第一章信息技术的发展与档案工作

热烈欢迎档案系统领导和同志们！北仑区档案局现代信息技术

与

电子文件管理

目录提纲现代信息技术的发展电子文件应当被关注电子文件的归档是档案管理的一个新课题现代信息技术的发展一、现代信息技术现状现代信息技术发展信息技术已渗透到社会政治、经济、文化等各个领域，影响改变着人们的工作、学习、生活，已从纯粹技术发展孕育成一种新型时代文化。应用现状现代信息技术发展日益加快的社会信息化趋势学习工作生活文化领域经济领域政治领域现代信息技术发展应用示例：互联网络缩短了人与人之间的距离、创造了多样化的交流方式网上申报、网上审批…从电子政务走向电子政府从管理走向服务网上采收、网上营销…从企业网站走向电子商务从协同制造走向虚拟企业网上聊天、网上交友…从电子邮件走向电子论坛、网络游戏从网页浏览走向个人主页现代信息技术发展应用示例：数字化多媒体技术让人与人之间的交流更加容易、更加直观生动多媒体视频技术实时网络视频会议远程教育课堂直播高质量数字电视虚拟现实技术数字建筑规划虚拟创新产品设计展示网络化虚拟场景游戏现代信息技术发展应用示例：无线移动通信使人与人之间的交流真实实现随时、随地移动通信已不仅仅是固定电话的便携式替代品多媒体短信可视电话上网游戏视频点拨移动PDA更多有特色、个性化的业务现代信息技术发展应用示例：嵌入式技术使人与计算机之间的交流更加自然、更加方便嵌入式芯片渗透到生活各个方面家电交通医疗通信娱乐等等智能卡移动通信计算机外设机顶盒零售设备印刷机复印机互联网服务器电话交换设备现代信息技术发展信息技技术——人类类发展展的必必然产产物大型机机-终终端客户机机-服服务器器微机-局域域网互联网网按需/普适计计算第一阶阶段第二阶阶段第三阶阶段第四阶阶段初期普普及阶阶段更多专专家以以及一一般用用户开开始使使用，，用户户要很很好地地使用用需要要深入入了解解计算算机知知识。。对国民民经济济和社会发发展的的影响响专家阶阶段计算机机仅供供少数数专家家和专专业人人员使使用，，公众众很难难用上上。公众认认识阶阶段因特网网和Web时代代，信信息技技术已已在公公众中中流行行起来来，但但用户户仍然然需要要知道道一些些计算算机和和信息息技术术的知知识。。广泛普及阶阶段用户已经看看不见技术术，也不需需要知道技技术，只要要看得到技技术带来的的好处。时间我们目前所处阶段现代信息技术发展二、信息化全面面变革着我我们的档案案工作部门职能的的变革；内部机构的的变革；档案工作者者的知识结结构的变革革物质基础条条件的变革革相关法律法法规的变革革现代信息技术发展三、信息技术时时代档案工工作的特点点标准规范性性；文档一体性性；数字安全性性；服务大众性性；关注电子文文件光盘存储技术网络通讯技术电子计算机技术电子文件一、电子文文件是高新新技术的结结合体电子文件应当被关注二、电子文文件的产生生领域个人生活……电子商务电子政务办公领域设计领域生产领域电子文件电子文件应当被关注电子政务与与政府职能能转变高效率政府府阳光光型政府敏敏捷政政府工作效率监管能力勤政廉政政务公开危机管理应急响应电子政务电子政务基基本模式（1）G2G电子政政务模式-政府与政政府之间（2）G2B电子政政务模式-政府与企企业之间（3）G2C电子政政务模式-政府与公公众之间（4）IEE内部效效率效能模模式-政府府与公务员员间（1）G2G电子政政务模式-政府与政政府之间（政务网））1）电子公公文流转2）电子司司法档案3）电子财财政管理4）电子统统计5）视频会会议（2）G2B电子政政务模式-政府与企企业之间1）电子采采购与招标标2）电子税税务3）电子工工商4）电子信信用5）信息咨咨询服务6）中小企企业服务（3）G2C电子政政务模式-政府与公公众之间1）教育培培训服务2）公众就就业服务3）远程医医疗服务4）社会保保险服务5）公众信信息服务6）交通管管理服务7）公众税税务服务8）电子政政件服务设计领域生产领域计算机辅助助设计（ComputerAidedDesign,简称CAD）和和计算机辅辅助制造（（ComputerAidedManufacturing,简称CAM）,常称为CAD/CAM。CAD/CAM技术术是产品设设计人员和和组织产品品制造的工工艺设计人人员在CAD和CAM系统的的辅助之下下，根据产产品的设计计和制造程程序进行设设计和制造造的一项新新技术，是是人的智慧慧和创造力力与计算机机系统功能能的巧妙组组合。CAD/CAM技术术的应用机械制造工工业中的应应用航天航空、、造船、机机床制造、、工模具电子工业中中的应用电子印刷板板、集成电电路、电子子产品等其他方面的的应用建筑工程、、纺织服装装电子商务电子商务的的运行过程程电子商务中中涉及的参参与者相当当多，商家家（企业））和用户（（个人）是是最基本的的参与者。。电子商务虚虚拟环境电子支付平平台物流服务平平台商务交易平平台认证监督平平台认证机构快速物流企企业网络银行商务平台公公司商品供应商商网上消费者者客观实际客观实际客观实际客观实际客观实际客观实际因特网际信息服务平平台电子警察平平台网络监察机机构信用服务企企业围绕商务交交易，由专专业实体在在因特网上上组建各种种专业平台台，形成电电子商务虚虚拟社区信用服务平平台信息门户公公司电子商务的的发展历程程（中国））以互联网行行业本身的的起落为线线索进行划划分：第一阶段———萌芽到到初步成型型（1995年1月月以前）第二阶段———第一次次高峰（1995年年初——2000年年中期）第三阶段———发展低低谷（2000年中中期——2003年年底）第四阶段———第二次次高峰（2003年年底——今今）其中：2004年年是我国互互联网企业业新一轮上上市热潮；；2005年年是我国互互联网进行行并购重组组的一年。。领域国际排名国内排名123123通信服务企业名称VERIZSONDEUTSCHETELEKOMFRANCETELECOM中国电信中国移动中国联通营业总额72406.071987.658651.019465.819210.08190.0硬件制造企业名称IBMDELLCISCO联想集团浪潮电子方正科技营业总额97026.051051.024146.0软件生产企业名称MICROSOFTORACLESAP神州数码东软软件中创软件营业总额38919.010997.09674.7互联网应用企业名称YAHOO!GOOGLEVERISIGN淘宝网阿里巴巴易趣网营业总额3990.53794.11338.3信息化改造企业名称沃尔玛英国石油通用汽车宝山钢铁上海通用一汽大众营业总额287989.0285059.0193517.0资料来源：①《商业周刊》2005年度全球信息技术公司百强排行榜；②《财富》2005年度世界五百强；③《福布斯》2005年全球2000大企业排名榜；④《世界经理人》2004年度中国企业信息化500强；⑤《中关村在线》2005年中国电脑商强榜名单；⑥“中国站长”——电子商务排行（/topall.asp?site_class=24）2006-1-2电子商务应应用5个领领域典型企企业市值单位：：百万美元元三、什么是是电子文件？？电子文件应当被关注国家标准：：《电子文文件归档与与管理规范范》电子文件electronicrecords：指在数字设设备及环境境中生成，，以数码形形式存储于于磁带、磁磁盘、光盘盘等载体，，依赖计算算机等数字字设备阅读读、处理，，并可在通通信网络上上传送的文文件。四、电子文文件的组成成与结构电子文件应当被关注存储载体物理层结构描述（元数据）文件内容内容层登记表机读目录解读环境、参数管理层电子文件应当被关注五、电子文文件的特有有属性信息的非人人工直接识识读性电子文件电子文件应当被关注五、电子文文件的特有有属性对计算机等等数码处理理系统的依依赖性元数据生成转换和读取取验证电子文件电子文件应当被关注五、电子文文件的特有有属性信息在载体体之间的可可转移性拷贝电子文件应当被关注五、电子文文件的特有有属性信息存储的的高密度性性电子文件应当被关注五、电子文文件的特有有属性多种信息媒媒体的集成成性其它媒体….影像图表声音文本图像电子文件电子文件应当被关注五、电子文文件的特有有属性电子文件信信息的可共共享性多人同时使使用；跨区域使用用；电子文件应当被关注五、电子文文件的特有有属性文件形成与与更改的可可操作性在没没有有保保护护措措施施时时，，可可以以不不留留痕痕迹迹地地修修改改任任何何信信息息；；在自自然然条条件件下下，，电电子子文文件件也也存存在在信信息息异异化化、、丢丢失失的的危危险险；；电子子文文件件与与传传统统文文件件相相比比，，更更易易受受到到外外部部攻攻击击。。电子文件应当被关注六、、相关关几几个个重重要要概概念念归档档电电子子文文件件元数数据据背景景信信息息逻辑辑归归档档物理理归归档档电子文件应当被关注六、、相关关几几个个重重要要概概念念归档档电电子子文文件件：：指指具具有有参参考考和和利利用用价价值值并并作作为为档档案案保保存存的的电电子子文文件件。。办公公自自动动化化系统统实时时归归档档初步步鉴鉴定定电子子文文件件归档档电电子子文文件件档案案管管理理系统统电子文件应当被关注六、、相关关几几个个重重要要概概念念元数数据据：：指指描描述述电电子子文文件件数数据据属属性性的的数数据据文件的格式

编排结构

硬件和软件环境文件处理软件

字符集

…属性元数据电子文件应当被关注六、、相关关几几个个重重要要概概念念元数数据据的的主主要要作作用用：：便于于信信息息查查询询；；方便便使使用用者者判判断断文文件件内内容容；；保证证信信息息的的可可用用性性；；提供供文文件件真真实实性性鉴鉴定定依依据据；；保持持历历史史信信息息联联接接；；电子文件应当被关注六、、相关关几几个个重重要要概概念念背景景信信息息：：指指描描述述生生成成电电子子文文件件的的职职能能活活动动、、电电子子文文件件的的作作用用、、办办理理过过程程、、结结果果、、上上下下文文关关系系以以及及对对其其产产生生影影响响的的历历史史环环境境等等信信息息。。。。电子文件生成成部门的主要要职能；电子文件的作作用和办理过过程；其它对电子文文件有影响的的各类环境信信息。文件为什么要要起草？这份文件的作作用是什么?是谁生成和签签发文件的?…电子文件应当被关注六、相关几个重要要概念逻辑归档：指指在计算机网网络上进行，，不改变原存存储方式和位位置而实现的的将电子文件件的管理权限限向档案部门门移交的过程程。访问逻辑归档业务、文书部部门档案室访问服务器电子文件应当被关注六、相关几个重要要概念物理归档：指指把电子文件件集中下载到到可脱机保存存的载体上，，向档案部门门移交的过程程。不同于““备份”。档案室导出归档整理A部门B部门电子文件应当被关注七、电子文件管理理有关法规与与标准《中华人民共共和国电子签签名法》《国家标准：电电子文件归档档与管理规范范》GB／／T18894—2002《电子公文归归档管理暂行行办法》国国家档案局第第6号令《公务电子邮邮件归档与管管理规则》《CAD电子子文件光盘存存储、归档与与档案管理要要求》电子文件应当被关注七、电子文件管理理有关法规与与标准《中华人民共共和国电子签签名法》信息化领域第第一部法律2005年4月1日施行行国家标准：《《电子文件归归档与管理规规范》GB／T18894—20022002年12月行业标准电子文件的归归档是档案管管理的一个新课题题一、归档电子子文件的要求求真实性：电子子文件的内容、背景信信息是否与形成时时一致。可通过安全措施施、元数据认认定。完整性：电子子文件的内容、结构、、背景信息等等是否完整。有效性：电子子文件能否被被使用和理解。电子文件的归档是档案管理的一个新课题二、电子文件件的收集和积积累电子文件的归档是档案管理的一个新课题文字、表格图像声音、视频……数据库图形DB输入、自动生生成、OCRCAD、CAM、自动生生成扫描、、数码码相机机、转转换、、自动动生成成数码摄摄像机机、视视频和和动画画设计计、转转换电子邮邮件（（多多媒体体）电子文件的归档是档案管理的一个新课题三、主主要收收集途途径OA系系统收文、、发文文、其其他需需归档档的电电子文文件模拟信信息数数字化化扫描、、转录录、条条目录录入外部邮邮件公务邮邮件和和与公公务有有关的的私人人邮件件信息发发布系系统动态网网页和和信息息业务处处理系系统数据库库、电电子文文件其他系系统工艺流流程图图、基基建设设计图图、CAD制图图、图图表生生成系系统等等归档文文件库库电子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各各类电电子文文件的的收集集要求求文本型型电子子文件件推荐XML、RTF、TXT格式式；在登记记表上上注明明文字字处理理工具具及版版本信信息；因保真真、保保密需需要，，可采采用PDF、DOC等流流行专专利格格式。采用其其他格格式时时，应应在归归档时时转换换成以以上格格式，，如无无法转转换，，应归归档相相关软软件及及环境境参数数。通用电电子文文件转换非通用文档电子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各各类电电子文文件的的收集集要求求图像型型电子子文件件推荐JPEG、、TIFF格式式采用其其他格格式时时，应应在归归档时时转换换成以以上格格式图像格格式转转换或或压缩缩时，，尽量量不要要丢失失原有有精度度。GIFPNGPICJPEGTIFFWMFICOSVG电子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各各类电电子文文件的的收集集要求求视频型型电子子文件件推荐MPEG、、AVI格格式；；对非通通用格格式，，应同同时收收集解解码器器及播播放软软件；电子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各各类电电子文文件的的收集集要求求音频型电子子文件推荐MP3、WAV格式；同时收集相相关采样率率等参数；电子文件的归档是档案管理的一个新课题五、电子文文件的收集集、归档流流程转换原始电子文文件标准电子文文件移交暂存存储器电子文件登登记表备份备份库自动登记归档电子文文件登记表表归档电子文文件逻辑归档脱机下载物理归档扫描拟稿接收电子文件的归档是档案管理的一个新课题六、电子文文件的登记记《电子文件件登记表》》应与电子子文件一道道流转、归归档；要求系统自自动生成和和填写登记记表的大部部分信息；；在流转中应应不断补充充信息，并并最终生成成《归档电电子文件登登记表》；；登记表建议议采用RTF或XML格式。。RTF样例例XML样例例电子