中国全球基金艾滋病项目档案管理

六轮安徽项目办档案管理

目的意义收集范围管理原则分类方法常规资料项目活动资料管理方式档案管理的目的及意义档案资料的完整性、准确性和系统性，是保障项目工作规范开展的重要保证在信息分享的过程中要做到：正确、及时、完整以便于：1、开展督导评估工作2、项目工作经验的推广3、信息查询的方便、快捷资料收集范围所有与项目有关的具有保存价值的资料，都属于资料收集的范围档案资料管理是一项常规的工作，包括资料的收集、整理、分析和存档以及结果的发布等档案资料管理也是一项长期的工作，所以项目实施单位在活动过程中要及时收集、整理与项目相关的各种资料档案管理原则专人负责、规范整理、集中管理活动结束7天内完成资料（会议、培训、督导等）

收集整理存档档案管理原则电子版的材料应及时备份、专人管理、层次分明，以便于查询和利用做好电脑安全工作和档案数据保密工作对涉密数据文件必须加密码保存，杜绝敏感数据和重要文件的泄漏档案资料分类方法_常规资料11、管理制度包括：项目办公室组织管理制度及人员分工财务管理制度设备（供应品）及固定资产管理定期例会制度档案管理制度信息管理督导评估制度等档案资料分类方法_常规资料22、收文、发文收文和发文都应该有签批、登记发文可按时间顺序排列，收文可分部门、按时间排列档案资料分类方法_常规资料33、工作计划：按类别和时间排列。

4、工作总结：按类别和时间排列。

5、各类报表：分本级报表和下级报表两种。按照内容和领域进行分类，每类按时间排列。档案资料分类方法-常规资料4

6、财务管理资料：包括财务报表、财务报告、审计报告等，分类别、按时间顺序排列。

7、设备供应品资料：分类别，按时间排列。

8、工作动态/简报/通讯：可分为国家、省级、本级、其他等四类，每类按照时间排列档案资料分分类方法-常规资料59、基线调查查资料：根根据基线调调查要求，，可包括方方案、计划划、原始调调查表、访访谈记录、、数据库、、总结、分分析报告、、地图等。。10、项目协议议：包括上上级与本级级、本级与与项目实施施单位、项项目办与相相关项目工工作人员签签署的项目目协议。11、常用信息息：项目有有关人员的的联络方式式、职责分分工、相关关表格等。。档案资料分分类方法-项目活动1、培训材料料：（1）参加上级级培训，主主要内容包包括：培训训通知、日日程、参会会人员回执执原件、通通讯录、培培训讲义、、培训体会会/小结（必须须包括时间间、地点、、参与人员员、主要内内容、产出出、体会））等。可按按部门、按按时间进行行排列。（2）本级举办办培训，主主要内容包包括：培训训通知、日日程、签到到簿、通讯讯录、培训训讲义、总总结（时间间、地点、、参与人员员、主要目目的、内容容、培训产产出、效果果评价）、、活动声像像资料活动动预/决算。2、会议材料料：（1）参加上级级会议，主主要内容包包括：会议议通知、日日程、通讯讯录、会议议材料、会会议体会/小结（时间间、地点、、参与人员员、主要内内容、产出出、体会））等。（2）本级举办办会议，主主要内容包包括：会议议通知、日日程、签到到簿、通讯讯录、会议议现场材料料、会议记录、会议纪要要或总结（（时间、地地点、参与与人员、主主要目的、、内容、效效果评价））、活动声声像资料、、预/决算算等。。3、宣宣传传活活动动资资料料主要内内容包包括：：通知、、实施施方案案或工工作计计划、、签到到簿、、通讯讯录、、宣传传相关关过程程材料料、总总结（（时间间、地地点、、参与与人员员、主主要目目的、、内容容、效效果评评价））、声像资资料、预/决算等等。4、督导导评估估资料料主要内内容包包括：：督导通通知、、督导导方案案/计划（包包括督导导目的、、督导对对象、督督导方法法、人员员分工、、时间安安排、评评分标准准及要求求）、现现场督导导记录和和督导报报告[包括督导导时间、、地点、、人员、、督导内内容和方方法、督督导结果果（包括括上次督督导问题题的落实实情况、、工作亮亮点及经经验、存存在的问问题和解解决问题题的建议议）]。六轮安徽徽项目活活动资料料主要内内容项目建议议书（原原始稿））评审意见见书项目建议议书（修修改稿））协议书实施过程程材料（（包括通通知、讲讲稿、人人员名单单、小结结、出台台的文件件、相应应的声像像资料、、新闻报报道及其其他佐证证材料））项目进度度报告（（申请项项目超过过一个季季度的需需每季度度定期提提交项目目进度报报告，内内容包括括项目活活动在一一个季度度中组织织和实施施工作的的进展、、财务进进展等））现场督导导评估材材料（具具体包括括是否按按照计划划和预算算开展工工作，档档案材料料是否整整齐、完完整，财财务执行行情况等等）完工总结结报告（（具体包包括项目目的组织织实施过过程、项项目产出出、预期期目标完完成情况况及财务务决算等等）竣工验收收报告（（由督导导单位执执行，具具体内容容包括是是否按照照计划开开展工作作，是否否按照预预算支出出，进度度报告是是否及时时提交以以及档案案资料是是否整齐齐、完整整等）。。六轮安徽徽项目活活动主要要的目标标人群暗娼和嫖嫖客男男性行行为者校外青少少年艾滋病感感染者/艾滋病人人及其家家庭受艾滋病病影响的的儿童针对以上上目标人人群，六六轮安徽徽项目活活动分为为四个领领域：MSM干预领域域、暗娼娼和嫖客客干预领领域、校校外青少少年干预预领域、、艾滋病病人及儿儿童关怀怀领域。。六轮安徽项目目活动资料收收集（1）发放宣传资资料及安全套套：发放记录录表、现场活活动声像资料料（2）咨询检测：：咨询记录、、检测单、检检测结果（3）转介服务：：转介单及转转介回执六轮安徽项目目活动资料收收集2（4）干预、外展展服务：现场场活动记录、、活动照片、、活动小结结（5）招募志愿者者/同伴教育员：：签订协议议书，明确工工作任务（6）同伴教育：：现场活动照照片、工作记记录六轮安徽项目目活动资料收收集3（7）培训：通知知、日程、签签到、预/决算、讲义、、照片、小结结（8）会议：通知知、日程、签签到、预/决算、会议记记录、照片、、小结；如是是例会，可仅仅作会议记录录、并留有影影像资料等佐佐证材料。六轮安徽项目目活动资料收收集4（9）有奖竞赛：：活动方案、、物品发放记记录、活动小小结、现场照照片（10）举办晚会：：节目单、、照片、晚会会小结（11）兴趣小组活活动：现场活活动照片、签签到、活动记记录、活动小小结六轮安徽项目目活动资料收收集5（12）聘请专业技技术人员：聘聘书/合同（13）编印培训教教材：编印小小组成员名单单、教材。（14）技术指导/培训：技术小小组成员名单单、指导/培训内容、满满意度调查、、受益者签名名、现场照片片、小结。（15）产品推介介会：通知、、议程、会议议记录、签到到、现场照片片、预/结算、小结六轮安徽项目目活动资料收收集6（16）基线调查：：调查方案、、调查表、现现场照片、基基线分析报告告、调查小结结（17）调查评估：：调查方案、、调查表、调调查报告/小结、活动照照片（18）终期评估：：调查问卷、、访谈记录、、活动照片、、调查报告/总结六轮安徽项目目活动资料收收集7（19）对HIV病人随访/检测：随访表表/记录、检测单单、现场照片片、（20）心理咨询：：咨询记录（21）家访：家访访记录表、被被访者签名、、照片、总结结（22）项目区考察察：考察日程程、人员名单单、活动照片片、交流材料料、考察报告告五、项目资料料管理方式项目资料保存存形式包括纸纸质档案、电电子文件档案案、声像资料料档案、年度度资料汇编和和上墙信息等等。各类形式式档案资料应应分别保存，，每类形式资资料应参照上上述方法分类类保存，且分分类方法要保保持一致。五、项目资料料管理方式1.纸质档案：分分类、装订成成册，以档案案盒（袋）的的形式保存。。2.电子文件档案案：包括所有有电子版的文文档和声像资资料，各类资资料可以根据据不同的载体体形式分别保保存，并定期期进行备份。。五、项目资料料管理方式3.声像资料档案案：指与项目目有关的声音音、图像和影影像资料，各各类资料可以以根据不同的的载体形式分分别保存。4.上墙信息：包包括全球基金金项目管理机机构示意图、、项目办公室室职责和分工工、各种制度度等相关信息息。5.年度资料汇编编：对于定期期产出的资料料可以考虑在在一个项目年年度结束后，，分别进行统统一装订，形形成年度资料料汇编。五、项目资料料管理方式针对不同保存存形式的资料料，应分别建建立资料档案案信息一览表表，详细说明明存档资料的的内容，包括括分类信息（（包括档案盒盒/袋编号、类别别、序号等））和资料信息息（名称、数数量、提供者者、存档时间间、保管人等等），上述信信息应在资料料存档时由保保管人及时填填写。各类档案盒（（袋）编号必必须是唯一的的，可采用多多级编码的形形式，便于增增加类目。五