公司领导该如何开会

摘錄自天下雜誌11/01封面故事開會？！有沒有發現？你有一半的時間都浪費在盤點你的會議成本算算看，你一週內總共：開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達成幾項共識？因為開會完成幾個結論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關鍵時刻？因為開會Delay多少工作？為什麼要開會？開會讓你…小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但開會也讓你…工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班特殊問題還是個別溝通沒有產能別人發言比自己開口多Delay重要工作或客戶開會有什麼意義？一家公司的開會效率與執行決定了企業的競爭力每個人都在開會，但如何才能開好會？為什麼有這麼多會要開？現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要◎NetMeeting調查結果：美國上班族每週平均參加十個會議約占每週工作時間一到一天半經理人每週有一半以上時間在開會57%的上班族開會前心情緊張上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的靠開會也可以賺錢日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，未來三年預計還可省下三百億日圓

所以，有效開會，穩賺不賠！精準計算會議成本：會議成本=人數x時間x薪資單價會議報酬率=會議成本：會議效益現在最Hot的開會方式產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機~~主流一：行動會議

只要有需要，到處都可以開會辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求主流二：虛擬會議

利用電話進行跨國會議利用虛擬視訊，打破會議的時空限制New!New!現在最In的動腦會議守則『因為沒有人像每一個人一樣聰明』，所以：一、不要想過頭二、腦袋大接力三、給自己海闊天空的發想四、保持動腦不斷電※貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則別人怎麼開會會？IBM怎麼開開會？實例：IBM網上預約會議議室與會人士先想想清楚討論題題綱、要開多多久正式會議會議時間延長長，會出現警警示音提醒在全球化的競競爭下，一家家公司會不會會開會，決定了了公司司的競競爭優優勢效率效率效率CEO怎麼麼開會會？鴻海精精密˙˙郭台台銘：：會議條條列，，會後後貫徹徹執行行會議法法寶：：白報報紙+海報報架會議要要訣：：一條條一條條寫下下再明明確不過，，更不不會有有模糊糊的爭爭議空空間。。So-net˙李李岳岳奇奇：：關鍵鍵在在最最後後十十分分鐘鐘會議議法法寶寶：：筆筆記記型型電電腦腦會議議要要訣訣：：會會議議結結束束最最後後十十分分鐘鐘，，紀紀錄錄者者將將初初步步紀紀錄錄大大綱綱讓讓所所有有與與會會者者過過目目，，並並一一結結束束同同步步發發送送給給與與會會者者。。CEO怎怎麼麼開開會會？？聯強強國國際際總總裁裁˙˙杜杜書書伍伍：：利用用視訊訊隨時時參參與與國國內內外外正正在在舉舉行行的的會會議議中國國商商銀銀總總經經理理˙˙蔡蔡友友才才：：不預預設設立立場場鼓勵勵發發言言，，會會議議結結束束前前總總結結並並決決議議奧美美廣廣告告前前董董事事長長˙莊淑芬芬：：大人人吃吃糖糖閉閉嘴嘴，，避免免扼扼殺殺創創意意智邦邦科科技技副副總總經經理理˙˙林林子子超超：：圓形形會會議議室室，，鼓鼓勵勵「「沒大大沒沒小小」麥肯肯錫錫副副董董事事˙˙林林紹紹婷婷每一一位位員員工工都都有有表達達不不同同意意見見的義義務務運籌籌廣廣告告怎怎麼麼開開會會？？『問問一一個個好好問問題題，，勝勝過過想想好好的的答答案案』』~運運籌籌廣廣告告副副董董葉葉明明桂桂會議前置置：測試簡報報系統運運作會議開始始：報告背景景(Briefing)動腦時間間(40分鐘鐘是腦力力激盪的的上限)中場休息息(整整理並挑挑出幾個個值得討討論的idea)最後討論論，去蕪蕪存菁會議結束束寶僑家品品怎麼開開會？「議後速速決，決決後速行行」~P&G事前議程規劃劃清楚利用資訊系系統開跨跨國會議議會議主持持人開宗宗明義說說明結論論與議程程把事情說說清楚，，Alliance！申請一個個專案網網路空間間，將資料歸檔檔開設「會會議」檔檔，決議議內容、、執行人人、執行行日清清清楚楚事後紀錄錄明白，，會議記錄錄成為行行動方案案日本人怎怎麼開會會？日本大肆肆展開會會議革命命會議目的的：節省成本本、加快決策策速度、更有創意意會議革命命：1.廢廢除不必要的的會議2.排排除不需與會會的主管管3.強強調準時開始、結結束4.重重視開會會結論5.提提高會議議生產力力，強化化企業競競爭力開會要有有實際效效果豐田汽車車辦公室室標題：：只開有實際效效果的會議準時開始，最最好一小時內內結束重點在實際行行動日產營收大躍躍進強調「ValueFirst」」+「ValueUp」的跨部門門會議不請決策者參參加，以免影響討討論方向時間以「分」為單單位清楚劃分會議有「保密協定」，不分職位位高低暢所欲欲言讓員工接受「「會議召集人」的專業訓練練會議召集人保保持立場中立，全力協助會會議順利進行行「日產亮麗的的成績背後，，是成功的會會議」~日經經商業週刊指指出日本企業開會會訣竅WatamtFeedService：速會、速決、、速做花王企業：開放空間開會會有機動性、資資訊快速共享享、即時決策策２１眼鏡聯鎖店：：不開會代替開開會以電子會議節節省會議時間間日本甲骨文：：雙色會議室，兩種使命感感紅色房間通知知加級、升官官；青色房間間作為討論與與訓話場所葛利佛國際：：透明會議室，效率無障礙礙透明會議室就就是落實公開開精神，無形形中也提升會會議效率你該怎麼開會會？開會前6項準備開會前6項準備開會前的重要要步驟有哪些些？1.先決定會議希希望達成的結結果2.想想會議是否否有必要召開開3.邀請適當的人人出席4.準備背景資料料5.設定會議綱領領及時間表6.預先設想可能能的衝突開會中3大陷阱開會中3大陷阱開會時要克服服哪些狀況？？1.一進會場士氣氣散漫，沒有有參與感2.偏離主題3.點子乾枯，鴉鴉雀無聲開會後3項追蹤開會後3項追蹤開會結束時要要回顧哪些重重點？1.行動項目2.決議3.開放議題日本人鑽研開開會的戰略教你怎麼開會開出競競爭力參考一：會議議規則仔細傾聽他人發言主動思考問題在哪裡為他人打氣並並提案貢獻如何『打打勝仗』的智慧互相諮詢討論根據事實先做做看參考二：改革革會議重點改革會議三大大重點緊張感：沒有緊張感就就不是會議溝通：拿出一決勝負負的態度唇槍槍舌戰的討論論決定未來發展展的『創造性』參考三：改革革會議項目領導作風掌握會議重要決策策的關鍵時刻藉思考法