎样填写会计档案目录根据《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008），会计档案目录项目包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注。案卷号类别

题名起止时间保管期限卷内张数备注1财务报告类××局2015年度财务报告×年×月×日至×年×月×日永久362财务报告类××局2015年一季度财务报告×年×月×日至×年×月×日5年203财务报告类××局2015年二季度财务报告×年×月×日至×年×月×日5年204财务报告类××局2015年三季度财务报告×年×月×日至×年×月×日5年205会计账簿类××局2015年现金出纳账×年×月×日至×年×月×日25年1006会计账簿类××局2015年银行存款账×年×月×日至×年×月×日25年1007会计账簿类××局2015年总账×年×月×日至×年×月×日15年868会计账簿类××局2015年明细分类账×年×月×日至×年×月×日15年1219会计账簿类××局2015年固定资产账×年×月×日至×年×月×日68会计档案目录案卷号类别

题名起止时间保管期限卷内张数备注10会计凭证类××局2015年一月份会计凭证×年×月×日至×年×月×日永久1611会计凭证类××局2015年二月份会计凭证×年×月×日至×年×月×日5年2012会计凭证类××局2015年三月份会计凭证×年×月×日至×年×月×日5年2313会计凭证类××局2015年四月份会计凭证×年×月×日至×年×月×日5年2014会计凭证类××局2015年五月份会计凭证×年×月×日至×年×月×日25年2615会计凭证类××局2015年六月份会计凭证×年×月×日至×年×月×日25年2016会计凭证类××局2015年七月份会计凭证×年×月×日至×年×月×日15年2617会计凭证类××局2015年八月份会计凭证×年×月×日至×年×月×日15年2118会计凭证类××局2015年九月份会计凭证×年×月×日至×年×月×日15年28会计档案目录案卷号类别

题名起止时间保管期限卷内张数备注19会计凭证类××局2015年十月份会计凭证×年×月×日至×年×月×日15年3620会计凭证类××局2015年十一月会计凭证×年×月×日至×年×月×日15年2221会计凭证类××局2015年十二月会计凭证×年×月×日至×年×月×日15年4822其它类××局会计档案保管清册×年×月×日至×年×月×日永久3023其它类××局会计档案销毁清册×年×月×日至×年×月×日永久2024其它类××局会计档案移交清册×年×月×日至×年×月×日15年40

会计档案目录

1．案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。

2．类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等。

3.题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。

4．起止时间：填写该卷档案启用和终止的年月。

5．保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。

6．卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。

7．备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。会计档案销毁

怎样编制会计档案销毁清册会计档案销毁清册是销毁会计档案的依据，它由鉴定意见书、准备销毁的会计档案案卷目录及销毁会计档案审批表组成。

1.鉴定意见书。鉴定意见书应写明鉴定工作开展情况，要销毁会计档案的内容、数量、销毁的原因及鉴定结果。序号类别题名起止年月目录案卷号页数应保管期限已保管期限备注2.会计档案销毁案卷目录。会计档案销毁案卷目录是指对已满保管期限的会计档案在鉴定后，确无继续保存价值，准备销毁而编制的案卷名册。

3.会计档案销毁审批表。会计档案销毁审批表是单位领导、上级主管部门以及上级财政部门和档案部门对需要销毁的会计档案的鉴定意见书和销毁目录清册的审批，是销毁会计档案，履行严格审批手续的凭证。会计档案销毁审批表经鉴定，清出无保存价值会计档案案卷总数

卷（册），其中：会计凭证

卷（起止时间）、